大數(shù)據(jù)下的人事檔案管理創(chuàng)新路徑

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[摘要]新媒體的高速發(fā)展給人事檔案管理制度改革創(chuàng)造了契機(jī)。本文將從大數(shù)據(jù)背景對(duì)人事檔案管理的積極效應(yīng)出發(fā)，通過(guò)創(chuàng)新制度管理、智能化辦公、人事檔案數(shù)據(jù)化等方法來(lái)對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新路徑加以深入剖析。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；智能化辦公；檔案數(shù)據(jù)化

在人事檔案的管理中，因?yàn)槿耸聶n案的殘缺、信息不完備等情況造成的直接、間接損失不計(jì)其數(shù)，所以在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新了人事檔案管理的路徑是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案建立工作的一個(gè)很好的補(bǔ)充。在這樣的時(shí)代下，我們可以將從前不敢實(shí)踐的想法去落實(shí)到新的人事檔案編輯、修訂中。

1大數(shù)據(jù)背景下對(duì)于人事檔案管理的積極效應(yīng)

因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給人事檔案管理的工作人員帶來(lái)了很大便捷，使技術(shù)水平得以急速發(fā)展。因?yàn)榧夹g(shù)的進(jìn)步，管理人員能夠處理的數(shù)據(jù)量也隨之加大，良好促進(jìn)了各行業(yè)各企業(yè)間的良好交流與發(fā)展。另外對(duì)于檔案內(nèi)容上的幫助也很大，一鍵操作能夠幫助對(duì)檔案進(jìn)行較為系統(tǒng)的優(yōu)化內(nèi)容管理，使管理人員能夠在一個(gè)放松的環(huán)境下去將企業(yè)利益達(dá)到最大化。大數(shù)據(jù)帶給人事檔案管理工作不僅僅限于對(duì)辦公環(huán)境的優(yōu)化，也改善了對(duì)外的聯(lián)系。從前管理人事檔案最大的問(wèn)題莫過(guò)于信息更新?lián)Q代得很慢，造成信息傳遞的不及時(shí)，流通性差。久而久之信息的共享被局限在了企業(yè)內(nèi)部，缺乏對(duì)外部的對(duì)接交流，從而影響了企業(yè)的對(duì)外形象、對(duì)外輸出等等。但大數(shù)據(jù)很大限度的整合了公共資源，實(shí)現(xiàn)了多方資源的交互，這便幫助了各家企業(yè)能夠?qū)⒕C合性發(fā)展提上日程。

2大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討

2.1緊跟時(shí)代步伐，創(chuàng)新制度管理

時(shí)代在進(jìn)步，科技也在日新月異，我們不能被時(shí)代拋棄，要在人事檔案管理工作中做新時(shí)代的弄潮兒。第一步應(yīng)當(dāng)建立起信息化的人事管理檔案，把資料的真實(shí)性作為首要的入檔標(biāo)準(zhǔn)，仔細(xì)核查每一份檔案信息，確保如此低級(jí)的錯(cuò)誤不會(huì)在未來(lái)的某一天爆出，影響企業(yè)形象；其次是檔案的形式不能只限于紙面上，要全面使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子歸檔，而且要做好備份工作，確保資料不流失。第二是要將數(shù)據(jù)信息考核納入檔案其中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的透明化。日常出勤、加班、請(qǐng)假等作為基礎(chǔ)的員工考核標(biāo)準(zhǔn)一定要做到透明化，給到員工有錯(cuò)必糾、有功必獎(jiǎng)的風(fēng)氣，將有效推進(jìn)企業(yè)高速健康發(fā)展。第三要嚴(yán)密做好人事檔案信息的管理工作。把控好人才的錄用、轉(zhuǎn)職、離職等工作，每一環(huán)節(jié)做好把控，認(rèn)真核對(duì)，尤其是大批轉(zhuǎn)職的人員變動(dòng)，要做好二次核對(duì)，謹(jǐn)慎將檔案信息歸檔。

2.2實(shí)現(xiàn)智能化辦公與人事檔案管理

大數(shù)據(jù)背景下，各企業(yè)都配置了電子信息設(shè)備，要善于利用智能化的工具來(lái)為人事檔案管理工作做以輔助。國(guó)家倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公多年來(lái)取得了很大的成效，在辦公室中，除必備的文本合同、備份信息等要用到紙張，基本做到了無(wú)紙化辦公，紙質(zhì)人事檔案可以通過(guò)電子掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子人事檔案，很大程度上提高了一份檔案的利用率，也避免了“一次棄檔，終生不錄”的無(wú)人才可用局面[1]。在智能化的運(yùn)用中，對(duì)信息資料真實(shí)性的排查也很重要。例如某家公司在面向全網(wǎng)公開(kāi)招聘時(shí)，因?qū)?fù)試人員的二次核查，查出此人資料信息作假，在各信息平臺(tái)檢索都查無(wú)此人，人事工作人員隨即上報(bào)公安部門(mén)，警方迅速調(diào)查了此人的身份信息，竟是潛逃多年的通緝?nèi)藛T。采用智能化的操作流程幫助警方抓獲了潛逃的犯罪嫌疑人，所以在人事檔案管理中，智能化辦公不可謂不重要。

2.3使人事檔案數(shù)據(jù)化，做大數(shù)據(jù)時(shí)代的奠基石

人事檔案管理工作是輔助整個(gè)企業(yè)高速長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的核心工作，因此要更人性化去服務(wù)于其他各部門(mén)，將人事檔案數(shù)據(jù)化就至關(guān)重要。數(shù)據(jù)化的核心理念基于“重要信息優(yōu)先級(jí)最高，次要信息優(yōu)先級(jí)次之，無(wú)用信息可以不歸檔”，然而從前都是由人事人員負(fù)責(zé)檔案工作，這就無(wú)可避免因其個(gè)人喜好原因就把信息的優(yōu)先級(jí)從自身角度去做考慮，這對(duì)數(shù)據(jù)的完整性、客觀性都有很大的影響[2]。所以大數(shù)據(jù)背景下，在檔案的創(chuàng)新管理方面就完全會(huì)避免掉這一點(diǎn)，因?yàn)閿?shù)據(jù)化的思維下，信息的優(yōu)先級(jí)固然重要，但數(shù)據(jù)庫(kù)是龐大的，不缺乏有用信息，這就可以完全將人事檔案信息都存檔，有需要的時(shí)候從中挑選就可以了，排除無(wú)用信息的干擾。另外企業(yè)可以通過(guò)培訓(xùn)來(lái)使人事檔案管理人員達(dá)到能夠勝任這一工作的能力，比如使用計(jì)算機(jī)操作的能力、掌握常用辦公軟件的能力等等，使人事檔案管理人員做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的奠基石，促進(jìn)企業(yè)高效邁向新的臺(tái)階。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理的創(chuàng)新在大數(shù)據(jù)背景下有多條路徑，均能使人事檔案管理工作輕松高效。經(jīng)過(guò)分析可以得出，創(chuàng)新制度管理能夠使人事檔案管理更加透明化；實(shí)現(xiàn)智能化辦公將提高人事檔案的利用率；人事檔案數(shù)據(jù)化管理去更好地配合各部門(mén)協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)人事檔案管理工作水平獲得更大提升。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊舒然.關(guān)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校人事檔案管理的挑戰(zhàn)分析及應(yīng)對(duì)措施探討[J].中外企業(yè)家,2020(08):136-137.

[2]吳利珍.加強(qiáng)高校人事檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化關(guān)鍵思路分析[J].教育教學(xué)論壇,2020(09):314-315.

作者：連杰 單位：河南省安陽(yáng)市殷都區(qū)自然資源局