當前不動產(chǎn)檔案管理工作完善
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關鍵詞：不動產(chǎn)檔案管理；現(xiàn)狀分析；完善方法
一、研究背景
隨著社會的不斷發(fā)展，人民生活水平的日益提高，計算機的應用滲透在我們生活和工作中的方方面面，并且扮演了相當重要的角色。隨著不動產(chǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，對不動產(chǎn)檔案管理質(zhì)效也提出了較高的要求，如何在新時代實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，完善不動產(chǎn)檔案管理的科學性和規(guī)范性，信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是不動產(chǎn)經(jīng)紀活動中的重要基礎工作，如何提升檔案管理水平也是不動產(chǎn)管理部門所面臨的重要課題。為進一步提高不動產(chǎn)檔案管理水平，提升服務質(zhì)效，要求檔案管理部門創(chuàng)新工作方式，運用現(xiàn)代化、標準化以及規(guī)范化的管理方式，建立健全檔案信息平臺，助力不動產(chǎn)管理科學持續(xù)健康發(fā)展。作為一名不動產(chǎn)檔案管理人員，首先要樹立正確的信息化檔案管理理念，結(jié)合日常工作實際有針對的對不動產(chǎn)信息化建設中遇到的難題加以分析和總結(jié)，探索信息化時代下不動產(chǎn)檔案管理所面臨的困難和挑戰(zhàn)以及解決的有效舉措，不斷提高不動產(chǎn)檔案管理的水平，以此才能保障不動產(chǎn)檔案管理信息化建設有條不紊高效開展，實現(xiàn)科學性、高效性和規(guī)范性的完美轉(zhuǎn)換。我們首先必須統(tǒng)一認識，在日常工作實踐中及時總結(jié)不動產(chǎn)管理在目前存在的主要問題，并結(jié)合理論研究提出切實可行的有效措施，抓好貫徹落實。與此同時，不斷開拓創(chuàng)新工作方式，提高管理水平，推動不動產(chǎn)經(jīng)濟保持良好發(fā)展態(tài)勢，為國民經(jīng)濟發(fā)展奠定堅實的基礎。
二、優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)實意義
不動產(chǎn)項目一般具有區(qū)域多分散，人員不穩(wěn)定的特點，用陳舊的管理模式進行檔案管理，容易造成信息擁堵，而現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的加入則能夠有效跨越時間和空間上的局限，實現(xiàn)外部項目管理人員及時有效獲取企業(yè)內(nèi)部信息，提高工作效率，有助于更好的實現(xiàn)檔案的價值。與此同時，有效消除企業(yè)與監(jiān)理、建設以及設計等主體對接屏障，促進項目管理人員之間的溝通交流，切實提高工作質(zhì)效，為進一步做出科學決策提供依據(jù)和參考。隨著不動產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，各大樓盤的存量房和新建房之間交易頻繁，因此很多涉及房產(chǎn)檔案信息管理的問題逐步凸顯。在此背景下，如何做好新時代下的不動產(chǎn)檔案信息管理至關重要。主要體現(xiàn)在，一是不動產(chǎn)檔案管理助推資信制度的建立。當今社會的房產(chǎn)交易中，買賣雙方的約定無法明確產(chǎn)權(quán)、使用權(quán)和歸屬權(quán)，不動產(chǎn)檔案信息管理能夠提供各項專業(yè)的信息，包括買賣雙方的記錄信息等，從而為不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變化提供必要的資信證明。二是不動產(chǎn)檔案管理為簡化房產(chǎn)交易過程提供必要基礎。信息化與紙質(zhì)化相結(jié)合是目前不動產(chǎn)檔案管理的主要管理方式，專業(yè)的不動產(chǎn)檔案管理能夠有效實現(xiàn)資料查找的精準性和高效性，為不動產(chǎn)交易雙方簡化交易流程提供了現(xiàn)實基礎。三是不動產(chǎn)檔案管理為解決一房二賣、重復抵押等現(xiàn)實問題提供了有效途徑?，F(xiàn)階段，國內(nèi)的不動產(chǎn)檔案管理制度已經(jīng)形成，建立并完善對于不動產(chǎn)信息的管理迫在眉睫，是避免不動產(chǎn)交易的重要方向，也是更好的維護人民合法權(quán)益的必要手段。
三、信息化發(fā)展面臨的現(xiàn)實問題
1.檔案安全工作存在一定程度的盲區(qū)作為重要的檔案材料，特別是不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案，其作為永久性檔案來說，在形成時就已經(jīng)終生為檔，所以如何做好檔案安全工作是做好檔案管理工作的前提。對于現(xiàn)階段不動產(chǎn)檔案管理的方式來說，盡管大部分管理部門也做了一些基本的保護措施，但是我們必須清楚的認識到，檔案安全工作依然存在一定程度的盲區(qū)，與達到多方位、全覆蓋的保護在保管方式和保護措施方面仍存在很大的差距。同時必須注意，不動產(chǎn)檔案中存在有很多都是紙質(zhì)文本且均為孤本無可替代，若遇到火災等突發(fā)或保護措施不力以及不可抗力的情形，檔案極有可能被毀滅，再無可替代的資料，造成極其嚴重的后果。
2.管理人員的隊伍建設亟需加強目前，大部分不動產(chǎn)檔案管理技術(shù)普遍不高，從事檔案管理的人員也多數(shù)并非專業(yè)人員，而是由行政或其他人事部門的人員兼任，管理人員一方面欠缺專業(yè)管理知識，未接受專業(yè)化、系統(tǒng)化的檔案培訓；另一方面工作冗雜，無暇分身，從而造成檔案管理在信息化高速發(fā)展的今天需要無法得到滿足。另外，檔案管理人員對于檔案管理工作的主觀能動性有待加強?，F(xiàn)實工作普遍存在工作熱情不高，怠于學習，對待工作得過且過，信息化操作水平較低，甚至對信息化檔案建設的實際操作流程都不求甚解，在實踐中無法利用信息化檢索技術(shù)對檔案信息進行提取和利用，導致效率低下等問題。
3.基礎建設不完善，規(guī)范收集難度較大在信息化建設的進程中，科學的管理系統(tǒng)和設施設備不可或缺。加強檔案信息化的基礎建設，健全科學高效的信息系統(tǒng)和管理設備才能更好推進檔案信息建設的前進。但是值得注意的是，目前大多數(shù)不動產(chǎn)公司在基礎設施設備方面有明顯的欠缺，存在網(wǎng)站管理系統(tǒng)中的弊端和漏洞日益凸顯，設施設備陳舊沒有及時更新?lián)Q代成為行業(yè)存在的普遍問題。長期藏匿于網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的管理漏洞和弊端對于不動產(chǎn)檔案的信息安全存在極大的威脅。同時陳舊的設施設備也極易影響客戶的實際感受，因此設施設備不齊全，系統(tǒng)不完善的問題已經(jīng)嚴重制約了不動產(chǎn)檔案信息化建設的進程?；诓粍赢a(chǎn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展經(jīng)歷的歷史發(fā)展時期較長的原因，檔案管理工作同時具有涉及面較廣的特點。在開展不動產(chǎn)登記的過程中，會涉及林權(quán)、房產(chǎn)、土地、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)等多個領域，不同數(shù)據(jù)在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上，有著比較大的差異。在數(shù)據(jù)整合的過程中，需要投入較多的財力、物力和人力，對整合技術(shù)的應用水平有著較高的要求，這樣才能保證數(shù)據(jù)結(jié)果的準確性。為了更進一步做好不動產(chǎn)數(shù)據(jù)整合工作，我們對不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)整合技術(shù)進行合理應用，并結(jié)合工作實際有效解決了整合過程中遇到的困難，有效保障了不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)應用的穩(wěn)定性、安全性和高效性。各時期的標準不一以及管理模式的滯后，導致留存下來的檔案質(zhì)量參差不齊，在開展不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)登記的過程中，受到數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存放、技術(shù)規(guī)范等標準的差異，再加上人為因素的影響，難以保證紙質(zhì)檔案掃描信息化數(shù)據(jù)的質(zhì)量，完成對檔案的統(tǒng)一規(guī)范整理任務十分艱巨，尤其是在信息化的網(wǎng)絡時代，信息化技術(shù)得到廣泛的普及和運用。檔案管理部門開始對長期留存的檔案資料進行統(tǒng)一整理歸檔，工作量十分龐大，難度可想而知。因此，要完成此項工作就必須整體協(xié)調(diào)各相關單位與檔案管理部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)配合，才能更好的推進檔案管理工作提質(zhì)升效。
4.信息相對孤立，無法實現(xiàn)共享現(xiàn)階段，不動產(chǎn)行業(yè)中的業(yè)務交流頻繁，但企業(yè)之間形成內(nèi)外信息壁壘，數(shù)據(jù)信息無法實現(xiàn)共享，有價值的資料僅存在于企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，而外部資料則需要企業(yè)重新收集、總結(jié)和歸納，對于企業(yè)來說這樣必然會造成精力和時間的過度消耗，不利于企業(yè)分配人力資源，也必然造成人力成本的提高。
四、完善不動產(chǎn)檔案管理的方法對策
1.統(tǒng)一思想認識，強化科學管理意識首先，不動產(chǎn)企業(yè)檔案管理要求管理人員應具備較強的責任意識，持續(xù)推進具備扎實專業(yè)技術(shù)的檔案管理人才的引進工作，在檔案管理人員中強化隊伍建設，推進隊伍中人才專業(yè)技能的不斷提高。落實檔案管理責任制，嚴抓紀律建設。其次，在加強隊伍建設的同時也要求不動產(chǎn)企業(yè)的領導統(tǒng)一認識，提高重視，不斷深化，使領導們到檔案管理工作在企業(yè)運營中的重要作用，加強對在職的檔案技術(shù)人員有針對性的授課培訓，通過交流崗位和脫產(chǎn)教育等多種方案，多方面、多角度為檔案管理人員提供管理技術(shù)，提供基礎條件，逐漸形成專業(yè)、完善的信息化管理技能和科學管理的工作意識，以期形成科學系統(tǒng)的檔案管理知識儲備。最后，切實增強隊伍建設，定期組織檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提升管理人員的業(yè)務水平，有效提高不動產(chǎn)檔案管理質(zhì)效，通過組織業(yè)務競賽和崗位練兵的方式，建立檔案管理人才庫，發(fā)揮人才帶頭作用，以解決檔案信息化管理上存在的諸多問題。
2.擴展檔案信息渠道，完善檔案信息管理開展不動產(chǎn)檔案管理工作的前提在于完成檔案資料的收集工作。這項工作要求檔案管理部門不僅僅是單純將信息資料簡單交接，而是全方位、多角度立體收集檔案信息，對具體的編碼、類別以及電子數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一規(guī)范的記錄，實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)資料的信息一致性。在開展不動產(chǎn)數(shù)據(jù)的整合過程中，需要根據(jù)已經(jīng)建立數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一轉(zhuǎn)化結(jié)構(gòu)的不同，來形成不同時期的登記數(shù)據(jù)，最后完成全部整合工作。整合工作是一項完整的檔案整合工作，需要完成數(shù)據(jù)登記、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，將多余的數(shù)據(jù)及時刪除，建立各種數(shù)據(jù)之間的關系。在開展數(shù)據(jù)整合的過程中，往往需要面對大量的數(shù)據(jù)，對整合技術(shù)的應用有著比較高的要求，需要保證數(shù)據(jù)的正確性、唯一性、完整性，才能更好地開展不動產(chǎn)登記工作。在收集資料時需要注重檔案的時間前后關系，檢查檔案材料是否齊全、完整，保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的人工整理記錄工作穩(wěn)步向前。同時建立完善電子檔案信息系統(tǒng)，提升不動產(chǎn)檔案管理的質(zhì)效，推陳出新將檔案管理的各要素、各環(huán)節(jié)有機融合，推動不動產(chǎn)檔案管理信息收集水平不斷發(fā)展提高。
3.立足工作實踐，持續(xù)推進檔案管理現(xiàn)代化建設科學技術(shù)不斷進步，不動產(chǎn)檔案管理工作也開始逐漸全方位運用計算機技術(shù)，進行科學高效的檔案管理，推動不動產(chǎn)檔案現(xiàn)代化不斷發(fā)展。不動產(chǎn)行業(yè)有明顯的行業(yè)特殊性，涉及面寬且廣，加上項目分布散，間隔遠的現(xiàn)實問題，很大程度制約了檔案資料的利用率。利用計算機管理系統(tǒng)，檔案管理人員可以快速高效的對大量的檔案信息進行科學分類，實現(xiàn)檔案管理從案卷形式到文件形式的轉(zhuǎn)換，從單一的件式管理向體系管理轉(zhuǎn)化，形成大數(shù)據(jù)庫對檔案資料分析整合提取，規(guī)范檔案管理的流程，操作性更加明顯，有效彌補了當前不動產(chǎn)檔案管理人員流動大等人員因素導致的管理困難。另外，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的有機結(jié)合，有效增強了檔案管理中檢索信息的天然短板，使得檔案管理的信息利用水平實現(xiàn)質(zhì)的提升。不動產(chǎn)檔案管理的工作量和難度在先進的技術(shù)手段的應用中得到了大幅度的降低，陳舊的人工收集和歸納的現(xiàn)實問題得到解決，工作效率大幅度提升，工作質(zhì)量實現(xiàn)大幅度的跨越發(fā)展。檢索能力的增強可以隨時結(jié)合自身需求調(diào)取相關資料，實現(xiàn)資源檔案的科學分配和高效利用，真正實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化信息發(fā)展，全面提升檔案利用效率，有效減輕檔案管理人員的工作量，為企業(yè)節(jié)約時間成本，切實提高檔案管理工作質(zhì)效。
4.防患于未然，增強產(chǎn)權(quán)檔案風險防御能力不動產(chǎn)項目具有整體化、系統(tǒng)化等特點，即各部門之間要實現(xiàn)檔案信息的資源共享。然而，當前我國不動產(chǎn)檔案信息化建設的水平和質(zhì)量比較一般，未能建立形成比較科學系統(tǒng)的管理運行制度，不動產(chǎn)項目耗時長，各環(huán)節(jié)相互融合滲透，形成復雜的網(wǎng)絡格局，在一定程度下給企業(yè)的檔案管理增加了工作難度。資料收集不及時，存儲不規(guī)范都有可能造成檔案重要信息的遺漏滅失，特別是紙質(zhì)形成的檔案，在長時間的借閱中均可能因高溫、高濕環(huán)境而出現(xiàn)損壞滅失從而造成無法挽回的損失。而易于傳遞的電子檔案則具備存儲時間長，受外部影響小的特點，穩(wěn)定性較強，不易損壞。如充分利用計算機管理系統(tǒng)建立電子檔案信息室，有效運用信息化技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案的異地備份，增強產(chǎn)權(quán)檔案的風險抵御能力，則能夠有效解決重要原始紙質(zhì)檔案天然的易損壞、易滅失的硬傷特點，規(guī)范不動產(chǎn)檔案管理水平。
五、夯實制度建設，優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理環(huán)境
目前，國家對不動產(chǎn)行業(yè)的管理力度逐年遞增，檔案管理工作實現(xiàn)法治化、規(guī)范化和科學化的發(fā)展是行業(yè)共識的發(fā)展目標。一方面需要不斷夯實制度建設，在制度范疇規(guī)范工作，從立法上規(guī)范制度先行，細化規(guī)定檔案管理的各項要求和措施，管理人員的配備標準以及檔案歸檔的統(tǒng)一規(guī)范，建立標準性的檔案管理各項制度，為檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性提供制度保障。另一方面切實提供對檔案管理工作的重視程度，統(tǒng)一思想認識，嚴格執(zhí)行要求，專項資金建立電子檔案室，優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理環(huán)境，保障不動產(chǎn)檔案管理的安全性，科學收集以及高效利用，為領導作出正確決策提供可靠依據(jù)，為人民群眾生產(chǎn)生活提供保障。
六、結(jié)束語
不動產(chǎn)檔案管理工作作為影響不動產(chǎn)行業(yè)的重要方面，管理工作的水平嚴重制約著行業(yè)的健康可持續(xù)性發(fā)展，作為檔案管理部門的工作人員只有清楚認識到工作的重要性，強化責任意識和擔當精神，開拓創(chuàng)新管理工作方式，更新管理理念，完善管理舉措，助力不動產(chǎn)檔案管理工作持續(xù)高效健康的發(fā)展。
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作者：李麗虹 單位：荔浦市不動產(chǎn)登記局