公立醫(yī)院合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用
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摘要：在“互聯(lián)網(wǎng)＋”的新形勢下，合同管理的信息化成為一種趨勢，醫(yī)院于2016年開始在原有用友ERP基礎(chǔ)上增加合同管理模塊，將合同管理自動化、標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)合同信息跟蹤、快速查閱、付款總額控制、預(yù)警提示等功能，并且將合同管理系統(tǒng)與采購管理、應(yīng)付系統(tǒng)、預(yù)算等相關(guān)聯(lián)，有效整合資源，完善了醫(yī)院整體管理水平。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應(yīng)用
經(jīng)濟合同是指法人、其他經(jīng)濟組織，個體工商戶、承包經(jīng)營戶之間，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的、明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。目前已成為市場經(jīng)濟環(huán)境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關(guān)系的表達(dá)，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。
1審計合同管理存在問題
集團(tuán)中心審計部于2016年9～10月對中心（集團(tuán)）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟合同，包括設(shè)備采購、物資采購、建筑工程、設(shè)備維保、總務(wù)類等進(jìn)行審計，主要采取合同登記審閱，財務(wù)查賬，付款逐筆核實，倉庫調(diào)查到貨入庫情況等方式，對經(jīng)濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項的支付情況等方面進(jìn)行審核。審計出集團(tuán)各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計部門對合同審閱時發(fā)現(xiàn)，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務(wù)物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團(tuán)合并前的編碼方式，集團(tuán)化后沒有進(jìn)行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務(wù)合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進(jìn)行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預(yù)警機制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備存在運行風(fēng)險。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
2針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學(xué)習(xí)三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運行流程以及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計功能，一致認(rèn)為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預(yù)警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。
3用友ERP合同管理模塊應(yīng)用
（1）提供合同標(biāo)準(zhǔn)模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標(biāo)準(zhǔn)模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團(tuán)統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計好后可以保存為標(biāo)準(zhǔn)模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實現(xiàn)編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實現(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進(jìn)行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進(jìn)度。③系統(tǒng)可對合同收支款項進(jìn)行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務(wù)時系統(tǒng)會將款項發(fā)生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現(xiàn)全程款項信息跟蹤。（3）實現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號、合同狀態(tài)等進(jìn)行查詢合同，可查看該合同的所有詳細(xì)信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時省力。（4）實現(xiàn)預(yù)警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續(xù)約沒有預(yù)警機制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對設(shè)備采購以及合同的付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，對付款總額進(jìn)行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認(rèn)關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴(yán)把審核關(guān)。（6）實現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標(biāo)的物的采購、入庫、付款情況進(jìn)行跟蹤追溯，實現(xiàn)資源整合。（7）實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。通過系統(tǒng)對合同內(nèi)容、付款情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計事務(wù)中解脫出來，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。
4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃
2017年4月起，用友公司對集團(tuán)及各院區(qū)經(jīng)濟類合同相關(guān)部門進(jìn)行了操作培訓(xùn)，大家對該模塊逐漸適應(yīng)并熟練使用相應(yīng)功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團(tuán)與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進(jìn)行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進(jìn)行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團(tuán)正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動APP報銷，為了實現(xiàn)合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會與移動APP報銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)手機端審批查閱合同，并且在合同進(jìn)入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對設(shè)備采購的監(jiān)控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預(yù)算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項經(jīng)濟合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算項目自動歸類，預(yù)算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費等項目的預(yù)算，也可以獲取大額資金付款項目。
參考文獻(xiàn)
［1］劉龍君．ERP系統(tǒng)在T公司合同管理中的應(yīng)用研究［D］．新疆：石河子大學(xué)，2016．
［2］張張龍．中國某公司合同管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［D］．山東：山東大學(xué)，2011．
作者：何雙雙 葛茜茜 嚴(yán)佳璐 單位：臺州恩澤醫(yī)療中心