會(huì)計(jì)檔案管理研究分析

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摘要：隨著會(huì)計(jì)核算手段的現(xiàn)代化，作為會(huì)計(jì)工作成果的會(huì)計(jì)檔案，需要適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的要求。如何提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理水平，提高會(huì)計(jì)工作效率，為會(huì)計(jì)主體經(jīng)濟(jì)管理提供完整、準(zhǔn)確的信息，是企業(yè)會(huì)計(jì)工作面臨的新問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；電算化；對(duì)策

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不僅是人才的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也是管理水平的競(jìng)爭(zhēng)。作為經(jīng)濟(jì)管理組成部分的會(huì)計(jì)工作，在經(jīng)濟(jì)管理中的地位越發(fā)重要。會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)信息的原始依據(jù)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，是搞好會(huì)計(jì)工作，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平的重要基礎(chǔ)。

一、會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作，以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。第一，會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會(huì)計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。第二，會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過(guò)電子商務(wù)，能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡(jiǎn)單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識(shí)上的不足，會(huì)計(jì)工作只重視核算階段，停留在對(duì)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上，會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會(huì)計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存堪憂，生命周期短，無(wú)法關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（二）會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會(huì)計(jì)檔案通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會(huì)計(jì)電算化相協(xié)調(diào)，成為會(huì)計(jì)全面的發(fā)展阻礙。

（三）會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將日常大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝(備份)存儲(chǔ)，進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案的備份、保管過(guò)程中，由于對(duì)檔案信息的再利用認(rèn)識(shí)不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會(huì)計(jì)信息資料的安全隱患。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識(shí)，不能滿足信息化的需要，直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來(lái)的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不足，利用不夠，會(huì)計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒(méi)有專門人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。

三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的保管工作，是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限，到期銷毀。在會(huì)計(jì)電算化條件下，更需要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識(shí)，沒(méi)有安全、完整、可靠的會(huì)計(jì)檔案資料，會(huì)計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無(wú)從談起，成為無(wú)水之源。相關(guān)部門加強(qiáng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作，對(duì)于是否有完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，要成為會(huì)計(jì)工作考核內(nèi)容之一。

（二）加快會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作

會(huì)計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為會(huì)計(jì)信息的傳輸提供有利條件。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析、預(yù)測(cè)、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加大投入，配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會(huì)計(jì)工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。

（三）完善會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作

根據(jù)財(cái)政部的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問(wèn)區(qū)之間的聯(lián)系進(jìn)行隔斷，限制外界對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法訪問(wèn)。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。

（四）培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)有技術(shù)的會(huì)計(jì)檔案管理人員

現(xiàn)代化信息技術(shù)，需要培養(yǎng)大量技術(shù)人才。會(huì)計(jì)部門要配備具有較高信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的專業(yè)人員，改變會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)技能單一狀況，滿足會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的需要。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，完善繼續(xù)教育工作。財(cái)會(huì)人員及時(shí)掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，提高運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段水平，為會(huì)計(jì)檔案管理再上新臺(tái)階。

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作者:程勇 單位:沈陽(yáng)大學(xué)工商管理學(xué)院