企業(yè)人事檔案管理工作探究

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【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案越來(lái)越被重視，本文從了解企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀和提高企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策兩方面出發(fā)，闡述了如何做好企業(yè)人事檔案管理工作，為企業(yè)帶來(lái)效益，為企業(yè)選人用人提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的信息。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案；管理工作

一、了解企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)人事檔案管理習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作方法，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)的管理方法接受起來(lái)比較慢，改革創(chuàng)新的意識(shí)不強(qiáng)。企業(yè)主要以技術(shù)和生產(chǎn)為主，管理為輔，人事檔案管理強(qiáng)調(diào)保密性，利用范圍小，利用頻率低，一直沿用傳統(tǒng)的管理方法。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人事檔案逐步成為人力資源管理的重要依據(jù)，人事檔案管理員的重要性才逐漸顯示出來(lái)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)的管理方法有了一定的了解。對(duì)于國(guó)有大中型企業(yè)進(jìn)行人事檔案信息化管理不是一個(gè)小事，投入大量人力、物力、財(cái)力能為企業(yè)帶來(lái)什么效益？信息化管理能達(dá)到檔案的保密性要求嗎？辦理具體事物還是用檔案原件，電子檔案還沒(méi)有被認(rèn)可等問(wèn)題，接受起來(lái)還需要過(guò)程。長(zhǎng)期固定的工作模式，人員的缺少，工作量的加大，較少的交流平臺(tái)，致使改革創(chuàng)新意識(shí)薄弱。（二）企業(yè)分級(jí)層，單位多，駐外省公司多，用工形式不同，相對(duì)人事檔案管理工作較難。企業(yè)人事檔案按規(guī)定集中統(tǒng)一管理，副縣級(jí)干部的人事檔案由上級(jí)公司管理，副縣級(jí)以下的干部人事檔案一律由集團(tuán)統(tǒng)一管理，集團(tuán)收購(gòu)的外省公司的人事檔案，由于特殊性保存在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣魇袌?chǎng)，原公司有管檔權(quán)限的保存在原公司。由集團(tuán)招收的新人分配到外省公司，外省公司在給新人辦理社保等業(yè)務(wù)時(shí)，就要到集團(tuán)借其人事檔案到當(dāng)?shù)剞k理，非常不方便，歸還不及時(shí)。外省公司對(duì)人事檔案在集團(tuán)管理的人員新形成的檔案材料不能按要求及時(shí)歸檔，造成辭職轉(zhuǎn)出時(shí)不能及時(shí)轉(zhuǎn)出。一級(jí)單位對(duì)二級(jí)單位形成的檔案材料審核不嚴(yán)，對(duì)形成材料達(dá)不到規(guī)范要求，對(duì)歸檔材料范圍不清楚，造成重復(fù)工作多，收集工作困難。企業(yè)用工形式有合同制、勞務(wù)派遣和業(yè)務(wù)外包三種，勞務(wù)派遣和業(yè)務(wù)外包人員占30%比例，收集檔案材料時(shí)分撿很困難。（三）企業(yè)的變革，制度的更換，給人事檔案帶來(lái)了沖擊。國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)樯鲜泄?，人事部門(mén)的人員新老更替，人事檔案部分歸檔材料的形成被忽略，工資材料、考核材料和干部任免審批表的停做，履歷表未審核，沒(méi)有及時(shí)歸檔，勞動(dòng)合同書(shū)填寫(xiě)不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案材料不全，利用時(shí)無(wú)法提供翔實(shí)的信息，給辦理有害工種人員退休、干部身份的審定和轉(zhuǎn)出人員帶來(lái)麻煩。（四）人事部門(mén)管理制度不完善，有部分人員的檔案無(wú)法建立。一是入廠多年的本科生，招聘時(shí)沒(méi)有審理個(gè)人檔案，就招聘進(jìn)入企業(yè)，隨后沒(méi)有讓本人辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，造成檔案在原學(xué)?；蛟９堋６钦泄と霃S的合同制工人，沒(méi)有原始檔案，沒(méi)有在檔案館注冊(cè)，沒(méi)有將原有檔案辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，造成入廠后形成的檔案材料無(wú)法歸入其檔案中，造成退休和轉(zhuǎn)出時(shí)，無(wú)檔可用。后期形成的檔案材料因沒(méi)有在檔案館注冊(cè)，檔案材料存放在人事部門(mén)，容易丟失，不容易查找。（五）干部人事檔案的專項(xiàng)審核和認(rèn)定工作，進(jìn)一步加強(qiáng)了干部人事檔案管理，提升標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化水平。干部人事檔案的專項(xiàng)審核和認(rèn)定工作，主要是審核干部“三齡二歷一身份”，針對(duì)干部人事檔案材料填報(bào)的真實(shí)性，有無(wú)篡改、偽造個(gè)人檔案材料等。干部人事檔案的專項(xiàng)工作的進(jìn)行，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，編寫(xiě)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)程》《干部人事檔案專項(xiàng)審核工作規(guī)程》等8個(gè)規(guī)程，大量的檔案材料得以收集，新形成的材料達(dá)到管理要求才能接收，杜絕材料上無(wú)形成時(shí)間，杜絕新形成材料上姓名、出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷與審核的不一致，杜絕材料上內(nèi)容填寫(xiě)不全、不規(guī)范，提升了干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化管理。

二、提高企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）采用信息化管理手段，推進(jìn)人事檔案工作。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，能夠提高人事檔案工作的效率和水平，能夠保護(hù)檔案的原件，減少利用的磨損。人事檔案信息化管理主要提供人力資源信息，為人力資源管理和相對(duì)人合法權(quán)益維護(hù)服務(wù)，促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)，防止用人失察、用人失當(dāng)、用人失誤等問(wèn)題發(fā)生，為改善人事部門(mén)勞動(dòng)繁瑣、效率低下、不能及時(shí)提供領(lǐng)導(dǎo)需要的各種人事報(bào)表管理現(xiàn)狀。采用信息化管理人事檔案，使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化，不僅使能夠高效率完成人事管理的日常工作，還使深入開(kāi)發(fā)利用人力資源成為可能，大大推進(jìn)人事檔案工作。（二）加大培訓(xùn)、宣傳、考核、監(jiān)督和指導(dǎo)力度，使人事檔案管理工作更加完善。對(duì)各單位人力資源員培訓(xùn)主要是提高各單位對(duì)人事檔案管理的充分認(rèn)識(shí)，提高人事檔案收集材料的質(zhì)量，按要求移交檔案材料。宣傳是提高人們對(duì)人事檔案的了解和知道人事檔案的重要性，也告知什么材料屬于人事檔案歸檔的范疇，提高收集率。考核是為了不斷提高人力資源員的工作能力和改進(jìn)工作績(jī)效，提高在工作執(zhí)行中的主動(dòng)性和有效性。定期的監(jiān)督和指導(dǎo)是在察看并加以管理的過(guò)程中將不符合企業(yè)管理規(guī)定的進(jìn)行講解與糾正。加大培訓(xùn)、宣傳、考核、監(jiān)督和指導(dǎo)力度，也是加強(qiáng)人事檔案工作管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，把控好各個(gè)環(huán)節(jié)的精細(xì)化，才能使人事檔案管理工作更加完善。（三）完善人事部門(mén)管理制度和人事檔案管理制度，保證人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性。制度是保障，建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循、有章可依是非常必要的。完善人事部門(mén)管理制度，保證錄用人員的人事檔案及時(shí)歸入檔案館，人事部門(mén)在一定時(shí)間內(nèi)，核對(duì)錄用人員的人事檔案，如有沒(méi)收到人事檔案的，通知本人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)到人事部門(mén)，杜絕有人無(wú)檔情況發(fā)生。完善人事檔案管理制度，在檔案材料形成一個(gè)月內(nèi)，移交至檔案館，保證人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性，杜絕利用時(shí)與實(shí)際不一致，影響信息的準(zhǔn)確性，杜絕轉(zhuǎn)出時(shí)缺少檔案材料，無(wú)法及時(shí)轉(zhuǎn)出。（四）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視，才能加快人事檔案管理工作的提升。改變目前檔案工作不被重視的現(xiàn)狀，就要增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識(shí)，檔案管理者首先要主動(dòng)作為，充分利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策作參考，其次，增強(qiáng)檔案管理者的責(zé)任感，提高管理意識(shí)，掌握新技能，提高綜合素質(zhì)。只有單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的重要性有了充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到了人事檔案的無(wú)形價(jià)值，單位領(lǐng)導(dǎo)才能對(duì)人事檔案工作在人、財(cái)、物上給予必要的支持，對(duì)人事檔案工作的開(kāi)展予以關(guān)注和配合，才能保證單位人事檔案工作不斷上臺(tái)階，出成果。及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)人事檔案工作的計(jì)劃、開(kāi)展情況，以及在檔案管理過(guò)程中遇到的矛盾問(wèn)題、檔案利用效果等，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作有了全面了解，才會(huì)把人事檔案工作列入單位工作議程，有計(jì)劃、有步驟、有考核地進(jìn)行，也就促進(jìn)了人事檔案管理工作的提升。（五）提高檔案管理人員和人力資源員的素質(zhì)是管理好人事檔案的重要因素之一。作為人事檔案管理人員和人力資源員，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)是非常重要的。通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)和同行交流等方式提高專業(yè)素質(zhì)，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和制度要求，掌握管理原則和方法，能夠使用新型電子設(shè)備，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為企業(yè)的發(fā)展提供有利的人事資源。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有責(zé)任心，才能更好地收集材料、鑒別材料，才能按照要求整理材料，才能將人事檔案信息進(jìn)行梳理，更快、更翔實(shí)地服務(wù)于企業(yè)。

三、總結(jié)

企業(yè)人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，此后，為做好此項(xiàng)工作，應(yīng)從服務(wù)企業(yè)需求為切入點(diǎn)，開(kāi)發(fā)信息檔案管理，拓寬檔案工作方式及服務(wù)渠道，推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作改革創(chuàng)新，為企業(yè)人事檔案工作提供全方位、準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)而努力。

作者：李艷潔 單位：河南省平頂山市平高集團(tuán)有限公司檔案館