醫(yī)院人事檔案管理信息化探析

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一、醫(yī)院人事檔案管理信息化現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)人事檔案管理的信息化沖擊。醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理多采用手工管理的方式，紙質(zhì)材料的收集、整理、組卷、歸檔是檔案管理工作的主要內(nèi)容。醫(yī)院大量的紙質(zhì)檔案還沒有完全實(shí)行信息化管理，在建立索引數(shù)據(jù)和檔案信息登記時還依靠手工操作，檔案資料查詢使用上會耗費(fèi)很大時間和人力。同時，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院人事管理過程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息諸如電子文檔、影像資料、網(wǎng)絡(luò)新聞報道等多種信息類型，也需要得到分類收集、整理和歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理方式很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下對工作效率和時間效益的較高要求，也很難實(shí)現(xiàn)新的信息流、數(shù)據(jù)源的存儲、提取和使用，醫(yī)院人事檔案管理急需加快信息化實(shí)現(xiàn)進(jìn)程。2.醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)特征。醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息好比一個水池，不同種類的信息就是各種顏色的水流，目前來看，這個水池越來越大，匯入不同的信息流種類越來越多、數(shù)量也越來越大，因此醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出信息量大、信息種類多的特征。隨著醫(yī)改的深入，醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜多樣，人員數(shù)量也在與日俱增，同時由于專業(yè)類別不同、編制類別差異、科室情況區(qū)分等原因在各個職能部門管理過程中所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量龐大。醫(yī)院工作人員的基本信息變動、學(xué)習(xí)學(xué)位信息變動，以及頻率較高的職稱晉升工作、崗位聘任工作工作、職工獎懲工作、考試考核、評先評優(yōu)工作等都會產(chǎn)生不同種類的信息，其中包括紙質(zhì)資料，也包括電子信息，使得檔案信息種類增多。3.醫(yī)院人事檔案管理信息化的重要性。檔案的價值在于利用，人事檔案管理應(yīng)為人事管理服務(wù)。人事檔案作為記錄醫(yī)院工作人員個人履歷、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的載體，是醫(yī)院人力資源開發(fā)、人事決策、職稱評審、人員獎懲等人事管理工作的重要依據(jù)。面對海量且種類繁多的人事信息，傳統(tǒng)的檔案管理方法依靠人工翻閱檢索等方式，費(fèi)時費(fèi)力，重復(fù)勞動多而且容易出錯，顯然對于這些人事管理工作中人員相關(guān)信息的提取利用造成很大程度上的效率低下，同時也使得人員信息更新速度和信息收集范圍有限，人事管理的檔案材料參考價值受到很大限制。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化顯得尤為重要。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化過程中存在的問題

1.基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)不夠完整。由于人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，醫(yī)院只對部分有編制的人員具有檔案管理權(quán)，大量編外人員實(shí)行人事，其人事檔案則由人社部門指定的機(jī)構(gòu)代為管理。這就造成醫(yī)院所掌握人員信息不夠完整，而醫(yī)院的人事管理工作是針對包括人事職工在內(nèi)的全院職工而言，每次需要查閱非在編人員檔案信息時只能由人事檔案工作人員去相關(guān)機(jī)構(gòu)查閱，這極大阻礙人事檔案管理信息化進(jìn)程，也極耗費(fèi)的人力、物力和財力。同時，由于醫(yī)院檔案管理缺乏行之有效的規(guī)章制度，工作人員在收集信息過程中欠缺一定的規(guī)范性，難免會出現(xiàn)疏漏現(xiàn)象，容易造成信息數(shù)據(jù)的不完整。2.諸多信息數(shù)據(jù)源對接困難。在醫(yī)院人員管理過程中，人事部門所掌握的信息主要涉及工作人員個人基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、黨團(tuán)關(guān)系、工資表等信息，而其他信息則掌握在其他相關(guān)部門。如醫(yī)務(wù)處對醫(yī)療人員能開展的手術(shù)級別、手術(shù)并發(fā)癥發(fā)生率、對口支援情況、外出進(jìn)修情況等信息，護(hù)理部掌握著各護(hù)理單元中護(hù)理人員的考核情況、服務(wù)評價等信息，繼續(xù)教育部門掌握著醫(yī)務(wù)人員的不同類型的考試考核頻次、考核結(jié)果等信息，質(zhì)控部門掌握著各個科室質(zhì)量管理情況，院感部門掌握著各個科室的感控情況，科研處掌握著職工的科研信息，另外還有職工管理過程中產(chǎn)生的其他信息掌握在其他部門。這些都是醫(yī)院工作人員評價的重要依據(jù)，卻分散在各個部門，沒有實(shí)現(xiàn)信息交流，聯(lián)通互動，造成人員信息完整度差，各種信息數(shù)據(jù)也很難實(shí)現(xiàn)對接，進(jìn)一步增大了這些信息的利用難度。3.基礎(chǔ)配備不到位。在人員配置方面，醫(yī)院人事檔案管理人員往往是超負(fù)荷工作，很難達(dá)到每一千人配備一個專職檔案管理員的標(biāo)準(zhǔn)，同時，人事檔案管理人員長期習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案管理信息化的理念不夠強(qiáng)，而且很少掌握信息統(tǒng)計和整理的方法和技術(shù)；在硬件設(shè)施方面，各種檔案信息的采集整理需要不同的工具來進(jìn)行，采用不同的載體來儲存，而醫(yī)院往往鮮少在這方面進(jìn)行全方位資金支持；在軟件系統(tǒng)方面，雖然信息資源得到了一定程度的收集整理，但是在信息整合以及檢索和開發(fā)利用上缺乏行之有效的系統(tǒng)支持，由于不同醫(yī)院的具體情況各不相同，目前并沒有一個適用于不同需求的檔案管理系統(tǒng)，因此軟件系統(tǒng)就需要根據(jù)各自實(shí)際進(jìn)行開發(fā)，而這往往需要很長時間的探索和試用才能夠?qū)崿F(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)為醫(yī)院人事檔案管理信息化提供依托

1.大數(shù)據(jù)帶來人事檔案信息來源渠道增加。在醫(yī)院管理過程中，會產(chǎn)生大量與人員有關(guān)的信息數(shù)據(jù)。如醫(yī)德考評會體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)德品行狀況，進(jìn)修培訓(xùn)情況會體現(xiàn)工作人員的技能水平提升情況，理論考核、技能考核等可以體現(xiàn)工作人員的理論掌握水平和操作能力，科研課題、情況會體現(xiàn)工作人員的科研水平，院內(nèi)外評先評優(yōu)、社會兼職等可以體現(xiàn)工作人員的社會價值，等等這些信息的大量產(chǎn)生，都可以作為完善人事相關(guān)檔案信息的來源，會極大豐富醫(yī)院人力資源數(shù)據(jù)，作為實(shí)現(xiàn)全方位評價人才的重要依據(jù)，為人力資源管理提供相應(yīng)參考價值。2.大數(shù)據(jù)有助于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息實(shí)用價值。大數(shù)據(jù)帶來的人事檔案信息的豐富，會是醫(yī)院管理的巨大無形財富。通過匯集、整合各種信息數(shù)據(jù)，形成全面豐富的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，變被動整理檔案材料為主動挖掘檔案信息價值，主動為人力資源管理和開發(fā)提供服務(wù)。例如可以將個人手術(shù)視頻、個人典型病例報告、科研專項(xiàng)進(jìn)展等個性化內(nèi)容納入職工個人人事檔案，更加側(cè)重對專業(yè)技術(shù)、科研教學(xué)等信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)涵。通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，醫(yī)院將不同種類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，能夠深入挖掘人事檔案的價值，有效利用各種檔案信息資源，對醫(yī)務(wù)工作者實(shí)現(xiàn)更全面的評價，從而實(shí)現(xiàn)適才適用，以至于更精準(zhǔn)的開發(fā)人才資源，更好地服務(wù)患者，更大程度的去造福社會。

四、大數(shù)據(jù)視角下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化舉措

1.樹立大數(shù)據(jù)信息管理理念。醫(yī)院應(yīng)樹立為培養(yǎng)人才服務(wù)的檔案觀，以大數(shù)據(jù)視角推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化的頂層設(shè)計，從醫(yī)院人才發(fā)展規(guī)劃角度而不僅僅是人事檔案管理角度來實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。通過進(jìn)行頂層設(shè)計，提高人事檔案管理的地位，實(shí)現(xiàn)人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、繼教、科研、質(zhì)控等多個部門協(xié)同合作，將人事檔案管理信息化納入到醫(yī)院信息化建設(shè)的過程中，以大數(shù)據(jù)的視角，來增強(qiáng)各個部門大數(shù)據(jù)信息管理意識，推動檔案管理方式創(chuàng)新，加快檔案管理信息化進(jìn)程。2.形成聯(lián)通互動及時更新的大數(shù)據(jù)平臺。面對龐大的數(shù)據(jù)源，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中構(gòu)建數(shù)字化大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺，發(fā)揮醫(yī)院信息科職能的同時，引進(jìn)專業(yè)的大數(shù)據(jù)信息管理團(tuán)隊，研發(fā)適合醫(yī)院實(shí)際情況的信息系統(tǒng)，使各部門、科室產(chǎn)生的各種文字、圖片、影像等資料得到及時的匯集整理，構(gòu)建科學(xué)合理、分類明確的數(shù)據(jù)庫。利用好醫(yī)院已有的信息系統(tǒng)，通過技術(shù)升級，將醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)抓取甚至實(shí)現(xiàn)對接，將極大豐富人事管理信息。同時需要注重信息收集的方式的優(yōu)化，加快將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子檔案的步伐，通過疊加專有電子水印和電子簽章保持檔案信息的完整性和真實(shí)性，提升提取信息的時間效益。另外，人員信息數(shù)據(jù)及時更新也十分重要，相關(guān)部門需配備專職信息統(tǒng)計人員，及時整理和上傳各種數(shù)據(jù)。同時，在信息檢索研發(fā)方面，要做好意見征求工作，提高信息屬性和檢索字段的實(shí)用價值，在將相關(guān)信息做好保密工作的同時，使查詢條件更具靈活性，輸出報表更符合實(shí)際需求，以便于醫(yī)院及相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)更加便捷有效的人員信息檢索和利用。3.完善支持保障措施。在人員支持方面，應(yīng)組織人事檔案管理人員以及各部門相關(guān)信息統(tǒng)計人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，或去有先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，增加溝通交流和技能提升的渠道，不斷掌握新技術(shù)和新知識，提升相關(guān)人員的信息管理能力和水平，加快構(gòu)建新型人事檔案管理團(tuán)隊，提升人事檔案管理隊伍的層次。在硬件支持方面，醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，為檔案管理部門配備數(shù)據(jù)記錄必要的計算機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、微縮相機(jī)、掃描儀和存儲服務(wù)器等設(shè)備，同時為信息科配備大容量的伺服器，為軟件信息系統(tǒng)提供最大程度的支持。在制度建設(shè)方面，醫(yī)院應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)范來錄入、修改、和歸檔、更新信息，將制度化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)貫穿到醫(yī)院人事檔案管理信息化的全過程中，從制度上減少隨意篡改、刪除檔案的可能性，重視考核和追責(zé)，確保人事檔案在信息化過程中仍能安全有序。在信息安全方面，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案信息的保密性管理，嚴(yán)格權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)操作記錄歸檔和定期審核，提高風(fēng)險防范意識，嚴(yán)肅流程管理和交接制度；另外，需要通過提高數(shù)據(jù)庫的防護(hù)水平，及時做好數(shù)據(jù)備份和防火墻提升等工作。

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作者：張婷婷單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源部