企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀及策略淺析

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摘要：隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，集團(tuán)企業(yè)的電子文件管理管理難度也越來越大，已成為制約企業(yè)向前發(fā)展的關(guān)鍵要素。本文針對集團(tuán)企業(yè)電子文件管理所面臨的困境，結(jié)合當(dāng)前國內(nèi)外專業(yè)電子檔案管理的成就，對集團(tuán)企業(yè)加強電子文件管理提出了相關(guān)的策略，以供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)企業(yè)；電子文件管理；現(xiàn)狀；意義；策略

一、集團(tuán)企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀

集團(tuán)企業(yè)是以母公司為基礎(chǔ)，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過合資、合作或股權(quán)投資等方式把三個及三個以上的獨立企業(yè)法人聯(lián)系在一起就形成了集團(tuán)。企業(yè)集團(tuán)都是由若干相互聯(lián)系、相互作用的子公司組成的復(fù)雜系統(tǒng)，在這個大系統(tǒng)內(nèi)各要素間的互動和協(xié)同，使系統(tǒng)產(chǎn)生了創(chuàng)新和發(fā)展的推動力量，通過集團(tuán)內(nèi)部的協(xié)同效應(yīng)，創(chuàng)造1+1>2的效應(yīng)。電子文件是相對紙質(zhì)文件而言，在新近頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展大大提高了企業(yè)的工作效率和管控能力，極大地促進(jìn)了企業(yè)的集團(tuán)化和規(guī)?；l(fā)展。但隨著集團(tuán)企業(yè)規(guī)模不斷擴大，數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生的電子文件的管理難度也越來越大，跨地域、跨行業(yè)的各下屬企業(yè)之間電子文件成果共享和防止泄密等問題，已成為集團(tuán)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸。清華紫光軟件系統(tǒng)有限公司檔案事業(yè)部總經(jīng)理季雪剛認(rèn)為：“企業(yè)電子文件管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，電子文件的證據(jù)地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風(fēng)險，信息資源增值服務(wù)能力低下”[2]。在國外，對于電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，在管理思想、管理模式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件的開發(fā)與應(yīng)用等方面已積累了豐富的經(jīng)驗。目前研究的熱點主要有以下幾方面：（1）基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設(shè)計；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據(jù)價值的保證研究；（4）電子文件管理的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化。而國內(nèi)也在大量深入消化吸收國際前沿研究成果的基礎(chǔ)上，開展了電子文件管理戰(zhàn)略、電子文件風(fēng)險管理、電子文件共享機制和標(biāo)準(zhǔn)化等方面的研究，正在逐漸形成有中國特色的電子文件管理體制、機制、業(yè)務(wù)方法和技術(shù)路線[3]。盡管國內(nèi)外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發(fā)現(xiàn)：（1）以往的研究大部分都集中在專業(yè)電子檔案（館）的管理方面，而針對集團(tuán)企業(yè)電子文件管理方面研究卻非常少。專業(yè)電子檔案管理更注重專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)容，例如：人事電子檔案工作，會計電子檔案工作等。而集團(tuán)企業(yè)電子檔案管理是針對集團(tuán)各子企業(yè)之間的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的綜合性管理，兩者性質(zhì)的不同，專業(yè)電子檔案管理研究成果很難為集團(tuán)企業(yè)所用，導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實現(xiàn)共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開單獨研究，未能從更高的層面上將兩者有機地結(jié)合起來研究；（3）雖然國內(nèi)外開展基于國家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設(shè)計，但關(guān)于集團(tuán)企業(yè)的頂層設(shè)計研究未曾提及；（4）國內(nèi)在電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化方面制定了一些標(biāo)準(zhǔn)，但在集團(tuán)企業(yè)電子文件標(biāo)準(zhǔn)方面幾乎是空白；（5）以往的企業(yè)電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設(shè)、文檔管理內(nèi)部管理方面研究，應(yīng)用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開發(fā)設(shè)計更是少之又少。

二、研究集團(tuán)企業(yè)電子文件管理的重要意義

鑒于目前國內(nèi)集團(tuán)企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀以及社會發(fā)展需要，研究集團(tuán)企業(yè)電子文件管理具有重要的理論和實踐意義：（1）由于集團(tuán)企業(yè)電子文件的管理必須和集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行緊密結(jié)合，才能發(fā)揮它的最大功能，因此比專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)更加復(fù)雜，更有其特殊性。而長期以來大家只關(guān)注專業(yè)電子檔案管理的研究，而忽視了對集團(tuán)企業(yè)電子文件管理研究，因此數(shù)字環(huán)境下集團(tuán)企業(yè)電子文件管理模式與共享機制理論上的深入研究，具有較好的原創(chuàng)性、前沿性，有助于進(jìn)一步豐富企業(yè)電子文件管理的理論。（2）近年來，國內(nèi)信息技術(shù)發(fā)展非常迅猛，許多大型集團(tuán)企業(yè)都建立了集團(tuán)內(nèi)的管理信息系統(tǒng)。但目前國內(nèi)企業(yè)構(gòu)建的管理信息系統(tǒng)一般比較強調(diào)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、信息的溝通傳遞以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，往往忽視對電子文件的管理。因此，管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用雖然極大地提高了工作效率，加強了集團(tuán)內(nèi)部的聯(lián)系，提高了集團(tuán)對下屬各企業(yè)的管控能力，但卻對每天不斷產(chǎn)生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導(dǎo)致大量信息無法進(jìn)行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進(jìn)而嚴(yán)重影響集團(tuán)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。如何解決集團(tuán)企業(yè)電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數(shù)字環(huán)境下集團(tuán)企業(yè)電子文件管理模式與共享機制研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

三、開展集團(tuán)企業(yè)電子文件管理研究的基本思路

（一）應(yīng)從集團(tuán)企業(yè)特點出發(fā)

集團(tuán)企業(yè)具有子公司層級多、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜等特點。集團(tuán)企業(yè)層級多，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，導(dǎo)致其電子檔案管理存在信息風(fēng)險大、信息黑洞多、信息管理復(fù)雜等難題。以往的研究大多以專業(yè)檔案館為基礎(chǔ)，真正以集團(tuán)企業(yè)電子文件管理為基礎(chǔ)的研究不多，而集團(tuán)企業(yè)的電子文件管理與業(yè)務(wù)流程關(guān)系密切，與專業(yè)檔案管理的要求和模式具有本質(zhì)的區(qū)別。因此，電子文件管理研究應(yīng)在專業(yè)檔案館的研究基礎(chǔ)上，并結(jié)合集團(tuán)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的特點，才能夠真正符合企業(yè)應(yīng)用的需求。

（二）理論研究應(yīng)與實踐相結(jié)合

以往的研究絕大多數(shù)都是從理論方面對電子文件管理進(jìn)行分析與探討，在應(yīng)用層面上涉及較少。由于企業(yè)與專業(yè)的檔案館有很大不同，各企業(yè)間在行業(yè)、地域及管理模式上均有各自特點，因此對集團(tuán)企業(yè)電子文件管理模式與共享機制進(jìn)行研究應(yīng)以集團(tuán)企業(yè)管理系統(tǒng)開發(fā)相結(jié)合，理論與實踐相結(jié)合的方法才能真正為企業(yè)所用。

四、實施集團(tuán)企業(yè)電子文件管理的策略

（一）頂層設(shè)計管理

頂層設(shè)計是運用系統(tǒng)論的方法，從全局的角度，對某項任務(wù)或者某個項目的各方面、各層次、各要素統(tǒng)籌規(guī)劃，以集中有效資源，高效快捷地實現(xiàn)目標(biāo)[4]。以往的電子文件管理理論與軟件設(shè)計往往只是關(guān)注電子文件管理的某個方面進(jìn)行研究和設(shè)計，缺少電子文件管理模式的頂層設(shè)計，導(dǎo)致多數(shù)集團(tuán)企業(yè)電子文件管理架構(gòu)不合理。因此，要從整體的角度規(guī)劃集團(tuán)企業(yè)電子文件管理模式與共享機制，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)設(shè)計本集團(tuán)內(nèi)部的電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將電子文件頂層設(shè)計、業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)化和訪問安全等有機地結(jié)合起來，使得電子文件管理能夠安全、高效、有序地進(jìn)行。

（二）相對集中與相對分散管理

集團(tuán)企業(yè)電子文件管理與專業(yè)檔案管理有本質(zhì)的區(qū)別，企業(yè)電子文件包括分布在集團(tuán)各企業(yè)、各部門的電腦或磁盤中的電子文檔，可劃分為歸檔文件和非歸檔文件兩類。目前，很多企業(yè)管理信息系統(tǒng)中集成了專業(yè)電子檔案管理模塊進(jìn)行電子文件的管理，而專業(yè)檔案管理模塊一般采用的是集中管理模式，未考慮企業(yè)電子文件管理相對專業(yè)檔案管理的特殊性，并且集團(tuán)企業(yè)因地域、業(yè)務(wù)和管理模式存很大差別，電子文件采用集中管理模式效果并不理想，而針對集團(tuán)企業(yè)特點采用相對集中與相對分散的電子文件管理模式則效果很好。因此，相對集中與相對分散管理的創(chuàng)新模式是適應(yīng)集團(tuán)企業(yè)電子文件管理特點的要求。

（三）基于國際標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)化管理

電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)集團(tuán)信息資源共享的前提基礎(chǔ)。由于未能做到標(biāo)準(zhǔn)化，集團(tuán)各企業(yè)間、各部門間電子文件格式彼此不配套，導(dǎo)致電子文件的歸集和共享難度非常大，更不用說與外界信息的對接。隨著社會高速發(fā)展，集團(tuán)企業(yè)與外界之間電子文件共享的需求將會更加迫切，因此電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計應(yīng)具有前瞻性，應(yīng)從高目標(biāo)和高要求來規(guī)劃企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將國際標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)進(jìn)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計是發(fā)展方向和目標(biāo)。

（四）電子文件安全機制管理

電子文件管理系統(tǒng)及由其處理、傳輸和存儲的電子文件的安全性是電子文件共享基礎(chǔ)，但由于目前電子文件管理系統(tǒng)安全機制設(shè)計還不完善，在非授權(quán)訪問、病毒攻擊等方面未能確保電子文件完整性，導(dǎo)致電子文件共享受到嚴(yán)重影響，因此電子文件安全機制設(shè)計是實現(xiàn)電子文件共享的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而當(dāng)前電子文件安全機制設(shè)計重難點在于如何建立集團(tuán)企業(yè)電子文件交換安全共享機制，實現(xiàn)基于互聯(lián)網(wǎng)的電子文件管理在線服務(wù)和并妥善處理電子文件私密與共享管理關(guān)系等環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)

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[3]張蓉.簡析電子文件管理中的熱點問題與啟示[J].中國科技博覽，2010（21）：62.

作者:黃愛華 單位:廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院