會計電算化下會計檔案管理研究

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摘要：隨著計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已進(jìn)入信息時代。計算機(jī)的大量使用使財務(wù)工作也由原來的計算機(jī)化逐步走向信息化、電子化。財務(wù)信息處理與傳遞也逐步實(shí)現(xiàn)了自動化、電子化、無紙化、實(shí)時化。與此同時，財務(wù)檔案管理工作也發(fā)生了質(zhì)的變化。財務(wù)檔案是企業(yè)、行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的重要記錄，電子管理有利于其長期保存和方便有效的查詢。由于會計檔案種類繁多，從手工記錄向電子歸檔過渡的過程漫長，電子檔案具有高度靈活性和系統(tǒng)依賴性，這就導(dǎo)致了電子檔案長期保存中存在諸多問題。因此，需要管理者積極采取對策，從思想、人員、制度、體系等多層面上保障電子會計檔案長期保存。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電子檔案；信息化

隨著會計電算化在會計領(lǐng)域的應(yīng)用和普及，會計電子檔案的管理顯得越來越重要。對于一個企業(yè)來說，定期進(jìn)行運(yùn)營數(shù)據(jù)分析是可以幫助企業(yè)更快更好地發(fā)展的，運(yùn)營數(shù)據(jù)分析的前提條件是能夠很好地存儲、分類、分析運(yùn)營數(shù)據(jù)。但由于企業(yè)日常經(jīng)營所需的數(shù)據(jù)種類繁多，信息量大，難以保存和整理，所以在過去的經(jīng)營過程中，一般企業(yè)對經(jīng)營數(shù)據(jù)的分析都比較簡單。直到電子存儲器和計算機(jī)的出現(xiàn)，為企業(yè)的數(shù)據(jù)存儲和分析帶來了極大的便利，節(jié)省了大量的人力、物力。此外，會計電算化檔案是企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的財務(wù)信息，對風(fēng)險管理、經(jīng)營分析有重要作用。因此，我國頒布了相關(guān)法律，明確規(guī)定了電子會計檔案的長期保存。這樣就需要企業(yè)會計檔案的管理。但實(shí)際情況卻存在管理者不重視、管理制度不完善、人員不專業(yè)等問題，電子檔案一旦丟失，原始紙質(zhì)檔案再無人查詢時，造成損失巨大。因此，必須重視會計電算化檔案的長期保存問題，培養(yǎng)專業(yè)人才，從軟件、硬件等各個方面完善。

一、會計電算化檔案長期保存面臨的問題

（一）對長期保存工作重視不夠

在現(xiàn)代，無論是時下的科技還是時下的企業(yè)，發(fā)展速度都可以用“瞬息萬變”來描述，快速發(fā)展的背景下，必然會產(chǎn)生大量的經(jīng)營數(shù)據(jù)，但企業(yè)員工甚至一些企業(yè)負(fù)責(zé)人，在經(jīng)營企業(yè)的過程中，卻不注重經(jīng)營數(shù)據(jù)的存儲與整理，從根本上認(rèn)為這些數(shù)據(jù)并不重要，或花費(fèi)時間和精力于這些不能直接為企業(yè)帶來利潤的繁雜數(shù)據(jù)上，這就導(dǎo)致企業(yè)員工的思維轉(zhuǎn)變跟不上信息化的要求，對電子會計檔案的長期保存也缺乏必要的認(rèn)識。電子會計檔案在思想上認(rèn)為是為了應(yīng)付政府的要求和檢查，日常工作仍然依靠手工操作，導(dǎo)致電子檔案進(jìn)度緩慢。戰(zhàn)略性管理行動中，經(jīng)費(fèi)支持不足，電子檔案管理所需要支持的系統(tǒng)軟件、服務(wù)器、硬件設(shè)備落后，不足以支持檔案長期保存。即使在互聯(lián)網(wǎng)和存儲設(shè)備發(fā)達(dá)的今天，仍然不能很好地對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和操作，實(shí)際上給企業(yè)的發(fā)展帶來了一定的潛在危險，因?yàn)槠髽I(yè)沒有科學(xué)、系統(tǒng)地整理過去的操作數(shù)據(jù)，因此不能對企業(yè)過去的操作狀況進(jìn)行合理的反思，如果被競爭者發(fā)現(xiàn)，很可能直接導(dǎo)致企業(yè)被競爭者超越。

（二）管理制度不健全

會計電算化檔案在長期保存過程中，許多企業(yè)都不會專門定制相關(guān)的管理制度和方法，讓各個部門的負(fù)責(zé)人自己去處理，而沒有一個專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲負(fù)責(zé)人，這樣當(dāng)部門負(fù)責(zé)人精力不夠的時候，就會出現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人疏忽對數(shù)據(jù)的收集和整理，久而久之，數(shù)據(jù)丟失越來越多，數(shù)據(jù)漏洞越來越大，最后整個數(shù)據(jù)系統(tǒng)崩潰，無法從七零八碎的數(shù)據(jù)碎片中獲取任何有效的信息，卻還不敢輕易地銷毀這些信息，總擔(dān)心會留下一些有用的信息，于是又強(qiáng)行保存起來。此外，當(dāng)部門主管升職或調(diào)動時，往往只會集中精力交接重點(diǎn)工作內(nèi)容，習(xí)慣性地將這些繁雜的數(shù)據(jù)知識打包丟給下一個部門主管，因?yàn)闆]有規(guī)定的信息處理流程和存儲規(guī)范，新主管面對這些龐大的數(shù)據(jù)時，更是不知如何處理，只能任其發(fā)展，從而形成了一個惡行循環(huán)，特別是會計檔案，這種不健全的管理制度，將給檔案存儲帶來很大風(fēng)險。財務(wù)檔案是由會計憑證、帳簿、報表等多維記錄組成的，業(yè)務(wù)流程不合理將導(dǎo)致財務(wù)檔案不及時歸檔、遺漏、失實(shí)篡改。

（三）會計人員素質(zhì)有待提高

術(shù)有專長，不同的人擅長不同的事情，所以，為了保存檔案，企業(yè)還應(yīng)該拿出專門的經(jīng)費(fèi)和人力進(jìn)行專人專事的負(fù)責(zé)，因?yàn)閺哪壳霸S多企業(yè)的檔案存放情況來看，大多是兼任檔案管理員，首先沒有額外的報酬，工作人員對此事的態(tài)度也很難端正和積極負(fù)責(zé)，其次兼職人員的技術(shù)水平、經(jīng)驗(yàn)、精力都不能滿足企業(yè)的檔案管理要求。因此最終將導(dǎo)致檔案丟失，而負(fù)責(zé)人至今仍未找到為此負(fù)責(zé)的人。所以企業(yè)必須重視人才的引進(jìn)和檔案的使用，在選人時要慎重考察其專業(yè)水平，工作能力是否能滿足檔案管理的要求?？傊?，檔案長期保存面臨著很大的風(fēng)險，還需要管理人員、會計人員具有很強(qiáng)的專業(yè)、會計知識、計算機(jī)技術(shù)和檔案管理能力。但目前企業(yè)的實(shí)際員工中，具備三種能力的人較少。導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作、文件歸檔、文件更新等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)斷層風(fēng)險，影響電子會計檔案長期保存質(zhì)量。

（四）信息和支持系統(tǒng)的復(fù)雜性

國家頒布了相關(guān)管理辦法，將會計電算化檔案按類別劃分為10年、30年，具有較高的保存期限要求。正是因此，要求存儲年長，因此所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)內(nèi)容也必然會繁雜龐大，因此對信息存儲載體的質(zhì)量要求較高，如采用移動硬盤，隨著時間的推移，硬盤的質(zhì)量也會逐漸下降，一旦硬盤發(fā)生損壞，再沒有備份，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)全部丟失，如果采用云端存儲，那么一旦被黑客入侵，就很容易造成數(shù)據(jù)流失，泄露企業(yè)機(jī)密信息和文件，給信息安全帶來極大的隱患，所以說會計檔案中的信息內(nèi)容復(fù)雜，這一工作難度很大。紙質(zhì)檔案與電子檔案長期共存，還應(yīng)保證檔案信息的一致性。電子檔案的長期保存對系統(tǒng)提出了更高的要求，需要軟硬件的支持。

二、會計電算化檔案長期保存的優(yōu)化策略

（一）完善會計電算化檔案管理系統(tǒng)

電子會計檔案具有諸多優(yōu)點(diǎn)，它對各種業(yè)務(wù)的開展都會產(chǎn)生重要影響。既能提高管理水平，又能節(jié)約經(jīng)營成本，提高工作效率，減少資源浪費(fèi)，促進(jìn)企事業(yè)單位信息化建設(shè)。電子會計檔案是大勢所趨，但所有這些優(yōu)點(diǎn)都是建立在有了清晰明確的管理制度的前提下，沒有規(guī)則、不成文的規(guī)定，沒有清晰明了的管理制度，所有這些優(yōu)點(diǎn)都將是無稽之談，甚至?xí)蚬芾聿簧贫o企業(yè)帶來重大損失，而制定管理制度是電子檔案長期保存的制度保障。因此任何企業(yè)在開展業(yè)務(wù)之初，都應(yīng)重視檔案管理流程的建立，從最開始就讓檔案管理進(jìn)入良性循環(huán)，否則就會給企業(yè)埋下安全隱患。其本身的復(fù)雜性，決定了對會計檔案信息的高要求、高系統(tǒng)。選擇人員時，必須對有能力、有原則的人進(jìn)行篩選，這樣才能保證檔案的安全、規(guī)范、保密、兼容性、智能性，否則，在檔案管理過程中也會出現(xiàn)一些意外情況，造成檔案丟失或收集遺漏，給企業(yè)的發(fā)展帶來不可估量的損失。總之，企業(yè)在發(fā)展過程中，檔案管理工作需要完善的管理體系來支撐。包括業(yè)務(wù)操作規(guī)范、組織流程規(guī)范、風(fēng)險控制制度等，涵蓋了檔案的歸檔、查詢、備份、崗位職責(zé)等各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)范。學(xué)習(xí)專業(yè)公司和同行先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，借鑒優(yōu)秀管理方法，結(jié)合本單位實(shí)際，進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。對本單位現(xiàn)行會計管理制度進(jìn)行系統(tǒng)梳理，對不能覆蓋長期保存的檔案予以完善。系統(tǒng)介紹每一個環(huán)節(jié)的操作方法，明確每一個崗位的職責(zé)，保證各項(xiàng)制度落實(shí)到位，員工嚴(yán)格按照操作規(guī)范管理檔案。為應(yīng)對系統(tǒng)崩潰、操作失誤等突發(fā)事件，還應(yīng)建立備份系統(tǒng)。紙制文件和電子文件長期共存是必要的，電子文件的保存也應(yīng)定期做備份，以防止信息被破壞后的恢復(fù)。

（二）完善專業(yè)技術(shù)體系

對會計電子檔案來說，檔案的存儲往往是專用系統(tǒng)，這類系統(tǒng)的安全性和可靠性都比較高，同時，這類系統(tǒng)的運(yùn)行對計算機(jī)或相關(guān)設(shè)備的要求也比較高，一般的設(shè)備是不能滿足系統(tǒng)的運(yùn)行要求的，因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要拿出專用經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行設(shè)備的采購和管理，并且，隨著檔案數(shù)量的增加，對硬件的要求也會越來越高，因此，企業(yè)必須定期對檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行更新，以使檔案管理工作能夠持續(xù)、安全、可靠地進(jìn)行。企業(yè)可根據(jù)自身發(fā)展情況，預(yù)先判斷未來企業(yè)可能產(chǎn)生的檔案數(shù)量，提前對設(shè)備進(jìn)行規(guī)劃，這樣就可以防止因設(shè)備原因不能讓檔案及時存儲而造成的檔案數(shù)量過多，給企業(yè)發(fā)展帶來一定的阻力。要想長期保持信心，更需要完善的電腦系統(tǒng)支持。與會計業(yè)務(wù)流程相匹配的系統(tǒng)功能，滿足長期保存的需要。并且計算機(jī)技術(shù)日新月異，系統(tǒng)不斷更新升級，在更新升級的過程中，要保證檔案能完整保存。電算化會計檔案與不斷更新的制度相適應(yīng)。保證會計電算化系統(tǒng)的兼容性和智能化。過去，電子檔案的存儲主要依靠電子表格來完成，但隨著近年來互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的不斷發(fā)展，云計算技術(shù)的不斷更新和出現(xiàn)，對電子檔案的長期保存提出了新的要求，傳到傳統(tǒng)的電子表格上，存儲方式已不能滿足企業(yè)的需求。這是因?yàn)榻陙砦覈?jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也意味著各行各業(yè)的企業(yè)都有了良好的發(fā)展，在發(fā)展的過程中，也產(chǎn)生了大量的信息和數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)，又具有內(nèi)容豐富、領(lǐng)域廣泛的特點(diǎn)，必須借助于專用的計算機(jī)操作系統(tǒng)，才能滿足檔案的存儲要求。引進(jìn)或開發(fā)適用于本企業(yè)會計業(yè)務(wù)的軟件，盡量采用會計、財務(wù)軟件系統(tǒng)一致，保證數(shù)據(jù)對接。配置專業(yè)技術(shù)系統(tǒng)維護(hù)人員，做好技術(shù)系統(tǒng)風(fēng)險預(yù)防和控制，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止黑客攻擊、病毒入侵和系統(tǒng)問題，確保檔案信息安全。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才

互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也越來越廣泛，而大數(shù)據(jù)對企業(yè)的信息管理和檔案保存有著重要的作用，因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理和信息存儲的過程中，必須嚴(yán)格地進(jìn)行高標(biāo)準(zhǔn)的人才選擇，必須選擇具有管理思維的專業(yè)會計人才，這樣才能保證與會計相關(guān)的檔案，能夠在企業(yè)中安全地進(jìn)行中長期保存。一個專業(yè)的電子會計檔案管理人員首先要具備信息化管理系統(tǒng)中基本會計知識和管理能力，同時還要有嚴(yán)格的原則，對于企業(yè)中的任何一個部門的領(lǐng)導(dǎo)，都能一視同仁，嚴(yán)格按照檔案查閱與管理制度進(jìn)行檔案的收集與歸檔，總之，一個專業(yè)的電子會計檔案管理人員在信息化管理下需要有很強(qiáng)的綜合素質(zhì)。以專業(yè)技能這一角度，電子檔案管理人員要具備綜合能力，才能全面了解企業(yè)在發(fā)展過程中所掌握的全部會計信息和檔案，才能在第一時間對這些檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類和保存，才能在第一時間對公司的絕密檔案和數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，同時，對于各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的崗位，才能要求各部門及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行上報，即能與發(fā)展過程中的各部門、各人員進(jìn)行良性溝通，從而第一時間促進(jìn)檔案歸一化，避免檔案丟失現(xiàn)象，增加信息維護(hù)難度，影響工作效率。除專業(yè)知識外，電子檔案管理人員還需具備較強(qiáng)的職業(yè)道德，嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度進(jìn)行檔案的收集和管理，對公司內(nèi)部的重要文件、信息，做到絕對保密不泄露，因?yàn)槌藢I(yè)技能外，檔案的質(zhì)量也是企業(yè)選拔任用人員過程中的重要參考指標(biāo)，否則，若用人不當(dāng)，將給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失，這種損失往往是無法彌補(bǔ)的，因此，企業(yè)在選拔任用人員時，要對其專業(yè)知識進(jìn)行考察，還要對其人品進(jìn)行背景調(diào)查，正式聘用的會計專業(yè)人員，以后還要定期向其進(jìn)行提醒和指導(dǎo)，使其在工作過程中，始終保持高尚的職業(yè)道德和良好的人品，只有這樣，才能保證會計電子檔案管理人員不出問題，以防給企業(yè)帶來負(fù)面影響。與此同時，由于這一類別的工作內(nèi)容多而復(fù)雜，企業(yè)往往對這一類別的人才配備不能過多，因此，企業(yè)在日常的發(fā)展過程中，需要對會計檔案管理人員給予更多的關(guān)心和幫助，使他們能在復(fù)雜繁重的工作中感受到溫暖，能有積極的心態(tài)來從事檔案管理工作，否則也會影響管理人員的工作情緒，進(jìn)而導(dǎo)致在面對繁雜的檔案和資料時，無法以一種平和的心態(tài)來進(jìn)行處理和整理，從而增加了檔案管理和歸納過程中的失誤率，也會對企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。企業(yè)的發(fā)展過程中，由于企業(yè)也是在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，所以要有一種長期的學(xué)習(xí)的精神和意識，這樣才能提高企業(yè)人員的技能水平，但由于會計電子檔案管理人員日常工作繁雜，任務(wù)繁重，可能缺少相關(guān)的時間進(jìn)行自我提升，因此需要企業(yè)在發(fā)展過程中，能有計劃、有針對性地對電子檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的技能培訓(xùn)，從而提高電子檔案管理員的技能水平和思維意識，使其能跟上企業(yè)的發(fā)展步伐，并能在企業(yè)的發(fā)展過程中，對企業(yè)的電子檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的歸納和整理，以保證檔案管理不出問題，避免給企業(yè)帶來不必要的麻煩。

（四）加強(qiáng)情報管理和發(fā)展

因?yàn)闄n案是存放在相關(guān)系統(tǒng)中的，所以，企業(yè)還必須對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全加固，即企業(yè)在發(fā)展過程中，必須對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一定的人力、財力投入，以確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全可靠，這樣才能防止競爭者或黑客的入侵，將企業(yè)內(nèi)部的信息進(jìn)行摘錄，從而對企業(yè)的發(fā)展造成不利的影響，特別是關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全方面，大多數(shù)企業(yè)實(shí)際上都是非專業(yè)的，常常是與第三方網(wǎng)絡(luò)安全公司合作，因此企業(yè)也需要在發(fā)展過程中，不斷地學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全方面的知識，以增強(qiáng)自我網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，進(jìn)而保證企業(yè)的電子檔案安全可靠地進(jìn)行長期保存。儲存檔案的目的是為了在需要時能利用檔案，從檔案中獲得有效的信息，為企業(yè)的發(fā)展提供幫助，因此，對于電子檔案來說，使用過程中最需要保證的是信息的安全，因此，需要建立嚴(yán)格的檔案查看權(quán)限管理制度，特別是在檔案中不同角色看待問題的角度不同，分析問題的角度也不同，這將直接影響到企業(yè)的發(fā)展和走向，因此，在企業(yè)的檔案查看過程中，需要對不同的人設(shè)置不同的權(quán)限，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，才能查看相關(guān)資料，堅決不允許濫用職權(quán)，越級查看不屬于自己管轄范圍內(nèi)的相關(guān)資料。制訂嚴(yán)格的檔案利用和借用規(guī)范，對檔案信息的使用實(shí)行系統(tǒng)化管理，科學(xué)、規(guī)范地使用電子檔案。該系統(tǒng)還應(yīng)具有記錄功能，做到操作留痕，使用留痕，問題可追溯到個人。保證會計、檔案保管工作的嚴(yán)肅性。長期保存電子會計檔案，不僅是為了控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，本身還具有極大的經(jīng)濟(jì)分析價值。既要嚴(yán)格控制，又要合理利用。怎樣對電子會計檔案進(jìn)行有效利用，需要相關(guān)技術(shù)支持，支持共享和開發(fā)，合理分析并保密。當(dāng)今大數(shù)據(jù)、云計算的發(fā)展，為電子會計檔案價值的開發(fā)提供了技術(shù)手段。由長期保存的電子會計檔案形成了一個龐大的數(shù)據(jù)庫，是一個潛在的數(shù)據(jù)寶藏。利用大數(shù)據(jù)手段，培養(yǎng)專業(yè)人才，利用數(shù)據(jù)分析，挖掘電子會計檔案的經(jīng)濟(jì)價值。采用數(shù)據(jù)分析的方法，總結(jié)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，洞察市場商機(jī)，優(yōu)化企業(yè)的決策，從而促進(jìn)企業(yè)管理的精細(xì)化和科學(xué)化。對政府管理具有一定的參考價值。通過對檔案信息的分析過程，還可以及時發(fā)現(xiàn)檔案保存的優(yōu)缺點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際應(yīng)用需要倒逼會計工作檔案信息管理的發(fā)展。

三、結(jié)論

電子會計檔案長期保存是會計檔案管理的必然趨勢，但由于時代的不斷發(fā)展和科技水平的不斷提高，對會計檔案的管理和存儲提出了更高的要求，并將得到企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也將更多，對設(shè)備的要求也將更高，因而也將受到復(fù)雜的會計工作和系統(tǒng)支持的限制，在發(fā)展過程中必然會出現(xiàn)許多問題，因此需要企業(yè)不斷地進(jìn)行反思，以便能在發(fā)展過程中及時地發(fā)現(xiàn)問題，并及時地進(jìn)行整改，為企業(yè)的發(fā)展帶來積極的影響。這既有技術(shù)方面的問題，也有非技術(shù)方面的問題，一般而言，包括企業(yè)的思想認(rèn)識、管理缺陷、人才缺乏等，但可以通過一系列措施加以改進(jìn)。企業(yè)迫切需要在大數(shù)據(jù)、云計算和區(qū)塊鏈技術(shù)的支持下，改變傳統(tǒng)管理方式，以信息化、科學(xué)化、規(guī)范化的方式，對電子會計檔案進(jìn)行長期管理，實(shí)現(xiàn)電子會計檔案的完善管理系統(tǒng)、專業(yè)人才體系、電子檔案資源開發(fā)與利用。

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作者:武新英 單位:遼寧省朝陽縣基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司