工商檔案管理全文(5篇)

摘要：民生檔案與人民群眾有著千絲萬縷的關(guān)系，涉及就學(xué)、就醫(yī)、入職、入伍、土地確權(quán)、房產(chǎn)查詢、社保等方面檔案內(nèi)容。本文針對(duì)民生檔案的管理、治理還存在管理不規(guī)范、信息難以共享等問題，闡述創(chuàng)新民生檔案管理與治理的必要性，探討從民生檔案管理到民生檔案治理的新途徑，讓沉默多年的民生檔案“活起來”。

關(guān)鍵詞：民生檔案；檔案管理；檔案治理；新探索

黨的四中全會(huì)強(qiáng)調(diào)要著力推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，積極探索民生檔案管理和治理也是國(guó)家治理能力現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)?！皺n為民所用。民生所想，就是檔案工作之所向，民生所需，就是就是檔案工作之所趨。”[1]2007年國(guó)家檔案局印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，指明了推動(dòng)民生檔案工作向深度和廣度發(fā)展的重要方向，努力使民生檔案資源覆蓋全民和實(shí)現(xiàn)為全民所用的目標(biāo)。民生檔案反映大眾在社會(huì)活動(dòng)中的基本生存和生活狀態(tài)，是反映群眾訴求、解決民生問題的不可或缺的原始憑證和主要依據(jù)。民生檔案與老百姓的切身利益息息相關(guān)，主要包括社保、衛(wèi)生、醫(yī)保、民政、房產(chǎn)、工商、公證、城市拆遷、公民出生、學(xué)籍、婚姻、知青、林權(quán)、農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、教育、企業(yè)改制等方面。這些檔案往往幾十年在檔案館里沉默著，新時(shí)期新形勢(shì)要求我們要積極探索運(yùn)用新技術(shù)尤其是區(qū)塊鏈技術(shù)讓民生檔案“活起來”的方法和途徑，讓其真正為民所用。

1民生檔案管理與治理過程中存在的問題

（1）民生檔案容易與民間檔案混為一談。檔案來源的多元化、多樣化導(dǎo)致檔案概念的“泛化”現(xiàn)象，使民生檔案常常容易與民間檔案相混淆，以為民生檔案有“民生”兩字，與百姓生活密切相關(guān)，就是民間檔案，所以有必要把民生檔案和民間檔案區(qū)分開來。“民生檔案無論從服務(wù)對(duì)象還是檔案內(nèi)容來看，都是官方行為和官方檔案，而民間檔案只能產(chǎn)生并保存于民間的檔案。”[2]顯然民生檔案和民間檔案是兩回事，民生檔案是官方檔案，民間檔案是私人所有。（2）民生檔案管理不規(guī)范。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)民生檔案管理不夠重視，檔案管理崗位職責(zé)不清晰，管理人員流動(dòng)性大，監(jiān)督指導(dǎo)下屬單位和職能缺失。檔案管理人員不熟悉業(yè)務(wù)，整理民生檔案缺乏規(guī)范性、整體性、系統(tǒng)性，影響了檔案工作的質(zhì)量和水平。（3）民生檔案共享程度不高。民生檔案種類多，涉及面廣，管理單位多，保管水平低，有些散亂等現(xiàn)象，個(gè)別部門各自為政，管理隨意，民生檔案資源整合度不高，難以共享，許多館藏檔案沉默幾十年，群眾查閱利用不方便。

2創(chuàng)新民生檔案管理到民生檔案治理途徑的必要性

（1）創(chuàng)新能促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。歷史就像一輛時(shí)空之車，創(chuàng)新是它繼續(xù)前行的車輪，因?yàn)閯?chuàng)新，社會(huì)才不斷進(jìn)步發(fā)展。檔案工作也需要不斷更新保管利用民生檔案的技術(shù)手段，及時(shí)運(yùn)用信息化、現(xiàn)代化、智能化的高科技手段為群眾查閱有利用價(jià)值的檔案服務(wù)。（2）創(chuàng)新能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。改革開放40多年來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，檔案部門服務(wù)民生的成效也越來越顯著，互聯(lián)網(wǎng)+、數(shù)字經(jīng)濟(jì)、電子文件等新生概念的出現(xiàn)，為民生檔案的管理利用提供了平臺(tái)，檔案業(yè)務(wù)水平不斷提高，檔案信息資源的逐步完善。檔案部門服務(wù)民生，維護(hù)了政府的威信和群眾的利益，機(jī)關(guān)單位、團(tuán)體和群眾管理、利用檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)。但是檔案業(yè)務(wù)流程存在著收集、整理與管理、利用的矛盾、信息公開與不能公開的矛盾、服務(wù)項(xiàng)目的單一性、服務(wù)手段的滯后性等問題，需要檔案部門通過創(chuàng)新科技手段促進(jìn)檔案治理能力的提高。（3）創(chuàng)新能提升檔案人員的素質(zhì)和水平。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，關(guān)鍵在人的發(fā)展。這就需要著力提高檔案人員的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用程度，組織檔案人員參加各級(jí)政府舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握收集、整理、歸檔、管理、利用檔案的技能，運(yùn)用信息化手段介入民生檔案的分類和資源整合，提升民生檔案的開放程度，不斷提高檔案工作服務(wù)社會(huì)服務(wù)群眾的功能。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案管理本身的專業(yè)性和特殊性要求管理人員必須能夠熟練掌握各類檔案知識(shí)與技能，雖然現(xiàn)今人才吸納步伐加快，但是在更新?lián)Q代方面仍舊壓力巨大，受人員不足、素質(zhì)參差不齊等原因影響，在管理工作方面心力不足，造成諸多問題。人事檔案工作目前管理由老中青三代共同努力，雖然一定程度上改革了管理現(xiàn)狀，但是很多部分人才斷層、專業(yè)高素質(zhì)人才缺乏的現(xiàn)狀并非一天可改，由此決定了人事檔案管理完善的長(zhǎng)久性與必然性。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）增強(qiáng)管理意識(shí)

人事檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)管理理念，將人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化作為管理目標(biāo)，達(dá)到資源共享的目的。同時(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將其管理納入到單位發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)內(nèi)容中，作為戰(zhàn)略性工作來進(jìn)行，并制定切實(shí)可行的檔案管理方案，加以規(guī)劃與建設(shè)。成立相應(yīng)的組織，明確各個(gè)組織人員的職責(zé)，精心設(shè)計(jì)組織任務(wù)，將人事檔案管理工作落到實(shí)處。若有突發(fā)事件時(shí)，充分利用現(xiàn)有的攝像監(jiān)控技術(shù)，及時(shí)知會(huì)，根據(jù)單位的用人守法誠(chéng)信記錄實(shí)施分類監(jiān)管。

（二）實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)

首先，高清掃描。購(gòu)買先進(jìn)專業(yè)掃描儀、高倍數(shù)碼相機(jī)，實(shí)現(xiàn)兩者聯(lián)合應(yīng)用，重要是處理單位內(nèi)部掃描儀不能夠處理的文件，可采用高倍數(shù)碼相機(jī)起到補(bǔ)充作用。根據(jù)檔案管理實(shí)際情況，選擇對(duì)色彩要求較高的掃描儀，可減少資源的浪費(fèi)。同時(shí)按照文件的正確順序，結(jié)合色彩的不同給予區(qū)別處理。一般情況下，應(yīng)按照黑白二值文件、灰度文件、全色文件來進(jìn)行處理。其次，圖像處理與儲(chǔ)存。當(dāng)完成人事檔案的掃描工作后，進(jìn)行圖像處理，將其儲(chǔ)存在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。應(yīng)做好人事檔案圖像的篩選工作，將有問題的檔案挑選出來，并利用圖像處理的技術(shù)對(duì)有問題的圖像加以修改，做好標(biāo)記，后重新掃描，提高檔案信息的利用率。對(duì)于人事檔案的裁邊一般采用色彩模式，將多余的白邊去除掉，縮小圖像文件內(nèi)的容量，進(jìn)而減少電子檔案的存儲(chǔ)空間。再次，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)人事檔案轉(zhuǎn)換為圖像后，應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而提供網(wǎng)絡(luò)查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享。在此過程中由專業(yè)人員來建立，并予以完善。最后，還應(yīng)做好人事檔案管理的信息安全工作及信息備份工作，在文件格式的選擇上建議使用PDF格式，避免數(shù)據(jù)內(nèi)容的隨意刪改；做好計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)工作，防治病毒侵犯。

一、實(shí)施綜合性宣傳策略

1.策劃專題欄目，集中宣傳展示

2013年，在蘇州市委市政府、各級(jí)檔案部門及絲綢行業(yè)協(xié)會(huì)的支持下，國(guó)內(nèi)首家及唯一一家專業(yè)的絲綢檔案館——中國(guó)絲綢檔案館在蘇州啟動(dòng)建設(shè)，蘇州絲綢檔案文化開始逐漸走入人們視野。從中國(guó)絲綢檔案館規(guī)劃建設(shè)階段開始，《檔案與建設(shè)》就進(jìn)行了及時(shí)跟蹤報(bào)道，在《要聞》《領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷》等欄目刊發(fā)了多篇稿件進(jìn)行宣傳。如《省委常委、蘇州市委書記蔣宏坤批示要求推進(jìn)中國(guó)絲綢檔案館建設(shè)》《中國(guó)絲綢檔案館定位與功能研究》等。同時(shí)與蘇州市檔案館合作，策劃并于2015年開設(shè)了《檔案中的絲綢文化》地方專欄。專欄為期一年，每期刊發(fā)2—3篇蘇州絲綢文化相關(guān)文章，從歷史發(fā)展、典型人物、機(jī)構(gòu)沿革、織造技藝等角度集中展示蘇州絲綢檔案，介紹蘇州絲綢文化，全年共刊發(fā)文章28篇，產(chǎn)生了積極而廣泛的影響。2016年，在地方文化專欄取得良好效果的基礎(chǔ)上，《檔案與建設(shè)》又在雜志封底開辟《蘇州絲綢樣本檔案》欄目，刊登了12期蘇州絲綢樣本檔案圖片與相應(yīng)文字說明，使中國(guó)豐富的絲綢檔案資源和燦爛的絲綢文化更加直觀地呈現(xiàn)在世人面前。

2.實(shí)地調(diào)研組稿，多角度宣傳推介

為全面系統(tǒng)地反映蘇州絲綢檔案文化，《檔案與建設(shè)》編輯部數(shù)次赴蘇州實(shí)地調(diào)研組稿，與蘇州市檔案館、蘇州市工商檔案管理中心、蘇州博物館等單位相關(guān)研究專家交流溝通，了解“近現(xiàn)代蘇州絲綢檔案”的由來與基本情況，挖掘蘇州絲綢樣本中的檔案元素，對(duì)專欄文章的創(chuàng)作主題、寫作角度與寫作方式等提出建議，進(jìn)一步突出蘇州絲綢檔案完整性、真實(shí)性、唯一性和重要性等特點(diǎn)。配合蘇州絲綢檔案申遺，編輯部在刊發(fā)文章時(shí)重點(diǎn)選擇反映蘇州絲綢歷史悠久、技術(shù)精湛和杰出作品的稿件。在編輯過程中強(qiáng)調(diào)發(fā)文數(shù)量與文章質(zhì)量并重，對(duì)來稿仔細(xì)核對(duì)、反復(fù)潤(rùn)色，與作者不斷溝通，提出詳細(xì)的修改意見，多角度展開宣傳，吸引社會(huì)大眾的興趣，為蘇州絲綢檔案申遺營(yíng)造濃郁的氛圍。

3.做好全面總結(jié)，傳播典型經(jīng)驗(yàn)

經(jīng)過前期的信息宣傳，開設(shè)專欄，大眾對(duì)“近現(xiàn)代蘇州絲綢檔案”已經(jīng)具備一定的認(rèn)識(shí)和了解。為進(jìn)一步擴(kuò)大影響，同時(shí)為其他地區(qū)提供可借鑒的檔案資源開發(fā)利用新模式，編輯部與蘇州市檔案館進(jìn)一步加強(qiáng)合作，對(duì)蘇州市檔案館在絲綢檔案征集接收、保管保存、開發(fā)利用過程中面臨的問題、解決方式等進(jìn)行全面總結(jié)，刊發(fā)了一系列經(jīng)驗(yàn)介紹性的文章。如介紹蘇州絲綢檔案征集經(jīng)驗(yàn)的《檔案資源征集實(shí)踐與探索——以蘇州中國(guó)絲綢檔案館檔案征集工作為例》、講述蘇州絲綢檔案申遺過程的《世界記憶工程背景下的蘇州絲綢檔案》、介紹特色檔案利用創(chuàng)新模式的《激活檔案資源賦能產(chǎn)業(yè)發(fā)展——開創(chuàng)絲綢特色檔案收、管、用新模式》等。

摘要：隨著會(huì)計(jì)核算手段的現(xiàn)代化，作為會(huì)計(jì)工作成果的會(huì)計(jì)檔案，需要適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的要求。如何提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理水平，提高會(huì)計(jì)工作效率，為會(huì)計(jì)主體經(jīng)濟(jì)管理提供完整、準(zhǔn)確的信息，是企業(yè)會(huì)計(jì)工作面臨的新問題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；電算化；對(duì)策

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不僅是人才的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也是管理水平的競(jìng)爭(zhēng)。作為經(jīng)濟(jì)管理組成部分的會(huì)計(jì)工作，在經(jīng)濟(jì)管理中的地位越發(fā)重要。會(huì)計(jì)檔案，是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)信息的原始依據(jù)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，是搞好會(huì)計(jì)工作，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平的重要基礎(chǔ)。

一、會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作，以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。第一，會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會(huì)計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。第二，會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡(jiǎn)單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

摘要：企業(yè)上市能廣泛吸收社會(huì)資金，降低融資成本，迅速擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模，提升企業(yè)知名度，便于吸引高端人才，從而增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，許多企業(yè)發(fā)展到一定階段后，把上市作為重要的發(fā)展目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)上市；檔案管理

企業(yè)要想上市，必須先按照上市公司的要求來規(guī)范自身的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，其中就包括檔案管理的規(guī)范性。更重要的是，企業(yè)在上市過程中，需要通過真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息批露，如招股說明書及補(bǔ)充年報(bào)、半年報(bào)，來證實(shí)公司在以往的經(jīng)營(yíng)中符合證監(jiān)會(huì)對(duì)擬上市公司的要求。信息批露依據(jù)的是詳實(shí)、完整的公司檔案，包括文書檔案、工程檔案、研發(fā)檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案到榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)檔案等，幾乎覆蓋了企業(yè)發(fā)展過程中所有重要的檔案。另外，上市過程中，證監(jiān)會(huì)還會(huì)責(zé)成其派出機(jī)構(gòu)對(duì)擬上市公司核查，上市核查以查閱檔案原件為主。由此可見，企業(yè)上市過程是對(duì)檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整性的綜合考驗(yàn)。

1企業(yè)上市過程中檔案利用的特點(diǎn)

1.1檔案利用集中、借閱量大

上市籌備機(jī)構(gòu)一般都是臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，各項(xiàng)工作會(huì)由各部門配合完成。上市籌備階段工作時(shí)間表是根據(jù)既定的上市計(jì)劃制定的，每項(xiàng)工作必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。作為公司文件集中管理的部門，檔案室承擔(dān)的任務(wù)較為繁重。上市籌備部門將資料準(zhǔn)備的任務(wù)按照業(yè)務(wù)歸口分發(fā)給各部門，各部門要在特定的時(shí)間內(nèi)完成資料準(zhǔn)備工作，于是就出現(xiàn)了多個(gè)部門同時(shí)向檔案室調(diào)閱大量文件的情況。按照證監(jiān)會(huì)相關(guān)要求，擬上市企業(yè)需要最近三年主營(yíng)業(yè)務(wù)沒有發(fā)生變更，最近三個(gè)會(huì)計(jì)年度凈利潤(rùn)也要達(dá)到一定的要求，才有資格上市。為了驗(yàn)證企業(yè)能否達(dá)到上述要求，券商和會(huì)計(jì)師事務(wù)所需對(duì)企業(yè)上市基準(zhǔn)日前三年的主營(yíng)業(yè)務(wù)和收入支出情況進(jìn)行核驗(yàn)，主要的收入類合同和支出類合同是核驗(yàn)重點(diǎn)。如果是工程類公司，會(huì)涉及工程總承包合同、工程分包合同、設(shè)備材料采購(gòu)租賃合同、廠房、土地、辦公用房租賃合同，研發(fā)課題合同、咨詢服務(wù)類合同等。產(chǎn)值確認(rèn)文件，如工程量確認(rèn)單、結(jié)算單、支付憑證等，也在查驗(yàn)范圍之內(nèi)。另外，人工成本是支出的重要部分，會(huì)涉及到工資、社保、公積金、獎(jiǎng)金、商保、勞務(wù)等相關(guān)文件。再如，證監(jiān)會(huì)要求“發(fā)行人的內(nèi)部控制制度健全且被有效執(zhí)行”。需查驗(yàn)企業(yè)內(nèi)部控制制度、投標(biāo)審批、合同審批、結(jié)算審批、財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷審批、檔案證照借閱審批、用印審批、人員招聘審批、崗位薪酬變動(dòng)審批等。三會(huì)文件、總經(jīng)理辦公會(huì)文件、黨委會(huì)文件、高管及部門職責(zé)分工、人事任免等文件也都是衡量一個(gè)企業(yè)內(nèi)控是否健全有效的重要組成部分。上市過程中，檔案利用集中，借閱量大是突出特點(diǎn)。

1.2檔案重復(fù)利用率高