企業(yè)檔案管理信息化與標準化建設探究
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摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化建設的重要性與日俱增，這意味著人們對檔案管理提出了新的要求。檔案管理作為企業(yè)的重要組成部分，不僅種類繁多，而且數(shù)量眾多，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求。在當今信息時代，企業(yè)必須加強檔案管理信息化建設，將信息技術(shù)融入檔案管理當中，才能有效提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。文章探討了新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設的策略。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息建設
對于檔案來說，是記錄各種信息的活動，而對企業(yè)來講，是記錄企業(yè)發(fā)展的歷程的，檔案管理是需要綜合性的工作，所以在管理的過程中，會經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題。為了能夠有效將企業(yè)檔案管理進行改善，信息化檔案管理建設成為了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要方向，所以企業(yè)需要不斷創(chuàng)新檔案管理的方法，充分利用信息技術(shù)加強檔案的建設，以此來提高企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。
1信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢
（1）提升企業(yè)的工作效率。隨著信息時代的發(fā)展，無論在生活中還是企業(yè)當中，都需要使用大量的信息數(shù)據(jù)。在利用信息化進行檔案管理的過程中，信息化能夠從數(shù)據(jù)庫快速將數(shù)據(jù)與信息提取出來，并且能夠篩選出不符合數(shù)據(jù)的信息，這樣一來，不僅能夠有效提高企業(yè)的工作效率，還能夠有效避免出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。在信息化檔案建設管理的過程中，信息化檔案建設管理是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案，人工進行檔案管理消耗大量的人力和物力，所以，信息化檔案管理解決了這一問題，信息化檔案管理能夠?qū)⑺@取的數(shù)據(jù)信息進行保存，并且在查找的過程中，省去大量的時間，由于信息化的普及，企業(yè)在查找信息數(shù)據(jù)時，能夠快速查找出所需要的信息，因此，對于信息化檔案管理，能夠有效提高工作效率并延長檔案的使用壽命，以此來提升企業(yè)的工作效率。（2）信息化檔案管理儲存的優(yōu)勢。在企業(yè)檔案管理的過程中，由于部分企業(yè)在使用檔案管理的過程中，仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這樣不僅會造成大量的人力和物力消耗，并且工作效率也沒有顯著提升。為了能夠有效改善這種情況，企業(yè)在檔案管理儲存的過程中，可以充分利用信息化進行檔案管理，有效避免傳統(tǒng)檔案管理所出現(xiàn)的問題，能夠快速查找出所需要的內(nèi)容，并擁有大量的儲存空間，進而有效改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的空間需求。
企業(yè)在日常管理過程中，工作內(nèi)容繁多，且類型復雜。其中，檔案管理是極為關(guān)鍵的部分，與企業(yè)的經(jīng)營管理和日常業(yè)務的有序開展息息相關(guān)。特別是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展和普及之前，企業(yè)的檔案管理工作模式相對單一化。紙質(zhì)材料通常用作載體記錄和保存相關(guān)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容。然而，由于紙張材料自身的特性，在保存過程中存在著一定的缺點和不足。紙張易受環(huán)境條件的影響，一旦受潮便會慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這增加了工作人員的管理難度。其次，紙張材料相對脆弱，如果受損就很難修復。對于有價值的檔案信息資料，一旦遭到破壞，將造成不可估量的損失。因此，信息化檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義，通過現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，將檔案信息存儲和備份到計算機互聯(lián)網(wǎng)當中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發(fā)生。最后，檔案管理包含許多復雜多樣的內(nèi)容，用傳統(tǒng)的保存方法如果經(jīng)常反復地查看和翻閱，這樣便很容易造成紙張破損，或者丟失。紙質(zhì)檔案需要大量的紙質(zhì)材料，管理工作量大，如果檔案中的信息太多，分類肯定會更加繁瑣，在查找的過程中會出現(xiàn)費時費力的情況。而將信息數(shù)據(jù)儲存到計算機平臺當中，并對其進行備份和歸類保存，在需要時，便可通過檢索功能快速查找到相關(guān)信息數(shù)據(jù)和檔案資料，以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提高企業(yè)檔案管理的工作效率，塑造良好的部門形象，為企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展提供基礎保障。
3企業(yè)信息化檔案管理所存在的問題
（1）檔案管理并未融入信息化。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)并未根據(jù)檔案管理進行深入地研究及改革，導致企業(yè)的檔案管理存在著較多問題。在檔案管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案亂儲存的問題，由于檔案管理的機制并未完善，所以企業(yè)在檔案管理的過程中，會不知如何下手，為了能夠有效解決這一問題，企業(yè)應根據(jù)時代的變化進行改革，并對比較重要的檔案進行深入分析，如果檔案中存在著殘缺，應及時進行完善，將所需要的和有價值的信息進行快速儲存，避免出現(xiàn)重要的信息丟失等情況。企業(yè)在目前的檔案管理過程中仍然存在著較大問題，并沒有根據(jù)社會的發(fā)展制定合理的檔案管理制度，導致檔案管理的制度相對于落后，在出現(xiàn)檔案的問題時，不能夠及時解決，這對于企業(yè)來講影響是非常大的，長此以往，導致企業(yè)檔案管理工作效率未有明顯提升。（2）檔案管理的效率。在企業(yè)檔案管理的過程中，由于部分企業(yè)沒有認識到信息化檔案管理的重要性，所以，在檔案管理的過程中，未能融入信息化檔案管理，信息化檔案管理是需要與部門進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)的，這樣才能提高檔案管理的效率以及準確性。但常常有部分企業(yè)為了省去時間，未能和部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，導致在查找信息數(shù)據(jù)時出現(xiàn)較多問題。由于企業(yè)的快速發(fā)展，大量的信息撲面而來，如果各部門沒有統(tǒng)一協(xié)調(diào)，會嚴重影響檔案搜索的效率，阻礙企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。如果想要將企業(yè)的檔案效率提升，先要將各個部門進行統(tǒng)一，如檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性，在統(tǒng)一后無論是查找資料還是工作效率都會得到相應的提升。（3）信息化檔案建設未充分利用。在企業(yè)發(fā)展的過程中，由于有部分企業(yè)對信息化檔案管理產(chǎn)生抗拒，所以，在企業(yè)檔案管理中，沒有利用信息化檔案管理，這不僅對企業(yè)的發(fā)展造成嚴重的影響，并且還會消耗大量的人力和物力，所以，企業(yè)應根據(jù)時代的變化，制定合理的信息檔案管理制度，充分利用信息化檔案建設，避免出現(xiàn)在急需查找檔案信息時出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象，造成檔案信息的偏差，從而不利于企業(yè)的發(fā)展。所以企業(yè)在使用信息化檔案管理建設時，企業(yè)應根據(jù)自身發(fā)展，制定出合理的信息化檔案管理方案，這樣不僅能夠提高企業(yè)檔案管理的工作效率，還能將比較重要的檔案信息進行妥善保存，避免在管理的過程中出現(xiàn)信息泄漏等情況。（4）管理機制不完善。企業(yè)所涉及的工作內(nèi)容復雜多樣化，會產(chǎn)生大量的檔案信息，因此，檔案管理工作至關(guān)重要，屬于系統(tǒng)性的工作。由于部分企業(yè)缺乏對信息化建設的認知和了解，并未配備一些硬件、軟件設備，信息化檔案管理水平較低，無法高效有序地進行信息化建設工作。產(chǎn)生這些問題的根本原因是企業(yè)沒有結(jié)合實際情況制定相應的管理機制。此外，管理手段和方法相對落后，使企業(yè)檔案信息化建設工作步履維艱，無法全面有效開展。雖然由于各種因素的影響，部分企業(yè)逐漸認識到檔案信息化建設的重要性和作用，但在信息技術(shù)的實際應用中仍存在許多問題，如缺乏完善的規(guī)范化管理體系，特別是對于部分原始資料信息的歸檔保存，缺乏科學合理的操作指導。此外，部分企業(yè)在建立檔案管理信息系統(tǒng)與平臺之后，檔案檢索流程并未得到簡化，使得檔案檢索依然比較復雜，檔案信息資料也無法實現(xiàn)實時共享，從而導致管理效率較低。（5）專業(yè)人才匱乏。在企業(yè)信息化檔案管理建設的過程中，由于企業(yè)的專業(yè)人才匱乏，所以在管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，企業(yè)在招募專業(yè)人才時，要根據(jù)管理人員的綜合素養(yǎng)進行評估，是否對檔案管理有一定的認識，企業(yè)可以根據(jù)自身的需求，對管理人員進行招募。企業(yè)檔案管理人員如果沒有掌握相應的檔案儲存方法以及處理能力的話，在工作中就會經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的差錯，導致企業(yè)檔案管理出現(xiàn)嚴重的問題。
4根據(jù)企業(yè)所需檔案管理制度制定合理的措施
（1）根據(jù)企業(yè)檔案管理制定合理的規(guī)劃。在檔案管理信息化建設的過程中，企業(yè)首先要制定合理的規(guī)劃，并將所涉及的范圍和檔案的內(nèi)容進行綜合分析，根據(jù)所需要的管理制度制定長遠的目標。在企業(yè)發(fā)展過程中，只有通過合理的信息化建設，才能充分提高企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)在信息化建設的過程中，需要做好部門之間的協(xié)調(diào)，并將軟硬件做到最好，在管理的過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案錯插時，應及時進行處理，才能有效避免問題的發(fā)生。（2）充分利用信息化檔案管理。企業(yè)在日常的管理中，需要所儲存的資料先以數(shù)字化進行儲存，并將各種紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，對于較為重要的文件，可以以密碼的形式進行儲存，避免出現(xiàn)丟失等情況。如果想要查找信息的話，可以在網(wǎng)上進行查詢，這樣一來，能夠快速查找出所需要的資料，以此來提高企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。（3）創(chuàng)新管理理念。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，計算機信息技術(shù)逐漸滲透到人們生活的各個方面，給人們帶來了極大的便捷，同時也改變了人們的生活方式。企業(yè)的管理人員必須高度重視檔案信息建設工作，積極創(chuàng)新和更新管理理念?？梢詮囊韵聨讉€方面入手：首先，要全面貫徹“互聯(lián)網(wǎng)+”理念與發(fā)展趨勢，通過定期培訓，不斷提升管理工作人員的信息技術(shù)操作能力與熟悉度，優(yōu)化操作流程。要讓工作人員充分認識到檔案管理信息化建設是必然發(fā)展趨勢，全面掌握當前新形勢下檔案管理工作的核心要點，努力突破傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的局限與不足，充分運用信息技術(shù)，對現(xiàn)有資源進行全面有效整合。其次，相關(guān)管理工作人員應當起到表率作用，積極借鑒和學習先進的技術(shù)手段，可通過講座、會議、培訓等方式，不斷提升工作人員的重視程度，并學會積極適應新的發(fā)展潮流，迎接全新的挑戰(zhàn)，營造良好的信息化管理氛圍。
5總結(jié)語
隨著社會的快速進步，企業(yè)在管理的過程中還經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題，尤其是檔案管理，由于傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)常會出現(xiàn)腐蝕或丟失的情況，信息化檔案管理可以將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的檔案，并能夠及時儲存，這樣一來，不僅能夠提高企業(yè)檔案儲存的效率，還能夠提升企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
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作者:楊暉 單位:連云港市食品藥品檢驗檢測中心
