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關(guān)鍵詞:合同管理 績效審計 評價指標(biāo)
同管理績效審計是審計部門對一系列的合同管理活動進行監(jiān)督和評價的過程。構(gòu)建一套科學(xué)、合理的合同管理績效審計評價指標(biāo)體系,有助于審計部門了解審計事項和梳理風(fēng)險點,有利于其發(fā)現(xiàn)合同管理的薄弱環(huán)節(jié),促進合同管理績效審計的順利開展,并從根本上改善合同管理,切實提高管理績效。
一、合同管理績效審計評價指標(biāo)體系的構(gòu)建模式
構(gòu)建模式包括基于項目管理和基于過程參與兩種。前者將合同管理作為特定的項目,借鑒COSO內(nèi)部控制五要素構(gòu)建評價指標(biāo)體系。后者從合同的準(zhǔn)備、訂立、履行、后續(xù)管理等事前、事中、事后階段對合同管理的全過程進行評價指標(biāo)構(gòu)建。評價指標(biāo)主要涉及以下幾個階段:(1)合同管理制度與機制建設(shè),主要關(guān)注合同管理部門設(shè)立與人員配備、合同管理崗位與環(huán)節(jié)設(shè)置、制度建立以及機制建設(shè)。(2)合同準(zhǔn)備階段,主要關(guān)注合同項目的可行性、效益性和真實性,確認(rèn)合同項目是否列入年度計劃或經(jīng)有效授權(quán)與批準(zhǔn)。(3)合同訂立階段,主要評價合同主體的合法性和適當(dāng)性、合同標(biāo)的的合法性和可行性、合同價格的合理性與經(jīng)濟性和合同要式的規(guī)范性。(4)合同履行階段,主要關(guān)注合同實際、合理、有效履行,針對不能履行合同與不履行合同的行為采取法律救濟的情況。(5)合同的后續(xù)管理階段,主要關(guān)注合同檔案的完整性、合同監(jiān)督檢查的及時性以及問題糾正與改進的有效性等。由于大多數(shù)單位均未明確專門的部門具體負(fù)責(zé)合同的管理工作,且從審計實踐中也可得知,按管理過程設(shè)計評價指標(biāo)體系最為直接、實用,因此本文選擇過程參與模式進行指標(biāo)體系的構(gòu)建。
二、合同管理績效審計評價指標(biāo)選取的原則和確立
在選取指標(biāo)時,應(yīng)遵循以下原則:(1)目的性原則。對于合同管理的績效評價,處于不同的階段,績效評價的側(cè)重點應(yīng)有所不同。(2)全面性原則。對合同管理的績效做出正確的評價,通常需要從多個角度進行考量,充分反映評價客體的整體特征。(3)可行性原則。應(yīng)根據(jù)合同管理績效審計評價的實際需要和現(xiàn)實可能來設(shè)計指標(biāo),確保整個評價指標(biāo)體系立足于主、客觀條件。
指標(biāo)的選取應(yīng)從合同的內(nèi)部管理制度建立健全和有效性評價入手,貫穿合同的立項、簽約、履約、后續(xù)管理等各個環(huán)節(jié),主要圍繞合同管理合規(guī)性,即合同管理活動遵守法律法規(guī)、內(nèi)部管理制度的情況;經(jīng)濟性,即實現(xiàn)合同管理目的所耗費成本的最小化;效率性,即投入耗費的成本和產(chǎn)出的服務(wù)、產(chǎn)品或其他成果之間的關(guān)系;效果性,即活動的預(yù)期結(jié)果和實際效果之間的關(guān)系四個方面。通過篩選,筆者最終確立由5個一級指標(biāo)、19個二級指標(biāo)和51個三級指標(biāo)構(gòu)成的合同管理績效審計評價指標(biāo)體系。
(一)合同管理制度與機制建設(shè)
1.合同管理部門設(shè)立與人員配備。包括:(1)合同管理部門獨立性評價,屬于效率性指標(biāo),評價要點為是否存在專門、獨立的合同管理部門,其職責(zé)是否明確、合理;是否明確合同管理部門的權(quán)限范圍,合同管理部門履行職責(zé)時是否不受其他業(yè)務(wù)部門的不當(dāng)干涉。(2)人員專職化評價,屬于效率性指標(biāo),評價要點為是否配備專門的合同管理人員且專門負(fù)責(zé)合同管理事項。
2.制度建立。包括:(1)合同管理制度建立與健全度,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為是否制訂包括內(nèi)控制度的合同管理制度,制度是否合理、有無明顯缺陷、是否符合相關(guān)規(guī)定。(2)制度與實際情況匹配性評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為合同管理制度是否與本單位實際情況相符。(3)制度修訂效率評價,屬于效率性指標(biāo),評價要點為合同管理制度是否根據(jù)上級單位的規(guī)定以及本單位實際情況的變化及時予以修訂。
3.合同管理崗位與環(huán)節(jié)設(shè)置。包括:(1)崗位責(zé)任制建立評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為是否建立與合同管理有關(guān)的崗位責(zé)任制,評價其是否涵蓋合同審批合同訂立合同履行等內(nèi)容。(2)崗位職責(zé)分工評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同管理是否實行不相容職務(wù)嚴(yán)格分離、不相容崗位相互牽制,合同管理全過程的透明度是否提高,是否防止暗箱操作。(3)崗位職責(zé)落實評價,屬于效率性指標(biāo),評價要點為合同管理崗位職責(zé)是否落實到崗到人,崗位人員是否了解自己的崗位、明確自身的職責(zé)。(4)管理環(huán)節(jié)設(shè)置評價,屬于經(jīng)濟性指標(biāo),評價要點為合同管理環(huán)節(jié)是否冗繁,是否增加了合同成本。
4.機制建設(shè)。包括:(1)內(nèi)控機制建立與健全度,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為是否建立有效的合同管理的內(nèi)控機制。(2)內(nèi)控機制運行評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為合同管理內(nèi)控制度是否得到了切實遵循,有無管理失控的現(xiàn)象。(3)溝通機制建立與健全度,屬于效率性指標(biāo),評價要點為是否建立和健全合同管理溝通機制,是否存在暢通、便捷的溝通渠道。(4)溝通機制運行評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為溝通機制運行是否高效,合同管理部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門能否及時有效的溝通。(5)成本核算分析機制建立與健全度,屬于經(jīng)濟性指標(biāo),評價要點為是否建立健全成本核算分析機制,是否涵蓋成本核算、成本分析、頻率、報告與風(fēng)險提示等內(nèi)容。(6)成本核算分析機制運行評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為是否全面有效開展成本核算分析工作,分析是否到位,頻率是否合理,是否及時將分析情況進行報告,發(fā)現(xiàn)風(fēng)險是否及時給予風(fēng)險提示。
(二)合同準(zhǔn)備
1.合同締約方資質(zhì)調(diào)查。包括:(1)合同締約方資信評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為對合同締約方是否進行資信調(diào)查,調(diào)查其信用狀況,是否具有完成合同行為的資質(zhì),是否具備法人資格或取得法人授權(quán)等。(2)合同締約方履約能力評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為對合同締約方進行評價,拒絕與無履約能力、未經(jīng)國家質(zhì)量管理部門認(rèn)可的單位簽訂合同。
2.合同價格信息資源收集。主要包括合同價格比較分析評價,屬于經(jīng)濟性指標(biāo),評價要點為利用所掌握的價格信息,對參與投標(biāo)或合同談判的單位所報價格與掌握的價格信息進行對比分析,使招標(biāo)標(biāo)的或最終的合同價格趨向經(jīng)濟、合理。
(三)合同訂立
1.項目招標(biāo)。包括:(1)招標(biāo)實行率,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為明確哪些合同必須履行論證、招投標(biāo)程序以及實際落實情況如何,是否存在應(yīng)招投標(biāo)卻沒有招投標(biāo)的合同。計算公式為:招標(biāo)實行率=實行招標(biāo)程序的合同/應(yīng)實行招標(biāo)程序的合同×100%。(2)中標(biāo)價格節(jié)支率,屬于經(jīng)濟性指標(biāo),評價要點為中標(biāo)價格是否達到預(yù)期效果,是否能夠為單位節(jié)約合理的支出和成本。計算公式為:中標(biāo)價格節(jié)支率=(價格均價-中標(biāo)價格)/價格均價×100%。(3)招標(biāo)工作評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為是否選定了合格中標(biāo)單位,能否通過招標(biāo)獲得質(zhì)優(yōu)的貨物、滿意的服務(wù)等。
2.財務(wù)審核。包括:(1)會計部門審核率,屬于經(jīng)濟性指標(biāo),評價要點為合同是否經(jīng)過會計財務(wù)部門的財務(wù)審核,是否安排了相應(yīng)的財務(wù)預(yù)算,是否存在無計劃或浪費現(xiàn)象。計算公式為:會計部門審核率=會計部門已審核的合同/會計部門應(yīng)審核的合同×100%。(2)財務(wù)審核評價,屬于經(jīng)濟性指標(biāo),評價要點為合同涉及的經(jīng)濟事項是否符合單位業(yè)務(wù)發(fā)展的要求,是否符合單位的經(jīng)濟規(guī)劃,尤為關(guān)注合同價款和結(jié)算方式。
3.法律審核。包括:(1)法務(wù)部門審核率,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同是否經(jīng)過法律事務(wù)部門的法律審核,能夠采納法律審核意見。計算公式為:法律部門審核率=法律部門已審核的合同/法律部門應(yīng)審核的合同×100%。(2)法律審核評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同涉及標(biāo)的的名稱是否規(guī)范,審查數(shù)量和質(zhì)量表述是否正確,審查合同履行的期限、地點和方式是否明確和合理,違反合同的責(zé)任是否明確。
4.單位負(fù)責(zé)人審批。包括:(1)內(nèi)部審批率,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為確定是否所有的合同都經(jīng)過內(nèi)部審批,查找未經(jīng)審批私自簽訂合同的情況。計算公式為:內(nèi)部審批率=內(nèi)部已審批的合同/內(nèi)部應(yīng)審批的合同×100%。(2)審批效率評價,屬于效率性指標(biāo),評價要點為計算審批流轉(zhuǎn)的平均周期。(3)審批權(quán)限評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為有無濫用授權(quán)、超越職權(quán)的行為。(4)審批程序評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為審批程序是否合規(guī)。
5.合同締約評價主體與內(nèi)容。包括:(1)合同締約主體評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同締約主體是否與中標(biāo)單位一致,是否出現(xiàn)合同轉(zhuǎn)讓的違規(guī)事項。(2)合同條款準(zhǔn)確性評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為合同條款是否體現(xiàn)雙方真實意愿,是否公平、合理、嚴(yán)謹(jǐn),是否存在不必要的歧義。(3)合同條款完整性評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為合同條款是否完整,是否涵蓋標(biāo)的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、期限、地點、方式和違約責(zé)任等內(nèi)容。(4)合同條款合規(guī)性評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同的條款是否符合國家法律、法規(guī),有無損害國家利益、公司利益或他人合法權(quán)益的事項,有無簽訂無效合同的情況。(5)合同風(fēng)險關(guān)注度,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為對合同存在的法律風(fēng)險、經(jīng)濟風(fēng)險是否足夠關(guān)注并加以防范。
6.合同締約方式與效率。包括:(1)合同締約方式評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同的訂立方式是否符合國家法律法規(guī)或當(dāng)事人的約定。按法律法規(guī)規(guī)定采用書面形式或按當(dāng)事人約定采用書面形式。(2)合同締約效率評價,屬于效率性指標(biāo),評價要點為合同應(yīng)在經(jīng)濟事項發(fā)生前訂立,即是否存在經(jīng)濟事項先于合同簽訂的現(xiàn)象。
(四)合同履行
1.合同的變更與新增。包括:(1)變更合同評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為正在執(zhí)行的合同,凡涉及合同價款等核心合同條款變動,應(yīng)重新簽訂合同而非簽訂補充協(xié)議。(2)新增合同評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同執(zhí)行中需要增加新合同的情況,應(yīng)審查新增合同的必要性以及是否合規(guī)、合理、經(jīng)濟等。
2.合同履約比例與效果。包括:(1)合同履約率,屬于效果性指標(biāo),評價要點為檢查合同按時按質(zhì)履行的情況,確定其數(shù)量和比例。計算公式為:合同履約率=已按時按質(zhì)履行的合同/計算期內(nèi)應(yīng)履行的合同×100%。(2)合同履約滿意度,屬于效果性指標(biāo),評價要點為調(diào)查合同履約狀況,了解合同履約的滿意程度。
3.合同標(biāo)的物和利益歸屬評價。包括:(1)合同利益歸屬評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為審查合同業(yè)務(wù)的利益是否完全歸屬被審計單位。(2)合同標(biāo)的物評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同標(biāo)的物是否與實際相符,是否存在將受管理程序約束的經(jīng)濟事項變通為不受約束的經(jīng)濟事項。
4.違約情況處置。主要包括違約責(zé)任追究與應(yīng)對,屬于效果性指標(biāo),評價要點為合同履行出現(xiàn)違約,是否能根據(jù)法律規(guī)定進行應(yīng)對或追究。
(五)合同后續(xù)管理
1.合同監(jiān)督檢查。包括:(1)合同真實性審查評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為審查合同是否真實存在,是否利用合同進行違法活動或獲取非法利益,防范利用“陰陽合同”、虛假合同騙取資金的違法行為。(2)合同程序?qū)彶樵u價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為審查合同是否按照程序辦理,是否存在事先簽訂合同再報批或未針對經(jīng)濟活動簽訂合同的現(xiàn)象。(3)合同履行檢查評價,屬于效果性指標(biāo),評價要點為審查合同是否按照訂立的條款全面、誠信、及時履行。
2.合同專用章使用和保管。主要包括合同專用章使用和保管評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同專用章的使用和保管是否符合公司的規(guī)定,有無丟失、濫用行為。
3.合同納稅與檔案管理。包括:(1)印花稅的繳納評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為應(yīng)繳納印花稅的合同是否按規(guī)定繳納。(2)檔案建立與健全度,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同檔案是否分類、按序裝訂歸類保管,應(yīng)做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。(3)建檔效率評價,屬于效率性指標(biāo),評價要點為是否及時建立并實時維護合同檔案。(4)檔案管理評價,屬于合規(guī)性指標(biāo),評價要點為合同檔案專人專柜保管,檔案的查閱、借用、復(fù)制是否建立相關(guān)登記簿,檔案工作人員因調(diào)動、退職、退休等離開工作崗位時,或向本單位檔案部門移交檔案時是否履行交接手續(xù)。
三、評價指標(biāo)權(quán)重確定和指標(biāo)賦值方法
(一)專家咨詢問卷設(shè)計
為科學(xué)確定合同管理績效審計指標(biāo)權(quán)重,筆者采用德爾菲法,即專家咨詢法獲取各層次、各指標(biāo)的權(quán)重判斷??紤]到專家組成員過多將會使計算過程過于復(fù)雜,也為減少偶然因素和專家個人偏好對結(jié)果的影響,其數(shù)量不應(yīng)超過10名,且應(yīng)包括合同管理的法律專家、管理學(xué)專家、合同管理制度的設(shè)計者、合同管理經(jīng)驗豐富的高級管理人員、審核合同的法律事務(wù)人員、審核合同的會計人員以及合同管理的具體操作人員等。各個專家應(yīng)在完全獨立的環(huán)境下確定各層次、各指標(biāo)的權(quán)重。
(二)各層次指標(biāo)的權(quán)重確定
各個專家完成各層次、各指標(biāo)的權(quán)重判斷后,計算所有專家的判斷數(shù)值之和,去掉其中的最大值和最小值之后進行算術(shù)平均。確定最終的權(quán)重的計算公式為:W=(∑Ki-Kmax-Kmin)/(n-2),其中Ki為各專家對指標(biāo)權(quán)重的判斷數(shù)值;Kmax和Kmin分別為專家對指標(biāo)權(quán)重判斷的最大和最小值;n小于等于10;W為最終確定的權(quán)重。
(三)評價指標(biāo)賦值方法
定量指標(biāo)可利用計算公式直接取得得分。例如招標(biāo)實行率利用公式計算的結(jié)果為X%,則此項定量指標(biāo)為X分。對于定性指標(biāo),通過調(diào)查問卷并應(yīng)用格柵獲取法對其賦值。該方法中一個格柵由元素和屬性組成,每一個元素均可被屬性的一級或另一級描述。而一個元素的屬性可以用一個線性的尺度來表述,大多情況下通過具有1至5刻度或1至7刻度的尺度來表示,該標(biāo)準(zhǔn)在整個過程中應(yīng)保持一致。筆者在建立合同管理績效審計評價指標(biāo)體系的過程中已完成格柵組成元素的確定,下面主要完成屬性的判斷,然后通過各屬性對各指標(biāo)的實現(xiàn)程度進行判斷打分。本文選用五等級百分制劃分法,評價等級分為優(yōu)秀,即90至100分;良好,即80至89分;中等,即70至79分;一般,即60至69分;很差,即60分以下。通過發(fā)放調(diào)查問卷,收集問卷中對評價指標(biāo)的等級判斷及評分,確定定性評價指標(biāo)的分值。
(四)評價指標(biāo)總體歸納
本文對評價指標(biāo)的總體歸納采取兩種方式,一種是根據(jù)評價指標(biāo)的類型,參考指標(biāo)的分值分別對合同管理績效審計評價作出描述性的評價;另一種是根據(jù)評價指標(biāo)分值乘以相應(yīng)權(quán)重并累加得出相應(yīng)的總體評價分值。這兩種方式可單獨使用,也可合并使用。X
參考文獻:
關(guān)鍵詞:中小企業(yè);合同管理系統(tǒng);設(shè)計;研發(fā)
由于我國經(jīng)濟發(fā)展處于重要的轉(zhuǎn)型期,而國家也加強對中小企業(yè)扶持的力度,在此背景下,我國的中小企業(yè)獲得了良好的發(fā)展機遇,這對中小企業(yè)而言,需要進一步抓住其機遇而更好地發(fā)展和強大,從而為我國經(jīng)濟穩(wěn)定上升注入新的力量。其中是企業(yè)的合同管理是一項十分重要的任務(wù),這不僅直接和企業(yè)經(jīng)營狀況有十分密切的關(guān)系,而且也是企業(yè)在實踐工作中能夠需要高度重視的方面,合同涉及到企業(yè)發(fā)展過程中的直接利益。因此,本文從合同的基本含義人手分析當(dāng)前中小企業(yè)如何在管理方面設(shè)計系統(tǒng),進一步提升中小企業(yè)在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含義
根據(jù)我國民法規(guī)定中對合同所給出的定義可知,合同有狹義與廣義,廣義合同指的是民事主體(兩個或者以上)就某件事而設(shè)立、變更以及終止權(quán)利義務(wù)的協(xié)議;而狹義合同的含義則指的是債權(quán)合同,民事主體(兩個或者以上)設(shè)立、變更以及終止債權(quán)的協(xié)議,也將其稱之為民事合同。這是保護當(dāng)事人權(quán)益的重要的文件,同時對維護良好的經(jīng)濟秩序和促進社會和諧等方面具有重要意義。在當(dāng)前經(jīng)濟體制下,各個市場主體都需要通過一定的方式保護自己的權(quán)益,然而企業(yè)作為重要的市場主體,更需要在生產(chǎn)和經(jīng)營中加強管理合同,從而使得企業(yè)自身利益不會受到威脅。
2.分析中小企業(yè)在合同管理方面存在的問題
當(dāng)前,我國許多中小型的企業(yè)對合同管理基本是依靠人工,例如通過簡單的Word和Excel辦公軟件對企業(yè)中的各種合同進行處理、歸檔以及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等,通過這種方式管理合同存在許多的問題,第一,如文檔整理和管理具有一定的困難性,因為采用當(dāng)前中小企業(yè)所簽訂的紙質(zhì)合同基本是一式三份,然而企業(yè)管理的方式基本采用的是直接保存原件,這種方式在長時間保存工作中將難以保障合同的完整性,可能會出現(xiàn)蟲蛀等問題,從而影響了合同的質(zhì)量。此外,由于人工保存合同還會導(dǎo)致查閱工作帶來不便性的問題,如查閱時需要花費大量時間,從而造成時間浪費的問題。第二,合同管理工作難度大,由于中小企業(yè)在發(fā)展過程中和不同的對象之間會建立合同管理,此時企業(yè)中的合同將會越來越多,而采用傳統(tǒng)的方式管理合同,工作人員只能是通過手工的方式將合同中的內(nèi)容錄入文檔中,這就增加了管理人員的工作量,再者由于管理人員每天處理大量,難免會出現(xiàn)一些誤差,這不僅導(dǎo)致企業(yè)中利益難以得到保護,而且嚴(yán)重的情況下還會對企業(yè)發(fā)展帶來較大的困難。第三,合同信息匯總存在較大的困難,由于中小企業(yè)在合同管理工作中主要采用的手工的方式,然而企業(yè)各個部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性,因此,對于合同管理人員而言,他們對合同進行匯總過程中存在較大的難度,例如需要耗費大量的時間,這對企業(yè)發(fā)展中做出重要的決策帶來不良影響。第四,對合同管理過程中沒有有效的預(yù)警機制,例如運用傳統(tǒng)的合同管理方式難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況,尤其是其中的結(jié)款情況,并沒有通過良好的方式進行控制和預(yù)警珂,這就難以準(zhǔn)確掌握當(dāng)前合同內(nèi)容的執(zhí)行情況,從而對企業(yè)準(zhǔn)確預(yù)測某個項目的收支情況沒有提供有效幫助,這對企業(yè)發(fā)展中掌握資金流以及運作資源等帶來許多問題。
3.結(jié)合信息技術(shù)而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)
由于當(dāng)前我國的經(jīng)濟發(fā)展越來越快,再加上國家對中小企業(yè)的扶植力度較大,因此,我國許多中小企業(yè)在發(fā)展中就積極參與各種不同的市場主體合作,其中就需要通過簽訂合同的方式保證雙方的利益,這就需要企業(yè)做好合同管理的工作。而現(xiàn)代化的技術(shù)管理過程中,需要結(jié)合中小企業(yè)的實際情況而設(shè)計合同管理的系統(tǒng),本文中主要是采用的是面向?qū)ο蠓绞竭M行分析,運用信息技術(shù)而提升合同管理的效率。中小企業(yè)采用這一系統(tǒng)可以在合同管理過程中實現(xiàn)如下的目標(biāo):第一,監(jiān)控好合同的工作進度,并根據(jù)良好的工作狀態(tài)而對實時監(jiān)控企業(yè)中各個不同的工作情況,例如根據(jù)合同執(zhí)行進度等;第二,充分明確合同雙方的責(zé)任情況,通過面向?qū)ο蟮姆绞皆O(shè)計合同管理的系統(tǒng),可以更好地幫助合同當(dāng)事人更好地履行合同,同時也能夠增加合同履行合同當(dāng)事人的責(zé)任感。而在企業(yè)中則可以通過這種方式而不斷明確各個崗位工作權(quán)限,一方面是防止工作人員出現(xiàn)越權(quán)的情況,另一方面則是進一步明確合同的責(zé)任,并能夠落實到對應(yīng)的人中,這對解決合同中的協(xié)同問題帶來一定的幫助;第三,減少企業(yè)合同管理的開支,同時也能夠促使企業(yè)降低成本。
4.分析合同管理的系統(tǒng)設(shè)計情況
本文根據(jù)當(dāng)前我國中小企業(yè)發(fā)展的特點和企業(yè)中的組織結(jié)構(gòu),而設(shè)計合同管理的系統(tǒng)。具體的工作模塊請見圖1所示。
4.1分析企業(yè)市場部合同管理的情況
由于企業(yè)中的市場部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作,此時,市場部在合同管理中所需要完成的任務(wù)有:發(fā)放合同登記表格、合同報批以及作廢處理等。合同登記是企業(yè)中的市場專員在掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)的情況而在企業(yè)合同管理的系統(tǒng)中補充空白項,并根據(jù)合同的種類而進行編號和保存。在此管理系統(tǒng)中就可以便于管理人員找出對應(yīng)業(yè)務(wù)的合同,并實時掌握合同的執(zhí)行情況。
4.2分析企業(yè)業(yè)務(wù)部合同管理的情況
企業(yè)市場部在簽訂合同條款之后,其業(yè)務(wù)部主管就可以安排企業(yè)中的相關(guān)人員根據(jù)合同內(nèi)容而完成對應(yīng)的工作內(nèi)容,同時也是實際履行合同義務(wù)的重要體現(xiàn)。其中業(yè)務(wù)部分在工作分配中,則需要主管人員更好地掌握合同內(nèi)容,并做到嚴(yán)格遵守合同要求。計劃報批指的是業(yè)務(wù)員根據(jù)自己負(fù)責(zé)工作的情況而掌握信息系統(tǒng)中的合同登記的情況,然后將具體的工作進度交給企業(yè)中對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行審批,尤其是在重大的項目中,業(yè)務(wù)員就需要即使將問題報告至主管領(lǐng)導(dǎo),并根據(jù)工作情況而提出對應(yīng)的意見。
4.3分析企業(yè)綜合部對合同管理的情況
由于企業(yè)的綜合部在工作中所涉及的內(nèi)容較多,例如合同登記、蓋章處理、發(fā)票登記、業(yè)務(wù)人員的績效登記、收費登記、報告登記以及發(fā)票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據(jù)企業(yè)中市場部和業(yè)務(wù)部的情況而對其中的合同進行集中蓋章處理,并在合同管理的系統(tǒng)中及時做好登記。而開具發(fā)票則主要指的是履行合同中對發(fā)票情況的登記,在合同管理的系統(tǒng)中能夠便于今后工作查閱,進而提升工作效率。此外,績效登記就是按照合同中的所設(shè)計的績效而發(fā)放給員工對應(yīng)的獎金,這在系統(tǒng)中能夠透明化的展示出來。
4.4企業(yè)中工作審核
在合同管理的系統(tǒng),可以增加幾個不同的模塊,例如合同審核、計劃審核、鑒證類以及服務(wù)類的工作計劃等,從而便于工作人員做好對應(yīng)的工作檢查,進而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y計和查詢模
在合同管理過程中還涉及對查詢工作和統(tǒng)計工作,此時在合同系統(tǒng)中就可以便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)適時根據(jù)自己的工作情況而掌握企業(yè)中的合同的執(zhí)行情況,例如對于已簽訂的合同,則可以在管理系統(tǒng)中通過已簽?zāi)K中進行查詢。
4.6系統(tǒng)維護
隨著企業(yè)中合同數(shù)量不斷增加,各個模塊所包含的業(yè)務(wù)也會增加,因此,在管理合同中就需要定期維護這些系統(tǒng),例如做好數(shù)據(jù)備份以及恢復(fù)的工作等。
5.分析企業(yè)中合同管理的工作流程
第一,市場部在軟件系統(tǒng)中完成合同登記,主要包括合同的編號、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、合同發(fā)放人(這可以自動填寫)、回收提醒等。第二,員工領(lǐng)用登記,其基本信息如名稱、聯(lián)系人、分局、工商執(zhí)照號等。第三,業(yè)務(wù)部收回從系統(tǒng)中發(fā)出的合同情況,然后將這些紙質(zhì)的合同進行核查,沒有發(fā)現(xiàn)問題之后再將系統(tǒng)中的信息補充完整,此時可以通過附件的形式或者是電子稿的形式而在合同管理的系統(tǒng)進性報批,只有當(dāng)企業(yè)中批復(fù)人同意之后,此合同才能夠進入系統(tǒng)中,而工作人員才可以在查閱合同中找到對應(yīng)的合同編號。第四,企業(yè)中的綜合部主要是在系統(tǒng)中沒有充分顯示的位置處設(shè)置合同催款,并提示具體的時間,從而便于綜合部更好地開展工作。
甲方愿意指定乙方在________________地區(qū)為獨家并銷售甲方________________。
雙方同意如下條件:
1.甲方指定乙方為甲方在________________地區(qū)銷售________________的獨家。
2.甲方供給乙方________________的成品,由乙方包裝并標(biāo)貼與原樣相同的商標(biāo)和標(biāo)簽。
3.乙方每月銷售不少于_________套/箱。
4.若乙方6個月不能銷售雙方同意的數(shù)量,本合同在任何時候可予以作廢。
5.本合同有效期內(nèi),甲方未經(jīng)乙方同意前,不得指派另一家公司或工廠在_______________地區(qū)銷售________________。
6.若乙方每月銷售量達到規(guī)定的數(shù)量,乙方有權(quán)永久擔(dān)任。
7.廣告費由乙方負(fù)擔(dān)。
8.經(jīng)雙方同意后,本合同自簽字之日起生效。
9.本合同用中英文簽署,一式兩份,雙方各執(zhí)一份。如中文本與英文本發(fā)生異議時,以英文本為憑。
10.本合同遇有修改,需經(jīng)雙方同意。
甲方(蓋章):_________乙方(蓋章):_________
地址: 地址:
電話:電話:
傳真:傳真:
經(jīng)甲、乙雙方經(jīng)友好協(xié)商,本著互惠互利、共同發(fā)展的原則,就以下區(qū)域代 理銷售“奧東”牌pvc地板簽訂如下協(xié)議:
第一條
定義
1.產(chǎn)品:本協(xié)議所稱產(chǎn)品,由甲方生產(chǎn)的 “奧東”全自動麻將機。
2.商標(biāo):“奧東”
3.區(qū)域:
第二條
合作方式及條件
1. 經(jīng)銷:乙方銷售甲方“奧東”pvc地板。
2. 乙方向甲方交納服務(wù)及銷售保證金省會城市五萬元、市級城市叁萬元、縣級城市貳萬元整。合同期 滿,無售后服務(wù)投訴,甲方一次退還此保證金。
3. 甲方向乙方提供免費的售后服務(wù)人員技術(shù)培訓(xùn)和培訓(xùn)資料,乙方必須提供人員到甲方進行培訓(xùn),在
甲方的食、宿費用由甲方提供。
4. 甲方須保證乙方零配件的供應(yīng)。在保修期內(nèi)的零配件是用以舊換新的方式提供。超過保修期的零配
件甲方收取成本費用。
5. 甲方向乙方提供該區(qū)域獨家經(jīng)銷保證,凡屬該區(qū)域的相關(guān)購買信息甲方須反饋到乙方。乙方不得擅
自在非區(qū)域銷售甲方產(chǎn)品。
6. 乙方不得經(jīng)營銷售其它品牌麻將機,并維護好“奧東”品牌的良好聲譽。
7. 乙方年銷售量不可低于 臺,首批進貨量不低于 臺。
第三條
推廣、廣告、展覽
1. 甲方根據(jù)實際需要向乙方提供合理數(shù)量的價目表、廣告宣傳的圖片及有關(guān)產(chǎn)品經(jīng)銷的輔助資料等,
提供特許授權(quán)證書和銅牌。
2. 甲乙雙方完成本合同簽定并首次進貨后,乙方當(dāng)?shù)厮黾追狡放茖m棌V告,經(jīng)甲方核準(zhǔn)同意后實施,費用首季度按3000.00元/月計算,費用由甲方承擔(dān),乙方需提供廣告小樣及廣告發(fā)票,超出部分由乙方自行負(fù)擔(dān)。
3. 展覽:在
境內(nèi)舉行的大型體育、休閑或相關(guān)的展覽會,經(jīng)甲方同意后,由乙方租賃展位,
組織產(chǎn)品出展,費用由雙方均擔(dān)。
第四條
價格
1. 價格調(diào)整,需提前七個工作日通知乙方。
2. 甲方提供給乙方的ADMA-33E價格為
元、ADMA-36E價格為
元、ADMA-38E價格為
元、ADMA-40E價格為
元、ADMA-33EH價格為
元、ADMA-36EH價格為
元、ADMA-38EH價格為
元、ADMA-40EH價格為
元、四口機-33/38價格為
元。
第五條
訂貨/發(fā)貨/驗貨
1. 每次訂貨,乙方傳真采購訂單給甲方,甲方確認(rèn)后回傳乙方。甲方不得接受口頭或其他形式訂單。
2. 甲方按照乙方指定的地點、數(shù)量發(fā)貨。
3. 倘若甲方所發(fā)貨物與訂單內(nèi)容有型號、尺寸、顏色、品質(zhì)不符者,乙方于收貨之日起七個工作日內(nèi) ,以書面的形式通知甲方補正。
第六條 品質(zhì)/保險/售后服務(wù)
1. 甲方提供給乙方的產(chǎn)品保證質(zhì)量。
2. 甲方的產(chǎn)品,免費保修壹年。
3. 乙方必須按甲方規(guī)定的全國統(tǒng)一售后服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進行售后服務(wù),若有乙方客戶投訴到甲方,甲方將直
接派出人員給予客戶解決,所產(chǎn)生的費用由乙方承擔(dān),甲方將直接從乙方年終的維保費中扣出。
第七條
保密
1. 乙方不得向第三人提及雙方合作事宜。
2. 乙方不得將其所知有關(guān)甲方營業(yè)方法或其它甲方認(rèn)為應(yīng)保密之資訊泄露給第三人。
第八條 違約責(zé)任/終止條款
雙方在合作期限內(nèi)如違反以上協(xié)議,則應(yīng)由違約方負(fù)擔(dān)由此引起的一切違約責(zé)任,同時另一方有權(quán)
終止此合同。
第九條
爭議的解決
凡有關(guān)合約或執(zhí)行中所發(fā)生的一切爭議,雙方應(yīng)協(xié)商解決,或由雙方有管轄權(quán)的人民法院處理。
第十條
協(xié)議期限
本協(xié)議有效期為
月,自
至
止。
在合作期限內(nèi)必須完成 臺的基本銷售量。方可簽署正式合作銷售合同。
甲 方:蘇州市志利地板有限公司
乙
方:
法人代表: 董事長
法人代表:
簽 約 人:
簽 約 人:
日 期:
甲方:???????
乙方:
1、經(jīng)雙方友好協(xié)商,甲方欲購買乙方生產(chǎn)的?????型??????? 數(shù)量? 臺,購買價格???? 元。
運輸方式??????????。
2、甲方確認(rèn)產(chǎn)品無誤后,方能將購貨款匯到乙方指定的銀行帳戶或太平洋卡上,乙方開戶行:
帳號:????????
交通銀行太平洋卡號:??持卡人:
農(nóng)行卡號:??? ? 持卡人:
3、乙方應(yīng)該將檢驗合格的產(chǎn)品及時、準(zhǔn)確地提交給甲方,并遵守對用戶的售后服務(wù)承諾(該條款詳見《質(zhì)量保證書》),甲方應(yīng)及時將所需貨款匯至乙方指定的帳號上。
4、運輸過程中出現(xiàn)的問題由乙方負(fù)責(zé),甲方承諾不將該產(chǎn)品用于非法的盜版活動。
5、本合同需經(jīng)雙方簽字蓋章后生效,甲乙雙方各執(zhí)一份。(傳真件有效)
6、甲乙雙方應(yīng)共同遵守本合同的順利實施,如出現(xiàn)問題應(yīng)先協(xié)商解決,如協(xié)商不成,可向工商管理部門或法院提起訴訟,由違約方承擔(dān)全部責(zé)任。
7、本合同未盡事宜,以國家相關(guān)法律為準(zhǔn)。
甲方: ______________________ 乙方:_______________________
地址:_______________________ 地址:_______________________
電話:_______________________ 電話:_______________________
傳真:_______________________ 傳真:_______________________
聯(lián)系人:_____________________ 聯(lián)系人:_____________________
依據(jù)《___________________》及《知識產(chǎn)權(quán)法》相關(guān)法律規(guī)定,甲乙雙方根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要,經(jīng)友好協(xié)商達成合同條款如下:
一、甲方購買乙方軟件,具體內(nèi)容和價格如下:
單位: 人民幣
名 稱
用戶數(shù)
單價(元)
數(shù)量(套)
總額(元)
_____電腦監(jiān)控系統(tǒng)軟件
合計(大寫):人民幣 :
二、乙方保證所售軟件(內(nèi)容和載體)為質(zhì)量合格品,如確系產(chǎn)品本身質(zhì)量發(fā)生問題,乙方將免費更換。
三、甲方已經(jīng)在購買前試用過本軟件,并對功能滿意,對使用方法已大致了解。
四、甲方因使用該軟件而產(chǎn)生的任何異議以及相關(guān)的隱私問題,與乙方無關(guān)。
五、甲方可以參考說明或者試用版提示自行安裝部署本軟件,如甲方需要乙方也提供上門安裝調(diào)試服務(wù),并做相應(yīng)的應(yīng)用培訓(xùn)。
六、乙方保證擁有軟件的全部版權(quán),并承擔(dān)相關(guān)的商業(yè)和民事責(zé)任,甲方擁有軟件終身使用權(quán)。
七、乙方為甲方_______年(終身)免費升級和維護服務(wù)。乙方保證長期為甲方提供遠(yuǎn)程技術(shù)咨詢和服務(wù)。
八、甲方未經(jīng)乙方許可不得拷貝和復(fù)制該軟件。甲方所購產(chǎn)品僅限甲方本身使用,不得轉(zhuǎn)售或者轉(zhuǎn)讓。甲方不得傳播本軟件產(chǎn)品,不得對軟件做任何修改或者逆向編譯工程。
九、有關(guān)合同條款及內(nèi)容所引起的一切糾紛,雙方應(yīng)友好協(xié)商解決,協(xié)商不成,可向泉州市豐澤區(qū)人民法院提起訴訟。
十、在合同簽定后的_______個工作日內(nèi),甲方將_____%款項匯至乙方指定之銀行帳戶。乙方在收到款項后的_____個工作日內(nèi)將到乙方指定計算機安裝調(diào)試產(chǎn)品,并進行相應(yīng)培訓(xùn)后,為甲方開據(jù)相關(guān)票據(jù),乙方承付剩余_____%貨款。
十一、本合同一式貳份,甲乙雙方各持一份,具有同等法律效力。
十二、本合同雙方簽字或蓋章后即刻生效。雙方約定,傳真件與原件具備相同的法律效力。
甲方:______________________________________(蓋章)
乙方:____________________
__________________(蓋章)
開戶行:__________________
戶名:____________________
網(wǎng)絡(luò)營銷是一種以消費者為導(dǎo)向,強調(diào)個人化的營銷方式
網(wǎng)絡(luò)營銷最大的特點在于以消費者為主導(dǎo)。消費者將擁有比過去更大的選擇自由,他們可根據(jù)自己的個性特點和需求在全球范圍內(nèi)尋找滿足品,不受地域限制。通過進入感興趣的的企業(yè)網(wǎng)址或虛擬商店,消費者可獲取產(chǎn)品的更多的相關(guān)信息,使購物更顯個性。
這種個性消費的發(fā)展將促使企業(yè)重新考慮其營銷戰(zhàn)略以消費者的個性需求作為提品及服務(wù)的出發(fā)點。但是,要真正實現(xiàn)個性營銷還必須解決龐大的促銷費用問題。網(wǎng)絡(luò)營銷的出現(xiàn)則為這一難題提供了可行的解決途徑。企業(yè)的各種銷售信息在網(wǎng)絡(luò)上將以數(shù)字化的形式存在,可以以極底的成本發(fā)送并能隨時根據(jù)需要進行修改,龐大的促銷費用因而得以節(jié)省。企業(yè)也可以根據(jù)消費者反饋的信息和要求通過自動服務(wù)系統(tǒng)提供特別服務(wù)。
網(wǎng)絡(luò)營銷具有極強的互動性是實現(xiàn)全程營銷的理想工具
傳統(tǒng)的傳統(tǒng)的營銷管理強調(diào)4P(產(chǎn)品、價格、渠道和促銷)組合,現(xiàn)代營銷管理則追求4C(顧客、成本、方便和溝通),然而無論那一種觀念都必須基于這樣一個前提:企業(yè)必須實行全程營銷,即必須由產(chǎn)品的設(shè)計階段開始就充分考慮消費者的需求和意愿。
遺憾的是,在實際操作中這一點往往難以做到。原因在于消費者與企業(yè)之間缺乏合適的溝通渠道或溝通成本太高。消費者一般只能針對現(xiàn)有產(chǎn)品提出建議或批評,對尚處于概念階段的產(chǎn)品難以涉足。此外,大多數(shù)的中小企業(yè)也缺乏足夠的資本用于了解消費者的各種潛在需求,他們只能憑自身能力或參照市場領(lǐng)導(dǎo)者的策略進行產(chǎn)品開發(fā)。
而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,這一狀況將有所改觀。即使是中小企業(yè)也可以通過電子布告欄、線上討論廣場和電子郵件等方式,以極底成本在營銷的全過程中對消費者進行即時的信息搜索,消費者則有機會對產(chǎn)品從設(shè)計到定價(對采用理解價值定價法的企業(yè)尤為重要)和服務(wù)等一系列問題發(fā)表意見。這種雙向互動的溝通方式提高了消費者的參與性與積極性,更重要的是它能使、企業(yè)的決策有的放矢,從根本上提高消費者滿意度。
網(wǎng)絡(luò)營銷能滿足消費者對購物方便性的需求,提高消費者的購物效率
現(xiàn)代化的生活節(jié)奏已使消費者用于外出在商店購物的時間越來越短。在傳統(tǒng)的購物方式中,從商品買賣過程來看,一般需要經(jīng)過看樣棗選擇商品棗確定所需購買的商品棗付款結(jié)算棗包裝商品棗取貨(或送貨)等一系列過程。這個買賣過程大多數(shù)是在售貨地點完成的,短則幾分鐘,長則數(shù)個小時,在加上購買為購買商品去購物場所的路途時間、購買后的返途時間及在購買地的逗留時間,無疑是大大延長了商品的買賣過程,使消費者為購買商品而在時間和精力上作出很大的付出。同時,擁擠的交通和日益擴大的店面更延長了消費者購物所耗費的時間和精力。然而,在現(xiàn)代社會,隨著生活節(jié)奏的加快,使得人們越來越珍惜閑暇時間,越來越希望在閑暇時間內(nèi)從事一些有益于身心的活動,并充分地享受生活。在這中情況下,人們用于外出購物的時間越來越少。
麥當(dāng)勞作為全球最大的快餐特許經(jīng)營受益于它的業(yè)務(wù)模式:標(biāo)準(zhǔn)的快餐食品,高質(zhì)量的原料,富有文化特色的就餐環(huán)境和服務(wù)。當(dāng)麥當(dāng)勞于1985年于泰國開設(shè)第一家分店時,由于沒有在當(dāng)?shù)卣业椒掀湟蟮呐E殴?yīng)商,麥當(dāng)勞甚至不惜從澳大利亞進口。
但是到了90年代中后期,麥當(dāng)勞面臨著一系列重大的問題,比如麥當(dāng)勞的食譜被消費者評為最差的產(chǎn)品,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)老化,由于食品是放到保溫箱中,非常容易變味。所以當(dāng)格林伯格受命成為麥當(dāng)勞CEO時,他對生產(chǎn)與客戶服務(wù)系統(tǒng)作了重大改造:
在生產(chǎn)系統(tǒng)方面,麥當(dāng)勞重新定義生產(chǎn)流程與餐廳管理,對廚房進行了徹底的改造,引進了能夠測量顧客流量的計算機系統(tǒng)與能保鮮食品的生產(chǎn)線。在服務(wù)上,麥當(dāng)勞不再像以前將精力完全放到那些花里胡哨的促銷活動上,而是更加強調(diào)顧客在餐廳消費體驗的滿意度。
從1998年到1999年,,麥當(dāng)勞的股票上升了67%,麥當(dāng)勞的成功告訴我們這樣一個事實,生產(chǎn)部門與服務(wù)部門的功能發(fā)揮,取決于對這些部門的戰(zhàn)略定位。當(dāng)生產(chǎn)與服務(wù)部門不僅僅關(guān)注產(chǎn)品本身,而且也進入到服務(wù)顧客的滿意度上,就能大大地提高企業(yè)價值。
這樣一個事實背后更重要的是員工行為的轉(zhuǎn)變:在過去的品牌驅(qū)動戰(zhàn)略下,麥當(dāng)勞的生產(chǎn)或服務(wù)員工只是一個單純的“合格生產(chǎn)者”或“服務(wù)員”,但當(dāng)麥當(dāng)勞的戰(zhàn)略從品牌驅(qū)動轉(zhuǎn)為消費者滿意度的驅(qū)動時,生產(chǎn)或服務(wù)員工就成了 “價值增值”的關(guān)鍵創(chuàng)造者。
現(xiàn)在的問題是,如果我們用單純 “合格生產(chǎn)者”或“服務(wù)員”的考核辦法,去考核“價值增值”的關(guān)鍵創(chuàng)造者,會有什么結(jié)果?對這一問題的解決就是戰(zhàn)略績效方法論的基點:人是企業(yè)所有價值創(chuàng)造因素中最關(guān)鍵的部分,對人的激勵是一個戰(zhàn)略層次的問題,所以對員工的考核,特別是對關(guān)鍵崗位員工的考核就不僅僅是一個單純的“按勞分配”問題,而是實現(xiàn)戰(zhàn)略最重要的驅(qū)動機制問題。
這就是戰(zhàn)略績效的由來,以戰(zhàn)略績效的觀點來看,關(guān)鍵崗位員工的創(chuàng)造價值的能力是一個變量,如果我們能夠?qū)⑺麄兊男袨榕c戰(zhàn)略聯(lián)系在一起,那么他們的貢獻是最大的,否則就要大打折扣。由此我們也可以看到,從“價值創(chuàng)造”出發(fā)的戰(zhàn)略績效與從“職位描述”出發(fā)的績效相比,能夠為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。 二、從驅(qū)動力出發(fā):錫恩4232戰(zhàn)略績效模型
當(dāng)我們設(shè)計績效考核系統(tǒng)的時候,首先要從戰(zhàn)略角度問一個基本的問題:什么是創(chuàng)造企業(yè)價值的驅(qū)動力?比如在麥當(dāng)勞的例子中,過去就主要是品牌驅(qū)動,而當(dāng)格林伯格受命成為麥當(dāng)勞CEO后,他的回答是,麥當(dāng)勞最根本的驅(qū)動力是消費者滿意。
對驅(qū)動力的思考可以幫助我們真正懂得企業(yè)價值的來源在哪里,從而可以抓住制約企業(yè)發(fā)展的主要矛盾,進而直接進入到企業(yè)面臨的基本問題:第一是行業(yè)競爭的特點問題:目前我們的這一個行業(yè)的競爭特點是什么?在麥當(dāng)勞的例子中,快餐這一行業(yè)的競爭基本上是品牌制勝。第二是企業(yè)競爭的特點:目前我們這個企業(yè)靠什么為顧客創(chuàng)造價值?我們存在哪些問題?在麥當(dāng)勞的例子中,麥當(dāng)勞過去是依靠強大的品牌攻勢與標(biāo)準(zhǔn)化的食品為顧客創(chuàng)造價值,但在九十年代后期漢堡王發(fā)動了“新產(chǎn)品攻勢”,從而使這麥當(dāng)勞在產(chǎn)品環(huán)節(jié)與餐廳服務(wù)環(huán)節(jié)的弱點顯現(xiàn)出來。
所以,當(dāng)麥當(dāng)勞開始更替生產(chǎn)線,改進餐廳服務(wù)細(xì)節(jié)的同時,它的績效考核要求也相應(yīng)發(fā)生了改變:首先,重新定義部門的績效,比如生產(chǎn)部門不再以“產(chǎn)品質(zhì)量”作為唯一考核標(biāo)準(zhǔn),同時要加上為外部顧客創(chuàng)造價值的標(biāo)準(zhǔn),這種考核會讓生產(chǎn)部門積極參與到新產(chǎn)品開發(fā),加入到提高餐廳服務(wù)等活動中來。其次,根據(jù)新定義的驅(qū)動力與工作目的,通過調(diào)查分析,界定存在的問題主要是生產(chǎn)與服務(wù)環(huán)節(jié)偏離了顧客滿意。
麥當(dāng)勞這種從創(chuàng)造價值出發(fā)來界定部門與員工要求的考核方式,清楚地說明了在戰(zhàn)略績效與一般考核在方法上的不同。在我們?yōu)橐患移髽I(yè)(名列經(jīng)貿(mào)委512家大型企業(yè))的績效考核方案中,我們就是從這種戰(zhàn)略角度構(gòu)筑了一個“4232戰(zhàn)略績效”解決方案:
所謂“4232戰(zhàn)略績效” 解決方案,簡單地說,是由分析與界定績效問題的四個步驟,二個解決績效問題的方案,三維解決業(yè)績衡量與管理的指標(biāo)體系,二個績效改進系統(tǒng)構(gòu)成。 四個步驟二個績效方案三維業(yè)績指標(biāo)體系二個績效改進系統(tǒng)第一步:定義創(chuàng)造企業(yè)價值的驅(qū)動力是什么
第二步:根據(jù)驅(qū)動力定義所有部門的工作目的
第三步:根據(jù)驅(qū)動力與工作目的,通過調(diào)查分析,澄清存在的問題
第四步:根據(jù)問題,制定對應(yīng)的解決方案解決業(yè)績衡量與管理的問題的業(yè)績考核系統(tǒng)
解決績效改進、行為管理與控制問題的績效改進系統(tǒng)。
解決行動能力的短期系統(tǒng)
解決能者上弱者下的長期考核
解決責(zé)任心的重大考核項目部述職系統(tǒng)
工作督查系統(tǒng) 三、如何建立解決業(yè)績衡量與管理問題的業(yè)績考核系統(tǒng)?
回答了企業(yè)驅(qū)動力問題,進而將其分解到每個部門,每個人,實際上就是對企業(yè)戰(zhàn)略意圖的層層分解,這種根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略意圖來設(shè)計績效考核系統(tǒng),保證了員工的行動不會“走偏”。4232模型最大的好處,就是從驅(qū)動力出發(fā),由于驅(qū)動力體現(xiàn)的是企業(yè)戰(zhàn)略意圖,在驅(qū)動力下對部門功能與相應(yīng)人員的職責(zé)描述不就是企業(yè)價值的一種體現(xiàn)嗎?
在驅(qū)動力下的崗位職責(zé)分析保證了考核對于企業(yè)的“價值性”,問題驅(qū)動下的解決方案又保證了考核的操作性。所以制定關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)(KPI)的核心,是對企業(yè)戰(zhàn)略在具體部門或崗位體現(xiàn)的理解,只有在這種理解下,才能真正發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實中存在的問題,進而由此制定有針對性的業(yè)績指標(biāo)(我們稱之為問題驅(qū)動Issue-driven),最終獲得考核的整體解決方案。
以我們?yōu)橐患抑圃炱髽I(yè)的咨詢項目為例,我們首先將這家公司的戰(zhàn)略意圖或驅(qū)動力清楚地表述為“通過擴大銷量,提高市場份額;通過提高結(jié)構(gòu)品種銷量,提高企業(yè)的凈利潤”。戰(zhàn)略意圖清晰后,每個部門的工作目的就變得簡單明了:
銷售部:提高銷售量,擴大市場份額,提高結(jié)構(gòu)品種銷量,確保利潤。
生產(chǎn)系統(tǒng):按量、按時提品、按結(jié)構(gòu)滿足提高銷量的要求。
供應(yīng)系統(tǒng):按質(zhì)、按量、按時的供應(yīng)原輔材料。
按照這種邏輯,我們很容易從部門的工作目的,進而制定出相應(yīng)的績效指標(biāo)。例如銷售部的考核指標(biāo)是:銷售量、應(yīng)收賬款、庫存量、結(jié)構(gòu)品種銷量等,銷售量指標(biāo)反映銷售量的增長或下降,應(yīng)收賬款反映銷售增長是否在財務(wù)控制范圍內(nèi),庫存量指標(biāo)反映了庫存是否合理,結(jié)構(gòu)品種銷量反映了銷量是否符合公司利潤要求。確立了指標(biāo)之后,就可以根據(jù)公司的財務(wù)目標(biāo)要求確定數(shù)量標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)要求設(shè)定相應(yīng)的權(quán)重,從而使績效考核體現(xiàn)出戰(zhàn)略的重點要求。
比如,為了體現(xiàn)企業(yè)確保利潤目標(biāo)的戰(zhàn)略重點,在考核銷售部門的時候,我們將結(jié)構(gòu)品種銷量作為戰(zhàn)略指標(biāo)考核。由此我們可以看到,戰(zhàn)略績效下的指標(biāo)與激勵辦法,可以清晰地梳理出中層管理者的考核指標(biāo),并確保這些指標(biāo)不會背離公司戰(zhàn)略這條主線,這樣做既體現(xiàn)了公司戰(zhàn)略,又針對實際發(fā)生的問題提出了解決辦法,保證了考核的最終目的:通過調(diào)動人的積極性來支撐競爭優(yōu)勢。
也就是說,一旦我們獲得了對于部門驅(qū)動力的清晰認(rèn)識,接下來我們就可以針對具體的問題提出解決方案:構(gòu)造以流程和責(zé)任為核心的三維績效體系:
1、短期考核體系:短期的努力是否取得了效果,考核過程中是否體現(xiàn)了公司的戰(zhàn)略意圖,值得提醒的是,我們還特殊設(shè)計了短期特有的“關(guān)鍵戰(zhàn)略指標(biāo)”作為連續(xù)的獎金否定指標(biāo),比如在生產(chǎn)廠提出“重點合同執(zhí)行率”作為“關(guān)鍵戰(zhàn)略指標(biāo)”,來否決獎金的發(fā)放,體現(xiàn)了公司要求建立以銷售(客戶)為核心的運營體系的戰(zhàn)略意圖。
2、年度考核體系:年度的經(jīng)營結(jié)果是否達到了要求,工作效果是否令客戶(內(nèi)外部客戶)滿意,年度考核是“對人不對事”的結(jié)果考核,這一考核的目的是建立一個公平合理的業(yè)績衡量體系,根據(jù)業(yè)績結(jié)果做到優(yōu)勝劣汰、優(yōu)獎劣罰。
3、重大責(zé)任督查體系:經(jīng)營過程中是否發(fā)生對經(jīng)營有重大影響的責(zé)任事項,責(zé)任督查部分所涉及的是我們常說的制度 “高壓線”,只要觸到“高壓線”,就要承擔(dān)重大的事故責(zé)任,這使得整個企業(yè)對經(jīng)營有重大影響的那些責(zé)任事項保持高度的警惕?!∷摹⑷绾谓⒖冃Ц倪M、行為管理與控制問題的績效改進系統(tǒng)?
業(yè)績考核系統(tǒng)的設(shè)立,可以為績效考核建立了一個標(biāo)準(zhǔn)體系,但只有這個還不足夠,在實踐中,我們發(fā)現(xiàn)還需要構(gòu)筑一套獨立的業(yè)績改進系統(tǒng),通過循環(huán)的改進與優(yōu)化讓戰(zhàn)略業(yè)績考核真正成為促進企業(yè)價值增長的有力工具。
要做到這一點,我們建議從以下兩個方面入手:第一,將業(yè)績考核的指標(biāo)與企業(yè)價值緊密相連,第二,將業(yè)績考核與業(yè)績管理相結(jié)合,形成不斷遞進的循環(huán)。
很多企業(yè)的管理制度和管理方法,如果累計起來,恐怕比一本百科全書都厚,那為什么在實際過程中效果不佳呢,一個很重要的原因,就是考核指標(biāo)與企業(yè)價值沒有聯(lián)系在一起。比如一家企業(yè)考核質(zhì)量的指標(biāo)是成品率,可是成品率達到了90%多,客戶的投訴卻居高不下,成品率與客戶要求的質(zhì)量之間出現(xiàn)了嚴(yán)重的背離現(xiàn)象,為什么?原因是成品率作為考核標(biāo)準(zhǔn)不能反映客戶對質(zhì)量的要求。現(xiàn)在客戶要求的至少是一等品,甚至優(yōu)等品,可是成品率中間還包括二等品,甚至質(zhì)量有部分缺陷經(jīng)部門認(rèn)可后簽字放行的產(chǎn)品,這樣就造成了產(chǎn)品合格,客戶卻不接受的狀況。
除了指標(biāo)的合理之外,重要是將業(yè)績考核體現(xiàn)在過程之中,通過系統(tǒng)性的循環(huán)遞進,對業(yè)績起到持續(xù)促進的作用。
一套完整的業(yè)績管理循環(huán)系統(tǒng),應(yīng)當(dāng)包括三大塊,計劃設(shè)定、月度述職、行動改進。
計劃設(shè)定:很多企業(yè)是在為做計劃而做計劃,從而使計劃成了數(shù)字游戲,一個操作的計劃必須包括如下要點:目標(biāo)、關(guān)鍵行動措施,時間、責(zé)任人,每一點必須有清晰、明確的界定。
注冊地點:_________
商名稱:_________(簡稱商)
注冊地點:_________
1、委任:
茲委任_________為_________地區(qū)船舶修理及銷售之獨家商。
2、商之職責(zé):
(1)向該地區(qū)尋求船主欲購船和修船的詢價單并轉(zhuǎn)告制造商;
(2)報導(dǎo)本地區(qū)綜合市場慨況;
(3)協(xié)助安排工廠經(jīng)銷人員的業(yè)務(wù)活動;
(4)代表船廠定期作市場調(diào)查;
(5)協(xié)助制造廠征收貨款(非經(jīng)許可,不得動用法律手段);
(6)按業(yè)經(jīng)商定的方式,向制造商報告在本地區(qū)所開展的業(yè)務(wù)狀況。
3、范圍:
為了便于工作,制造商應(yīng)把區(qū)域業(yè)主名錄提供給商,商對此名錄給予評述,提出建議或修正,供制造商備查;
由于個別船舶收取傭金造成地區(qū)之間的爭執(zhí)時,制造商應(yīng)是唯一的仲裁人,它將綜合各種情況給出公平合理的報酬。
4、傭金:
制造商向該地區(qū)商支付修理各種船舶總結(jié)算價值_________的傭金,遇有大宗合同需另行商定傭金支付辦法:先付_________,余額待修船結(jié)算價格收款后支付。
當(dāng)需要由制造商付給業(yè)主(即船主)的經(jīng)紀(jì)人及第三方介紹人等傭金的時候,必須由商事先打招呼;同時由制造商決定是否支付。
5、費用:
除下述者外,其余費用由商自理。
(1)由制造商指定的時間內(nèi)對制造商的走訪費用;
(2)特殊情況下的通迅費用(長電傳,各種說明書等);
(3)制造商對該地區(qū)進行銷售訪問所發(fā)生的費用。
6、制造商的職責(zé):
制造商應(yīng):
(1)向商提品樣本和其他銷售宣傳品;
(2)向商提供重點客戶的船名錄以使其心中有數(shù);
(3)通知商與本地區(qū)有關(guān)船主直接接洽;
(4)將所有從業(yè)主處交換來的主要文件之副本提供給商并要求商不得將商業(yè)秘密外泄。
7、職權(quán)范圍:
就合同之價格條款,時間,規(guī)格或其他合同條件,商無權(quán)對制造商進行干涉;其業(yè)務(wù)承接之決定權(quán)屬制造商。
8、利害沖突:
茲聲明,本協(xié)議有效期內(nèi),商不得作其他修船廠的代表而損害制造商利益。商同意在承簽其他合同前須征求制造商之意見;商擔(dān)保,未經(jīng)制造商許可,不得向第三方泄露有損于制造商商業(yè)利益的情報。
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不論何方,以書面通知3個月后,本協(xié)議即告終止;協(xié)議履行期間商所承接的船舶的傭金仍然支付,不論這些船舶在此期間是否在廠修理。
10、泄密:
協(xié)議執(zhí)行中或執(zhí)行完畢,商擔(dān)保,不經(jīng)制造商事先同意,不向任何方泄露制造商定為機密級的任何情報。
11、仲裁:
除第3條所述外,雙方凡因協(xié)議及其解釋產(chǎn)生爭執(zhí)或經(jīng)雙方努力未能滿意解決之糾紛,應(yīng)提交雙方確認(rèn)的仲裁人進行仲裁,如對仲裁人達不成協(xié)議,則暫由_________船舶工程師協(xié)會會長臨時指定仲裁人。
商(簽字):_________ 制造商(簽字):_________