圖書館外文期刊采購招標工作實踐思考

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【摘要】論文討論了地方高校圖書館外文期刊招標采購的實際意義，論述了外文期刊招標采購的方法和步驟，詳細說明了外文期刊招標的程序和流程，最后介紹了黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標采購情況。

【關(guān)鍵詞】地方高校圖書館；外文期刊；招標采購

1地方高校圖書館外文期刊招標采購的現(xiàn)狀

1.1招標采購是地方高校圖書館的大勢所趨

近年來，原版外文期刊價格成幾何級數(shù)的增長，有的原版外文期刊是影印期刊的10倍以上。各地方高校圖書館訂購?fù)馕钠诳馁徶觅Y金嚴重不足，不得不年年追加購置經(jīng)費。黃岡師范學(xué)院圖書館采購?fù)馕钠诳慕?jīng)費也逐年增加，由2010年的9萬到2019年的60萬，還是不能滿足學(xué)校教學(xué)和科研的需求。為了使圖書館在外文期刊采購中用有限的資金購得滿意的期刊，爭取合理的價格，享受更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最大限度地發(fā)揮資金的使用效率，必須進行采購招標[1]。

1.2政府采購為外文期刊招標采購提供了保障

隨著會計事務(wù)的改革，報賬流程的規(guī)范，要求地方高校圖書館的資金支出一律由政府采購。政府采購實行集中采購和分散采購相結(jié)合的模式，其中公開招標是政府采購的主要采購方式。政府采購規(guī)范了地方高校圖書館的外文期刊招標采購的形式，形成了圖書館采招的方法和步驟。同時，黃岡師范學(xué)院也成立了采招處，負責全校的采購招標工作，指導(dǎo)圖書館的采購招標工作。外文期刊采購行為可以有章可行，有法可依，保障了圖書館采購招標工作順利進行。

2地方高校圖書館外文期刊招標采購的意義

2.1用有限的資金購得更多更好的期刊，發(fā)揮文獻購置費最大的效益

因為外文期刊的特殊性和局限性，為了在外文期刊的采購購置中處于有利地位，必須選好供應(yīng)商，保證期刊價格合理，做好規(guī)范售后服務(wù)。但很多期刊供應(yīng)商在制訂的訂刊合同中，只是單方面對作為采購方的黃岡師范學(xué)院圖書館進行約束，而供應(yīng)方違約則推卸責任，不認真履行合同的內(nèi)容，需要提高地方高校圖書館在外文期刊采購中的合法權(quán)益。招標采購無疑是一種有效途徑，有助于真正提高供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量，降低期刊價格，有利于發(fā)揮文獻購置費的最大效益[2]。

2.2在新形勢下有利于圖書館的形象建設(shè)

由于外文期刊價格昂貴，地方高校圖書館每年外文期刊采購費少則幾十萬，多則幾百萬，以往的采購方式不完善，存在一些漏洞。招標采購方式的改變，使外文期刊采購工作增加了透明度。有各職能部門共同參與，有關(guān)部門嚴格監(jiān)督，外文期刊采購中拿到的價格優(yōu)惠就變得明明白白，一目了然，從源頭上杜絕了不正直之風。

2.3規(guī)范了采購和供應(yīng)各自的責任，理清了采供的關(guān)系，有利于工作的開展

由于招標采購的招投標文件規(guī)定了對參與競爭的外文期刊供應(yīng)商提出配套服務(wù)方面的要求，供應(yīng)商必須提供的規(guī)定的服務(wù)。諸如館藏章的加蓋、貼磁條、UCMARC數(shù)據(jù)的免費提供等，大大減輕了期刊工作人員的工作量，節(jié)省了人力物力，有更多的時間來研究圖書館的藏刊建設(shè)，更好地為讀者服務(wù)，有利于圖書館工作的開展。

3黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標采購的程序

3.1組建本館外文期刊采購工作組

黃岡師范學(xué)院圖書館成立了工作組，由分管校長任組長，圖書館館長和國有資產(chǎn)管理處處長任副組長，以及審計處、財務(wù)處、圖書館工作委員會成員和圖書館的專業(yè)技術(shù)人員組成。工作組的主要職責是：在全校師生中征集訂購及薦購期刊，確定本館外文期刊采購的刊名及訂購數(shù)量，討論、制定招標文件的基本要求和售后服務(wù)的規(guī)定。

3.2黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊采購招標的實施

圖書館外文期刊是館藏重要文獻，對接教學(xué)，服務(wù)科研。黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊的購置費年年增加。為了保證外文期刊資源建設(shè)質(zhì)量，圖書館在外文期刊采購方面應(yīng)更加合理、更加規(guī)范，享受更全面的信息服務(wù)，以有限的資金購得更多的文獻資源，最大限度的發(fā)揮資金的使用效率，從而為圖書館的文獻資源建設(shè)提供有力的保障[3]。外文期刊對于高校教學(xué)科研質(zhì)量具有舉足輕重的作用，長期以來，由于外文期刊的特殊性和重要性，專業(yè)性和學(xué)術(shù)性較強。為了確保外文期刊采購質(zhì)量，提高外文期刊的利用率。我們開展了全校范圍里師生進行自薦和互薦，利用微信、QQ等平臺進行薦購。在充分薦購的基礎(chǔ)上，黃岡師范學(xué)院圖書館分別就邀請函、投標須知、招標書、主要合同條款及售后服務(wù)情況和承諾開展工作，制定了招標文件。

3.3確定本館外文期刊采購招標方式

政府采購方式有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購詢價等，由于外文期刊的特殊性和局限性，湖北省和外省的同類學(xué)校在采購招標方式走了許多彎路，經(jīng)常流標，只能走單一來源途徑，黃岡師范學(xué)院圖書館在時間緊、任務(wù)大的情況下，避免走彎路，采取單一來源。目前與黃岡師范學(xué)院圖書館長期合作的世界圖書出版公司進行招標，其中世界圖書出版公司北京公司負責外文社科期刊，世界圖書出版公司上海有限公司負責外文自科期刊。黃岡師范學(xué)院圖書館采用了單一來源方式進行外文期刊的采購招標。

4黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標情況

4.1單一來源采購邀請函

世界圖書出版公司是我國唯一一家經(jīng)國家新聞出版總署批準可以從事購權(quán)重印或與國外出版機構(gòu)合作出版外文期刊的出版社。世界圖書出版公司自2002年以來以一定優(yōu)惠價格購權(quán)引進數(shù)千種外文期刊，這些期刊在各自學(xué)科領(lǐng)域具有廣泛的代表性和權(quán)威性，系廣大專業(yè)人員經(jīng)常使用和利用的核心刊物。黃岡師范學(xué)院委托湖北保都招標公司對外進行外文期刊采購招標工作，根據(jù)要求邀請了中國圖書進出口集團北京公司和中國圖書進出口集團上海有限公司，分別進行黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊中社會科學(xué)和自然科學(xué)項目的采購。對供應(yīng)商的資質(zhì)要求、響應(yīng)文件的組成有相關(guān)的要求，對投標人進行了嚴格審查。

4.2項目實施要求

黃岡師范學(xué)院圖書館制定了采購的內(nèi)容及基本要求。包括采購目錄，要求供應(yīng)商提供訂購當年的外文期刊檢索，所有期刊必須是影印正版，規(guī)定所到期刊無任何質(zhì)量問題，無償提供標準的UCMARC數(shù)據(jù)，應(yīng)采取及時、準確、可靠、快速的發(fā)貨渠道，并辦理書面交接手續(xù)，提供所發(fā)期刊包裝內(nèi)應(yīng)附有發(fā)貨清單[4]。到貨期刊如有破損、裝訂問題、印刷質(zhì)量問題或嚴重污跡，應(yīng)負責退換服務(wù)。如遇期刊出版變化（?？?、分刊、合刊、改變出版頻次等），及時通知甲方，以便甲方告知讀者。規(guī)定98%的到刊率，100%的投遞率，保證自出版日2月內(nèi)送到指定地點。

4.3洽談步驟及合同的簽訂

應(yīng)黃岡師范學(xué)院圖書館要求，保都公司組織了由黃岡師范學(xué)院圖書館專業(yè)人員和供應(yīng)商，就項目采購的需求、質(zhì)量和服務(wù)等內(nèi)容進行了洽談，各自就技術(shù)及服務(wù)承諾等主要內(nèi)容進行闡述。同時要求招標采購合同中將服務(wù)承諾內(nèi)容和違約責任以書面合同條款的形式固定下來。在遵守政府采購法與其他相關(guān)法令前提下，合同未盡事宜，雙方協(xié)商解決。本協(xié)議一式肆份，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，雙方共同遵守，最后成交和簽訂合同。

【參考文獻】

【1】翁和永.我館圖書政府采購工作實踐與思考[J].圖書館研究與工作,2005(4):29-30.

【2】顧江洪,闞應(yīng)波.高等學(xué)校圖書館文獻資源招標和競價采購的利弊分析[J].華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報,2006,12(1):92-94.

【3】劉航.高校圖書館外文期刊招標采購若干問題芻議[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2007,19(29):76-78.

【4】陳靜波.對高校圖書館期刊采購招標的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2007,17(14):36-37.

作者：楊德初 楊琰 單位：黃岡師范學(xué)院圖書館