淺談航道養(yǎng)護(hù)工程檔案管理

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一、加大檔案工作宣傳力度

工程項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)加大檔案工作宣傳力度，不斷提高社會檔案意識。要采取多種形式、多種渠道，加大檔案工作宣傳力度，提高社會檔案意識。只有這樣，項(xiàng)目檔案管理工作才能步入正軌。項(xiàng)目開工前，應(yīng)確定分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案員，及時收集檔案，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理組卷。不論是業(yè)主單位，還是項(xiàng)目參建單位，在重視項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度的同時，應(yīng)明確項(xiàng)目檔案沒有通過專項(xiàng)驗(yàn)收，整個項(xiàng)目就沒有結(jié)束的檔案意識。

二、設(shè)置專職檔案員

由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩(wěn)定性差，而且對航道工程檔案的收集、整理、歸檔不熟悉，使得案卷質(zhì)量差，無法達(dá)到檔案管理要求。為了優(yōu)化檔案管理工作，應(yīng)發(fā)揮業(yè)主單位和參建單位的積極性，爭取各方支持和配合。由于項(xiàng)目檔案管理工作單靠建設(shè)單位的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加上建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員流動大，難以熟練掌握業(yè)務(wù)，進(jìn)行獨(dú)立操作，參建單位應(yīng)積極努力創(chuàng)造條件，為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的健康發(fā)展構(gòu)筑良好的人文環(huán)境。在工程竣工驗(yàn)收時，力求做到歸檔的基礎(chǔ)建設(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、齊全、系統(tǒng)，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

三、完善檔案移交手續(xù)

檔案移交應(yīng)及時，手續(xù)要完善。工程建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始就產(chǎn)生了檔案，隨著工程建設(shè)進(jìn)度的不斷加快，工程項(xiàng)目檔案會越來越多。按要求，每件項(xiàng)目檔案產(chǎn)生后，都要及時移交給檔案員，并辦理移交手續(xù)。各參建單位的檔案應(yīng)建立專門的檔案室，及時將文件歸檔并更新臺賬。

四、規(guī)范檔案保存環(huán)境

工程檔案可以直觀地反映出工程的質(zhì)量。工程建設(shè)中，施工記錄、工程建設(shè)進(jìn)度、施工過程中的隱蔽工程及放水后水下工程等都是組成工程檔案的內(nèi)容。工程在竣工后，因無法看到工程建設(shè)的過程，也無法檢測水下部分的質(zhì)量。但可以利用已有的圖紙，現(xiàn)場的施工記錄來還原整個施工過程，找出施工過程中的質(zhì)量問題。工程質(zhì)量問題主要由施工組織及施工過程中的質(zhì)量控制來保證。保存好工程檔案，可以更好地發(fā)揮施工組織及施工計量控制的效率。如果涉及到質(zhì)量評定，事故原因分析，隱蔽工程施工，竣工驗(yàn)收，檔案都是日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是工程建成后進(jìn)行工程維護(hù)、運(yùn)行管理不可缺少的參考資料。

五、建立檔案信息電子化管理

航道工程施工過程中產(chǎn)生的文件在歸檔后，由于沒有采取數(shù)字化管理，管理現(xiàn)代化水平不高，沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，未能實(shí)現(xiàn)資源共享。許多參建單位沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，計算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)際工作中，本工程既重視紙質(zhì)文件的歸檔，又重視電子文件的歸檔，將全部紙質(zhì)文件電子掃描，電子文件按檔案立卷管理辦法與紙質(zhì)檔案同步歸檔，將航道工程檔案信息在QQ群里共享，需要時按電子目錄查詢即可，使檔案管理更有序、查詢更方便，利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率，大大節(jié)省了查詢、復(fù)印的時間。

六、結(jié)語

綜上所述，航道工程建設(shè)中只有嚴(yán)格執(zhí)行工程管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理，并通過工程技術(shù)人員辛勤負(fù)責(zé)工作，才能保證航道工程檔案從形成到歸檔按時保質(zhì)、井然有序，才能體現(xiàn)航道工程的整體管理水平和質(zhì)量。檔案工作者只有對工程檔案采取科學(xué)管理，辛勤用心服務(wù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用，才能為航道工程建設(shè)、決算審計、基本建設(shè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的資料及最詳實(shí)的數(shù)據(jù)，才能更好地為航道工程的基本建設(shè)服務(wù)。

作者：朱強(qiáng) 單位：江蘇省寶應(yīng)船閘管理所