中職教育中檔案管理問題分析
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【摘要】作為中職教育管理的重要組成部分，檔案管理工作關(guān)乎中職生能否順利畢業(yè)以及中職教育管理的規(guī)范化程度。特別是農(nóng)廣校中職教育學(xué)生群體復(fù)雜，管理起來難度更大，實(shí)際的檔案管理中很容易出現(xiàn)問題。本文先對中職教育中檔案管理的問題進(jìn)行了分析，然后針對性提出一些解決對策，希望為新時期國內(nèi)中職教育檔案管理工作提供一些借鑒。
【關(guān)鍵詞】中職教育；檔案管理問題；管理對策
隨著農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，迫切需要一大批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)技術(shù)人員來帶動農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，這使得新時期我國農(nóng)廣校中職教育中的學(xué)生數(shù)目不斷增多，增加了檔案管理人員工作的難度。檔案管理主要是對中職教育過程中的教學(xué)活動和教研活動內(nèi)所形成的具有考察價值的材料和數(shù)據(jù)等資料，其管理質(zhì)量關(guān)乎教育工作能否有序開展，具有很強(qiáng)的研討價值。
1中職教育中檔案管理的問題
1.1檔案管理人員問題
在現(xiàn)階段的中職教育檔案管理中，影響檔案管理成效的一個重要因素為檔案管理人員問題，具體表現(xiàn)為檔案管理人員整體素質(zhì)偏低。農(nóng)廣校中職教育主要面向于成年農(nóng)民群體，教育教學(xué)條件比較差，相應(yīng)的檔案管理人員素質(zhì)整體偏低。特別是其中有許多檔案管理人員沒有接受過檔案管理的系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，甚至沒有接觸或了解過最基本的檔案管理業(yè)務(wù)。比如，檔案管理人員的責(zé)任心比較差，無法對文件進(jìn)行及時、準(zhǔn)確地整理；資料收集和整理毫無條理；檔案管理資料不完整，存在比較嚴(yán)重的丟失或資料損壞問題，對檔案的真實(shí)性和完整性帶來了不利影響。
1.2檔案管理制度問題
鑒于中職教育中對檔案管理不夠重視，使得許多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理過程中存在無法及時收集和整理資料，檔案管理內(nèi)容不全面以及檔案文件裝訂不規(guī)范，借閱和保管制度不完善，保密制度不健全等問題。歸根結(jié)底，造成這種情況的一個重要問題在于檔案管理制度不健全。此外，雖然部分中職教育檔案管理中制定了一些管理制度，但是在實(shí)際的落實(shí)過程中存在執(zhí)行不到位等問題，這也極大地影響了檔案管理工作的效果[1]。
1.3檔案管理方法問題
在中職教育檔案管理當(dāng)中，許多院校沒有配備專門的檔案室，僅僅在文秘工作的辦公室內(nèi)配備幾個檔案柜。由于辦公室人員眾多，容易對檔案設(shè)施及檔案資料進(jìn)行磨損，這樣不僅不規(guī)范，也無法滿足檔案管理的保密性原則。此外，在檔案管理方法上，檔案管理人員在歸類、整理、保存和查詢檔案的時候，也沒有引入智能化管理系統(tǒng)，這也在一定程度上影響了檔案管理的效果。
2中職教育中檔案管理問題的解決對策
2.1重視檔案管理人員教育培訓(xùn)
為了提升中職教育檔案管理人員的整體素質(zhì)，就需要強(qiáng)化檔案管理人員教育培訓(xùn)，這是確保檔案管理工作有序進(jìn)行的重要保障。首先，針對檔案管理人員，要做好選拔工作，確保他們具備很強(qiáng)的責(zé)任心、政治素質(zhì)和思想意識，對學(xué)校工作流程以及職教辦學(xué)規(guī)律進(jìn)行充分熟悉，確?？梢园凑找?guī)章來開展檔案管理，這是確保檔案管理人員能勝任檔案管理工作的先決條件。其次，要強(qiáng)化對檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的教育培訓(xùn)，做好檔案業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌管理工作。比如，中職院校定期要組織全體檔案管理人員開展教育培訓(xùn)，向他們灌輸一些先進(jìn)的檔案管理理念和方法，使他們更好勝任有關(guān)的檔案管理工作。最后，要強(qiáng)化檔案管理人員的繼續(xù)教育，改善他們的工作條件和薪酬待遇，確保他們可以以身作則，不斷提升自身的綜合素質(zhì)。特別是針對中職教育中的新型檔案管理人員，定期開展檔案管理的基本技能培訓(xùn)；針對那些有多年管理經(jīng)驗的檔案管理人員，要定期向他們灌輸一些新的檔案管理知識與方法，確保可以從整體上提升中職教育檔案管理的整體素質(zhì)，確保更好地開展中職教育檔案管理工作[2]。
2.2健全檔案管理制度
為了確保檔案管理工作有序開展，就必須要對現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行改進(jìn)和健全，確保檔案管理人員在開展檔案管理工作期間可以做到有據(jù)可依。隨著數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理人員必須要本著與時俱進(jìn)的原則，加快構(gòu)建適宜新時期檔案管理工作需求的檔案管理體系，對傳統(tǒng)檔案管理資料的收集方法進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。除了重視對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集和管理外，還要統(tǒng)一管理照片和影音等非文字的一些檔案資料。此外，還要結(jié)合不同的學(xué)院制定適宜的檔案管理制度，對檔案管理機(jī)制進(jìn)行健全，確保檔案管理工作可以做到與時俱進(jìn)。
2.3創(chuàng)新檔案管理方法
為了更好地開展中職教育檔案管理，先進(jìn)的檔案管理理念和方法不可或缺。一方面，要做好檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。針對檔案管理所需的專業(yè)檔案室以及存儲柜等進(jìn)行完善，確保滿足規(guī)范化檔案管理需求[3]。另一方面，要注意引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率，降低檔案管理成本，這是更好開展檔案管理信息化建設(shè)的重要保障?？傊?，中職教育檔案管理是一項系統(tǒng)工作，其重要性比較突出。但是在實(shí)際的管理中存在管理人員素質(zhì)問題、檔案管理制度問題和檔案管理方法問題。針對這種情況，實(shí)際的管理過程中需要強(qiáng)化檔案管理人員教育培訓(xùn)，檔案管理制度健全與檔案管理方法創(chuàng)新，尤其是要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，借助信息化管理系統(tǒng)來提升檔案管理的質(zhì)量和效率。
參考文獻(xiàn)
[1]顧婷.中職院校檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2017,20(24):103-104.
[2]牛福英.淺析農(nóng)廣校中職教育學(xué)籍管理[J].農(nóng)民科技培訓(xùn).2014,13(5):30-31.
[3]楊麗芳.中職學(xué)校檔案管理存在的問題及對策[J].衛(wèi)生職業(yè)教育.2017,24(9):36-37.
作者：柳浩坤 單位：河北省農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校靈壽縣分校