民生檔案管理到民生檔案治理研究

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摘要：民生檔案與人民群眾有著千絲萬縷的關(guān)系，涉及就學(xué)、就醫(yī)、入職、入伍、土地確權(quán)、房產(chǎn)查詢、社保等方面檔案內(nèi)容。本文針對(duì)民生檔案的管理、治理還存在管理不規(guī)范、信息難以共享等問題，闡述創(chuàng)新民生檔案管理與治理的必要性，探討從民生檔案管理到民生檔案治理的新途徑，讓沉默多年的民生檔案“活起來”。

關(guān)鍵詞：民生檔案；檔案管理；檔案治理；新探索

黨的四中全會(huì)強(qiáng)調(diào)要著力推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，積極探索民生檔案管理和治理也是國家治理能力現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)?！皺n為民所用。民生所想，就是檔案工作之所向，民生所需，就是就是檔案工作之所趨。”[1]2007年國家檔案局印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，指明了推動(dòng)民生檔案工作向深度和廣度發(fā)展的重要方向，努力使民生檔案資源覆蓋全民和實(shí)現(xiàn)為全民所用的目標(biāo)。民生檔案反映大眾在社會(huì)活動(dòng)中的基本生存和生活狀態(tài)，是反映群眾訴求、解決民生問題的不可或缺的原始憑證和主要依據(jù)。民生檔案與老百姓的切身利益息息相關(guān)，主要包括社保、衛(wèi)生、醫(yī)保、民政、房產(chǎn)、工商、公證、城市拆遷、公民出生、學(xué)籍、婚姻、知青、林權(quán)、農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、教育、企業(yè)改制等方面。這些檔案往往幾十年在檔案館里沉默著，新時(shí)期新形勢要求我們要積極探索運(yùn)用新技術(shù)尤其是區(qū)塊鏈技術(shù)讓民生檔案“活起來”的方法和途徑，讓其真正為民所用。

1民生檔案管理與治理過程中存在的問題

（1）民生檔案容易與民間檔案混為一談。檔案來源的多元化、多樣化導(dǎo)致檔案概念的“泛化”現(xiàn)象，使民生檔案常常容易與民間檔案相混淆，以為民生檔案有“民生”兩字，與百姓生活密切相關(guān)，就是民間檔案，所以有必要把民生檔案和民間檔案區(qū)分開來。“民生檔案無論從服務(wù)對(duì)象還是檔案內(nèi)容來看，都是官方行為和官方檔案，而民間檔案只能產(chǎn)生并保存于民間的檔案?！盵2]顯然民生檔案和民間檔案是兩回事，民生檔案是官方檔案，民間檔案是私人所有。（2）民生檔案管理不規(guī)范。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)民生檔案管理不夠重視，檔案管理崗位職責(zé)不清晰，管理人員流動(dòng)性大，監(jiān)督指導(dǎo)下屬單位和職能缺失。檔案管理人員不熟悉業(yè)務(wù)，整理民生檔案缺乏規(guī)范性、整體性、系統(tǒng)性，影響了檔案工作的質(zhì)量和水平。（3）民生檔案共享程度不高。民生檔案種類多，涉及面廣，管理單位多，保管水平低，有些散亂等現(xiàn)象，個(gè)別部門各自為政，管理隨意，民生檔案資源整合度不高，難以共享，許多館藏檔案沉默幾十年，群眾查閱利用不方便。

2創(chuàng)新民生檔案管理到民生檔案治理途徑的必要性

（1）創(chuàng)新能促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。歷史就像一輛時(shí)空之車，創(chuàng)新是它繼續(xù)前行的車輪，因?yàn)閯?chuàng)新，社會(huì)才不斷進(jìn)步發(fā)展。檔案工作也需要不斷更新保管利用民生檔案的技術(shù)手段，及時(shí)運(yùn)用信息化、現(xiàn)代化、智能化的高科技手段為群眾查閱有利用價(jià)值的檔案服務(wù)。（2）創(chuàng)新能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。改革開放40多年來，我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，檔案部門服務(wù)民生的成效也越來越顯著，互聯(lián)網(wǎng)+、數(shù)字經(jīng)濟(jì)、電子文件等新生概念的出現(xiàn)，為民生檔案的管理利用提供了平臺(tái)，檔案業(yè)務(wù)水平不斷提高，檔案信息資源的逐步完善。檔案部門服務(wù)民生，維護(hù)了政府的威信和群眾的利益，機(jī)關(guān)單位、團(tuán)體和群眾管理、利用檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)。但是檔案業(yè)務(wù)流程存在著收集、整理與管理、利用的矛盾、信息公開與不能公開的矛盾、服務(wù)項(xiàng)目的單一性、服務(wù)手段的滯后性等問題，需要檔案部門通過創(chuàng)新科技手段促進(jìn)檔案治理能力的提高。（3）創(chuàng)新能提升檔案人員的素質(zhì)和水平。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，關(guān)鍵在人的發(fā)展。這就需要著力提高檔案人員的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用程度，組織檔案人員參加各級(jí)政府舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握收集、整理、歸檔、管理、利用檔案的技能，運(yùn)用信息化手段介入民生檔案的分類和資源整合，提升民生檔案的開放程度，不斷提高檔案工作服務(wù)社會(huì)服務(wù)群眾的功能。

3從民生檔案管理到民生檔案治理的對(duì)策建議

科學(xué)管理和治理民生檔案是構(gòu)建和諧社會(huì)、維護(hù)穩(wěn)定大局的重要舉措，民生檔案涉及內(nèi)容眾多，我們要分清主次，抓住重點(diǎn)，因地制宜，以“用”為主，切實(shí)實(shí)現(xiàn)從民生檔案管理到民生檔案治理的有效途徑，讓沉默的民生檔案“活起來”。（1）抓好建檔工作，強(qiáng)化源頭管理。民生檔案產(chǎn)生于教育、民政、醫(yī)院、自然資源、規(guī)劃、工商、公安等涉民單位，這些單位對(duì)公民檔案信息的記錄是最原始的。要從產(chǎn)生涉民檔案單位的建檔工作抓起，由專人負(fù)責(zé)做好材料收集、整理、歸檔、期限保管等工作，及時(shí)更新民生檔案的相關(guān)信息，逐步夯實(shí)民生檔案的信息基礎(chǔ)。（2）因類施策，實(shí)施民生檔案分類管理。有條件的地方可以對(duì)每年的退役軍人、應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生、危房改建批復(fù)、工商登記、二胎審批等民生檔案提前接收進(jìn)入檔案館集中管理。對(duì)交通、土地、水利、教育、民政、社保、城建等系統(tǒng)下屬單位民生檔案開展規(guī)范化建設(shè)指導(dǎo)。對(duì)動(dòng)遷安置協(xié)議書等檔案資料暫時(shí)不適宜進(jìn)館的檔案實(shí)行“數(shù)字資源集中共享、檔案實(shí)體分散存放”的管理模式，確保安全科學(xué)管理民生檔案。（3）整合資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查檔。根據(jù)民生檔案的開放程度，對(duì)可以面向群眾不涉及密級(jí)、利用率高的檔案，優(yōu)先開展全文數(shù)字化掃描工作，整合各方資源，建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，館藏民生檔案也納入到檔案館智能化查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子登記、身份證識(shí)別、原文打印、指紋確認(rèn)等全程電子化查檔，加快民生檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程，以便群眾在家上網(wǎng)查檔，有效提高民生檔案的利用率和治理民生檔案的能力。（4）共享信息，應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共建。通過區(qū)塊鏈中的共識(shí)機(jī)制和智能合約，打造透明可信任高效、低成本的應(yīng)用場景，加快推進(jìn)政務(wù)大數(shù)據(jù)利用區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用，營造跨級(jí)別、跨部門、跨地域的民生檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)安全可信任的環(huán)境，打造一條牢不可破的網(wǎng)絡(luò)“信任鏈”，破除各區(qū)域各部門的信息孤島。針對(duì)部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)“查檔1分鐘，路上2兩小時(shí)”的情況，檔案部門可運(yùn)用區(qū)塊鏈的共識(shí)機(jī)制建立網(wǎng)絡(luò)資源共享，將身份證、結(jié)婚證、社?？ǖ葯n案查詢窗口延伸至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)便民服務(wù)中心，群眾憑身份證就能就近查詢到自己所需的相關(guān)檔案資料。鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)要著手開通民生檔案基層查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)民生檔案查詢系統(tǒng)的全覆蓋。同時(shí)要與民政部門合作共建，利用電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)開展婚姻檔案資源的實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，解決婚姻檔案進(jìn)館與實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新的矛盾。開辟閱讀室，讓檔案用戶查閱所需的檔案原件。如有特殊需要，可暫時(shí)將檔案原件借出使用，也可以通過提供婚姻登記檔案復(fù)制品、檔案信息加工品，編寫婚姻登記基礎(chǔ)數(shù)字匯集，制發(fā)婚姻登記檔案證明等滿足檔案用戶的利用需要，避免重婚現(xiàn)象的出現(xiàn)?！盎橐龅怯洐n案提供利用時(shí)，婚姻登記檔案管理部門應(yīng)注意收集婚姻登記檔案利用效果，并進(jìn)行效果登記，以便及時(shí)總結(jié)婚姻登記檔案提供利用的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)?！盵3]這些檔案治理的方法和措施可逐步推廣到退役軍人、危房翻建審批、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記、工商注冊、二胎審批等民生檔案的管理和利用。（5）確保信息安全，創(chuàng)新民生資源信息管理。在加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)治理的大背景下，區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用將有力推動(dòng)社會(huì)治理數(shù)字化、智能化、精細(xì)化、法制化水平。各地政府部門要結(jié)合地方實(shí)際，運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)在身份管理、招標(biāo)公示、民事公證、仲裁判決、檢測存證、產(chǎn)權(quán)登記、工商注冊、版權(quán)保護(hù)等政務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，及時(shí)向社會(huì)提供民生檔案信息，助力民生檔案信息資源的有效利用。各地檔案部門要加強(qiáng)對(duì)勞動(dòng)、社會(huì)保障、民政、醫(yī)療保險(xiǎn)、衛(wèi)生、林業(yè)、國土等部門民生檔案工作的監(jiān)管和指導(dǎo)。如用區(qū)塊鏈技術(shù)為大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)情況提供動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理和為用人單位提供潛在的人力資源參考。利用區(qū)塊鏈技術(shù)開展智能身份證認(rèn)證平臺(tái)，為城鄉(xiāng)居民提供便捷的全方位的政務(wù)線上服務(wù)。應(yīng)用區(qū)塊鏈電子存證，解決電子數(shù)據(jù)取證難、存證難等問題，助力破解執(zhí)行難。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)民生檔案工作流程、文件信息管理，將文件信息處理的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到檔案治理的工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的文件信息實(shí)行統(tǒng)一管理，保證信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢并安全可靠，確保各類民生檔案的完整和安全。還要充分挖掘館藏民生檔案資源的有用價(jià)值，改變“輕個(gè)人利用、重團(tuán)體利用”的觀念，不斷拓展民生檔案的深度和廣度，讓沉默的民生檔案“活起來”，更好地適應(yīng)群眾的需求。

4結(jié)束語

我國檔案管理工作始終堅(jiān)持以人民為中心的工作原則，運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)創(chuàng)新民生檔案的建設(shè)、管理與治理，群眾無疑是最大的受益者。我們要切實(shí)建立滿足我國當(dāng)下發(fā)展實(shí)情，且方便群眾利用的民生檔案管理制度，建設(shè)民生檔案信息資源共享制度，助力維護(hù)民生檔案管理治理工作的有序開展，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案為民所用的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]陳祖芬.揭開檔案的面紗[M].福建：海峽文藝出版社，2017.

[2]徐欣云.檔案“泛化現(xiàn)象研究”[M].上海，上海世界圖書出版公司，2014.

[3]王英瑋.專門檔案管理[M].北京，中國人民大學(xué)出版社，2004.

作者：王月嬌 單位：福建省泉州市政協(xié)《泉州政協(xié)報(bào)》編輯部