醫(yī)院人事檔案管理的態(tài)勢分析法分析

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1大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理的SWOT分析

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)及科技的不斷發(fā)展，特別是以云計(jì)算和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)為載體的嶄新技術(shù)———大數(shù)據(jù)信息技術(shù)不斷崛起，人類社會的數(shù)據(jù)種類和規(guī)模正以幾何級數(shù)的速度增長，各個領(lǐng)域的人群都面臨著對復(fù)雜而龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的管理首先是人力資源的管理，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理理念和方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要，因此，醫(yī)院人事檔案管理在現(xiàn)代信息社會需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要改革創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，為醫(yī)院人才的發(fā)展融入新的元素，更新發(fā)展和管理模式。

1.1內(nèi)部因素：優(yōu)勢方面主要是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣，醫(yī)院人事檔案管理的信息化、科學(xué)化、規(guī)范化有利于醫(yī)院人力資源的績效管理，為醫(yī)院的人事工作提供重要、快捷迅速的依據(jù)，人力資源管理部門利用大數(shù)據(jù)的信息管理手段，特別對人員的自然變化追蹤，對員工的工作業(yè)績、能力等進(jìn)行綜合評定，以最便捷的速度保證人事工作的科學(xué)化、合理化[1]，大大提升醫(yī)院人事工作效率。劣勢方面主要是醫(yī)院人事檔案管理模式落后，隨著醫(yī)院人力資源規(guī)模的日益壯大，人事檔案的卷數(shù)及個人資料的不斷增加，員工專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、考核及工作職務(wù)變遷的日益頻繁，每位人才產(chǎn)生的原始人事記錄的材料越來越多，再加上大量現(xiàn)有的人事檔案積累材料，人事檔案管理人員對當(dāng)前井噴的檔案數(shù)據(jù)信息管理產(chǎn)生了壓力感和緊迫感，傳統(tǒng)的人事檔案管理信息服務(wù)顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)信息時代的要求。

1.2外部因素：外部機(jī)遇主要是隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助科學(xué)軟件對人事檔案原始資料進(jìn)行有效的存儲、查詢和調(diào)整，醫(yī)院人事管理工作程序迅速簡化，人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度減輕，節(jié)約了醫(yī)院的人力資源運(yùn)行成本，同時也為人力資源信息的開發(fā)、利用奠定了基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)施，促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)集中管理，提高了人事檔案管理的安全性和可靠性，保證了人力資源信息的保密性和完整性。因此，醫(yī)院人事檔案管理實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息化是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的必然。外部挑戰(zhàn)主要是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能夠確保人事電子檔案的安全性、保密性、完整性和可用性。此外，“檔案-計(jì)算機(jī)”復(fù)合型人才的匱乏，特別是在專業(yè)技術(shù)人員云集的醫(yī)院，顯得尤為突出，這將嚴(yán)重阻礙醫(yī)院人事檔案信息化進(jìn)程，不利于醫(yī)院電子檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展[2]。

2大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)對策略和建議

2.1醫(yī)院人事檔案管理從業(yè)人員的觀念轉(zhuǎn)變：在大數(shù)據(jù)時代，針對醫(yī)院人事檔案信息化落后現(xiàn)狀，人力資源部門工作人員及檔案管理人員必須全面認(rèn)識醫(yī)院人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性，意識到人事檔案信息化在醫(yī)院發(fā)展中的推動作用，不斷加快人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)，提高信息化建設(shè)水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的跨越式發(fā)展。因此，在全社會對大數(shù)據(jù)理念認(rèn)識不斷深入的情況下，在醫(yī)院人力資源管理方面，樹立大數(shù)據(jù)理念十分關(guān)鍵，只有這樣，才能有效提升醫(yī)院人事檔案的管理水平和人力資源的科學(xué)配置[3]。

2.2人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升：當(dāng)前，我國醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)、理論水平及文化程度等綜合素質(zhì)參差不齊，突出表現(xiàn)在檔案管理專業(yè)知識缺乏、理論知識結(jié)構(gòu)不合理、新技術(shù)新方法知識貧乏以及高層次的檔案專業(yè)人才較少，特別是檔案和信息的復(fù)合人才，當(dāng)前這些弊端已不適合新形勢下大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理的要求。因此在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院必須重點(diǎn)引進(jìn)大數(shù)據(jù)管理經(jīng)驗(yàn)及更高知識層面的專業(yè)人才隊(duì)伍，加大對人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，構(gòu)建多學(xué)科、多層次、交叉型新時代人事檔案管理團(tuán)隊(duì)[4]。

2.3大數(shù)據(jù)時代防范人事檔案信息的潛在風(fēng)險(xiǎn)：在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，這也使檔案轉(zhuǎn)遞和管理工作實(shí)現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡(luò)化，但是人事檔案涉及許多的個人隱私，因此在醫(yī)院檔案管理工作中，需要購買專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件來保障檔案網(wǎng)絡(luò)管理安全并定期對安全軟件進(jìn)行升級和維護(hù)[5]。對涉及職工的個人出生、健康、婚姻、財(cái)產(chǎn)、職業(yè)、宗教及家庭等方面的信息必須限制開發(fā)利用。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案信息還充分借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來確保醫(yī)院檔案信息的完整性，并對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘。在日常工作中做好檔案數(shù)據(jù)信息備份工作，保護(hù)好個人隱私。因此，檔案管理在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需要規(guī)避這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，通過制定法規(guī)、明確權(quán)限等措施來控制和應(yīng)對這些潛在風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院人事檔案管理，要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)，分析內(nèi)部優(yōu)劣勢、面臨的機(jī)會和威脅的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提升人事檔案管理效率，推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)，防范并規(guī)避人事檔案信息的潛在風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理的科學(xué)

參考文獻(xiàn)

[1]李晶，王秋蓉.醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018，9（17）：1-3.

[2]謝童柱.檔案數(shù)字資源云備份策略的SWOT分析[J].蘭臺世界，2014，29（14）：23-25.

[3]楊碧倩.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及策略[J].管理觀察，2018，38（28）：126-127.

[4]謝玉梅.大數(shù)據(jù)時代背景下醫(yī)院人事檔案管理探析[J].人才資源開發(fā)，2017，25（16）：29-30.

[5]史秀艷.基于大數(shù)據(jù)背景下的醫(yī)院檔案管理優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，27（10）：141.

作者：周曉玉 單位：山西省心血管病醫(yī)院人事科