煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)構(gòu)架及應(yīng)用
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摘要：分析了當(dāng)前煤炭企業(yè)在薪酬管理方面存在的問(wèn)題，闡述了關(guān)于建設(shè)薪酬管理系統(tǒng)和實(shí)施薪酬管理信息化的重要性，以同煤集團(tuán)鐵峰煤業(yè)有限公司為背景，結(jié)合煤炭企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)了一套薪酬管理系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)主要功能模塊做了詳細(xì)說(shuō)明，并闡述了該系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題和實(shí)施效果。
關(guān)鍵詞：薪酬管理；信息化系統(tǒng)；人力資源管理；績(jī)效管理
煤炭企業(yè)由于其作業(yè)的復(fù)雜性和人力資源管理的特殊性，薪酬管理比較復(fù)雜，針對(duì)煤炭企業(yè)的薪酬管理系統(tǒng)基本沒(méi)有?；诖耍酝杭瘓F(tuán)鐵峰煤業(yè)有限公司為背景，分3個(gè)層次設(shè)計(jì)了一套煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)。通過(guò)將員工的人事、考勤、社保和績(jī)效考核等項(xiàng)目類(lèi)別的自主定義以及數(shù)據(jù)的自動(dòng)提取和關(guān)聯(lián)整合，實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)薪酬的科學(xué)管理，為可視化的薪酬管理打下基礎(chǔ)。
1當(dāng)前煤炭企業(yè)薪酬管理存在的問(wèn)題
1．1人為操作現(xiàn)象嚴(yán)重，效率低下
目前絕大多數(shù)煤炭企業(yè)的考勤管理還是采取簽到或是各個(gè)部門(mén)向有關(guān)考勤管理部門(mén)報(bào)工，然后再由考勤部門(mén)審核匯總后提交給相應(yīng)的工資部門(mén)進(jìn)行工資的計(jì)算。由于請(qǐng)假程序不規(guī)范，在統(tǒng)計(jì)考勤的過(guò)程中難免會(huì)有人為的疏忽遺漏或是人情相關(guān)的修改。在計(jì)算工資時(shí)也主要是依靠人為的操作，每個(gè)隊(duì)組應(yīng)分?jǐn)偟墓べY以及每個(gè)工人相應(yīng)的考核分?jǐn)?shù)和津貼等都是由相關(guān)工作人員人工輸入到電子表格中，然后再進(jìn)行工資的計(jì)算，這些人為的操作大大降低了準(zhǔn)確率且效率低下。
1．2必須量化的項(xiàng)目不確定，操作不規(guī)范
很多煤炭企業(yè)的績(jī)效工資和抵押工資等獎(jiǎng)金類(lèi)工資項(xiàng)目的設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)不明確，如沒(méi)有按照相應(yīng)的考核打分確定相應(yīng)的績(jī)效工資，存在任意扣款現(xiàn)象，扣款項(xiàng)目和扣款標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有形成規(guī)范的公司考核制度，沒(méi)有按照一定的職位級(jí)別和具體工種明確相應(yīng)的抵押工資，一些部門(mén)特有的獎(jiǎng)金制度不明確，沒(méi)有明確什么樣的情況本部門(mén)的該項(xiàng)獎(jiǎng)金是否該發(fā)。這些必須量化的項(xiàng)目的不明確增加了薪酬管理人員的工作難度，造成了薪酬管理的不規(guī)范。
1．3沒(méi)有起到合理的獎(jiǎng)懲效果
由于薪酬制度執(zhí)行的不到位以及各個(gè)環(huán)節(jié)操作的不規(guī)范，不同員工之間薪酬的差別較大，再加上工資的不公開(kāi)制度，使得員工對(duì)于薪酬的公平合理性產(chǎn)生質(zhì)疑，從而降低了員工工作的積極性，因此薪酬制度并沒(méi)有起到應(yīng)有的激勵(lì)作用。只有貫徹實(shí)施合理的薪酬分配體系，才能更好地提高員工的工作效率，增強(qiáng)員工的凝聚力，為煤炭企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益。
2薪酬管理系統(tǒng)的構(gòu)架及業(yè)務(wù)流程
2．1薪酬管理系統(tǒng)的構(gòu)架
薪酬管理關(guān)系到煤炭企業(yè)員工的切身利益，科學(xué)合理的薪酬管理系統(tǒng)不僅有助于提高薪酬管理的公平性，而且能夠激發(fā)員工的工作潛能。同煤集團(tuán)鐵峰煤業(yè)有限公司薪酬管理系統(tǒng)是感知礦山建設(shè)項(xiàng)目的一部分，主要根據(jù)員工的職務(wù)級(jí)別和工齡以及當(dāng)月的考勤和績(jī)效情況對(duì)所有員工的薪酬進(jìn)行計(jì)算及統(tǒng)計(jì)分析。薪酬管理系統(tǒng)平臺(tái)主要包含基礎(chǔ)設(shè)置層、日常管理層和統(tǒng)計(jì)報(bào)表層3個(gè)層次。基礎(chǔ)設(shè)置層是薪酬管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，主要用于人員信息的維護(hù)，還有一些基本表單、公式、員工工資類(lèi)別和考勤關(guān)聯(lián)等的設(shè)置，為日常管理層提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和基本準(zhǔn)則；日常管理層是薪酬系統(tǒng)的核心部分，連接著基礎(chǔ)設(shè)置層和統(tǒng)計(jì)報(bào)表層，一方面以基礎(chǔ)設(shè)置層的基本設(shè)置為依據(jù)完成薪酬管理的主要工作，另一方面為統(tǒng)計(jì)報(bào)表層提供數(shù)據(jù)信息，主要包含考勤管理、獎(jiǎng)金管理、社保管理和計(jì)算工資等模塊；報(bào)表管理層主要用于對(duì)考勤、考核打分、獎(jiǎng)金和工資數(shù)據(jù)的分類(lèi)管理分析，是對(duì)核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成處理，位于整個(gè)系統(tǒng)的最高層。
2．2薪酬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程
薪酬管理系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)是工資計(jì)算，由于煤炭企業(yè)存在工資發(fā)放滯后的現(xiàn)象，在進(jìn)行工資計(jì)算時(shí)，有些人員可能發(fā)生了人事變動(dòng)，因此在基礎(chǔ)設(shè)置層設(shè)置好相應(yīng)的工資計(jì)算表單與項(xiàng)目公式，在日常管理層進(jìn)行計(jì)算工資時(shí)，首先要復(fù)制當(dāng)月人員信息，確保工資計(jì)算當(dāng)月人員信息的準(zhǔn)確。在準(zhǔn)確的人員信息基礎(chǔ)上錄入、導(dǎo)入或是由考勤機(jī)提取當(dāng)月考勤情況，由相應(yīng)的考勤情況計(jì)算績(jī)效工資和提效工資等獎(jiǎng)金項(xiàng)目，然后依據(jù)當(dāng)月的社保信息對(duì)工資進(jìn)行計(jì)算，形成當(dāng)月的工資。根據(jù)鐵峰煤業(yè)有限公司的實(shí)際情況，通過(guò)相關(guān)管理流程的優(yōu)化后，薪酬管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)。
3薪酬管理系統(tǒng)主要功能模塊
在薪酬管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置層，根據(jù)鐵峰煤業(yè)有限公司具體業(yè)務(wù)情況設(shè)置好相關(guān)項(xiàng)目公式后，不僅能夠進(jìn)行某個(gè)月的考勤信息、社保信息和獎(jiǎng)金信息的管理和計(jì)算，而且能夠進(jìn)一步計(jì)算相應(yīng)月份的工資。薪酬管理系統(tǒng)的日常管理層主要包含計(jì)算工資、考勤管理、獎(jiǎng)金管理和社保管理等功能模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)社保業(yè)務(wù)、考勤業(yè)務(wù)、獎(jiǎng)金業(yè)務(wù)和工資業(yè)務(wù)的信息化管理；報(bào)表管理層的主要功能模塊為報(bào)表管理，為管理者提供及時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面的可視化薪酬管理數(shù)據(jù)。
3．1計(jì)算工資模塊
計(jì)算工資模塊的主要功能是實(shí)現(xiàn)分類(lèi)員工薪酬的計(jì)算與管理。根據(jù)員工的工作性質(zhì)，將鐵峰煤業(yè)有限公司及兩礦一廠的全體員工分為一線隊(duì)組、二線隊(duì)組、二、三線部室和公司領(lǐng)導(dǎo)4類(lèi)，并分別應(yīng)用4種不同類(lèi)別的工資計(jì)算表單。針對(duì)不同類(lèi)別的表單設(shè)置相應(yīng)表單的表頭項(xiàng)目，調(diào)整項(xiàng)目順序并定義項(xiàng)目公式。每一類(lèi)的工資計(jì)算表單都主要有基本工資、年功工資、獎(jiǎng)金類(lèi)、津貼類(lèi)和社保類(lèi)項(xiàng)目組成。隊(duì)組表單還有超額工資項(xiàng)目，以區(qū)分井下作業(yè)和井上作業(yè)。這里年功工資與工作年限相關(guān)，基本工資、超額工資和獎(jiǎng)金類(lèi)工資不僅與職務(wù)級(jí)別相關(guān)，還與考勤情況及下井情況相關(guān)。其中職務(wù)級(jí)別和工作年限等信息可以在鐵峰煤業(yè)有限公司的人事系統(tǒng)里直接提取，考勤與下井情況可以在考勤管理模塊獲取，獎(jiǎng)金類(lèi)信息可以在獎(jiǎng)金管理模塊獲取。定義好4種表單后，通過(guò)添加相應(yīng)部門(mén)的相應(yīng)人員，將每一個(gè)部門(mén)的每個(gè)人員匹配到相應(yīng)類(lèi)別的表單中，就能針對(duì)所有員工進(jìn)行薪酬的計(jì)算。
3．2考勤管理模塊
考勤管理模塊能夠?qū)崿F(xiàn)干部日考勤、干部月考勤、工人日考勤和工人月考勤的數(shù)字化管理。公司部室的所有干部日考勤數(shù)據(jù)由每天刷臉機(jī)的數(shù)據(jù)提取，兩礦一廠的干部由于條件所限不能通過(guò)刷臉機(jī)提取考勤數(shù)據(jù)，而是采取考勤員每天手動(dòng)錄入的方式，干部日考勤經(jīng)計(jì)算后形成干部月考勤。考慮到工人日考勤管理的具體情況，統(tǒng)一采取由考勤員在歸定時(shí)間段內(nèi)導(dǎo)入的方式，經(jīng)過(guò)工人月考勤的計(jì)算生成工人月考勤數(shù)據(jù)，審核后通過(guò)的考勤才可以參與獎(jiǎng)金和工資的計(jì)算。月考勤一經(jīng)確認(rèn)后，日考勤則自動(dòng)鎖定，如果遇到特殊情況需要修改考勤，則由相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后方可修改?？记诠芾砹鞒淌疽鈭D如圖2所示。
3．3獎(jiǎng)金管理模塊
獎(jiǎng)金管理模塊包含對(duì)績(jī)效工資、提效工資和其他類(lèi)獎(jiǎng)金的管理?？?jī)效工資又分為一體化績(jī)效工資、一體化累加工資和一體化安全抵押3個(gè)部分，由每個(gè)月的考核打分情況、相應(yīng)職務(wù)級(jí)別對(duì)應(yīng)的公式和考勤情況計(jì)算生成。提效工資是由考勤情況計(jì)算得到，其他類(lèi)獎(jiǎng)金則由相關(guān)人員每月錄入到薪酬管理系統(tǒng)。一體化績(jī)效工資、一體化累加工資和一體化安全抵押工資經(jīng)確認(rèn)后提交給相關(guān)人員進(jìn)行審核，審核通過(guò)后才能進(jìn)入獎(jiǎng)金管理界面，而后參與工資的計(jì)算。
3．4社保管理模塊
社保管理模塊主要根據(jù)“社保信息維護(hù)”界面里的“繳費(fèi)基數(shù)”計(jì)算出養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)，為計(jì)算工資模塊提供社保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。如果社保繳費(fèi)基數(shù)發(fā)生調(diào)整，則需要在“社保信息維護(hù)”里面及時(shí)更新“繳費(fèi)基數(shù)”，然后重新計(jì)算社保，社保數(shù)據(jù)確認(rèn)提交后則自動(dòng)鎖定不能修改。社保管理模塊實(shí)現(xiàn)了對(duì)社保信息的統(tǒng)一管理和維護(hù)，可對(duì)社保信息進(jìn)行錄入、修改、查詢(xún)和導(dǎo)出打印。
3．5報(bào)表管理模塊
報(bào)表管理模塊對(duì)考勤模塊、計(jì)算工資模塊和獎(jiǎng)金模塊的數(shù)據(jù)進(jìn)行集成，并按部門(mén)和隊(duì)組生成日考勤臺(tái)賬、月考勤臺(tái)賬、考核分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)、績(jī)效工資報(bào)表、部門(mén)工資報(bào)表和工資匯總。報(bào)表管理模塊不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各部門(mén)考核分?jǐn)?shù)的對(duì)比和趨勢(shì)分析，還能夠按職務(wù)級(jí)別和工資類(lèi)別進(jìn)行工資和獎(jiǎng)金的統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)報(bào)表的分類(lèi)管理，同時(shí)進(jìn)行報(bào)表的存檔、查詢(xún)和打印。
4薪酬管理工作中應(yīng)注意的問(wèn)題
4．1各個(gè)部門(mén)配合
薪酬管理系統(tǒng)涉及到的業(yè)務(wù)比較繁瑣，需要多個(gè)部門(mén)的共同參與，只有當(dāng)組織人事部門(mén)將干部考勤、勞資部門(mén)將工人考勤以及調(diào)度室將下井情況及時(shí)錄入考勤模塊后，企業(yè)文化辦和安監(jiān)部門(mén)才能進(jìn)行獎(jiǎng)金的評(píng)定，獎(jiǎng)金評(píng)定后勞資部門(mén)才能根據(jù)社保部門(mén)所提交的社保數(shù)據(jù)和考勤情況進(jìn)行工資的計(jì)算，在這個(gè)過(guò)程中如果企業(yè)文化辦沒(méi)有及時(shí)上報(bào)獎(jiǎng)金數(shù)據(jù)，勞資部門(mén)就不能及時(shí)地對(duì)員工工資進(jìn)行計(jì)算，同樣如果組織人事部門(mén)沒(méi)有及時(shí)錄入考勤信息，則企劃辦和勞資部門(mén)就不能完成本部門(mén)的相關(guān)業(yè)務(wù)，因此需要各部門(mén)相互配合，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)準(zhǔn)確地上報(bào)數(shù)據(jù)才能使薪酬系統(tǒng)正常運(yùn)行。
4．2信息及時(shí)更新
由于煤炭企業(yè)作業(yè)的復(fù)雜性與特殊性使得人員調(diào)動(dòng)比較頻繁，而薪酬管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊都是基于人員信息和所匹配項(xiàng)目公式的操作，并且不同部門(mén)與不同的職務(wù)級(jí)別之間的日資系數(shù)以及績(jī)效工資情況也不一樣，因此只有對(duì)月中調(diào)動(dòng)、離職、退休和職位升遷等人事變動(dòng)情況及時(shí)更新，并且在薪酬管理系統(tǒng)各功能模塊進(jìn)行人員與公式的正確匹配，才能確保考勤、獎(jiǎng)金和社保等數(shù)據(jù)都能正常統(tǒng)計(jì)，工資管理工作才能順利開(kāi)展。
4．3操作規(guī)范
不規(guī)范的操作不僅會(huì)降低數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，還會(huì)影響薪酬管理的效率。例如如果在每次計(jì)算工資之前不先點(diǎn)擊“復(fù)制當(dāng)月人員信息”，系統(tǒng)只能識(shí)別當(dāng)前月的人事信息，而不是所計(jì)算月份的人事信息情況，容易造成人員信息與工資的不匹配。在錄入或?qū)肟记跁r(shí)格式必須符合模版要求，否則會(huì)產(chǎn)生導(dǎo)入失敗或是導(dǎo)入的數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤等問(wèn)題。規(guī)范的操作能夠有效避免由于一個(gè)部門(mén)的操作失誤而給其他部門(mén)帶來(lái)不可避免的麻煩和問(wèn)題。
5結(jié)語(yǔ)
煤炭企業(yè)薪酬管理系統(tǒng)在鐵峰煤業(yè)有限公司運(yùn)行了一段時(shí)間后取得了良好的效果。在管理方面，提高了薪酬管理的科學(xué)性和員工薪酬計(jì)算的效率。一些特殊的業(yè)務(wù)必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人授權(quán)后才能修改，使得在管理上更加規(guī)范，在操作上更加嚴(yán)謹(jǐn)，生成的一些報(bào)表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不僅方便了領(lǐng)導(dǎo)的查閱和管理，又能使領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)和全面地掌握薪酬管理的動(dòng)態(tài)；在經(jīng)濟(jì)效益方面，許多原來(lái)需要人力完成的工作現(xiàn)在被信息化系統(tǒng)取代，節(jié)省了大量的人力成本，許多需要審核的流程原來(lái)需要打印成紙質(zhì)材料后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，現(xiàn)在只需要領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)里確認(rèn)審核，節(jié)省了大量的紙張成本。不僅如此，在整個(gè)的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中提高了企業(yè)員工對(duì)信息化辦公的認(rèn)識(shí)，提高了企業(yè)整體信息化水平，提升了企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。
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作者：譚章祿 周文文 單位：中國(guó)礦業(yè)大學(xué) （北京）管理學(xué)院