企業(yè)管理信息化技術(shù)分析

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1施工企業(yè)運用信息技術(shù)的現(xiàn)狀

我國用20年左右時間從工業(yè)發(fā)達國家引進項目管理的概念、理論、組織、方法和手段,取得了不少成績。但是應(yīng)認識到,在項目管理中最薄弱的工作環(huán)節(jié)是信息管理。至今多數(shù)業(yè)主方和施工方的信息管理還相當(dāng)落后,主要表現(xiàn)在對信息管理的理解以及信息管理的組織、方法和手段基本上還停留在傳統(tǒng)的方式和模式上。很多企業(yè)對信息技術(shù)的運用還停留在20世紀70年代的程度,即僅僅是單項程序的應(yīng)用,沒有形成一個系統(tǒng),信息化的優(yōu)勢并沒有得到體現(xiàn)。而信息化的根本優(yōu)勢在于信息的集成和共享。目前國內(nèi)施工企業(yè)信息化的進程參差不齊。一些大型企業(yè)已建立了辦公自動化系統(tǒng)、招投標系統(tǒng)、設(shè)計計算系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等,初步實現(xiàn)了企業(yè)的信息化管理。但多數(shù)施工企業(yè)的信息化程度還比較低,很大一部分工作還依靠手工,信息基礎(chǔ)平臺不健全,應(yīng)用專業(yè)軟件的范圍較窄,主要集中在財務(wù)、預(yù)算軟件上,且以單機版為主,沒能實現(xiàn)信息資源的共享和自動傳遞。例如做個報表,有的人是把各種數(shù)據(jù)都算好了再一個個錄入電腦,似乎用電腦做只是為了美觀,效率反而更低了,殊不知Excel軟件本身具有極強大的計算功能和數(shù)據(jù)庫功能,而且還能進行判斷、分類匯總、排序、形成圖表等。這還只是對單項程序運用的不到位,至于各部門之間的集成共享就更談不上了。還有一些企業(yè)由于基層的管理較為混亂,使得專業(yè)軟件很難發(fā)揮作用,出現(xiàn)軟件用了沒效果,或是軟件有人買沒人用的局面。究其原因,一是對信息化沒有予以充分的重視;二是認為配置了電腦等軟硬件設(shè)施就是信息化了。

2運用信息技術(shù)的必要性

那么是不是說作為一個施工企業(yè),現(xiàn)有的管理模式已經(jīng)很好了,并不需要那么高深的信息技術(shù)呢?事實并非如此,傳統(tǒng)管理方式存在業(yè)務(wù)流程混亂、溝通不暢、信息遲滯等問題。據(jù)國際有關(guān)文獻資料介紹,建設(shè)工程項目實施過程中存在的諸多問題中2/3與信息交流(信息溝通)的問題有關(guān);建設(shè)工程項目10%～33%的費用增加與信息交流存在的問題有關(guān);在大型建設(shè)工程項目中,信息交流的問題導(dǎo)致工程變更和工程實施的錯誤約占工程總成本的3%～5%。由此可見,信息管理的重要性。

2.1施工管理信息化是有效利用信息資源的需要

信息是一種資源,如不能進行有效存儲、處理、傳遞,便是對資源的浪費。如,建筑物建造過程中,混凝土澆筑之前的數(shù)據(jù)除了混凝土的強度標號、數(shù)量外,其他信息幾乎全被忽略。而被忽略的水泥、沙石等原材料物理、化學(xué)品質(zhì),混凝土的攪拌情況,出廠時間,出廠時的天氣情況,運輸時間及道路交通情況等都可能影響混凝土的質(zhì)量。澆筑之后除了澆筑部位和澆筑方量之外的數(shù)據(jù)也幾乎全被忽略;而信息技術(shù)在施工企業(yè)管理中的應(yīng)用被忽略的混凝土振搗情況、試塊情況、養(yǎng)護情況、鋼筋制作情況等同樣也關(guān)系著工程質(zhì)量。信息化過程處理是將這些數(shù)據(jù)及時、有序、成批的儲存。這里強調(diào),可追朔性、可公示性和可傳遞性是對信息化過程特征的要求?？勺匪沸跃褪切畔⒕哂幸欢ǖ恼蚧蚍聪虿殚喒δ?可公示性表明數(shù)據(jù)有條件查閱功能,不是個人行為管理;可傳遞性表明所有的情況不局限在某地,有能在網(wǎng)上傳輸能力等。

2.2信息技術(shù)能使項目處于受控狀態(tài)

項目管理的過程同許多系統(tǒng)的運行過程是一樣的,應(yīng)該是一個PDCA的循環(huán)過程。這中間最重要的是一個反饋機制,工業(yè)生產(chǎn)之所以能實現(xiàn)自動化,就是因為有這樣一個反饋機制,能夠及時把運行過程的偏差反饋到控制系統(tǒng),控制系統(tǒng)才能及時進行調(diào)整,從而保證生產(chǎn)過程相對穩(wěn)定和受控。但實際工作中,有時大家都不清楚系統(tǒng)的運行狀態(tài),無法實現(xiàn)控制生產(chǎn)過程。例如,混凝土的量差問題是一個老問題,但往往是工程結(jié)束后才知道出現(xiàn)量差。對這個問題,理想的狀態(tài)應(yīng)是現(xiàn)場人員在向混凝土生產(chǎn)系統(tǒng)要混凝土?xí)r,就應(yīng)具體、準確知道混凝土將要澆筑的部位及用量,如一個基礎(chǔ)預(yù)測需澆筑混凝土10m3,如果澆筑12m3仍沒完工,就要考慮是不是什么地方有問題了。這樣每次澆筑后馬上就可以知道量差的多少,就不會積累到最后差幾千方還不知道差在哪里。在成本、工期、質(zhì)量的互動影響及工程中眾多的不確定因素等問題中,對項目成本管理者而言,最重要的問題是不能“實時”掌控準確的項目成本信息,等成本核算后,再對項目管理進行決策為時已晚。因此,加強項目成本管理的“信息化”,信息能及時反饋使項目處于受控狀態(tài)是極其重要的。

3信息技術(shù)在施工管理中發(fā)揮作用的方面

良好的項目管理必須具備以下3個因素:①對項目的認知:通過信息系統(tǒng)的實施,將項目進行工作分解、流程重組,使項目結(jié)構(gòu)更加清晰、重點更加突出,有利于對項目的整體認知和把握。②為項目提供良好的協(xié)同環(huán)境:通過對任務(wù)的分解和落實,各部門、各參與方對自身的職能以及在整個項目中的位置都有清晰的認識,有利于分工合作。③進行有效的控制。信息系統(tǒng)的最大優(yōu)點是資源共享和反饋及時,有利于實施有效控制。具體來說,信息技術(shù)在以下方面可發(fā)揮其作用。

3.1工程管理方面

(1)投標。工程量計算、投標標書制作。(2)施工組織。施工平面圖;網(wǎng)絡(luò)計劃,豐富的、準確的信息,先進的分析方法,是決策、計劃的前提?，F(xiàn)在的許多網(wǎng)絡(luò)計劃,往往編的時候不是通過很準確的計算,僅憑經(jīng)驗,過程控制也只是針對幾個大的節(jié)點,甚至是否科學(xué)也不得而知,相應(yīng)的資源配置計劃也不清晰;鋼筋翻樣;模板及腳手設(shè)計、計算及配置;深基坑圍護方案、設(shè)計、計算等。(3)過程控制。預(yù)決算、成本控制;財務(wù)管理;質(zhì)量安全管理;施工現(xiàn)場監(jiān)控;統(tǒng)計報表等。(4)資源管理。人力資源、材料、設(shè)備配置;合同管理;圖紙管理。

3.2辦公自動化

辦公自動化涉及財務(wù)統(tǒng)計報表、檔案管理、辦公信息管理、人事管理、固定資產(chǎn)管理等,作用包括信息傳遞、電子郵件、公文流轉(zhuǎn)、工作日程安排、協(xié)同辦公、工作流程自動化等。對于大量的信息溝通、交換及共享的需要來說,無論哪種形式的辦公自動化系統(tǒng),都應(yīng)該包含辦公過程所需要的信息的溝通、交換、共享等基本功能,需要建設(shè)一個高可擴充性、高可靠性、高性能的網(wǎng)絡(luò)通訊平臺。因此,實施辦公自動化,應(yīng)當(dāng)從建設(shè)一個高可擴充性的通訊平臺著手,從基本的事務(wù)處理層應(yīng)用開始逐步實施。通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)一個日常辦公系統(tǒng)、一個信息服務(wù)系統(tǒng)、一個有效的文秘檔案自動化信息管理系統(tǒng),實時處理各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),并將處理結(jié)果進行傳遞,全面提高工作效率。

3.3企業(yè)管理數(shù)字化

企業(yè)管理數(shù)字化就是利用計算機信息處理能力和網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)的能力將企業(yè)在管理、工程、造價、成本、物資、計劃、統(tǒng)計、技術(shù)、質(zhì)量、安全、行政等方面的信息,經(jīng)集成并綜合處理為企業(yè)管理者所需要的信息,如:施工進度、物資供應(yīng)、成本核算等,以利于進行實時管理、降低成本、保證質(zhì)量、增強自身的競爭力。各子系統(tǒng)間密切協(xié)作,使各個業(yè)務(wù)部門都能及時、準確地查閱所需的相關(guān)信息,從而使企業(yè)達到“管理工作信息化、復(fù)雜工作簡單化、發(fā)現(xiàn)問題及時化、成本核算科學(xué)化”的目的。

4進行施工管理的信息化的手段

4.1切合實際的指導(dǎo)思想

信息化是一個漸進的過程,不能貪大求全、照抄照搬,而應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際逐步完善。比如ERP(企業(yè)資源計劃系統(tǒng)EnterpriseResourcePlanning)、MIS(管理信息系統(tǒng)ManagementInformationSystem)這些大型的系統(tǒng)固然好,但其投入也是巨大的,實施起來比較困難,最好是立足現(xiàn)有的資源,通過一些局部的改進,積累經(jīng)驗,逐步完善。首先是意識的轉(zhuǎn)變,要通過宣傳、培訓(xùn)樹立信息化的觀念。信息化是一個全員參與的過程,需要各方面的協(xié)調(diào)配合。其次,是應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)有資源的潛力?，F(xiàn)有資源包括硬件、軟件、人員。關(guān)鍵是把這些資源優(yōu)化組合,進行業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)設(shè)計,使信息的收集有的放矢,使信息的查詢有跡可尋,充分發(fā)揮作用。

4.2領(lǐng)導(dǎo)重視的持續(xù)保障

信息化是一個長期的系統(tǒng)工程,需要投入一定的人力、物力、財力,還需要協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系,理順業(yè)務(wù)流程,同時信息化在短期內(nèi)不可能做到很完善,也不能達到立竿見影的效果。因此,只有領(lǐng)導(dǎo)重視才有可能堅持下去。

4.3統(tǒng)一規(guī)劃,理順業(yè)務(wù)流程

在用好單項程序的基礎(chǔ)上,統(tǒng)一規(guī)劃,理順業(yè)務(wù)流程有個重要的思路,那就是數(shù)學(xué)中的反向推導(dǎo),也就是我們希望得到什么結(jié)果,就反向去尋找需要什么樣的條件。以投標過程為例來說明如何運用信息技術(shù)來提高效率:(1)拿到圖紙以后,要進行工程量計算。①涉及軟件:工程量計算軟件、鋼筋計算軟件(如清華斯維爾三維算量3DA2006,工程量及鋼筋一體化計算)。②輸出:工程量(可以導(dǎo)出為Excel表格,也可以導(dǎo)出定額數(shù)據(jù)庫,直接為套價軟件運用)。(2)報價。①涉及軟件:如宏業(yè)清單計價專家,可以從斯維爾三維算量中直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。②需要數(shù)據(jù):工程量;材料價格→材料價格信息庫(企業(yè)自建或參考信息價)、市場詢價→供應(yīng)商目錄;企業(yè)定額(人工、材料的實際消耗水平和先進水平;措施項目的實際消耗;各類型工程造價的參考數(shù)據(jù))。③輸出:工程造價,包括人工、材料等各項資源的用量(可輸出定額或清單表格、Excel表格)。(3)商務(wù)標。①涉及軟件:專業(yè)標書制作軟件或Word軟件。②需要數(shù)據(jù):工程造價(企業(yè)實際消耗)、證照及業(yè)績資料、近三年的財務(wù)報表、類似工程合同。(4)技術(shù)標。①涉及軟件:專業(yè)標書制作軟件或Word軟件、專業(yè)平面圖制作軟件或AutoCAD軟件、項目管理軟件P3或Project。②需要數(shù)據(jù):工程量及資源需要量(用于排定進度計劃)、人力資源數(shù)據(jù)(項目經(jīng)理簡歷、各類管理人員簡歷)、工程信息數(shù)據(jù)(在建及已完工程數(shù)據(jù))、施工機具數(shù)據(jù)(設(shè)備型號、產(chǎn)地、功率等)。③輸出:場地布置、設(shè)備選型、進度計劃、施工方法等。從以上分析可以看出,任何一項工作都不是孤立的,其輸入和輸出都與其他工作息息相關(guān)。而信息化的意義,就在于使各項工作的信息傳遞更為順暢,使各項工作中產(chǎn)生的信息都能存儲下來,在今后工作中隨時調(diào)用。通過這樣的需求分析和反向推導(dǎo),就可以明確哪些是有用信息,需要哪些軟件,各部門需要收集哪些數(shù)據(jù)。據(jù)此對項目的業(yè)務(wù)流程進行重組,設(shè)計出一套系統(tǒng)的表格分發(fā)到各相關(guān)部門,用以收集日常工作中有用的數(shù)據(jù),然后將這些數(shù)據(jù)以電子文檔的方式進行傳遞和存儲共享,最后匯總給決策者,為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。

4.4持續(xù)改進

數(shù)據(jù)只有不間斷地收集并且積累到一定數(shù)量以后才具有參考性和代表性,才可以作為預(yù)測的依據(jù)。系統(tǒng)的建立也不是一朝一夕的事,需要在實施過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,從而不斷進行完善。綜上所述,信息化管理作為一個較為新生的事物,在建設(shè)過程中難免會走些彎路,隨著競爭的加劇,施工企業(yè)急需利用信息技術(shù)來加強科學(xué)管理,降低成本,提高效益,提升企業(yè)綜合競爭力。信息技術(shù)的運用并不是高深莫測,利用好現(xiàn)有的資源,通過科學(xué)的組織便能取得較好的效果。所以說,信息技術(shù)在施工中的運用必須進行而且是可行的。