企業(yè)人事檔案管理探究

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引言當前是是一個科技信息時代，企業(yè)要及時適應(yīng)社會發(fā)展的腳步，在企業(yè)人事檔案管理上，要敢于創(chuàng)新和改革，打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，不斷提升企業(yè)人事檔案的管理水平，提高管理工作的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和科學化。企業(yè)要充分發(fā)揮出人事檔案管理的重要價值，為企業(yè)挖掘出更多的全面型高級人才，并讓他們長期的為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。

一、市場經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理工作概況

企業(yè)要想在充滿競爭力的社會長久生存下去，就必須做好人力資源管理工作，而其中人事檔案管理工作作為企業(yè)人事資源管理的重要組成部分，理應(yīng)得到企業(yè)的高度重視和關(guān)注。它直接關(guān)系到企業(yè)人力文化的沉淀，員工各項資料的有效真實記錄發(fā)展，能幫助企業(yè)挖掘到更多的高素質(zhì)、高能力以及高文化的人才。但是企業(yè)要想實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學化以及信息化，就必須投入更多的時間和精力，盡快建立起健全的人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的作用，促進企業(yè)穩(wěn)定長期的發(fā)展。

二、市場經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)人事檔案管理存在的弊端

（一）企業(yè)未能高度重視人事檔案管理

在企業(yè)人力資源管理過程中，相關(guān)工作人員未能充分認識到人事檔案管理的重要性，員工檔案管理意識普遍不強，沒有引起高層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視。企業(yè)人力資源管理者受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，注重管理結(jié)果的經(jīng)濟效益，普遍認為人事檔案管理是一件耗時耗力的工作，不能給企業(yè)帶來任何的經(jīng)濟效益[1]。因此，一部分的企業(yè)嚴重忽視了它的重要作用，只是將它當做一種走過場的普通工作，沒有認真放在心上，企業(yè)往往只是安排一些相關(guān)崗位的員工進行檔案管理工作，工作人員不具備良好的責任心以及專業(yè)管理技術(shù)，人事檔案管理工作只是淺層停留在保存和查閱上，無法充分發(fā)揮出人事檔案管理的作用。

（二）企業(yè)未建立起健全的人事檔案管理體制

存在大部分企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理體制，人事檔案管理工作流程一層不變，當企業(yè)招入一批新員工時，就按時將新員工的檔案保存在檔案室內(nèi)，等到需要查閱員工檔案時就拿出來看看，如果企業(yè)有員工想要辭職離開時，就退換其本人檔案，這種工作體制導(dǎo)致員工不具備任何對檔案的管理權(quán)以及處理權(quán)，一旦員工與企業(yè)產(chǎn)生嚴重的分歧矛盾，員工想離職，企業(yè)卻遲遲不歸還員工的檔案。有些員工可能會選擇退一步，忍氣吞聲的留下來繼續(xù)工作，但是這樣勢必會影響到員工的工作情緒，降低他們的工作熱情和興趣，直接導(dǎo)致工作效率的退步。如果有些員工不服軟，堅決選擇離開企業(yè)，就會造成員工檔案遺留在檔案室內(nèi)，加大管理任務(wù)的難度。這種落后的人事檔案管理機制會影響到企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

（三）企業(yè)未能完善好員工檔案的內(nèi)容

通常情況下，企業(yè)人事檔案的內(nèi)容主要包括了員工的受教育程度證明、工作經(jīng)歷證明以及所受各項表彰證明等[2]。但是在實際企業(yè)人事檔案管理中，存在大部分企業(yè)未能完善員工的檔案內(nèi)容，內(nèi)容往往比較單一。例如，在企業(yè)人事檔案管理工作中，存在一些員工檔案中沒有履歷表以及年度考核表，有些員工企業(yè)檔案中甚至連最基本的個人信息以及家庭成員信息都沒完善，員工檔案內(nèi)容不完善的現(xiàn)象會導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作舉步維艱，無法及時正確查閱員工相關(guān)信息，發(fā)生重大事件時無法第一時間通知員工家人。與此同時，企業(yè)人事檔案的管理人員由于疏忽大意，對待工作態(tài)度不端正，并沒有去及時判別員工檔案信息的真實性，而僅僅只是為了早點完成任務(wù)，選擇把員工檔案直接保存起來就好了。這種結(jié)果直接導(dǎo)致無法保證員工檔案的真實性以及完整性，不利于企業(yè)人事管理工作的良好發(fā)展[3]。

（四）企業(yè)未能充分利用好人事檔案的管理

企業(yè)在發(fā)展過程中更加注重經(jīng)濟效益的創(chuàng)造，在人事檔案管理機制上缺乏創(chuàng)新和改革，受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，在員工檔案管理上更加關(guān)注他們的思想素質(zhì)評價以及道德修養(yǎng)評價，這其中主要包括了員工的一些工作經(jīng)歷、受到的各項表彰以及達到的教育程度等[4]，而選擇忽略了員工的主要專業(yè)工作技能以及個人工作能力等，就是因為對員工檔案內(nèi)容記錄的不夠完善，導(dǎo)致不能充分發(fā)揮出檔案的作用，不斷提高企業(yè)人事檔案的利用率。企業(yè)普遍認為人事檔案管理工作就是為了對員工的檔案進行保存，起到約束他們的作用。這樣的結(jié)果只會導(dǎo)致企業(yè)不能有效的在實際工作當中利用好檔案。比如，企業(yè)在進行社會招聘人才過程中，通過對人才檔案的對比分析，選擇最合適企業(yè)的人才，這樣有利于企業(yè)的生存發(fā)展；當企業(yè)要提拔員工升職時，通過調(diào)度員工檔案進行查閱，正確評價出不同員工在企業(yè)的表現(xiàn)以及發(fā)展前景，從而合理正確的提拔人才。

三、市場經(jīng)濟環(huán)境下加強企業(yè)人事檔案管理的措施

（一）高度重視企業(yè)的人事檔案管理工作

在市場經(jīng)濟新環(huán)境下，企業(yè)要想保持良好的競爭力，在市場上占有一席之地，就必須不斷加強企業(yè)的人力資源管理工作，充分認識到企業(yè)人事檔案管理工作的重要性，不斷提高檔案管理員工的專業(yè)知識和技能，打破傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端，不斷創(chuàng)新優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理工作。因此，企業(yè)要加大對人事檔案管理的資金投入，建立起專業(yè)的檔案管理團隊，為團隊創(chuàng)造出良好的檔案管理環(huán)境。與此同時，要嚴格做好對企業(yè)人事檔案管理的監(jiān)督工作，通過組織定期的教育培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作能力以及綜合素質(zhì)，加強員工的崗位責任心，充分激發(fā)員工的工作積極性，讓他們?nèi)硇牡耐度氲焦ぷ鲘徫划斨腥?，在日常工作生活中努力學習了解檔案管理新知識，不斷充實自己，提高自身的檔案管理水平，為企業(yè)的人事檔案管理現(xiàn)代化的目標而不斷奮斗。

（二）建立健全的人事檔案管理機制

企業(yè)要建立起健全的人事檔案管理機制，對于人事檔案管理的每一個工作環(huán)節(jié)都要嚴格控制，保證整個工作流程的嚴謹順暢。人事檔案管理員工要明確指導(dǎo)自己的工作責任和義務(wù)，嚴格按照企業(yè)制定的規(guī)章制度，要保證人事檔案資料收集、整理以及保存工作的標準化、規(guī)范化，對于員工檔案的每一項內(nèi)容都要仔細檢查判斷，保證檔案資料的完善性以及真實可靠性。與此同時，企業(yè)要高度關(guān)注人事檔案保管的安全性，避免出現(xiàn)檔案遺失或者遭人任意修改的現(xiàn)象[5]。因此，企業(yè)要建立起健全的檔案管理責任制，科學合理的保存員工檔案，加強員工的檔案管理安全意識，要做好檔案資料的借閱工作，必須根據(jù)實際情況正確判斷出是否滿足借閱條件，才能進行借閱工作，并及時做好借閱登記，在指定時間按時的歸還。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)水平

當前的經(jīng)濟市場瞬息萬變，企業(yè)要與時俱進，跟上時展的腳步。因此，企業(yè)在人事檔案管理上要不斷提高相關(guān)工作人員的管理水平，加強員工的檔案管理知識和技能的培訓(xùn)，爭取打造出一支專業(yè)化的高素質(zhì)檔案管理團隊，早日實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化以及科學化。企業(yè)除了要注重檔案管理員工業(yè)務(wù)能力的提升，還要不斷提高他們的綜合道德品質(zhì)和政治文化素養(yǎng)[6]，要讓他們認真履行崗位職責，工作態(tài)度端正，不忽視任何一個工作環(huán)節(jié)。在員工的檔案管理技能上，企業(yè)要定期組織教育培訓(xùn)，讓每位員工及時掌握最新的檔案管理手段，不斷充實自己的檔案管理知識。

四、結(jié)束語

綜上所訴，企業(yè)要想做好人事檔案管理工作，就必須不斷加強員工的科學規(guī)范管理意識，提高他們的檔案專業(yè)管理水平，通過建立起健全的檔案管理制度，嚴格督促檔案管理員工規(guī)范操作每一個檔案工作流程，保證檔案資料內(nèi)容的完整性以及真實性，為企業(yè)在招聘人才、提拔人才工作中提供大量的豐富、真實、有效的信息數(shù)據(jù)，保證企業(yè)人力資源工作的有條不絮的展開，促進企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

作者：盧顯陽 單位：河南機電高等?？茖W校