會計檔案管理全文(5篇)

摘要：隨著會計核算手段的現(xiàn)代化，作為會計工作成果的會計檔案，需要適應會計電算化發(fā)展的要求。如何提高財務會計檔案管理水平，提高會計工作效率，為會計主體經濟管理提供完整、準確的信息，是企業(yè)會計工作面臨的新問題。

關鍵詞：會計檔案；電算化；對策

隨著市場經濟的發(fā)展，企業(yè)間的競爭日益激烈。企業(yè)競爭不僅是人才的競爭，同時也是管理水平的競爭。作為經濟管理組成部分的會計工作，在經濟管理中的地位越發(fā)重要。會計檔案，是會計工作成果，是會計信息的原始依據(jù)。加強會計檔案管理，是搞好會計工作，提高企業(yè)經濟管理水平的重要基礎。

一、會計檔案的新特點

傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質載體，同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點。第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網絡時代，通過電子商務，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復制，便于攜帶和傳遞。配合紙質會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。

二、會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）會計檔案管理重要性認識不足

摘要：隨著計算機技術的應用和普及，網絡信息技術的飛速發(fā)展，人類已進入信息時代。計算機的大量使用使財務工作也由原來的計算機化逐步走向信息化、電子化。財務信息處理與傳遞也逐步實現(xiàn)了自動化、電子化、無紙化、實時化。與此同時，財務檔案管理工作也發(fā)生了質的變化。財務檔案是企業(yè)、行政事業(yè)單位經濟活動的重要記錄，電子管理有利于其長期保存和方便有效的查詢。由于會計檔案種類繁多，從手工記錄向電子歸檔過渡的過程漫長，電子檔案具有高度靈活性和系統(tǒng)依賴性，這就導致了電子檔案長期保存中存在諸多問題。因此，需要管理者積極采取對策，從思想、人員、制度、體系等多層面上保障電子會計檔案長期保存。

關鍵詞：會計檔案；電子檔案；信息化

隨著會計電算化在會計領域的應用和普及，會計電子檔案的管理顯得越來越重要。對于一個企業(yè)來說，定期進行運營數(shù)據(jù)分析是可以幫助企業(yè)更快更好地發(fā)展的，運營數(shù)據(jù)分析的前提條件是能夠很好地存儲、分類、分析運營數(shù)據(jù)。但由于企業(yè)日常經營所需的數(shù)據(jù)種類繁多，信息量大，難以保存和整理，所以在過去的經營過程中，一般企業(yè)對經營數(shù)據(jù)的分析都比較簡單。直到電子存儲器和計算機的出現(xiàn)，為企業(yè)的數(shù)據(jù)存儲和分析帶來了極大的便利，節(jié)省了大量的人力、物力。此外，會計電算化檔案是企業(yè)經營過程中產生的財務信息，對風險管理、經營分析有重要作用。因此，我國頒布了相關法律，明確規(guī)定了電子會計檔案的長期保存。這樣就需要企業(yè)會計檔案的管理。但實際情況卻存在管理者不重視、管理制度不完善、人員不專業(yè)等問題，電子檔案一旦丟失，原始紙質檔案再無人查詢時，造成損失巨大。因此，必須重視會計電算化檔案的長期保存問題，培養(yǎng)專業(yè)人才，從軟件、硬件等各個方面完善。

一、會計電算化檔案長期保存面臨的問題

（一）對長期保存工作重視不夠

在現(xiàn)代，無論是時下的科技還是時下的企業(yè)，發(fā)展速度都可以用“瞬息萬變”來描述，快速發(fā)展的背景下，必然會產生大量的經營數(shù)據(jù)，但企業(yè)員工甚至一些企業(yè)負責人，在經營企業(yè)的過程中，卻不注重經營數(shù)據(jù)的存儲與整理，從根本上認為這些數(shù)據(jù)并不重要，或花費時間和精力于這些不能直接為企業(yè)帶來利潤的繁雜數(shù)據(jù)上，這就導致企業(yè)員工的思維轉變跟不上信息化的要求，對電子會計檔案的長期保存也缺乏必要的認識。電子會計檔案在思想上認為是為了應付政府的要求和檢查，日常工作仍然依靠手工操作，導致電子檔案進度緩慢。戰(zhàn)略性管理行動中，經費支持不足，電子檔案管理所需要支持的系統(tǒng)軟件、服務器、硬件設備落后，不足以支持檔案長期保存。即使在互聯(lián)網和存儲設備發(fā)達的今天，仍然不能很好地對企業(yè)數(shù)據(jù)進行管理和操作，實際上給企業(yè)的發(fā)展帶來了一定的潛在危險，因為企業(yè)沒有科學、系統(tǒng)地整理過去的操作數(shù)據(jù)，因此不能對企業(yè)過去的操作狀況進行合理的反思，如果被競爭者發(fā)現(xiàn)，很可能直接導致企業(yè)被競爭者超越。

（二）管理制度不健全

摘要：高校的財務檔案對高校發(fā)展而言非常重要，其內容是有關于學校經濟發(fā)展的各項數(shù)據(jù)，是高校檔案的重要構成，其質量深刻影響高等教育事業(yè)的發(fā)展。對此，文章在闡述高校財務會計檔案管理內容的基礎上，結合當前高校財務會計檔案管理存在的問題，為如何優(yōu)化高校財務會計檔案管理進行策略分析。

關鍵詞：高校財務會計檔案；管理問題；解決辦法

伴隨社會主義市場經濟的不斷發(fā)展，高校會計檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。在這樣的發(fā)展背景下，怎樣管理好高校財務檔案，充分發(fā)揮出高校財務會計檔案在高校現(xiàn)代化建設中的重要作用成為相關人員需要思考和解決的問題。同時，由于這是財務管理最終環(huán)節(jié)，故常不被重視，一旦高校財務會計檔案管理出現(xiàn)問題，那么就會直接影響高校財務管理的質量和水平，不利于促進高校財務管理發(fā)展。為此，文章結合實際對高校財務會計檔案管理中存在的問題及相應解決方法進行探究。

一、高校財務會計檔案管理內容

根據(jù)會計檔案管理辦法的規(guī)定，會計檔案主要是指能夠記錄反映經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，具體包含以下幾方面的內容：第一，會計憑證。高校財務會計檔案憑證主要包含原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。第二，財務報告。高校財務會計檔案報告包含月度報告、季度報告和年度報告。第三，高校財務會計檔案其他內容。高校財務會計檔案其他內容包含存儲管余額調節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊等。

二、當前高校財務會計檔案的薄弱之處

（一）認識不充分

摘要：醫(yī)院的管理工作不僅僅要著眼于醫(yī)療及其相關人員和事務的管理，也要注重對于內部諸如制度等組織方面的管理。財務管理是組織的重要內部管理內容，其中，會計檔案作為財務管理和會計工作的重要檔案和過程文件，是組織重要的文件資料。醫(yī)院是社會經濟中重要的組織類型，承擔著社會服務的重要職能和作用，其健康穩(wěn)定的發(fā)展關系著整個社會的安穩(wěn)和和諧。醫(yī)院的會計工作是其內部管理的重要環(huán)節(jié)，其會計檔案的管理工作在日益強調精細化現(xiàn)代化管理的當下越來越重要。我們首先概述了會計檔案的基本內容，然后放在醫(yī)院的具體應用場景下，分析了會計檔案管理的重要性，最后基于此重要性提出了一些措施建議，以期能夠促進醫(yī)院提升自身的會計檔案管理能力。

關鍵詞：醫(yī)院；會計檔案管理；重要性

一、引言

會計檔案管理是企業(yè)等組織內部管理的重要方面，關系到組織的穩(wěn)定和健康發(fā)展。會計檔案管理是組織梳理內部管理的重要步驟，對于醫(yī)院來說，鑒于自身的現(xiàn)金流量較為復雜和多變，會計管理工作的重要程度不言而喻。但是受制于事業(yè)單位的組織性質，前期并沒有將很多的經歷和實踐放在其內部管理上面，更不用說是會計檔案管理。對于過往的會計檔案往往都是采用傳統(tǒng)的整理和存放形式進行保存，以不丟失和能夠查找為管理目的。但是隨著醫(yī)院管理體制的改革和完善，內部管理的重要性日益提升，醫(yī)院也逐漸認識到了會計檔案管理的積極作用。我們也將在自身的實踐和理論基礎上，對醫(yī)院的會計檔案管理作出有效的研究和總結。

二、會計檔案管理概述

通常來講，會計檔案管理以會計檔案為管理對象的管理形式和方面，旨在使得會計檔案的整理、存放、提取、分析等工作能夠順利、高效的進行。根據(jù)我國會計檔案管理的相關辦法，我們一般所指的會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計資料等等。其中會計憑證主要有原始憑證和記賬憑證等，會計賬簿主要有總賬、明細賬和日記賬等等，會計報告主要有月報、季報、半年報和年報等等，其他的會計資料主要還有銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單以及各種過程的交接表等等。對這些會計檔案的綜合管理即是一般意義上的會計檔案管理工作。會計檔案管理的目標是要保證會計檔案的完整性、準確性、可用性和安全性，既是對日常會計財務工作的監(jiān)督和留底，也是對于日后財務會計工作的分析基礎和查詢基礎，有利于提升企業(yè)或者組織的會計管理能力，增強組織的會計風險抵抗能力。從實踐中看，會計檔案管理的原則主要有以下三個：第一，集中統(tǒng)一管理原則。組織的會計檔案管理要遵循集中管理原則，是提升管理效果和效率的內在要求。實行集中統(tǒng)一管理，有利于管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，從整體上把握會計檔案管理的效果和職能發(fā)揮。第二，目標導向原則。上文已經提到，會計檔案管理的目標是保證會計檔案的完整性、準確性、可用性和安全性，因此，我們的日常管理一定要以此為總體的導向，將這個目標貫穿到每一個管理細節(jié)上去。第三，責任制原則。管理工作的責任制是當下現(xiàn)代組織管理理念的重要內容之一，對于會計檔案管理也是一樣，需要落實責任制，才能更好的發(fā)揮其日常的管理工作效果。

三、會計檔案管理對于醫(yī)院的重要性

一、基層人民銀行會計檔案管理現(xiàn)狀分析

自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規(guī)范化與完善性轉變。當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業(yè)務的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規(guī)范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數(shù)據(jù)也沒有實施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業(yè)務檢查的要求恢復會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案。基層人民銀行能夠實現(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關法規(guī)，嚴格的建立以及執(zhí)行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現(xiàn)有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式

當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統(tǒng)一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。與此同時，由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統(tǒng)中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環(huán)境中進行。但是核算管理應用系統(tǒng)版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現(xiàn)調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

(二)內部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會計檔案管理存在風險