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關鍵詞:合同管理 績效審計 評價指標
同管理績效審計是審計部門對一系列的合同管理活動進行監(jiān)督和評價的過程。構建一套科學、合理的合同管理績效審計評價指標體系,有助于審計部門了解審計事項和梳理風險點,有利于其發(fā)現(xiàn)合同管理的薄弱環(huán)節(jié),促進合同管理績效審計的順利開展,并從根本上改善合同管理,切實提高管理績效。
一、合同管理績效審計評價指標體系的構建模式
構建模式包括基于項目管理和基于過程參與兩種。前者將合同管理作為特定的項目,借鑒COSO內(nèi)部控制五要素構建評價指標體系。后者從合同的準備、訂立、履行、后續(xù)管理等事前、事中、事后階段對合同管理的全過程進行評價指標構建。評價指標主要涉及以下幾個階段:(1)合同管理制度與機制建設,主要關注合同管理部門設立與人員配備、合同管理崗位與環(huán)節(jié)設置、制度建立以及機制建設。(2)合同準備階段,主要關注合同項目的可行性、效益性和真實性,確認合同項目是否列入年度計劃或經(jīng)有效授權與批準。(3)合同訂立階段,主要評價合同主體的合法性和適當性、合同標的的合法性和可行性、合同價格的合理性與經(jīng)濟性和合同要式的規(guī)范性。(4)合同履行階段,主要關注合同實際、合理、有效履行,針對不能履行合同與不履行合同的行為采取法律救濟的情況。(5)合同的后續(xù)管理階段,主要關注合同檔案的完整性、合同監(jiān)督檢查的及時性以及問題糾正與改進的有效性等。由于大多數(shù)單位均未明確專門的部門具體負責合同的管理工作,且從審計實踐中也可得知,按管理過程設計評價指標體系最為直接、實用,因此本文選擇過程參與模式進行指標體系的構建。
二、合同管理績效審計評價指標選取的原則和確立
在選取指標時,應遵循以下原則:(1)目的性原則。對于合同管理的績效評價,處于不同的階段,績效評價的側(cè)重點應有所不同。(2)全面性原則。對合同管理的績效做出正確的評價,通常需要從多個角度進行考量,充分反映評價客體的整體特征。(3)可行性原則。應根據(jù)合同管理績效審計評價的實際需要和現(xiàn)實可能來設計指標,確保整個評價指標體系立足于主、客觀條件。
指標的選取應從合同的內(nèi)部管理制度建立健全和有效性評價入手,貫穿合同的立項、簽約、履約、后續(xù)管理等各個環(huán)節(jié),主要圍繞合同管理合規(guī)性,即合同管理活動遵守法律法規(guī)、內(nèi)部管理制度的情況;經(jīng)濟性,即實現(xiàn)合同管理目的所耗費成本的最小化;效率性,即投入耗費的成本和產(chǎn)出的服務、產(chǎn)品或其他成果之間的關系;效果性,即活動的預期結果和實際效果之間的關系四個方面。通過篩選,筆者最終確立由5個一級指標、19個二級指標和51個三級指標構成的合同管理績效審計評價指標體系。
(一)合同管理制度與機制建設
1.合同管理部門設立與人員配備。包括:(1)合同管理部門獨立性評價,屬于效率性指標,評價要點為是否存在專門、獨立的合同管理部門,其職責是否明確、合理;是否明確合同管理部門的權限范圍,合同管理部門履行職責時是否不受其他業(yè)務部門的不當干涉。(2)人員專職化評價,屬于效率性指標,評價要點為是否配備專門的合同管理人員且專門負責合同管理事項。
2.制度建立。包括:(1)合同管理制度建立與健全度,屬于合規(guī)性指標,評價要點為是否制訂包括內(nèi)控制度的合同管理制度,制度是否合理、有無明顯缺陷、是否符合相關規(guī)定。(2)制度與實際情況匹配性評價,屬于效果性指標,評價要點為合同管理制度是否與本單位實際情況相符。(3)制度修訂效率評價,屬于效率性指標,評價要點為合同管理制度是否根據(jù)上級單位的規(guī)定以及本單位實際情況的變化及時予以修訂。
3.合同管理崗位與環(huán)節(jié)設置。包括:(1)崗位責任制建立評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為是否建立與合同管理有關的崗位責任制,評價其是否涵蓋合同審批合同訂立合同履行等內(nèi)容。(2)崗位職責分工評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同管理是否實行不相容職務嚴格分離、不相容崗位相互牽制,合同管理全過程的透明度是否提高,是否防止暗箱操作。(3)崗位職責落實評價,屬于效率性指標,評價要點為合同管理崗位職責是否落實到崗到人,崗位人員是否了解自己的崗位、明確自身的職責。(4)管理環(huán)節(jié)設置評價,屬于經(jīng)濟性指標,評價要點為合同管理環(huán)節(jié)是否冗繁,是否增加了合同成本。
4.機制建設。包括:(1)內(nèi)控機制建立與健全度,屬于合規(guī)性指標,評價要點為是否建立有效的合同管理的內(nèi)控機制。(2)內(nèi)控機制運行評價,屬于效果性指標,評價要點為合同管理內(nèi)控制度是否得到了切實遵循,有無管理失控的現(xiàn)象。(3)溝通機制建立與健全度,屬于效率性指標,評價要點為是否建立和健全合同管理溝通機制,是否存在暢通、便捷的溝通渠道。(4)溝通機制運行評價,屬于效果性指標,評價要點為溝通機制運行是否高效,合同管理部門與相關業(yè)務部門能否及時有效的溝通。(5)成本核算分析機制建立與健全度,屬于經(jīng)濟性指標,評價要點為是否建立健全成本核算分析機制,是否涵蓋成本核算、成本分析、頻率、報告與風險提示等內(nèi)容。(6)成本核算分析機制運行評價,屬于效果性指標,評價要點為是否全面有效開展成本核算分析工作,分析是否到位,頻率是否合理,是否及時將分析情況進行報告,發(fā)現(xiàn)風險是否及時給予風險提示。
(二)合同準備
1.合同締約方資質(zhì)調(diào)查。包括:(1)合同締約方資信評價,屬于效果性指標,評價要點為對合同締約方是否進行資信調(diào)查,調(diào)查其信用狀況,是否具有完成合同行為的資質(zhì),是否具備法人資格或取得法人授權等。(2)合同締約方履約能力評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為對合同締約方進行評價,拒絕與無履約能力、未經(jīng)國家質(zhì)量管理部門認可的單位簽訂合同。
2.合同價格信息資源收集。主要包括合同價格比較分析評價,屬于經(jīng)濟性指標,評價要點為利用所掌握的價格信息,對參與投標或合同談判的單位所報價格與掌握的價格信息進行對比分析,使招標標的或最終的合同價格趨向經(jīng)濟、合理。
(三)合同訂立
1.項目招標。包括:(1)招標實行率,屬于合規(guī)性指標,評價要點為明確哪些合同必須履行論證、招投標程序以及實際落實情況如何,是否存在應招投標卻沒有招投標的合同。計算公式為:招標實行率=實行招標程序的合同/應實行招標程序的合同×100%。(2)中標價格節(jié)支率,屬于經(jīng)濟性指標,評價要點為中標價格是否達到預期效果,是否能夠為單位節(jié)約合理的支出和成本。計算公式為:中標價格節(jié)支率=(價格均價-中標價格)/價格均價×100%。(3)招標工作評價,屬于效果性指標,評價要點為是否選定了合格中標單位,能否通過招標獲得質(zhì)優(yōu)的貨物、滿意的服務等。
2.財務審核。包括:(1)會計部門審核率,屬于經(jīng)濟性指標,評價要點為合同是否經(jīng)過會計財務部門的財務審核,是否安排了相應的財務預算,是否存在無計劃或浪費現(xiàn)象。計算公式為:會計部門審核率=會計部門已審核的合同/會計部門應審核的合同×100%。(2)財務審核評價,屬于經(jīng)濟性指標,評價要點為合同涉及的經(jīng)濟事項是否符合單位業(yè)務發(fā)展的要求,是否符合單位的經(jīng)濟規(guī)劃,尤為關注合同價款和結算方式。
3.法律審核。包括:(1)法務部門審核率,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同是否經(jīng)過法律事務部門的法律審核,能夠采納法律審核意見。計算公式為:法律部門審核率=法律部門已審核的合同/法律部門應審核的合同×100%。(2)法律審核評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同涉及標的的名稱是否規(guī)范,審查數(shù)量和質(zhì)量表述是否正確,審查合同履行的期限、地點和方式是否明確和合理,違反合同的責任是否明確。
4.單位負責人審批。包括:(1)內(nèi)部審批率,屬于合規(guī)性指標,評價要點為確定是否所有的合同都經(jīng)過內(nèi)部審批,查找未經(jīng)審批私自簽訂合同的情況。計算公式為:內(nèi)部審批率=內(nèi)部已審批的合同/內(nèi)部應審批的合同×100%。(2)審批效率評價,屬于效率性指標,評價要點為計算審批流轉(zhuǎn)的平均周期。(3)審批權限評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為有無濫用授權、超越職權的行為。(4)審批程序評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為審批程序是否合規(guī)。
5.合同締約評價主體與內(nèi)容。包括:(1)合同締約主體評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同締約主體是否與中標單位一致,是否出現(xiàn)合同轉(zhuǎn)讓的違規(guī)事項。(2)合同條款準確性評價,屬于效果性指標,評價要點為合同條款是否體現(xiàn)雙方真實意愿,是否公平、合理、嚴謹,是否存在不必要的歧義。(3)合同條款完整性評價,屬于效果性指標,評價要點為合同條款是否完整,是否涵蓋標的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、期限、地點、方式和違約責任等內(nèi)容。(4)合同條款合規(guī)性評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同的條款是否符合國家法律、法規(guī),有無損害國家利益、公司利益或他人合法權益的事項,有無簽訂無效合同的情況。(5)合同風險關注度,屬于合規(guī)性指標,評價要點為對合同存在的法律風險、經(jīng)濟風險是否足夠關注并加以防范。
6.合同締約方式與效率。包括:(1)合同締約方式評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同的訂立方式是否符合國家法律法規(guī)或當事人的約定。按法律法規(guī)規(guī)定采用書面形式或按當事人約定采用書面形式。(2)合同締約效率評價,屬于效率性指標,評價要點為合同應在經(jīng)濟事項發(fā)生前訂立,即是否存在經(jīng)濟事項先于合同簽訂的現(xiàn)象。
(四)合同履行
1.合同的變更與新增。包括:(1)變更合同評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為正在執(zhí)行的合同,凡涉及合同價款等核心合同條款變動,應重新簽訂合同而非簽訂補充協(xié)議。(2)新增合同評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同執(zhí)行中需要增加新合同的情況,應審查新增合同的必要性以及是否合規(guī)、合理、經(jīng)濟等。
2.合同履約比例與效果。包括:(1)合同履約率,屬于效果性指標,評價要點為檢查合同按時按質(zhì)履行的情況,確定其數(shù)量和比例。計算公式為:合同履約率=已按時按質(zhì)履行的合同/計算期內(nèi)應履行的合同×100%。(2)合同履約滿意度,屬于效果性指標,評價要點為調(diào)查合同履約狀況,了解合同履約的滿意程度。
3.合同標的物和利益歸屬評價。包括:(1)合同利益歸屬評價,屬于效果性指標,評價要點為審查合同業(yè)務的利益是否完全歸屬被審計單位。(2)合同標的物評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同標的物是否與實際相符,是否存在將受管理程序約束的經(jīng)濟事項變通為不受約束的經(jīng)濟事項。
4.違約情況處置。主要包括違約責任追究與應對,屬于效果性指標,評價要點為合同履行出現(xiàn)違約,是否能根據(jù)法律規(guī)定進行應對或追究。
(五)合同后續(xù)管理
1.合同監(jiān)督檢查。包括:(1)合同真實性審查評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為審查合同是否真實存在,是否利用合同進行違法活動或獲取非法利益,防范利用“陰陽合同”、虛假合同騙取資金的違法行為。(2)合同程序?qū)彶樵u價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為審查合同是否按照程序辦理,是否存在事先簽訂合同再報批或未針對經(jīng)濟活動簽訂合同的現(xiàn)象。(3)合同履行檢查評價,屬于效果性指標,評價要點為審查合同是否按照訂立的條款全面、誠信、及時履行。
2.合同專用章使用和保管。主要包括合同專用章使用和保管評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同專用章的使用和保管是否符合公司的規(guī)定,有無丟失、濫用行為。
3.合同納稅與檔案管理。包括:(1)印花稅的繳納評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為應繳納印花稅的合同是否按規(guī)定繳納。(2)檔案建立與健全度,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同檔案是否分類、按序裝訂歸類保管,應做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。(3)建檔效率評價,屬于效率性指標,評價要點為是否及時建立并實時維護合同檔案。(4)檔案管理評價,屬于合規(guī)性指標,評價要點為合同檔案專人專柜保管,檔案的查閱、借用、復制是否建立相關登記簿,檔案工作人員因調(diào)動、退職、退休等離開工作崗位時,或向本單位檔案部門移交檔案時是否履行交接手續(xù)。
三、評價指標權重確定和指標賦值方法
(一)專家咨詢問卷設計
為科學確定合同管理績效審計指標權重,筆者采用德爾菲法,即專家咨詢法獲取各層次、各指標的權重判斷??紤]到專家組成員過多將會使計算過程過于復雜,也為減少偶然因素和專家個人偏好對結果的影響,其數(shù)量不應超過10名,且應包括合同管理的法律專家、管理學專家、合同管理制度的設計者、合同管理經(jīng)驗豐富的高級管理人員、審核合同的法律事務人員、審核合同的會計人員以及合同管理的具體操作人員等。各個專家應在完全獨立的環(huán)境下確定各層次、各指標的權重。
(二)各層次指標的權重確定
各個專家完成各層次、各指標的權重判斷后,計算所有專家的判斷數(shù)值之和,去掉其中的最大值和最小值之后進行算術平均。確定最終的權重的計算公式為:W=(∑Ki-Kmax-Kmin)/(n-2),其中Ki為各專家對指標權重的判斷數(shù)值;Kmax和Kmin分別為專家對指標權重判斷的最大和最小值;n小于等于10;W為最終確定的權重。
(三)評價指標賦值方法
定量指標可利用計算公式直接取得得分。例如招標實行率利用公式計算的結果為X%,則此項定量指標為X分。對于定性指標,通過調(diào)查問卷并應用格柵獲取法對其賦值。該方法中一個格柵由元素和屬性組成,每一個元素均可被屬性的一級或另一級描述。而一個元素的屬性可以用一個線性的尺度來表述,大多情況下通過具有1至5刻度或1至7刻度的尺度來表示,該標準在整個過程中應保持一致。筆者在建立合同管理績效審計評價指標體系的過程中已完成格柵組成元素的確定,下面主要完成屬性的判斷,然后通過各屬性對各指標的實現(xiàn)程度進行判斷打分。本文選用五等級百分制劃分法,評價等級分為優(yōu)秀,即90至100分;良好,即80至89分;中等,即70至79分;一般,即60至69分;很差,即60分以下。通過發(fā)放調(diào)查問卷,收集問卷中對評價指標的等級判斷及評分,確定定性評價指標的分值。
(四)評價指標總體歸納
本文對評價指標的總體歸納采取兩種方式,一種是根據(jù)評價指標的類型,參考指標的分值分別對合同管理績效審計評價作出描述性的評價;另一種是根據(jù)評價指標分值乘以相應權重并累加得出相應的總體評價分值。這兩種方式可單獨使用,也可合并使用。X
參考文獻:
關鍵詞:中小企業(yè);合同管理系統(tǒng);設計;研發(fā)
由于我國經(jīng)濟發(fā)展處于重要的轉(zhuǎn)型期,而國家也加強對中小企業(yè)扶持的力度,在此背景下,我國的中小企業(yè)獲得了良好的發(fā)展機遇,這對中小企業(yè)而言,需要進一步抓住其機遇而更好地發(fā)展和強大,從而為我國經(jīng)濟穩(wěn)定上升注入新的力量。其中是企業(yè)的合同管理是一項十分重要的任務,這不僅直接和企業(yè)經(jīng)營狀況有十分密切的關系,而且也是企業(yè)在實踐工作中能夠需要高度重視的方面,合同涉及到企業(yè)發(fā)展過程中的直接利益。因此,本文從合同的基本含義人手分析當前中小企業(yè)如何在管理方面設計系統(tǒng),進一步提升中小企業(yè)在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含義
根據(jù)我國民法規(guī)定中對合同所給出的定義可知,合同有狹義與廣義,廣義合同指的是民事主體(兩個或者以上)就某件事而設立、變更以及終止權利義務的協(xié)議;而狹義合同的含義則指的是債權合同,民事主體(兩個或者以上)設立、變更以及終止債權的協(xié)議,也將其稱之為民事合同。這是保護當事人權益的重要的文件,同時對維護良好的經(jīng)濟秩序和促進社會和諧等方面具有重要意義。在當前經(jīng)濟體制下,各個市場主體都需要通過一定的方式保護自己的權益,然而企業(yè)作為重要的市場主體,更需要在生產(chǎn)和經(jīng)營中加強管理合同,從而使得企業(yè)自身利益不會受到威脅。
2.分析中小企業(yè)在合同管理方面存在的問題
當前,我國許多中小型的企業(yè)對合同管理基本是依靠人工,例如通過簡單的Word和Excel辦公軟件對企業(yè)中的各種合同進行處理、歸檔以及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等,通過這種方式管理合同存在許多的問題,第一,如文檔整理和管理具有一定的困難性,因為采用當前中小企業(yè)所簽訂的紙質(zhì)合同基本是一式三份,然而企業(yè)管理的方式基本采用的是直接保存原件,這種方式在長時間保存工作中將難以保障合同的完整性,可能會出現(xiàn)蟲蛀等問題,從而影響了合同的質(zhì)量。此外,由于人工保存合同還會導致查閱工作帶來不便性的問題,如查閱時需要花費大量時間,從而造成時間浪費的問題。第二,合同管理工作難度大,由于中小企業(yè)在發(fā)展過程中和不同的對象之間會建立合同管理,此時企業(yè)中的合同將會越來越多,而采用傳統(tǒng)的方式管理合同,工作人員只能是通過手工的方式將合同中的內(nèi)容錄入文檔中,這就增加了管理人員的工作量,再者由于管理人員每天處理大量,難免會出現(xiàn)一些誤差,這不僅導致企業(yè)中利益難以得到保護,而且嚴重的情況下還會對企業(yè)發(fā)展帶來較大的困難。第三,合同信息匯總存在較大的困難,由于中小企業(yè)在合同管理工作中主要采用的手工的方式,然而企業(yè)各個部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性,因此,對于合同管理人員而言,他們對合同進行匯總過程中存在較大的難度,例如需要耗費大量的時間,這對企業(yè)發(fā)展中做出重要的決策帶來不良影響。第四,對合同管理過程中沒有有效的預警機制,例如運用傳統(tǒng)的合同管理方式難以有效掌握合同內(nèi)容的執(zhí)行情況,尤其是其中的結款情況,并沒有通過良好的方式進行控制和預警珂,這就難以準確掌握當前合同內(nèi)容的執(zhí)行情況,從而對企業(yè)準確預測某個項目的收支情況沒有提供有效幫助,這對企業(yè)發(fā)展中掌握資金流以及運作資源等帶來許多問題。
3.結合信息技術而設計合同管理的系統(tǒng)
由于當前我國的經(jīng)濟發(fā)展越來越快,再加上國家對中小企業(yè)的扶植力度較大,因此,我國許多中小企業(yè)在發(fā)展中就積極參與各種不同的市場主體合作,其中就需要通過簽訂合同的方式保證雙方的利益,這就需要企業(yè)做好合同管理的工作。而現(xiàn)代化的技術管理過程中,需要結合中小企業(yè)的實際情況而設計合同管理的系統(tǒng),本文中主要是采用的是面向?qū)ο蠓绞竭M行分析,運用信息技術而提升合同管理的效率。中小企業(yè)采用這一系統(tǒng)可以在合同管理過程中實現(xiàn)如下的目標:第一,監(jiān)控好合同的工作進度,并根據(jù)良好的工作狀態(tài)而對實時監(jiān)控企業(yè)中各個不同的工作情況,例如根據(jù)合同執(zhí)行進度等;第二,充分明確合同雙方的責任情況,通過面向?qū)ο蟮姆绞皆O計合同管理的系統(tǒng),可以更好地幫助合同當事人更好地履行合同,同時也能夠增加合同履行合同當事人的責任感。而在企業(yè)中則可以通過這種方式而不斷明確各個崗位工作權限,一方面是防止工作人員出現(xiàn)越權的情況,另一方面則是進一步明確合同的責任,并能夠落實到對應的人中,這對解決合同中的協(xié)同問題帶來一定的幫助;第三,減少企業(yè)合同管理的開支,同時也能夠促使企業(yè)降低成本。
4.分析合同管理的系統(tǒng)設計情況
本文根據(jù)當前我國中小企業(yè)發(fā)展的特點和企業(yè)中的組織結構,而設計合同管理的系統(tǒng)。具體的工作模塊請見圖1所示。
4.1分析企業(yè)市場部合同管理的情況
由于企業(yè)中的市場部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作,此時,市場部在合同管理中所需要完成的任務有:發(fā)放合同登記表格、合同報批以及作廢處理等。合同登記是企業(yè)中的市場專員在掌握企業(yè)的業(yè)務的情況而在企業(yè)合同管理的系統(tǒng)中補充空白項,并根據(jù)合同的種類而進行編號和保存。在此管理系統(tǒng)中就可以便于管理人員找出對應業(yè)務的合同,并實時掌握合同的執(zhí)行情況。
4.2分析企業(yè)業(yè)務部合同管理的情況
企業(yè)市場部在簽訂合同條款之后,其業(yè)務部主管就可以安排企業(yè)中的相關人員根據(jù)合同內(nèi)容而完成對應的工作內(nèi)容,同時也是實際履行合同義務的重要體現(xiàn)。其中業(yè)務部分在工作分配中,則需要主管人員更好地掌握合同內(nèi)容,并做到嚴格遵守合同要求。計劃報批指的是業(yè)務員根據(jù)自己負責工作的情況而掌握信息系統(tǒng)中的合同登記的情況,然后將具體的工作進度交給企業(yè)中對應的領導進行審批,尤其是在重大的項目中,業(yè)務員就需要即使將問題報告至主管領導,并根據(jù)工作情況而提出對應的意見。
4.3分析企業(yè)綜合部對合同管理的情況
由于企業(yè)的綜合部在工作中所涉及的內(nèi)容較多,例如合同登記、蓋章處理、發(fā)票登記、業(yè)務人員的績效登記、收費登記、報告登記以及發(fā)票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據(jù)企業(yè)中市場部和業(yè)務部的情況而對其中的合同進行集中蓋章處理,并在合同管理的系統(tǒng)中及時做好登記。而開具發(fā)票則主要指的是履行合同中對發(fā)票情況的登記,在合同管理的系統(tǒng)中能夠便于今后工作查閱,進而提升工作效率。此外,績效登記就是按照合同中的所設計的績效而發(fā)放給員工對應的獎金,這在系統(tǒng)中能夠透明化的展示出來。
4.4企業(yè)中工作審核
在合同管理的系統(tǒng),可以增加幾個不同的模塊,例如合同審核、計劃審核、鑒證類以及服務類的工作計劃等,從而便于工作人員做好對應的工作檢查,進而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y計和查詢模
在合同管理過程中還涉及對查詢工作和統(tǒng)計工作,此時在合同系統(tǒng)中就可以便于企業(yè)領導適時根據(jù)自己的工作情況而掌握企業(yè)中的合同的執(zhí)行情況,例如對于已簽訂的合同,則可以在管理系統(tǒng)中通過已簽模塊中進行查詢。
4.6系統(tǒng)維護
隨著企業(yè)中合同數(shù)量不斷增加,各個模塊所包含的業(yè)務也會增加,因此,在管理合同中就需要定期維護這些系統(tǒng),例如做好數(shù)據(jù)備份以及恢復的工作等。
5.分析企業(yè)中合同管理的工作流程
第一,市場部在軟件系統(tǒng)中完成合同登記,主要包括合同的編號、領取時間、領取人、合同發(fā)放人(這可以自動填寫)、回收提醒等。第二,員工領用登記,其基本信息如名稱、聯(lián)系人、分局、工商執(zhí)照號等。第三,業(yè)務部收回從系統(tǒng)中發(fā)出的合同情況,然后將這些紙質(zhì)的合同進行核查,沒有發(fā)現(xiàn)問題之后再將系統(tǒng)中的信息補充完整,此時可以通過附件的形式或者是電子稿的形式而在合同管理的系統(tǒng)進性報批,只有當企業(yè)中批復人同意之后,此合同才能夠進入系統(tǒng)中,而工作人員才可以在查閱合同中找到對應的合同編號。第四,企業(yè)中的綜合部主要是在系統(tǒng)中沒有充分顯示的位置處設置合同催款,并提示具體的時間,從而便于綜合部更好地開展工作。
甲方:_________
地址:_________
聯(lián)系電話:_________
傳真:_________
乙方:_________
地址:_________
聯(lián)系電話:_________
傳真:_________
甲、乙雙方在公平、信任、互利、互惠的基礎上,特訂立如下合同:
第一條 資格、區(qū)域
1.甲方指定乙方為_________產(chǎn)品“特約批銷商”。
2.乙方_________特約批銷區(qū)域:_________。
3.批發(fā)對象為:_________; 零售對象為:_________。
第二條 雙方提供
4.甲方免費提供:甲方直屬營業(yè)廳內(nèi)長一米以上的展銷柜臺一節(jié),供乙方展銷_________相關產(chǎn)品。
5.甲方免費提供安全的倉庫,可存放_________相關產(chǎn)品、辦公設備;供乙方授權的員工存取_________相關產(chǎn)品及辦公用。
6.甲方向乙方提供甲方下屬經(jīng)銷商所享有的一切優(yōu)惠政策,包括_________話費卡、各種優(yōu)惠套餐等。
7.乙方以其網(wǎng)上的批發(fā)價格加上_________比例的售后服務費向甲方提供_________手機。乙方保證所提供的手機均為行貨。
8.乙方提供:市場部、售后部、營銷部等相應的人員;員工相關費用由乙方負責。員工必須遵守國家有關法律、法規(guī);遵從甲方的員工管理制度。
第三條 利益
9.甲方確保乙方在特約批銷區(qū)域內(nèi)的批發(fā)價不低于如下價格:“_________網(wǎng)”上每日的“批發(fā)價”+“批發(fā)價”乘以_________%的售后服務費。
10.乙方展銷柜在甲方的支持和配合下實行獨立運營、獨立核算。本文由第 一整理,版權歸原作者、原出處所有
第四條 售后服務
11.乙方在展銷柜上所零售的乙方_________相關產(chǎn)品售后,保證按國家規(guī)定的三包服務執(zhí)行。
12.乙方在特約批銷區(qū)域內(nèi)批發(fā)給經(jīng)銷商的_________產(chǎn)品必須遵從與經(jīng)銷商之間的協(xié)議(詳見“經(jīng)銷商協(xié)議”);乙方承諾對所售出產(chǎn)品做到更快更好的服務保證。
第五條 其他事項:
13.本合同依法簽訂,即具有法律效力,雙方必須全面履行,不得單方面擅自變更或解除。因故需變更或解除合同應經(jīng)過雙方協(xié)商,依法另立協(xié)議。
14.本合同有效期自合同簽訂之日起至_________年_________月_________日止,期滿后雙方可另行簽訂。合同正本一式貳份,雙方各執(zhí)一份。
15.本合同未盡事宜,雙方另行協(xié)商或另訂補充協(xié)議。補充協(xié)議由雙方法人代表或授權委托人簽章及蓋雙方合同用章后生效。補充協(xié)議與本本協(xié)議具有同等效應。
16.因本合同發(fā)生糾紛,雙方應當協(xié)商解決,如協(xié)商不成時,任何一方可向本協(xié)議簽約地人民法院起訴。
甲方(蓋章):_________
乙方(蓋章):_________
法定代表人(簽字):_________
法定代表人(簽字):_________
委托人(簽字):_________
委托人(簽字):_________
_________年____月____日
_________年____月____日
簽訂地點:_________
簽訂地點:_________
手機購銷合同二:
產(chǎn)品銷售合同
合同編號:
合同簽訂地址:
甲方(需方):
乙方(供方):
依據(jù)《中華人民共和國合同法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》等有關法律、法規(guī),甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商,自愿訂立本合同,以便共同遵守。
1、 產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、單位、數(shù)量及價格
序號 產(chǎn)品名稱 型號規(guī)格 單位 數(shù)量 單價(元) 小計
(元) 備 注
1
合同總金額(RMB)大寫: 小寫:
2、 產(chǎn)品交貨方法及時間
2.1 交貨時間:合同簽訂生效后,乙方于 年 月 日前將本合同產(chǎn)品發(fā)給甲方;
2.2 乙方將合同產(chǎn)品運輸至甲方,交貨地點為
2.3 運輸方式:快運 鐵路 航空 市內(nèi)送貨 其他
3、付款方式及期限
甲方用以下第 項付款方式付出合同款項:
1.現(xiàn)款: 甲方于 200 年 月 日以 付款方式付出合同全額款項;
2.延期支票: 甲方以延期支票的形式支付全額款項,付款日期為 ;
3.延期付款: 甲方收到乙方所供貨物后的 內(nèi)付清全部合同款項;
4.乙方在收到甲方貨款后,向甲方開具銷售發(fā)票。
4、所有權
如甲方未能在合同約定的付款期限內(nèi)履行完付款義務,貨物的產(chǎn)權屬于乙方,乙方有權將貨物收回或要求甲方支付全部貨款并承擔違約責任。甲方需承擔因違約給乙方造成的經(jīng)濟損失,包括但不僅限于支付違約金、貨物收回費用和如果本合同完全履行給乙方帶來的預期利潤及其他相關費用。
5、驗收期限及方式
5.1甲方須在收到貨物后 2 日內(nèi)組織完成全部貨物的驗收。若貨物抵達后的2日內(nèi)無書面或傳真向乙方提出質(zhì)疑,則視為驗收合格。
5.2產(chǎn)品驗收標準:根據(jù)原廠產(chǎn)品出廠標準要求和合同技術參數(shù)驗收。
6、質(zhì)量保證及售后服務
6.1 產(chǎn)品質(zhì)量標準按照廠商出廠標準執(zhí)行。
6.2 提品廠家標準服務與保修,免費提供電話技術支持和咨詢,同時提供各種有償服務。
6.3 其他服務約定:
7、違約責任及糾紛處理
7.1 乙方因廠商、運輸延誤、運輸滅失或不可抗力的原因不能及時交貨的,應向甲方說明,甲方不得以此向乙方主張違約責任。如無說明,遲交貨超過規(guī)定期限3天以上,應向甲方賠償不能交貨部分貨款的0.1%,遲交貨15天以上,甲乙雙方可協(xié)商解除合同或由乙方繼續(xù)履行供貨義務,但需向甲方支付不能交貨部分貨款的1%;如無上述問題,甲方不能以任何理由退貨。
7.2 甲方延遲付款1—5天,每天按遲付金額的0.1%計算違約金;5天以上按遲付金額的0.3%計算違約金。
7.3 供需合同一旦簽定后,單方面解除合同的一方應支付對方合同金額的20%作為賠償金。
7.4 甲方違反合同約定拒絕接貨,或甲方在合同生效后中途退貨,應當向乙方償付退貨部分貨款20%的違約金。
7.5 本合同在執(zhí)行過程中產(chǎn)生爭議,雙方應采取協(xié)商解決或由常州市工商行政管理部門調(diào)解,協(xié)商或調(diào)解不成的,可依法向人民法院訴訟,雙方當事人同意接受乙方所在地人民法院的司法管轄。
8、不可抗力及風險轉(zhuǎn)移
8.1 當事人雙方的任何一方由于不可抗力的原因(戰(zhàn)爭、火災、洪水、臺風、地震或人力不可抗拒之事件)不能履行合同應在24小時內(nèi)向?qū)Ψ酵▓蟛荒苈男谢虿荒芡耆男械睦碛?,須?日內(nèi)向?qū)Ψ匠鼍咧鞴懿块T提供的不可抗力的原因不能履行合同的證明材料。在發(fā)生不可抗力的情況下,應允許延期履行、部分履行或者不履行合同,并根據(jù)實際狀況可部分或全部免于承擔違約責任。
8.2 本合同中,不可抗力是指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況。
8.3 貨物的風險自甲方簽收后轉(zhuǎn)移至甲方。
9、附則與其它
9.1 本合同如有未盡事宜,須經(jīng)雙方協(xié)商,做出補充規(guī)定,補充規(guī)定與本合同具有同等效力。
9.2 為縮短訂貨期,需方可用傳真方式訂立合同,傳真件需加蓋單位公章并由法定代表人或委托人簽名,供方收到上述傳真件后即加蓋印章傳給需方即合同成立,傳真件及其復印件視為原件,具有同等法律效力。
9.3 本合同簽名人員有權代表甲方,保證合同履行。如因甲方需要,該人員不能代表甲方,則甲方應立即書面通知乙方,如因甲方未立即通知乙方而給乙方造成損失或費用由甲方負擔。
9.4 本合同一式二份,雙方各執(zhí)一份,甲乙雙方法定代表人或委托人簽字并加蓋合同章后生效。
9.5 其它需說明的事宜:
甲方(需方)蓋章: 乙方(供方)蓋章:
法定代表人(委托人): 法定代表人(委托人)
聯(lián)系電話: 聯(lián)系電話:
傳真電話: 傳真電話:
地址: 地址:
電話:電話:
傳真:傳真:
經(jīng)甲、乙雙方經(jīng)友好協(xié)商,本著互惠互利、共同發(fā)展的原則,就以下區(qū)域代 理銷售“奧東”牌pvc地板簽訂如下協(xié)議:
第一條
定義
1.產(chǎn)品:本協(xié)議所稱產(chǎn)品,由甲方生產(chǎn)的 “奧東”全自動麻將機。
2.商標:“奧東”
3.區(qū)域:
第二條
合作方式及條件
1. 經(jīng)銷:乙方銷售甲方“奧東”pvc地板。
2. 乙方向甲方交納服務及銷售保證金省會城市五萬元、市級城市叁萬元、縣級城市貳萬元整。合同期 滿,無售后服務投訴,甲方一次退還此保證金。
3. 甲方向乙方提供免費的售后服務人員技術培訓和培訓資料,乙方必須提供人員到甲方進行培訓,在
甲方的食、宿費用由甲方提供。
4. 甲方須保證乙方零配件的供應。在保修期內(nèi)的零配件是用以舊換新的方式提供。超過保修期的零配
件甲方收取成本費用。
5. 甲方向乙方提供該區(qū)域獨家經(jīng)銷保證,凡屬該區(qū)域的相關購買信息甲方須反饋到乙方。乙方不得擅
自在非區(qū)域銷售甲方產(chǎn)品。
6. 乙方不得經(jīng)營銷售其它品牌麻將機,并維護好“奧東”品牌的良好聲譽。
7. 乙方年銷售量不可低于 臺,首批進貨量不低于 臺。
第三條
推廣、廣告、展覽
1. 甲方根據(jù)實際需要向乙方提供合理數(shù)量的價目表、廣告宣傳的圖片及有關產(chǎn)品經(jīng)銷的輔助資料等,
提供特許授權證書和銅牌。
2. 甲乙雙方完成本合同簽定并首次進貨后,乙方當?shù)厮黾追狡放茖m棌V告,經(jīng)甲方核準同意后實施,費用首季度按3000.00元/月計算,費用由甲方承擔,乙方需提供廣告小樣及廣告發(fā)票,超出部分由乙方自行負擔。
3. 展覽:在
境內(nèi)舉行的大型體育、休閑或相關的展覽會,經(jīng)甲方同意后,由乙方租賃展位,
組織產(chǎn)品出展,費用由雙方均擔。
第四條
價格
1. 價格調(diào)整,需提前七個工作日通知乙方。
2. 甲方提供給乙方的ADMA-33E價格為
元、ADMA-36E價格為
元、ADMA-38E價格為
元、ADMA-40E價格為
元、ADMA-33EH價格為
元、ADMA-36EH價格為
元、ADMA-38EH價格為
元、ADMA-40EH價格為
元、四口機-33/38價格為
元。
第五條
訂貨/發(fā)貨/驗貨
1. 每次訂貨,乙方傳真采購訂單給甲方,甲方確認后回傳乙方。甲方不得接受口頭或其他形式訂單。
2. 甲方按照乙方指定的地點、數(shù)量發(fā)貨。
3. 倘若甲方所發(fā)貨物與訂單內(nèi)容有型號、尺寸、顏色、品質(zhì)不符者,乙方于收貨之日起七個工作日內(nèi) ,以書面的形式通知甲方補正。
第六條 品質(zhì)/保險/售后服務
1. 甲方提供給乙方的產(chǎn)品保證質(zhì)量。
2. 甲方的產(chǎn)品,免費保修壹年。
3. 乙方必須按甲方規(guī)定的全國統(tǒng)一售后服務標準進行售后服務,若有乙方客戶投訴到甲方,甲方將直
接派出人員給予客戶解決,所產(chǎn)生的費用由乙方承擔,甲方將直接從乙方年終的維保費中扣出。
第七條
保密
1. 乙方不得向第三人提及雙方合作事宜。
2. 乙方不得將其所知有關甲方營業(yè)方法或其它甲方認為應保密之資訊泄露給第三人。
第八條 違約責任/終止條款
雙方在合作期限內(nèi)如違反以上協(xié)議,則應由違約方負擔由此引起的一切違約責任,同時另一方有權
終止此合同。
第九條
爭議的解決
凡有關合約或執(zhí)行中所發(fā)生的一切爭議,雙方應協(xié)商解決,或由雙方有管轄權的人民法院處理。
第十條
協(xié)議期限
本協(xié)議有效期為
月,自
至
止。
在合作期限內(nèi)必須完成 臺的基本銷售量。方可簽署正式合作銷售合同。
甲 方:蘇州市志利地板有限公司
乙
方:
法人代表: 董事長
法人代表:
簽 約 人:
簽 約 人:
日 期:
甲方:???????
乙方:
1、經(jīng)雙方友好協(xié)商,甲方欲購買乙方生產(chǎn)的?????型??????? 數(shù)量? 臺,購買價格???? 元。
運輸方式??????????。
2、甲方確認產(chǎn)品無誤后,方能將購貨款匯到乙方指定的銀行帳戶或太平洋卡上,乙方開戶行:
帳號:????????
交通銀行太平洋卡號:??持卡人:
農(nóng)行卡號:??? ? 持卡人:
3、乙方應該將檢驗合格的產(chǎn)品及時、準確地提交給甲方,并遵守對用戶的售后服務承諾(該條款詳見《質(zhì)量保證書》),甲方應及時將所需貨款匯至乙方指定的帳號上。
4、運輸過程中出現(xiàn)的問題由乙方負責,甲方承諾不將該產(chǎn)品用于非法的盜版活動。
5、本合同需經(jīng)雙方簽字蓋章后生效,甲乙雙方各執(zhí)一份。(傳真件有效)
6、甲乙雙方應共同遵守本合同的順利實施,如出現(xiàn)問題應先協(xié)商解決,如協(xié)商不成,可向工商管理部門或法院提起訴訟,由違約方承擔全部責任。
7、本合同未盡事宜,以國家相關法律為準。
甲方: ______________________ 乙方:_______________________
地址:_______________________ 地址:_______________________
電話:_______________________ 電話:_______________________
傳真:_______________________ 傳真:_______________________
聯(lián)系人:_____________________ 聯(lián)系人:_____________________
依據(jù)《___________________》及《知識產(chǎn)權法》相關法律規(guī)定,甲乙雙方根據(jù)實際業(yè)務需要,經(jīng)友好協(xié)商達成合同條款如下:
一、甲方購買乙方軟件,具體內(nèi)容和價格如下:
單位: 人民幣
名 稱
用戶數(shù)
單價(元)
數(shù)量(套)
總額(元)
_____電腦監(jiān)控系統(tǒng)軟件
合計(大寫):人民幣 :
二、乙方保證所售軟件(內(nèi)容和載體)為質(zhì)量合格品,如確系產(chǎn)品本身質(zhì)量發(fā)生問題,乙方將免費更換。
三、甲方已經(jīng)在購買前試用過本軟件,并對功能滿意,對使用方法已大致了解。
四、甲方因使用該軟件而產(chǎn)生的任何異議以及相關的隱私問題,與乙方無關。
五、甲方可以參考說明或者試用版提示自行安裝部署本軟件,如甲方需要乙方也提供上門安裝調(diào)試服務,并做相應的應用培訓。
六、乙方保證擁有軟件的全部版權,并承擔相關的商業(yè)和民事責任,甲方擁有軟件終身使用權。
七、乙方為甲方_______年(終身)免費升級和維護服務。乙方保證長期為甲方提供遠程技術咨詢和服務。
八、甲方未經(jīng)乙方許可不得拷貝和復制該軟件。甲方所購產(chǎn)品僅限甲方本身使用,不得轉(zhuǎn)售或者轉(zhuǎn)讓。甲方不得傳播本軟件產(chǎn)品,不得對軟件做任何修改或者逆向編譯工程。
九、有關合同條款及內(nèi)容所引起的一切糾紛,雙方應友好協(xié)商解決,協(xié)商不成,可向泉州市豐澤區(qū)人民法院提起訴訟。
十、在合同簽定后的_______個工作日內(nèi),甲方將_____%款項匯至乙方指定之銀行帳戶。乙方在收到款項后的_____個工作日內(nèi)將到乙方指定計算機安裝調(diào)試產(chǎn)品,并進行相應培訓后,為甲方開據(jù)相關票據(jù),乙方承付剩余_____%貨款。
十一、本合同一式貳份,甲乙雙方各持一份,具有同等法律效力。
十二、本合同雙方簽字或蓋章后即刻生效。雙方約定,傳真件與原件具備相同的法律效力。
甲方:______________________________________(蓋章)
乙方:____________________
__________________(蓋章)
開戶行:__________________
戶名:____________________
網(wǎng)絡營銷是一種以消費者為導向,強調(diào)個人化的營銷方式
網(wǎng)絡營銷最大的特點在于以消費者為主導。消費者將擁有比過去更大的選擇自由,他們可根據(jù)自己的個性特點和需求在全球范圍內(nèi)尋找滿足品,不受地域限制。通過進入感興趣的的企業(yè)網(wǎng)址或虛擬商店,消費者可獲取產(chǎn)品的更多的相關信息,使購物更顯個性。
這種個性消費的發(fā)展將促使企業(yè)重新考慮其營銷戰(zhàn)略以消費者的個性需求作為提品及服務的出發(fā)點。但是,要真正實現(xiàn)個性營銷還必須解決龐大的促銷費用問題。網(wǎng)絡營銷的出現(xiàn)則為這一難題提供了可行的解決途徑。企業(yè)的各種銷售信息在網(wǎng)絡上將以數(shù)字化的形式存在,可以以極底的成本發(fā)送并能隨時根據(jù)需要進行修改,龐大的促銷費用因而得以節(jié)省。企業(yè)也可以根據(jù)消費者反饋的信息和要求通過自動服務系統(tǒng)提供特別服務。
網(wǎng)絡營銷具有極強的互動性是實現(xiàn)全程營銷的理想工具
傳統(tǒng)的傳統(tǒng)的營銷管理強調(diào)4P(產(chǎn)品、價格、渠道和促銷)組合,現(xiàn)代營銷管理則追求4C(顧客、成本、方便和溝通),然而無論那一種觀念都必須基于這樣一個前提:企業(yè)必須實行全程營銷,即必須由產(chǎn)品的設計階段開始就充分考慮消費者的需求和意愿。
遺憾的是,在實際操作中這一點往往難以做到。原因在于消費者與企業(yè)之間缺乏合適的溝通渠道或溝通成本太高。消費者一般只能針對現(xiàn)有產(chǎn)品提出建議或批評,對尚處于概念階段的產(chǎn)品難以涉足。此外,大多數(shù)的中小企業(yè)也缺乏足夠的資本用于了解消費者的各種潛在需求,他們只能憑自身能力或參照市場領導者的策略進行產(chǎn)品開發(fā)。
而在網(wǎng)絡環(huán)境下,這一狀況將有所改觀。即使是中小企業(yè)也可以通過電子布告欄、線上討論廣場和電子郵件等方式,以極底成本在營銷的全過程中對消費者進行即時的信息搜索,消費者則有機會對產(chǎn)品從設計到定價(對采用理解價值定價法的企業(yè)尤為重要)和服務等一系列問題發(fā)表意見。這種雙向互動的溝通方式提高了消費者的參與性與積極性,更重要的是它能使、企業(yè)的決策有的放矢,從根本上提高消費者滿意度。
網(wǎng)絡營銷能滿足消費者對購物方便性的需求,提高消費者的購物效率
現(xiàn)代化的生活節(jié)奏已使消費者用于外出在商店購物的時間越來越短。在傳統(tǒng)的購物方式中,從商品買賣過程來看,一般需要經(jīng)過看樣棗選擇商品棗確定所需購買的商品棗付款結算棗包裝商品棗取貨(或送貨)等一系列過程。這個買賣過程大多數(shù)是在售貨地點完成的,短則幾分鐘,長則數(shù)個小時,在加上購買為購買商品去購物場所的路途時間、購買后的返途時間及在購買地的逗留時間,無疑是大大延長了商品的買賣過程,使消費者為購買商品而在時間和精力上作出很大的付出。同時,擁擠的交通和日益擴大的店面更延長了消費者購物所耗費的時間和精力。然而,在現(xiàn)代社會,隨著生活節(jié)奏的加快,使得人們越來越珍惜閑暇時間,越來越希望在閑暇時間內(nèi)從事一些有益于身心的活動,并充分地享受生活。在這中情況下,人們用于外出購物的時間越來越少。
麥當勞作為全球最大的快餐特許經(jīng)營受益于它的業(yè)務模式:標準的快餐食品,高質(zhì)量的原料,富有文化特色的就餐環(huán)境和服務。當麥當勞于1985年于泰國開設第一家分店時,由于沒有在當?shù)卣业椒掀湟蟮呐E殴?,麥當勞甚至不惜從澳大利亞進口。
但是到了90年代中后期,麥當勞面臨著一系列重大的問題,比如麥當勞的食譜被消費者評為最差的產(chǎn)品,產(chǎn)品結構老化,由于食品是放到保溫箱中,非常容易變味。所以當格林伯格受命成為麥當勞CEO時,他對生產(chǎn)與客戶服務系統(tǒng)作了重大改造:
在生產(chǎn)系統(tǒng)方面,麥當勞重新定義生產(chǎn)流程與餐廳管理,對廚房進行了徹底的改造,引進了能夠測量顧客流量的計算機系統(tǒng)與能保鮮食品的生產(chǎn)線。在服務上,麥當勞不再像以前將精力完全放到那些花里胡哨的促銷活動上,而是更加強調(diào)顧客在餐廳消費體驗的滿意度。
從1998年到1999年,,麥當勞的股票上升了67%,麥當勞的成功告訴我們這樣一個事實,生產(chǎn)部門與服務部門的功能發(fā)揮,取決于對這些部門的戰(zhàn)略定位。當生產(chǎn)與服務部門不僅僅關注產(chǎn)品本身,而且也進入到服務顧客的滿意度上,就能大大地提高企業(yè)價值。
這樣一個事實背后更重要的是員工行為的轉(zhuǎn)變:在過去的品牌驅(qū)動戰(zhàn)略下,麥當勞的生產(chǎn)或服務員工只是一個單純的“合格生產(chǎn)者”或“服務員”,但當麥當勞的戰(zhàn)略從品牌驅(qū)動轉(zhuǎn)為消費者滿意度的驅(qū)動時,生產(chǎn)或服務員工就成了 “價值增值”的關鍵創(chuàng)造者。
現(xiàn)在的問題是,如果我們用單純 “合格生產(chǎn)者”或“服務員”的考核辦法,去考核“價值增值”的關鍵創(chuàng)造者,會有什么結果?對這一問題的解決就是戰(zhàn)略績效方法論的基點:人是企業(yè)所有價值創(chuàng)造因素中最關鍵的部分,對人的激勵是一個戰(zhàn)略層次的問題,所以對員工的考核,特別是對關鍵崗位員工的考核就不僅僅是一個單純的“按勞分配”問題,而是實現(xiàn)戰(zhàn)略最重要的驅(qū)動機制問題。
這就是戰(zhàn)略績效的由來,以戰(zhàn)略績效的觀點來看,關鍵崗位員工的創(chuàng)造價值的能力是一個變量,如果我們能夠?qū)⑺麄兊男袨榕c戰(zhàn)略聯(lián)系在一起,那么他們的貢獻是最大的,否則就要大打折扣。由此我們也可以看到,從“價值創(chuàng)造”出發(fā)的戰(zhàn)略績效與從“職位描述”出發(fā)的績效相比,能夠為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。 二、從驅(qū)動力出發(fā):錫恩4232戰(zhàn)略績效模型
當我們設計績效考核系統(tǒng)的時候,首先要從戰(zhàn)略角度問一個基本的問題:什么是創(chuàng)造企業(yè)價值的驅(qū)動力?比如在麥當勞的例子中,過去就主要是品牌驅(qū)動,而當格林伯格受命成為麥當勞CEO后,他的回答是,麥當勞最根本的驅(qū)動力是消費者滿意。
對驅(qū)動力的思考可以幫助我們真正懂得企業(yè)價值的來源在哪里,從而可以抓住制約企業(yè)發(fā)展的主要矛盾,進而直接進入到企業(yè)面臨的基本問題:第一是行業(yè)競爭的特點問題:目前我們的這一個行業(yè)的競爭特點是什么?在麥當勞的例子中,快餐這一行業(yè)的競爭基本上是品牌制勝。第二是企業(yè)競爭的特點:目前我們這個企業(yè)靠什么為顧客創(chuàng)造價值?我們存在哪些問題?在麥當勞的例子中,麥當勞過去是依靠強大的品牌攻勢與標準化的食品為顧客創(chuàng)造價值,但在九十年代后期漢堡王發(fā)動了“新產(chǎn)品攻勢”,從而使這麥當勞在產(chǎn)品環(huán)節(jié)與餐廳服務環(huán)節(jié)的弱點顯現(xiàn)出來。
所以,當麥當勞開始更替生產(chǎn)線,改進餐廳服務細節(jié)的同時,它的績效考核要求也相應發(fā)生了改變:首先,重新定義部門的績效,比如生產(chǎn)部門不再以“產(chǎn)品質(zhì)量”作為唯一考核標準,同時要加上為外部顧客創(chuàng)造價值的標準,這種考核會讓生產(chǎn)部門積極參與到新產(chǎn)品開發(fā),加入到提高餐廳服務等活動中來。其次,根據(jù)新定義的驅(qū)動力與工作目的,通過調(diào)查分析,界定存在的問題主要是生產(chǎn)與服務環(huán)節(jié)偏離了顧客滿意。
麥當勞這種從創(chuàng)造價值出發(fā)來界定部門與員工要求的考核方式,清楚地說明了在戰(zhàn)略績效與一般考核在方法上的不同。在我們?yōu)橐患移髽I(yè)(名列經(jīng)貿(mào)委512家大型企業(yè))的績效考核方案中,我們就是從這種戰(zhàn)略角度構筑了一個“4232戰(zhàn)略績效”解決方案:
所謂“4232戰(zhàn)略績效” 解決方案,簡單地說,是由分析與界定績效問題的四個步驟,二個解決績效問題的方案,三維解決業(yè)績衡量與管理的指標體系,二個績效改進系統(tǒng)構成?!?四個步驟二個績效方案三維業(yè)績指標體系二個績效改進系統(tǒng)第一步:定義創(chuàng)造企業(yè)價值的驅(qū)動力是什么
第二步:根據(jù)驅(qū)動力定義所有部門的工作目的
第三步:根據(jù)驅(qū)動力與工作目的,通過調(diào)查分析,澄清存在的問題
第四步:根據(jù)問題,制定對應的解決方案解決業(yè)績衡量與管理的問題的業(yè)績考核系統(tǒng)
解決績效改進、行為管理與控制問題的績效改進系統(tǒng)。
解決行動能力的短期系統(tǒng)
解決能者上弱者下的長期考核
解決責任心的重大考核項目部述職系統(tǒng)
工作督查系統(tǒng) 三、如何建立解決業(yè)績衡量與管理問題的業(yè)績考核系統(tǒng)?
回答了企業(yè)驅(qū)動力問題,進而將其分解到每個部門,每個人,實際上就是對企業(yè)戰(zhàn)略意圖的層層分解,這種根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略意圖來設計績效考核系統(tǒng),保證了員工的行動不會“走偏”。4232模型最大的好處,就是從驅(qū)動力出發(fā),由于驅(qū)動力體現(xiàn)的是企業(yè)戰(zhàn)略意圖,在驅(qū)動力下對部門功能與相應人員的職責描述不就是企業(yè)價值的一種體現(xiàn)嗎?
在驅(qū)動力下的崗位職責分析保證了考核對于企業(yè)的“價值性”,問題驅(qū)動下的解決方案又保證了考核的操作性。所以制定關鍵業(yè)績指標(KPI)的核心,是對企業(yè)戰(zhàn)略在具體部門或崗位體現(xiàn)的理解,只有在這種理解下,才能真正發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實中存在的問題,進而由此制定有針對性的業(yè)績指標(我們稱之為問題驅(qū)動Issue-driven),最終獲得考核的整體解決方案。
以我們?yōu)橐患抑圃炱髽I(yè)的咨詢項目為例,我們首先將這家公司的戰(zhàn)略意圖或驅(qū)動力清楚地表述為“通過擴大銷量,提高市場份額;通過提高結構品種銷量,提高企業(yè)的凈利潤”。戰(zhàn)略意圖清晰后,每個部門的工作目的就變得簡單明了:
銷售部:提高銷售量,擴大市場份額,提高結構品種銷量,確保利潤。
生產(chǎn)系統(tǒng):按量、按時提品、按結構滿足提高銷量的要求。
供應系統(tǒng):按質(zhì)、按量、按時的供應原輔材料。
按照這種邏輯,我們很容易從部門的工作目的,進而制定出相應的績效指標。例如銷售部的考核指標是:銷售量、應收賬款、庫存量、結構品種銷量等,銷售量指標反映銷售量的增長或下降,應收賬款反映銷售增長是否在財務控制范圍內(nèi),庫存量指標反映了庫存是否合理,結構品種銷量反映了銷量是否符合公司利潤要求。確立了指標之后,就可以根據(jù)公司的財務目標要求確定數(shù)量標準,根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標要求設定相應的權重,從而使績效考核體現(xiàn)出戰(zhàn)略的重點要求。
比如,為了體現(xiàn)企業(yè)確保利潤目標的戰(zhàn)略重點,在考核銷售部門的時候,我們將結構品種銷量作為戰(zhàn)略指標考核。由此我們可以看到,戰(zhàn)略績效下的指標與激勵辦法,可以清晰地梳理出中層管理者的考核指標,并確保這些指標不會背離公司戰(zhàn)略這條主線,這樣做既體現(xiàn)了公司戰(zhàn)略,又針對實際發(fā)生的問題提出了解決辦法,保證了考核的最終目的:通過調(diào)動人的積極性來支撐競爭優(yōu)勢。
也就是說,一旦我們獲得了對于部門驅(qū)動力的清晰認識,接下來我們就可以針對具體的問題提出解決方案:構造以流程和責任為核心的三維績效體系:
1、短期考核體系:短期的努力是否取得了效果,考核過程中是否體現(xiàn)了公司的戰(zhàn)略意圖,值得提醒的是,我們還特殊設計了短期特有的“關鍵戰(zhàn)略指標”作為連續(xù)的獎金否定指標,比如在生產(chǎn)廠提出“重點合同執(zhí)行率”作為“關鍵戰(zhàn)略指標”,來否決獎金的發(fā)放,體現(xiàn)了公司要求建立以銷售(客戶)為核心的運營體系的戰(zhàn)略意圖。
2、年度考核體系:年度的經(jīng)營結果是否達到了要求,工作效果是否令客戶(內(nèi)外部客戶)滿意,年度考核是“對人不對事”的結果考核,這一考核的目的是建立一個公平合理的業(yè)績衡量體系,根據(jù)業(yè)績結果做到優(yōu)勝劣汰、優(yōu)獎劣罰。
3、重大責任督查體系:經(jīng)營過程中是否發(fā)生對經(jīng)營有重大影響的責任事項,責任督查部分所涉及的是我們常說的制度 “高壓線”,只要觸到“高壓線”,就要承擔重大的事故責任,這使得整個企業(yè)對經(jīng)營有重大影響的那些責任事項保持高度的警惕?!∷?、如何建立績效改進、行為管理與控制問題的績效改進系統(tǒng)?
業(yè)績考核系統(tǒng)的設立,可以為績效考核建立了一個標準體系,但只有這個還不足夠,在實踐中,我們發(fā)現(xiàn)還需要構筑一套獨立的業(yè)績改進系統(tǒng),通過循環(huán)的改進與優(yōu)化讓戰(zhàn)略業(yè)績考核真正成為促進企業(yè)價值增長的有力工具。
要做到這一點,我們建議從以下兩個方面入手:第一,將業(yè)績考核的指標與企業(yè)價值緊密相連,第二,將業(yè)績考核與業(yè)績管理相結合,形成不斷遞進的循環(huán)。
很多企業(yè)的管理制度和管理方法,如果累計起來,恐怕比一本百科全書都厚,那為什么在實際過程中效果不佳呢,一個很重要的原因,就是考核指標與企業(yè)價值沒有聯(lián)系在一起。比如一家企業(yè)考核質(zhì)量的指標是成品率,可是成品率達到了90%多,客戶的投訴卻居高不下,成品率與客戶要求的質(zhì)量之間出現(xiàn)了嚴重的背離現(xiàn)象,為什么?原因是成品率作為考核標準不能反映客戶對質(zhì)量的要求。現(xiàn)在客戶要求的至少是一等品,甚至優(yōu)等品,可是成品率中間還包括二等品,甚至質(zhì)量有部分缺陷經(jīng)部門認可后簽字放行的產(chǎn)品,這樣就造成了產(chǎn)品合格,客戶卻不接受的狀況。
除了指標的合理之外,重要是將業(yè)績考核體現(xiàn)在過程之中,通過系統(tǒng)性的循環(huán)遞進,對業(yè)績起到持續(xù)促進的作用。
一套完整的業(yè)績管理循環(huán)系統(tǒng),應當包括三大塊,計劃設定、月度述職、行動改進。
計劃設定:很多企業(yè)是在為做計劃而做計劃,從而使計劃成了數(shù)字游戲,一個操作的計劃必須包括如下要點:目標、關鍵行動措施,時間、責任人,每一點必須有清晰、明確的界定。
1.按合同的內(nèi)容,可分為工程類、服務類和貨物類3種,具體包括:設備貨物采購,基本建設及維修工程,勘察、設計、監(jiān)理、審計服務,科學研究、科研協(xié)作及咨詢,生產(chǎn)加工,投資、借貸,租賃、資產(chǎn)經(jīng)營,合作辦學合同等。
2.按是否履行招投標程序,可分為招標項目經(jīng)濟合同和非招標項目經(jīng)濟合同。根據(jù)國家《招標投標法》和《政府采購法》規(guī)定,超過一定限額的工程、物資、服務的采購必須要經(jīng)過招投標程序,因此招投標活動成為影響合同訂立的重要因素,而且經(jīng)過招投標活動的經(jīng)濟合同因其采購金額大、環(huán)節(jié)多、程序復雜等因素,決定了該類合同的訂立具有特殊性。
3.按其他方式進行分類:按合同標的,可分為轉(zhuǎn)移財產(chǎn)合同、提供勞務合同和完成工作任務合同;按合同形式,可分為口頭經(jīng)濟合同和書面經(jīng)濟合同;按合同成立是否需要特定方式,可分為要式合同與非要式合同;按照合同的訂立先后,可分為主體合同和補充合同等。上述分類方式可以單獨采用,也可以聯(lián)合采用。在經(jīng)濟活動比較多的單位還可以按分類對合同進行二級、三級分層控制。例如:招標活動(一級)的工程類(二級)的主體合同(三級)。
二、加強合同訂立環(huán)節(jié)審核,減少合同簽訂風險
高校經(jīng)濟合同管理有多個環(huán)節(jié),包括合同草擬、合同訂立、合同簽署、合同備案、歸檔等,其中合同訂立環(huán)節(jié)中對合同草案的審核工作尤為重要。審核要點如下:首先,審查合同的主要條款。審查合同的主要條款是否符合雙方約定,特別是學校的要求。合同的主要條款有:標的(指工程、服務、貨物等);數(shù)量和質(zhì)量;價款或酬金;履行的期限、地點和方式;違約責任;根據(jù)法律規(guī)定的或按經(jīng)濟合同性質(zhì)必須具備的條款以及當事人一方要求必須規(guī)定的條款。其中:工程類合同必備條款包括工程范圍、質(zhì)量標準、價格、質(zhì)量保證期、履行期限、履行地點與方式、驗收、結算方式、付款方式、違約責任、解決爭議的方法;服務類合同必備條款包括服務范圍、服務期限、酬金、結算方式、付款方式、違約責任、解決爭議的方法;貨物類合同必備條款包括貨物名稱、型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量標準、價格、質(zhì)量保證期、履行期限、履行地點與方式、驗收、付款方式、違約責任、解決爭議的方法。業(yè)務歸口管理部門應對經(jīng)濟合同的主要條款、重要內(nèi)容等進行審查,做到合同主要條款的內(nèi)容完整、符合要求,基本要素齊全,格式要規(guī)范,條款明確具體,文字表達嚴謹。合同語言須準確、周密,以防止產(chǎn)生歧義,造成糾紛。同時應重點審查合同條款是否有損學校利益,是否符合國家及學校有關政策和規(guī)定,是否有經(jīng)濟合同約定支付標的經(jīng)費來源,是否有履約保證金和質(zhì)量保證金等。其次,確定合同的格式或版本。對有國家規(guī)定格式的合同種類,必須按照國家規(guī)定的通用版本執(zhí)行;對國家沒有規(guī)定格式的合同種類,高校應對各項同類型合同制定各種基本固定的格式。執(zhí)行國家規(guī)定的格式合同時,要對格式合同中的條款(包括協(xié)議條款、通用條款和專用條款)均研究透徹,了解其具體含義及法律意義,避免因不明白其內(nèi)涵造成誤解產(chǎn)生漏洞從而給單位造成無法彌補的損失;對沒有國家規(guī)定格式的各項同類型合同,在制定合同條款過程中,將合同應有的主要條款內(nèi)容全部涵蓋進去,形成固定的格式,使用經(jīng)過反復斟酌的基本用語,盡量避免使用模棱兩可的文字和不規(guī)范的語言,減少文字陷阱,控制合同風險。再次,合同不能與招標過程相脫節(jié)。招投標活動產(chǎn)生的合同是招投標活動的最終成果,尤其要注意簽訂合同時不能出現(xiàn)與招投標過程脫節(jié)現(xiàn)象。在審核過程中需要審查合同條款招標前后是否一致,審核內(nèi)容主要包括標的物是否一致、項目范圍是否一致、履行期限是否一致、結算方式是否一致、付款方式是否一致、違約責任條款是否一致等。將招標文件和招標答疑中的重要內(nèi)容與合同相應條款對應,將中標單位在投標文件中的承諾等內(nèi)容納入合同條款。另外,還要通過制定一些補充合同條款來建立合同和招投標過程的關系,使合同的內(nèi)容涵蓋招投標全過程的重要內(nèi)容,保證招投標活動的效果落到實處。
三、建立健全合同管理體系和制度,對合同進行全過程管理
1.建立合理、有效的經(jīng)濟合同管理體系建立經(jīng)濟合同管理體系,包括經(jīng)濟合同管理決策機構、經(jīng)濟合同承辦部門、業(yè)務歸口管理部門、合同監(jiān)督管理部門,明確經(jīng)濟合同內(nèi)部管理各部門的職責。經(jīng)濟合同管理決策機構主要職責是統(tǒng)一領導學校經(jīng)濟合同的管理,負責管理合同簽訂的授權和合同專用章以及相關法律事務的辦理;經(jīng)濟合同承辦部門是指發(fā)生經(jīng)濟活動的具體辦理部門,負責合同和相關事項具體手續(xù)的辦理;業(yè)務歸口管理部門一般指資產(chǎn)和基建管理部門等,負責負責審核合同的主要條款,負責訂立合同等事務;合同監(jiān)督管理部門一般指財務、審計部門,負責審核合同的主要條款,對合同履行進行監(jiān)督,確保合同的合法、可行、完備和嚴密,防止出現(xiàn)不應有的合同糾紛。有條件的高校還可建立專門的法律顧問組織,對經(jīng)濟合同的合法性進行審核,防范合同的法律風險。
2.嚴格執(zhí)行合同授權審批制度高校應當綜合考慮在有關部門設置有效的合同管理人員崗位,明確經(jīng)濟合同的各級授權委托審批以及簽署權限,并嚴格遵守授權委托權限。對未經(jīng)授權擅自以單位名義對外簽訂合同,超出授權委托權限、簽署權限簽署合同,違規(guī)簽訂擔保、投資、借貸等重要經(jīng)濟合同等行為要注意防范。
3.實行合同審核會簽制度對于金額較大、影響較深、涉及較高專業(yè)技術的合同,在合同簽訂之前,應當組織法律、技術專家與財會、審計、監(jiān)察工作人員等共同參與合同條款的審核,必要時還可外請專家出具專業(yè)審核意見。專家和參與審核人員在審核過程中的重要意見和事項,經(jīng)確認后應形成會議記錄并妥善保管,已審核后的合同條款應請參與審核的各方面專家對審核意見進行會簽,作為合同修改的依據(jù)。
四、嚴格履行經(jīng)濟合同,對合同履約情況加強監(jiān)督審查
高校應當對合同履行情況實施有效監(jiān)控,主要涉及財務、資產(chǎn)管理、審計部門。上述部門應當參與重大經(jīng)濟項目合同(特別是基建工程合同)的全過程跟蹤管理,在項目資金籌集、招投標、合同的簽訂等前期環(huán)節(jié)以及在合同履行的過程中都要積極參與,以獲取重大經(jīng)濟項目合同的基本信息。對合同履行中簽訂補充合同,或變更、解除合同等情況嚴格進行審查;對合同重要條款的執(zhí)行進行嚴密監(jiān)督并保證其按照合同的約定實施;對合同支付金額進行嚴格審核,確保學校不發(fā)生多支付合同款項的風險。
五、重視合同備案、登記和歸檔,建立合同的詳細信息檔案