社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)策探究

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【摘要】本文主要探討當(dāng)下對(duì)我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)與檔案管理行業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的阻礙和應(yīng)該采取的對(duì)策。在當(dāng)前形勢(shì)下，為了促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)與檔案管理工作的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)與社會(huì)的當(dāng)前機(jī)制進(jìn)行聯(lián)系，并對(duì)之前的工作進(jìn)行研究和反思，只有這樣才能進(jìn)一步促使社保檔案管理與工作的進(jìn)步。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案；管理工作

隨著我國(guó)社會(huì)基本養(yǎng)老制度的日趨完善，各類(lèi)參保人數(shù)劇增，社保經(jīng)辦過(guò)程產(chǎn)生的個(gè)人參保資料檔案也相應(yīng)增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作就日益變得重要了起來(lái)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不僅是發(fā)展的基礎(chǔ)還為參保人員的各項(xiàng)權(quán)利提供了很好的保護(hù)作用，面對(duì)當(dāng)下的全新發(fā)展形勢(shì)，我們需要不斷提高自己的工作水平，從而為各類(lèi)參保對(duì)象提供良好的檔案支持服務(wù)，以便更好地促進(jìn)社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，更好地為人民服務(wù)。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)是面對(duì)廣大人民群眾的，而社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理就是以人民群眾為基礎(chǔ)所辦理的醫(yī)療、養(yǎng)老、傷亡保險(xiǎn)信息管理工作，為了促使保險(xiǎn)工作順利地展開(kāi)，這些工作的重要性不言而喻。如果這期間資料被損壞、丟失，那么以后的工作就無(wú)法展開(kāi)，進(jìn)而難以進(jìn)行下一步的工作。因此，提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任感也成了一項(xiàng)十分重要的工作。在日益發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)中，廣大群眾的保險(xiǎn)意識(shí)也在逐漸提升，在越來(lái)越多的保險(xiǎn)種類(lèi)面前，這也意味著檔案的工作需求量也越來(lái)越多。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理員手中握著社會(huì)保險(xiǎn)這個(gè)行業(yè)的大數(shù)據(jù)，那么就應(yīng)該加強(qiáng)社會(huì)管理領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這件事的認(rèn)知和關(guān)注。抱著對(duì)事實(shí)負(fù)責(zé)、對(duì)參加保險(xiǎn)的人員負(fù)責(zé)的態(tài)度，把社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作放到工作的重要議事日程上來(lái)，從而進(jìn)行一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和管理考核，在此環(huán)節(jié)中也要求各層領(lǐng)導(dǎo)要上下配合，而后加大人員、財(cái)力、物力的投入，實(shí)打?qū)嵉厝ソ鉀Q問(wèn)題，最終為廣大從事社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的員工創(chuàng)造更好的工作平臺(tái)。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）檔案保存零散。社會(huì)保險(xiǎn)檔案經(jīng)常會(huì)以很多文件材料的形式出現(xiàn)，這些文件材料多是原始的記錄。本來(lái)應(yīng)該完整地保存下來(lái)，但是由于每個(gè)科室的人員工作性質(zhì)不同，這些資料會(huì)以不同的形式保留在各個(gè)科室里。這樣分散保管的狀態(tài)，使得這些檔案的查閱率與利用率、保管的狀態(tài)、管理的狀態(tài)都有差別，進(jìn)而讓文件的保管和利用都不能得到保障。

（二）檔案工作人員業(yè)務(wù)能力有待提升。雖然當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)逐漸得到了發(fā)展和進(jìn)步，但是工作人員作為這項(xiàng)工作最重要的組成部分，其業(yè)務(wù)能力也是主要問(wèn)題。比如當(dāng)前很多工作人員自身學(xué)歷不高，仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，無(wú)法在工作中進(jìn)行自身思想和技術(shù)的創(chuàng)新，致使工作質(zhì)量和效率也受到了嚴(yán)重的影響，因此需每年定期加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的經(jīng)辦能力的培訓(xùn)及繼續(xù)教育，提升其業(yè)務(wù)經(jīng)辦水平。

（三）檔案管理制度有待完善。我們?cè)陂_(kāi)展檔案經(jīng)辦的過(guò)程中要做到從源頭開(kāi)始，這也需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的建立健全。根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)每一個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、裝訂、入柜、編研、服務(wù)利用等過(guò)程環(huán)節(jié)中，必須配備相應(yīng)的管理制度，通過(guò)這種方式能更有效地構(gòu)建管理制度體系，確保社保檔案經(jīng)辦過(guò)程中的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都能有章可循，依法辦事。但具體落實(shí)到基礎(chǔ)單位時(shí)，有些部門(mén)重業(yè)務(wù)輕檔案管理，沒(méi)有制定相關(guān)經(jīng)辦環(huán)節(jié)的翔實(shí)具體的檔案管理制度，工作人員的工作不能在制度的約束下開(kāi)展，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料收集不完整或遺失，嚴(yán)重影響了檔案的保管、利用。

三、虛擬時(shí)代的文本信息化的必要性

隨著社會(huì)發(fā)展與人民各項(xiàng)水平的提高，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用越來(lái)越普及，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息工作就變得越來(lái)越重要，檔案的存儲(chǔ)安全性、有效利用性與儲(chǔ)存完整性也成為工作的重點(diǎn)方向。而在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展飛速的背景下，越來(lái)越多的紙質(zhì)文檔被替換成為各種電子文檔、影像與聲音等更具有交互性的各種載體。相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子檔文件有幾大優(yōu)勢(shì)：

（一）相對(duì)于紙質(zhì)文件，電子檔的儲(chǔ)存數(shù)量更加龐大。上文中提到當(dāng)前我國(guó)保險(xiǎn)數(shù)量與種類(lèi)都在明顯增加，相應(yīng)的文件與工作也在增加。這些文件的數(shù)量巨大，所以紙質(zhì)文件對(duì)于保存的狀態(tài)與空間的保護(hù)性都將受到極大的影響。例如，火災(zāi)、環(huán)境潮濕、風(fēng)化等一系列的不可抗力因素就會(huì)造成一些不可逆的影響，而相較于紙質(zhì)版的文件，電子版的文件對(duì)于存儲(chǔ)的要求更為簡(jiǎn)單，特別是當(dāng)前電腦、手機(jī)、U盤(pán)等儲(chǔ)存媒介大大地增加了信息的完整性與保護(hù)性。而且電子檔文件占用空間小，往往一個(gè)U盤(pán)就能裝載很多的文本文檔與文件，極大地節(jié)省了日常工作檔案資料的占用空間。

（二）保存的文件更具有完善性。因?yàn)榧埖牟馁|(zhì)特殊，容易被損壞，往往一個(gè)完整的文件不小心就損壞殘缺掉了，進(jìn)而導(dǎo)致上面的信息無(wú)法被人們完整地看到，這對(duì)于文檔資料的保存都將造成十分嚴(yán)重的影響。但是電子檔相對(duì)來(lái)講自身對(duì)文件檔案中的保存性就更強(qiáng)，所以人們?cè)诖朔N背景下瀏覽的檔案信息也是相對(duì)更加完整的，不至于看到殘缺的文件。這種差異性的存在也將大大提升文件的完整性。

（三）相對(duì)紙質(zhì)文件，電子檔可以多次編輯而不浪費(fèi)資源。紙質(zhì)文件的二次編輯相對(duì)于電子檔來(lái)講更費(fèi)時(shí)費(fèi)力，因?yàn)榧堎|(zhì)文件的空間有限，如果再想對(duì)其進(jìn)行編輯，必然會(huì)在原稿上進(jìn)行修改，那么之前的稿件或是信息就將被破壞或是更改，最終不僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，同時(shí)還將大大提升工作人員的工作量，長(zhǎng)期在此種狀態(tài)下工作，廣大工作人員必然會(huì)受到影響，嚴(yán)重的甚至還會(huì)喪失工作的積極性。此外，紙質(zhì)文件在更新資料之后還需要對(duì)原材料進(jìn)行銷(xiāo)毀與舍棄，這項(xiàng)工作的開(kāi)展也必然會(huì)從而增加物資的耗損。但是電子檔案則不然，電子檔案由于相對(duì)自身先進(jìn)性，所以完全可以在工作中進(jìn)行隨時(shí)編輯，并且編輯工作也不會(huì)對(duì)最終的工作造成影響。

（四）多媒介、多地點(diǎn)互通資料。電子檔文件由于它的特殊性，可以在多個(gè)終端與平臺(tái)上在不同的地點(diǎn)觀看。只要將資料上傳到統(tǒng)一的服務(wù)器里，便可多人在云端觀看這份資料與文件，節(jié)省了大家在不同地點(diǎn)的文件查閱的時(shí)間，免于身在別處卻忘記拿材料的弊端。再有就是多終端互通，手機(jī)、電腦、平板皆可以打開(kāi)同一文件來(lái)實(shí)行一份資料多份觀看。

四、強(qiáng)化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的有效開(kāi)發(fā)和利用

各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦單位和機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況制定更合理的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和查閱制度，從而根據(jù)提供的查閱服務(wù)，開(kāi)展有效的查閱登記，只有這樣才能更為便利地開(kāi)展查詢(xún)工作。社會(huì)保險(xiǎn)工作屬于服務(wù)窗口，每個(gè)保險(xiǎn)工作檔案人員的言行不僅僅代表個(gè)人，同時(shí)更是代表著不同的單位，甚至代表著社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)。所以，這也要求社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)的檔案管理人員要努力提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分樹(shù)立起積極的服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，更好地為廣大群眾提供服務(wù)和幫助。

五、結(jié)論

綜上所述，隨著當(dāng)前我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)工作的全面發(fā)展，社保檔案管理這一工作的基礎(chǔ)性地位更是得到了顯著提升。有效開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，不僅能對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作的發(fā)展基礎(chǔ)起到顯著提升作用，同時(shí)還能對(duì)廣大工作人員自身的工作能力進(jìn)行提高。所以面對(duì)當(dāng)前全新的發(fā)展形勢(shì)，社保各級(jí)檔案部門(mén)更要主動(dòng)適應(yīng)新階段、新形勢(shì)、新要求，補(bǔ)齊短板強(qiáng)根基，提升社保檔案業(yè)務(wù)建設(shè)水平，為區(qū)域和國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)的和諧發(fā)展、公眾民生需求，提供更加全面、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。

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作者：黃麗娟 單位：福建省邵武市城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中心