農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作探思

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科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績效評價(jià)、成果管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物[1]。國家檔案局、科技部發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》自2020年11月1日起實(shí)施。新規(guī)定下，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作進(jìn)行深入思考，提出相關(guān)建議，以期更好地開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源，促進(jìn)新時(shí)代農(nóng)業(yè)科技發(fā)展。

1農(nóng)業(yè)科研檔案的作用

1.1農(nóng)業(yè)科研檔案是一種具有實(shí)用價(jià)值的信息資源

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研人員在課題前期準(zhǔn)備、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理等全過程中形成的，具有保存價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值的資源。農(nóng)業(yè)科研檔案真實(shí)記錄了農(nóng)業(yè)科學(xué)研究以及農(nóng)業(yè)技術(shù)活動(dòng)，包括數(shù)量巨大的農(nóng)業(yè)科學(xué)知識、農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)、農(nóng)業(yè)科研成果等，不僅是農(nóng)業(yè)科研單位的寶貴財(cái)富，更是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)發(fā)展的潛在技術(shù)[2]。因此，收集農(nóng)業(yè)科研檔案的原始材料，深入挖掘農(nóng)業(yè)科研檔案有價(jià)值的信息，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的實(shí)用價(jià)值，對促進(jìn)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

1.2農(nóng)業(yè)科研檔案對農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的發(fā)展具有促進(jìn)作用

農(nóng)業(yè)科研檔案涵蓋了農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目進(jìn)展的全過程，真實(shí)地記錄了農(nóng)業(yè)科研工作的研究過程，是進(jìn)行深入科學(xué)研究的基礎(chǔ)，為后續(xù)開展各項(xiàng)科研工作提供了寶貴的參考依據(jù)。農(nóng)業(yè)科研檔案的信息量巨大，農(nóng)業(yè)科學(xué)研究具有開拓性和創(chuàng)新性的特點(diǎn)，科研人員可以從科研檔案中不斷挖掘有價(jià)值的信息，汲取前輩的研究經(jīng)驗(yàn)和智慧，為新項(xiàng)目的研究拓展思路，進(jìn)而加快農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的步伐，推動(dòng)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的發(fā)展。

2農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

2.1農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作現(xiàn)狀

當(dāng)前，在部分農(nóng)業(yè)科研單位中，仍存在“重科研，輕檔案”“重收集，輕利用”的現(xiàn)象，在收集、建檔、歸檔和利用服務(wù)等工作中存在制約因素，影響了農(nóng)業(yè)科研檔案建設(shè)的有序科學(xué)發(fā)展。筆者在從事農(nóng)業(yè)科研檔案工作的實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)存在以下問題：一是大部分農(nóng)業(yè)科研檔案的材料不齊全，項(xiàng)目實(shí)施階段的原始材料較少；二是一些項(xiàng)目材料信息不完整，沒有責(zé)任者署名和簽署日期；三是紙質(zhì)農(nóng)業(yè)科研檔案較多，而反映農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)過程的圖像、音頻、視頻等電子檔案極少；四是由于檔案材料不齊全，后期科研人員以及科研管理部門查閱相關(guān)檔案材料時(shí)，找不到可供參考的、可借鑒的有價(jià)值的原始材料，不能滿足檔案利用的要求。

2.2農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中存在的問題

1）農(nóng)業(yè)科研檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)不到位。在開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步提高對檔案工作的重視程度?？蒲袡n案工作與科研項(xiàng)目管理工作同部署、同實(shí)施、同檢查的制度需進(jìn)一步細(xì)化，檔案管理工作相關(guān)制度有待進(jìn)一步完善，檔案工作責(zé)任制還需進(jìn)一步壓實(shí)。目前，廣西農(nóng)業(yè)科學(xué)院在涉及農(nóng)業(yè)科研檔案方面的制度有：2014年制定的《廣西農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案管理辦法》，明確了科研檔案整理、立卷、歸檔的部門，以及部門的職責(zé)要求、科研檔案立卷歸檔要求；2020年印發(fā)的《廣西農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研項(xiàng)目管理辦法（修訂）》，該辦法提出項(xiàng)目按計(jì)劃或合同要求進(jìn)行結(jié)題，并按科研檔案管理要求歸檔材料，材料文件應(yīng)當(dāng)打印、裝訂并符合檔案管理的要求。在院層面、部門層面、各研究所層面缺乏將檔案工作規(guī)劃列入年度規(guī)劃、中長期發(fā)展規(guī)劃、一流強(qiáng)院建設(shè)發(fā)展規(guī)劃的規(guī)定，缺乏綱領(lǐng)性的指導(dǎo)文件。2）農(nóng)業(yè)科研檔案存在歸檔難、歸檔不齊全的問題。一是與單位對農(nóng)業(yè)科研檔案工作的重視程度不高、檔案規(guī)章制度不健全有關(guān)。二是與農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目研究周期長有一定的關(guān)系。由于項(xiàng)目研究周期長，研究過程中產(chǎn)生的資料較多、涉及范圍廣、專業(yè)性比較強(qiáng)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，科研人員對檔案材料的保存意識不強(qiáng)，從而導(dǎo)致后期的材料缺失。三是與部分科研人員對農(nóng)業(yè)科研檔案的不正確認(rèn)識有關(guān)?？蒲腥藛T往往注重科研成果的產(chǎn)出，對科研檔案材料缺乏收集、整理、歸檔的意識，一些科研人員甚至認(rèn)為農(nóng)業(yè)科研檔案是其個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的成果，為了方便日后在申報(bào)職稱、獎(jiǎng)項(xiàng)、成果登記等時(shí)使用，會擅自自行保管材料原件，影響了單位檔案材料的歸檔工作。3）農(nóng)業(yè)科研檔案工作人員缺乏，專業(yè)化水平不高。從事農(nóng)業(yè)科研檔案工作的人員不足，專業(yè)技術(shù)人員更是匱乏，各研究所的農(nóng)業(yè)科研檔案工作人員幾乎均為兼職人員，往往需要兼顧大量的日?？蒲泄芾砉ぷ骰蚱渌姓芾砉ぷ鳎荒苋蝿?wù)式地完成相應(yīng)收集檔案、歸檔等工作，檔案兼職人員的配備數(shù)量與實(shí)際工作量不匹配。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的、具有專業(yè)性要求的工作，但從事檔案工作的人員往往專業(yè)化水平不高，身兼數(shù)職或疲于其他日?？蒲泄芾砉ぷ鞯膲毫?，沒有太多的精力兼顧檔案工作，更沒有時(shí)間深入研究檔案工作的實(shí)施進(jìn)展優(yōu)化。同時(shí)，從事檔案工作的人員大多數(shù)為非檔案學(xué)專業(yè)人員，缺乏專業(yè)化、系統(tǒng)化檔案知識，導(dǎo)致檔案工作人員對檔案業(yè)務(wù)工作的認(rèn)識比較膚淺。4）檔案信息化建設(shè)開發(fā)程度未能滿足科研的發(fā)展要求。在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的過程中，利用檔案信息可以全面了解當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展?fàn)顩r，檔案信息已成為當(dāng)前人們有效獲取工作經(jīng)驗(yàn)的直接來源，成為科研人員全面獲取信息的主要渠道。然而，檔案信息化建設(shè)未納入單位信息化的總體規(guī)劃中，電子文件的歸檔工作尚未啟動(dòng)，制約了檔案信息化建設(shè)的有序發(fā)展，影響了科研檔案的有效利用。農(nóng)業(yè)科研檔案資源信息開發(fā)滯后，使得農(nóng)業(yè)科研檔案包含的信息傳遞落后，致使依法可公開的農(nóng)業(yè)科研檔案目錄、全文不能滿足查檔用戶方便快捷查閱利用的需求，不能適應(yīng)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展[3]。

3加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的建議

3.1完善檔案工作相關(guān)制度，壓實(shí)檔案工作責(zé)任

農(nóng)業(yè)科研檔案工作的開展受到制約，主要是由于對農(nóng)業(yè)科研檔案工作的重視程度不夠、認(rèn)識不充分造成的。因此，要推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研檔案工作的開展，就必須增強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，不斷完善檔案工作相關(guān)制度，深入貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，將檔案工作目標(biāo)納入單位發(fā)展規(guī)劃中，使檔案工作有目標(biāo)、有方向地發(fā)展。找準(zhǔn)農(nóng)業(yè)科研檔案工作的目標(biāo)定位，制訂操作性強(qiáng)的發(fā)展規(guī)劃，就是找準(zhǔn)本單位的目標(biāo)定位，將檔案管理發(fā)展規(guī)劃納入本單位、本行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃[4]。另外，還需要落實(shí)檔案工作責(zé)任制。要進(jìn)一步明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門在檔案管理中的責(zé)任，建立自上而下的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)；要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，健全檔案查閱、借閱等制度，保證科研檔案按規(guī)定借用，避免損壞、遺失[5]。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，結(jié)合科研管理方面的最新文件要求，以及檔案部門的相關(guān)規(guī)章制度要求，擬訂適用于單位實(shí)際發(fā)展的農(nóng)業(yè)科研檔案管理辦法，在廣泛征求科研人員的意見建議基礎(chǔ)上，出臺《農(nóng)業(yè)科研檔案管理辦法》，通過辦法的實(shí)施，進(jìn)一步完善檔案相關(guān)制度，有效地促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案工作發(fā)展，進(jìn)而提升檔案利用價(jià)值，讓檔案為科研事業(yè)的發(fā)展助一臂之力。

3.2抓好科研檔案管理，規(guī)范科研管理制度做好

科研項(xiàng)目歸檔，尤其是項(xiàng)目執(zhí)行過程中檔案的同步管理，不僅有利于管理部門掌握科研動(dòng)態(tài)，更有利于溯源。同時(shí)，要加強(qiáng)對那些被束之高閣的研究成果的歸檔，實(shí)現(xiàn)科技成果個(gè)人和單位、社會的共享，促進(jìn)成果推廣轉(zhuǎn)化，加快農(nóng)業(yè)新品種、新技術(shù)的推廣應(yīng)用[6]。針對科研檔案歸檔難、歸檔材料不齊全的問題，建議提高對農(nóng)業(yè)科研檔案的重視程度，建立規(guī)范的科研管理制度，在制度中明確對科研檔案歸檔的要求，列出科研檔案的歸檔范圍，在下達(dá)科研項(xiàng)目時(shí)即把科研項(xiàng)目材料的歸檔情況作為科研項(xiàng)目考核指標(biāo)之一，將檔案材料的完整性作為能否再次申報(bào)項(xiàng)目的一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)，逐漸讓科研人員形成共識，強(qiáng)化歸檔意識。在今后農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，凡是具有社會價(jià)值、農(nóng)業(yè)科研價(jià)值以及關(guān)涉農(nóng)業(yè)科研人員利益的記錄史料，發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)、收集一項(xiàng)、建檔一項(xiàng)，提供建檔平臺和歸檔通道[7]。

3.3合理配備檔案管理人員，提升檔案管理人員專業(yè)化水平

專兼職檔案人員數(shù)量不足，影響了檔案工作的正常開展。檔案管理人員作為科研單位的行政輔助人員，其工作往往得不到重視，很多檔案管理人員平時(shí)主抓行政、人事、黨建、工青婦等工作，由于編制的限制，不能滿足科研管理部門、各研究所配備全職檔案管理人員的需求。因此，建議將檔案工作人員納入單位人才發(fā)展需求的目標(biāo)中，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，合理配備檔案管理人員。檔案管理人員在工作中，應(yīng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識和檔案保護(hù)技術(shù)，熟悉科研項(xiàng)目檔案資料的來源與形成規(guī)律，學(xué)習(xí)和掌握國內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理技術(shù)和方法，增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案資料辨別與綜合分析能力[8]。

3.4推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作管理水平

農(nóng)業(yè)是人類的生存之本，是國民經(jīng)濟(jì)其他部門獨(dú)立和進(jìn)一步發(fā)展的基礎(chǔ)，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會安定、國家自立、生態(tài)安全的基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重點(diǎn)在于科研數(shù)據(jù)的靈活運(yùn)用與開發(fā)再利用[9]。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案資源的有效管理，能夠在更大的空間內(nèi)尋找位置、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破，為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新提供更有力的支撐和服務(wù)，為發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)力提供可靠的參考依據(jù)[10]。因此，需要從以下三個(gè)方面加快推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)：一是從制度上推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的意識。在制定科研檔案管理辦法時(shí)，需考慮檔案信息化建設(shè)的制度完善性，進(jìn)而規(guī)范檔案信息化工作。二是給予檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)支持。要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，離不開經(jīng)費(fèi)投入的支持。有充足的經(jīng)費(fèi)，才能完善配套軟、硬件設(shè)施，才能采購現(xiàn)代先進(jìn)的檔案信息化管理軟件、掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。三是“走出去”與“請進(jìn)來”相結(jié)合。“走出去”就是組織檔案工作人員到經(jīng)驗(yàn)做法比較好的單位學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)理念和方式方法；“請進(jìn)來”就是邀請行業(yè)知名專家到單位講解檔案信息化建設(shè)方面的知識，并開展相關(guān)培訓(xùn)。通過“走出去”與“請進(jìn)來”相結(jié)合的方式，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案工作高效、優(yōu)質(zhì)發(fā)展，為農(nóng)業(yè)科研進(jìn)步提供強(qiáng)有力的支撐。

作者:賴容 韋紹龍 曾宇 劉開強(qiáng) 李博胤 許莉 單位:廣西壯族自治區(qū)農(nóng)業(yè)科學(xué)院