社會保險檔案管理對策研究

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一、社會保險檔案管理的現(xiàn)狀

社會保險檔案管理關(guān)系到社會保險制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會保險的作用能否發(fā)揮出來，更關(guān)系到被保險人的合法權(quán)益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認(rèn)識不高，工作態(tài)度不嚴(yán)肅的問題。認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會保險制度的快節(jié)奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負(fù)責(zé)，人人又都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規(guī)章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進(jìn)行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運行機(jī)制，主觀上也未建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度。

二、加強(qiáng)社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強(qiáng)社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強(qiáng)和規(guī)范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會保險經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調(diào)動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規(guī)范社會保險檔案管理業(yè)務(wù)流程

多年以來，不斷有專家學(xué)者呼吁把社會保險檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發(fā)生。社會保險檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規(guī)范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會保險業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規(guī)范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會保險檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。3、社會保險檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會保險業(yè)務(wù)材料。

（三）實現(xiàn)社會保險檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

社會保險檔案建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為社會保險管理發(fā)揮了重要作用。

1、加強(qiáng)基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強(qiáng)檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強(qiáng)管理；二是購置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機(jī)、錄音機(jī)等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)微機(jī)管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴(kuò)大、險種越來越多、管理越來越復(fù)雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟(jì)類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補(bǔ)繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數(shù)據(jù)及全部會計科目的二級細(xì)帳。

(4)財務(wù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫：有關(guān)社會保險財務(wù)、統(tǒng)計報表等數(shù)據(jù)信息。

（四）注重社會保險檔案的開發(fā)利用

在加強(qiáng)社會保險檔案管理的同時，也要注重發(fā)揮社會保險檔案的服務(wù)作用。一是提供咨詢服務(wù)，例如，開展公布養(yǎng)老保險個人帳戶對帳單，隨時為職工查找提供服務(wù)。二是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考數(shù)據(jù)，每次社會保險制度改革起步前，都由檔案信息庫提供大量的參考資料和信息數(shù)據(jù)供決策用。三是成為管理工作的基本手段。社會保險公司的基本工作包括參保登記、征繳基金、撥付基金等，都要依靠檔案提供幫助。四是為進(jìn)行費用預(yù)測和制定政策提供依據(jù)。例如利用檔案記載的受保人繳費情況和保險金發(fā)放情況，預(yù)測社會保險費用的需求量，為制定和調(diào)整保險基金提取比例的政策和標(biāo)準(zhǔn)提供可靠依據(jù)。

作者：鐘立紅 單位：承德市雙橋區(qū)人力資源和社會保障局