企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的問題探討

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摘要:企業(yè)會(huì)計(jì)檔案通常是由于企業(yè)日常的財(cái)務(wù)管理以及會(huì)計(jì)工作內(nèi)容而產(chǎn)生，包括會(huì)計(jì)賬簿、相關(guān)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告以及工資記錄等相關(guān)的企業(yè)資料。會(huì)計(jì)檔案管理工作是企業(yè)運(yùn)行中的重要部分之一，但部分企業(yè)的會(huì)計(jì)管理工作還尚存些許不足，因此，本文將對(duì)其問題進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)解決對(duì)策加以簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞:企業(yè);會(huì)計(jì)檔案管理;問題;對(duì)策

引言

隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在積極適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展腳步。在企業(yè)運(yùn)行中，會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠?qū)⑾嚓P(guān)資料加以整合并歸納，能夠及時(shí)為企業(yè)提供所需資料，因此會(huì)計(jì)檔案管理工作尤為重要。為了使檔案管理的相關(guān)工作能夠更加完善，本文將對(duì)其所存問題與對(duì)策進(jìn)行總結(jié)。

一、在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中所存在的問題

(一)會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量低

由于多數(shù)工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，并且加上不熟知檔案整理的重要性，不能做到規(guī)范的整理檔案，導(dǎo)致在檔案案卷中所需填寫的信息不準(zhǔn)確、在檔案的裝訂過程中不細(xì)心，就會(huì)出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量較低的現(xiàn)象。

(二)會(huì)計(jì)檔案沒有完全收集

雖然各個(gè)企業(yè)已經(jīng)將會(huì)計(jì)電算化的設(shè)備融入到會(huì)計(jì)檔案管理工作中，但其并沒有得到相關(guān)人員的充分使用。很多企業(yè)的檔案還是保留紙質(zhì)模式，也因?yàn)檫@種現(xiàn)象能夠證明檔案管理工作多數(shù)依靠人工模式，因此導(dǎo)致檔案收集資料不夠完整，會(huì)產(chǎn)生部分檔案因保存不當(dāng)而遺失的現(xiàn)象，電算化會(huì)計(jì)檔案沒有與紙質(zhì)檔案共同歸納整理。

(三)會(huì)計(jì)檔案尚未進(jìn)行定期鑒定以及銷毀

會(huì)計(jì)檔案與企業(yè)整體檔案相比，其所占比例較大，因此，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的有效性與實(shí)用性進(jìn)行鑒定與銷毀是檔案管理人員的工作內(nèi)容之一。但因?yàn)檫@項(xiàng)工作任務(wù)繁重且難度較大，多數(shù)企業(yè)并沒有專業(yè)人員為其鑒定，所以，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理部門會(huì)保留著許多財(cái)務(wù)檔案記錄，同時(shí)也增加了企業(yè)檔案保存室的壓力和管理的工作難度。

二、解決企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題的對(duì)策

(一)提升工作人員檔案管理意識(shí)

企業(yè)應(yīng)提升對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作要求，增強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的綜合能力，提升檔案案卷的質(zhì)量，做好該項(xiàng)工作的管理基礎(chǔ)。案卷的質(zhì)量是保證檔案管理工作能夠順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，良好的案卷質(zhì)量能夠使會(huì)計(jì)檔案充分發(fā)揮其所具備的憑證以及參考功能。會(huì)計(jì)檔案的增加代表著企業(yè)的不斷發(fā)展，在發(fā)展過程中所開展的各類與企業(yè)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)有關(guān)的相關(guān)活動(dòng)而產(chǎn)生的，檔案經(jīng)過財(cái)務(wù)部門的整理，在一段時(shí)間之后送往會(huì)計(jì)檔案管理部門。因此應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)部門之間的溝通，使檔案后續(xù)的管理人員能夠?qū)⑵淇焖俚闹终?，并著重注意相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)，可通過對(duì)其工作人員進(jìn)行管理工作的綜合培訓(xùn)，增強(qiáng)其員工的工作能力。在會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行完整的裝訂環(huán)節(jié)之后，工作人員不可以對(duì)檔案進(jìn)行再次拆封與裝訂工作。所以就需要裝訂人員進(jìn)行規(guī)范裝訂，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。另外，企業(yè)會(huì)計(jì)部門的工作人員應(yīng)自主加強(qiáng)對(duì)自身工作技能的訓(xùn)練和培養(yǎng)，對(duì)自身的工作標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求，熟悉并熟練操作會(huì)計(jì)檔案的裝訂以及收集與歸納工作。

(二)注重檔案的收集與整理

會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)注重檔案的收集與管理工作，保證檔案能完整真實(shí)的被保存。會(huì)計(jì)人員應(yīng)該了解檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，并嚴(yán)格遵守，根據(jù)其要求做好檔案的收集整理，并將它規(guī)范的進(jìn)行裝訂與歸納。將企業(yè)發(fā)展過程中所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)憑證或報(bào)告、財(cái)務(wù)賬目等相關(guān)檔案進(jìn)行完整的收集與整理，確保所有檔案都能夠得到正確且及時(shí)的收集入庫。因?yàn)殡娝慊夹g(shù)能夠提升檔案整理人員的工作效率并保證收集數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，所以，相關(guān)人員應(yīng)改善對(duì)檔案工作傳統(tǒng)的人工處理方式，積極利用當(dāng)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案的整理與收集工作。企業(yè)可以培養(yǎng)工作人員相關(guān)的操作方法，確保電算化技術(shù)能夠在檔案管理工作中被廣泛使用。除此之外，由于電算化收集的材料是通過光盤等方式來儲(chǔ)存會(huì)計(jì)對(duì)資料數(shù)據(jù)的計(jì)算和檢查結(jié)果，也能用紙質(zhì)打印的方式整理，或是通過相關(guān)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)整體的檔案保存，因此，會(huì)計(jì)檔案整理工作還要做到將電算化中的會(huì)計(jì)資料與人工作業(yè)中的紙質(zhì)資料同時(shí)進(jìn)行歸檔處理。

(三)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定與銷毀工作

按時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案加以鑒定以及銷毀工作，是完善企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作的前提。根據(jù)國家對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面所提出的相關(guān)規(guī)定，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)所有檔案的保存時(shí)間都有規(guī)定，只有會(huì)計(jì)年度財(cái)務(wù)報(bào)告能夠永遠(yuǎn)保存。但在多數(shù)企業(yè)中，假如檔案室面積允許，就會(huì)保存大量超過保管期的檔案，進(jìn)而引起檔案保管混亂，并出現(xiàn)對(duì)所需檔案不能及時(shí)查找等現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門人員可以參考檔案管理的保管時(shí)間，銷毀已經(jīng)到了保管期時(shí)間和沒有使用價(jià)值的檔案;對(duì)檔案內(nèi)容中所涉及的財(cái)務(wù)賬目處理不清的檔案需要將其分類并加以標(biāo)注;對(duì)保管期滿但是仍是在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間內(nèi)的檔案，不能銷毀。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)長期的工作，并具有較強(qiáng)的綜合性。因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員要不斷提升自己的綜合能力，加強(qiáng)自己對(duì)該方面能力的培養(yǎng)與提升，改善自身對(duì)檔案管理工作的不足。同時(shí)，企業(yè)也要大力配合會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作，最好邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行指導(dǎo)，幫助該項(xiàng)工作更加科學(xué)高效的完成。

參考文獻(xiàn):

［1］楊惠玲．企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策［J］．機(jī)電兵船檔案，2018，(04):29－31.

作者:萬川莉 單位:重慶璧山天然氣有限責(zé)任公司