信息化手段的物資管理探究

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摘要：文章通過太原鐵路局梳理掌握中國(guó)鐵路總公司信息系統(tǒng)建設(shè)的要求，從硬件、軟件等方面進(jìn)行了鐵路信息系統(tǒng)的建設(shè)，從加強(qiáng)信息用戶管理、人員培訓(xùn)、監(jiān)督檢查等方面深化信息系統(tǒng)應(yīng)用。依托物資信息管理系統(tǒng)，積極創(chuàng)新實(shí)踐，促進(jìn)了太原鐵路局的“管、采、供”分離規(guī)范、業(yè)務(wù)處理規(guī)范、物資采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)規(guī)范、物資成本控制規(guī)范，全面提升了物資管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化；信息系統(tǒng)；物資管理；鐵路局

信息系統(tǒng)建設(shè)是物資管理的重要工作內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)供應(yīng)的基礎(chǔ)保障，是提升物資管理水平的有力抓手。太原鐵路局（以下簡(jiǎn)稱鐵路局）通過領(lǐng)會(huì)中國(guó)鐵路總公司（以下簡(jiǎn)稱總公司）領(lǐng)導(dǎo)和物資管理部對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)的指示精神，精心部署、細(xì)化制訂方案，強(qiáng)力組織推進(jìn)，信息系統(tǒng)建設(shè)取得了一定實(shí)效。

1響應(yīng)號(hào)召全力實(shí)施信息系統(tǒng)建設(shè)

中國(guó)鐵路總公司要求各單位要完善信息系統(tǒng)建設(shè)，建設(shè)全路統(tǒng)一、互聯(lián)互通的鐵路物資管理信息系統(tǒng)和物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)，依托信息化手段把從采購(gòu)計(jì)劃到報(bào)廢處置全部物資管理業(yè)務(wù)流程納入監(jiān)控體系，全面規(guī)范物資管理行為。1）全面掌握總公司物資管理信息化建設(shè)要求。針對(duì)總公司的物資管理信息化建設(shè)要求，太原鐵路局通過全面分析，并從實(shí)際出發(fā)，制定了太原鐵路局物資管理信息系統(tǒng)實(shí)施方案，明確了依托信息化手段需達(dá)到的計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)、消耗、核算等實(shí)現(xiàn)物資全過程閉環(huán)管理的具體目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)、平臺(tái)互聯(lián)互通、信息共享。2）加大投入全面落實(shí)建設(shè)要求。為了認(rèn)真做好信息系統(tǒng)的建設(shè)，太原鐵路局在政策、資金、技術(shù)以及人力物力等資源配備方面給予了大力支持。一是在把握先進(jìn)性、前瞻性和實(shí)用性的基礎(chǔ)上投資建設(shè)了局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站群。二是將信息網(wǎng)絡(luò)通道接入車間班組，為信息系統(tǒng)實(shí)施奠定網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。3）全面落實(shí)總公司1+1主業(yè)務(wù)核心。圍繞總公司信息化工作思路，太原鐵路局在規(guī)范使用總公司1系統(tǒng)+1平臺(tái)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身物資管理需求，建成了以總公司鐵路物資管理信息系統(tǒng)和物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)為核心，鐵路局車間班組物資管理、閑置物資調(diào)劑、應(yīng)急物資管理等10個(gè)信息系統(tǒng)為業(yè)務(wù)支撐的“2+10”物資管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)，形成了路局、站段、車間班組三個(gè)層面的全覆蓋信息化管理體系。4）全力推進(jìn)、落實(shí)總公司要求。為保證實(shí)施方案落到實(shí)處，太原鐵路局一是明確了信息系統(tǒng)建設(shè)各項(xiàng)工作的責(zé)任部門、單位及完成期限，要求各部門高度協(xié)同、密切配合，嚴(yán)格按時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)落實(shí)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。二是按照“機(jī)關(guān)服務(wù)、基層自立、各司其職、各負(fù)其責(zé)”的工作理念，各部門對(duì)系統(tǒng)升級(jí)改造工作的量化考核指標(biāo)建立了界面清晰、職責(zé)分明、運(yùn)行有序的逐級(jí)負(fù)責(zé)體系。

2信息系統(tǒng)管理方式及應(yīng)用效果

太原鐵路局依靠信息化手段撬動(dòng)物資管理新引擎，從不同角度深化信息系統(tǒng)應(yīng)用，探索、創(chuàng)新、完善物資管理方法和途徑。1）加強(qiáng)用戶管理。踐行“大物資”理念，充分利用物資管理信息系統(tǒng)加強(qiáng)物資大數(shù)據(jù)的積累與分析，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)使用單位全覆蓋、物資范圍全覆蓋、采購(gòu)過程全覆蓋。一是太原鐵路局“2+10”物資管理信息系統(tǒng)涉及的所有基層單位、運(yùn)輸站段、運(yùn)輸輔助單位及站段管理非運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)網(wǎng)點(diǎn)全覆蓋。二是太原鐵路局的運(yùn)營(yíng)維修物資，大修、更新改造、專項(xiàng)資金項(xiàng)目用物資，站段管理非運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)網(wǎng)點(diǎn)所需物資，站段其他業(yè)務(wù)所需物資全部通過信息系統(tǒng)管理。三是信息系統(tǒng)覆蓋使用單位所需物資均通過物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)全過程信息化管理。2）加強(qiáng)信息系統(tǒng)人員培訓(xùn)工作。一是組織基層單位系統(tǒng)管理員、計(jì)劃員、管庫(kù)員、財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)員等業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行集中培訓(xùn)，物資部門領(lǐng)導(dǎo)親自開班動(dòng)員，專人全程盯控培訓(xùn)過程，確保培訓(xùn)效果。二是系統(tǒng)升級(jí)改造后，路局物資部門對(duì)采供單位全部使用人員實(shí)施專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并進(jìn)行全流程操作演練，確保采供單位系統(tǒng)運(yùn)用效果。三是業(yè)務(wù)骨干人員對(duì)本單位其余相關(guān)人員全部實(shí)施了培訓(xùn)。3）加強(qiáng)監(jiān)督檢查。太原鐵路局在逐級(jí)負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上，通過過程監(jiān)督、檢查，及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的問題，強(qiáng)力推進(jìn)信息系統(tǒng)運(yùn)用工作。一是利用系統(tǒng)升級(jí)改造微信群，向使用單位提供專業(yè)化、即時(shí)性業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，從路局物資部門到基層單位采用日常指導(dǎo)、包保檢查、專項(xiàng)整治等方式對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用情況進(jìn)行跟蹤寫實(shí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固效果。二是經(jīng)過試運(yùn)行，太原鐵路局在項(xiàng)目組提供操作手冊(cè)的基礎(chǔ)上，總結(jié)系統(tǒng)應(yīng)用中存在的常見問題，編制操作問題百問百答，解答了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)配置、計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)、結(jié)算流程等環(huán)節(jié)的易見問題，指導(dǎo)系統(tǒng)應(yīng)用。三是路局物資部門將所有系統(tǒng)應(yīng)用單位按照分工分包給處內(nèi)業(yè)務(wù)骨干人員，做好系統(tǒng)應(yīng)用情況跟蹤寫實(shí)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的典型問題進(jìn)行針對(duì)性分析考核，督促系統(tǒng)規(guī)范使用。

3依托信息化手段促進(jìn)物資管理水平提高

3.1促進(jìn)“管、采、供”分離規(guī)范

按照總公司物資體制改革“管、采、供”分離的要求，太原鐵路局物資管理處通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)對(duì)全局物資管理模式的設(shè)定。通過統(tǒng)計(jì)分析各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)全局物資采購(gòu)供應(yīng)流程的監(jiān)督；物資采購(gòu)所負(fù)責(zé)接收需求計(jì)劃、組織實(shí)施采購(gòu)等環(huán)節(jié)，充分履行物資采購(gòu)職能；物資供應(yīng)段負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)合同、維護(hù)采購(gòu)訂單等環(huán)節(jié)，充分履行物資供應(yīng)職責(zé)。合理明確的職能劃分既實(shí)現(xiàn)了“管、采、供”分離，又做到了業(yè)務(wù)流程的無縫銜接，使“管、采、供”分離真正落到實(shí)處。

3.2促進(jìn)業(yè)務(wù)處理規(guī)范

太原鐵路局依托物資管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)，將全過程控制融入信息化管理。一是同步完成了1系統(tǒng)+1平臺(tái)的升級(jí)改造，完成了兩個(gè)系統(tǒng)的互聯(lián)互通、信息共享；同時(shí)啟用了新系統(tǒng)的采購(gòu)訂單網(wǎng)簽、線上采購(gòu)功能，實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)、消耗、核算所有環(huán)節(jié)的縱向貫通，實(shí)現(xiàn)了物資全過程閉環(huán)管理。二是通過禁止手工輸錄入庫(kù)單、收發(fā)料引用系統(tǒng)憑證等控制，將業(yè)務(wù)流程控制手段由人控變?yōu)闄C(jī)控，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程規(guī)范。三是充分利用計(jì)劃追蹤、采購(gòu)訂單追蹤等功能，多層次多角度地對(duì)物資采購(gòu)、供應(yīng)、使用過程進(jìn)行全流程分析監(jiān)控，使評(píng)價(jià)考核有據(jù)可查，為物資管理提供決策支持。四是通過建立信息系統(tǒng)合同庫(kù)、價(jià)格庫(kù)、供應(yīng)商庫(kù)，實(shí)施二級(jí)物資目錄管理，夯實(shí)了物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，為物資采購(gòu)、供應(yīng)、管理提供了數(shù)據(jù)支持。

3.3促進(jìn)物資采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)規(guī)范

3.3.1促進(jìn)信息公開規(guī)范

依托物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)全面公開信息，切實(shí)實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)、充分競(jìng)爭(zhēng)。一是將供應(yīng)商資格要求、審查方式、審查標(biāo)準(zhǔn)等信息通過物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)公開，凡符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商均可參與，最大程度地培育物資供應(yīng)市場(chǎng)。二是將物資采購(gòu)信息通過物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)公開，使?jié)撛诠?yīng)商充分獲知采購(gòu)信息，積極參與競(jìng)爭(zhēng)。三是對(duì)無法實(shí)施公開招標(biāo)的項(xiàng)目，在物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)上審前公示公告，接受社會(huì)監(jiān)督。四是將采購(gòu)結(jié)果全部在物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)公示，公示期滿無異議后下發(fā)中標(biāo)（成交）通知書。五是在物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)公布兩部24h（自動(dòng)）值守電話及廉政郵箱，方便采購(gòu)當(dāng)事人通過各種渠道反饋在物資采購(gòu)方面出現(xiàn)的違法、違紀(jì)、違規(guī)行為和對(duì)采購(gòu)結(jié)果的異議。

3.3.2促進(jìn)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

一是依托物資管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)“物資管理紀(jì)律規(guī)矩信息系統(tǒng)”向全局國(guó)家、總公司、路局物資管理規(guī)章制度、黨風(fēng)廉政建設(shè)要求以及供應(yīng)商信用評(píng)價(jià)信息、產(chǎn)品質(zhì)量通報(bào)等方面信息，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)供應(yīng)管理有章可循、有據(jù)可依。二是依托“技術(shù)規(guī)格書管理系統(tǒng)”，梳理近年來集中采購(gòu)物資設(shè)備的技術(shù)規(guī)格書，建立技術(shù)規(guī)格書參考數(shù)據(jù)庫(kù)，使技術(shù)規(guī)格書編寫便捷、規(guī)范有效。三是依托“評(píng)標(biāo)專家抽取信息系統(tǒng)”，隨機(jī)抽取集中采購(gòu)評(píng)委，從源頭上為規(guī)范物資采購(gòu)提供保障。

3.4促進(jìn)物資成本控制規(guī)范

一是依托“車間班組物資收、支、存信息系統(tǒng)”，及時(shí)、準(zhǔn)確掌握全局物資的收、支、存數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了物資庫(kù)存動(dòng)態(tài)管理、有效調(diào)配；準(zhǔn)確掌握有保質(zhì)期物資的生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限，對(duì)接近保質(zhì)期物資進(jìn)行預(yù)警，確保有保質(zhì)期物資安全有效使用，杜絕超出保質(zhì)期造成的資金浪費(fèi)。二是依托“閑置物資調(diào)劑信息系統(tǒng)”，構(gòu)建局內(nèi)、段內(nèi)兩級(jí)閑置物資調(diào)劑平臺(tái)。使用單位產(chǎn)生物資需求后，嚴(yán)格執(zhí)行能調(diào)劑不重復(fù)采購(gòu)原則，對(duì)本單位內(nèi)部無法調(diào)劑的由路局組織局內(nèi)調(diào)劑，變閑置物資為有效物資。

3.5促進(jìn)物資質(zhì)量管理規(guī)范

一是依托“供應(yīng)商管理”“供應(yīng)商評(píng)價(jià)”“采購(gòu)追蹤管理”對(duì)物資供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)有效管理，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)源頭可控，實(shí)現(xiàn)從班組到車間、從車間到站段、從站段到路局對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)的直接評(píng)價(jià)、動(dòng)態(tài)反饋，促進(jìn)供應(yīng)商管理規(guī)范；依托物資采購(gòu)商務(wù)平臺(tái)對(duì)商發(fā)貨流程實(shí)施管控，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單前，必須錄入商供應(yīng)物資的生產(chǎn)企業(yè)，商及對(duì)應(yīng)生產(chǎn)企業(yè)同時(shí)確認(rèn)發(fā)貨后，采購(gòu)訂單方能流轉(zhuǎn)至下一流程，杜絕假冒偽劣產(chǎn)品流入路局物資市場(chǎng)。二是為杜絕假冒偽劣產(chǎn)品流入太原鐵路局的可能，夯實(shí)鐵路配件專項(xiàng)整治活動(dòng)成果，強(qiáng)化設(shè)備質(zhì)量源頭控制，依托“中鼎智慧物流云平臺(tái)”信息系統(tǒng)，探索試行將太原鐵路局采購(gòu)的所有運(yùn)營(yíng)、建設(shè)實(shí)體物資從生產(chǎn)企業(yè)準(zhǔn)備和發(fā)運(yùn)到收貨為止的物資配送全程監(jiān)管，將總公司鐵路配件專項(xiàng)整治活動(dòng)從治標(biāo)向治本轉(zhuǎn)化。

4結(jié)束語(yǔ)

信息系統(tǒng)建設(shè)是物資管理的重要工作內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)供應(yīng)的基礎(chǔ)保障，是提升物資管理水平的有力抓手。太原鐵路局深入貫徹落實(shí)總公司物資工作會(huì)議精神和提高信息化管理水平的重點(diǎn)工作要求，扎實(shí)開展物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)，積極創(chuàng)新實(shí)踐，依托信息化手段，全面促進(jìn)了物資管理水平提高。

作者:王華梅 單位:太原鐵路局