企業(yè)發(fā)展過程中采購管理作用及對應措施

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摘要：采購管理的重要性早在二十世紀八十年代，就開始被世界各大工業(yè)企業(yè)所重視。企業(yè)管理大咖--彼得•德魯克曾經說過：商業(yè)中獲益于獨立性的最大的潛在機會，就存在于生產企業(yè)與其供應商之間。這就是無謂的所剩贏利獲取競爭優(yōu)勢中最大的未知領域--沒有哪一個領域像該領域被人忽視。該文根據(jù)工業(yè)企業(yè)的特點，詳細論述了采購管理工作的目標、重要性和主要管理措施。

關鍵詞：采購管理；措施；重要性

引言

在西方部分國家，采購管理起源于二十世紀的八十年代。人們發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)生產過程中，企業(yè)的大部分成本來源于產品原材料及服務的外部采購。經過十多年的探索與發(fā)展，到九十年代，采購管理才被作為一種能左右企業(yè)主要經濟指標的工作而被各企業(yè)的高層管理人員所重視[1]。二十一世紀的今天，對于絕大部分工業(yè)企業(yè)來說，采購成本已經占到企業(yè)總成本的30%-90%，平均水平也達到了60%。根據(jù)有關數(shù)據(jù)測算，企業(yè)的原材料采購價格每降低2%，凈資產回報率的增加幅度可以達到15%左右。采購管理在我國受到了前所未有的重視。

1采購管理簡介

采購管理的英文名稱為：ProcurementManagement，它是指企業(yè)在日常生產過程中從事的下達計劃、編制采購單、簽訂合同、到貨檢驗、發(fā)票管理，以及貨款結算的全過程采購流程，同時，對于過程中譬如物流運動等各個環(huán)節(jié)的運行狀態(tài)進行跟蹤、監(jiān)控，從而用科學經濟的管理手段實現(xiàn)對企業(yè)采購過程的精確控制[2]。

2采購管理的內容

采購管理的核心內容包括計劃管理、合同訂單以及發(fā)票與貨款結算三個方面。

2.1計劃管理

制定合理的采購計劃是計劃管理的核心。它可以為企業(yè)管理者提供清晰準確的采購計劃和執(zhí)行路線，為企業(yè)管理提供不可或缺的決策依據(jù)。采購計劃通常分為定期采購計劃和不定期采購計劃。定期采購計劃包括周、月、季、年度采購計劃。不定期采購計劃是根據(jù)企業(yè)產品生產過程中發(fā)生的采購需求而制定的計劃。采購計劃通過多對象、多元素的分解、分析，把企業(yè)的采購需求逐項分解為采購任務，使得需求更加有可實施性。

2.2合同訂單

合同訂單管理通常以采購單為起點，及時準確地跟蹤合同訂單的確認、發(fā)貨、物流、到貨、清點檢驗、出入庫等各個環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)采購流程中合同訂單環(huán)節(jié)的全過程控制[2]。同時，可以采用電子商務系統(tǒng)、ERP供應鏈管理系統(tǒng)等，對多種采購流程進行動態(tài)精確管理，保證采購流程的可追溯性。

2.3發(fā)票與結算管理

發(fā)票是企業(yè)采購管理工作在結算階段的重要內容。根據(jù)企業(yè)業(yè)務重組變化以及流程優(yōu)化再造的需要，采用電子商務系統(tǒng)對發(fā)票和結算情況進行科學的管理，既保證了各項貨款結算的準確性和及時性，又使得同一貨物不同批資的采購價格具有可追溯性和可控制性，從而降低企業(yè)的采購成本，使企業(yè)利潤最大化[3]。

3采購管理的意義

工業(yè)企業(yè)采購管理工作的總體原則是按照國家各項政策法規(guī)和企業(yè)生產經營的項目采購基本原則，依據(jù)嚴謹規(guī)范的采購程序，最終實現(xiàn)采購總成本、材料質量和采購進度的精確控制，在規(guī)定的時間節(jié)點內完成優(yōu)質貨物、工程和服務的采購。采購管理的意義有以下三個方面：

3.1以成本為控制目標、提升采購管理效益

生產成本是企業(yè)終端產品出廠價格的核心影響因素，而出廠價格更是企業(yè)面對充分的市場競爭，提升核心競爭力的決定性因素。因此，原材料采購過程中，采購管理者必須采取各項措施，努力降低各項采購件的采購成本。企業(yè)采購成本失去控制，將最終吞噬企業(yè)的利潤[3]。在我國現(xiàn)階段，衡量企業(yè)采購管理工作有效性的主要指標是采購總成本。采購成本在通常情況下分為直接成本和間接成本。直接成本是指企業(yè)采購材料或物資的成交價格，即采購商與供應商最終簽訂采購合同的實際交易價格。直接成本的主要控制方法包括評定合格供應商并分階段更新、本土化采購、集中數(shù)量優(yōu)勢進行談判、提高日常效率、加快付款周期等。間接采購成本是指企業(yè)在日常采購過程中，間接發(fā)生的一些費用。例如匯率、物流費用、庫存占用費用、檢驗投入費用、成品包裝的費用等[4]。通常，企業(yè)通過降低運輸?shù)拇螖?shù)、提高采購質量而實現(xiàn)來料免檢、最大限度地縮短采購周期、降低內部材料的庫存、包裝材料的二次利用、能過快速結算降低采購價格等方式來實現(xiàn)采購成本的下降。

3.2提升原材料質量、降低整體風險

質量、安全、保密是企業(yè)生存的三根"紅線"，質量作為三根"紅線"的第一位，重要性和意義十分重大。原材料的質量好壞，是企業(yè)風險管控的重要環(huán)節(jié)，直接關系到最終出廠產品的質量和市場競爭力。因此，原材料采購部門應建立嚴格的采購管理制度，不斷提高全員的質量管理意識和風險管控意識的同時，將管理體系向供應商延伸，形成全方位的采購管理體系，從而實現(xiàn)對最終產品的質量控制。

3.3了解物資供應鏈條、提高材料周轉效率

在日常采購過程中，采購部門要與各原材料供應商建立良好的溝通和聯(lián)系，及時準確了解物資供應鏈條和產品供需情況，在保證企業(yè)正常供貨的前提下，降低不必要的儲存和保管費用，并根據(jù)市場價格波動情況做到適時采購，從而提高材料的周轉效率，為企業(yè)贏得更大的市場競爭空間。

4采購管理的主要措施

4.1編制原材料需求計劃

原材料需求計劃是企業(yè)采購部門確定最終采購數(shù)量和編制采購計劃的主要依據(jù)，只有編制出切合實際，與項目執(zhí)行情況最大限度匹配的需求計劃，采購部門才能以此為依據(jù)，制定采購計劃，并確定訂貨數(shù)量和目的供應商，從而簽訂采購合同，進行后期的存貨管理。原材料需求計劃一般由企業(yè)產品項目的技術負責人員編制，其主要依據(jù)是產品的設計圖紙和相關技術方案的選擇等[5]。

4.2確定經濟的采購量

經濟采購量是指項目在一定時間內原材料存貨成本在最低限度時的采購數(shù)量。存貨成本，是指為形成和維持企業(yè)正常的材料需求而保持的各項采購費用支出，它受原材料的數(shù)量、價格變化而增減，主要組成部分為訂貨產生的成本、購買產生的成本、儲存過程中的成本以及缺貨造成的相關成本四部分。確定經濟采購量的目的，就是要使企業(yè)采購工作中與材料有關的上述四項費用總和保持在較低水平。根據(jù)企業(yè)項目的具體情況，可以重點考慮購買產生的成本和缺貨造成的成本，以此確定企業(yè)的經濟采購量[5]。

4.3制訂采購計劃

采購計劃通常由采購管理部門來制定，它是采購部門根據(jù)材料需求計劃、經濟采購量、合同具體情況等，通過詳細準確的分析，制定的采購方案，包括合同類型、采購標準、目標供應商、人員組織、費用預算等[5]。采購計劃重點要求準確性、時效性和可執(zhí)行性。

4.4詢價比對

詢價比對就是采購部門經過初步溝通和價格確認，從可能的供應商處獲得供應資質、采購價格、供貨周期等采購信息，從而確定供應商的范圍，該過程的專業(yè)術語也叫供方資格確認，詢價對比的渠道通常包括電話、網絡、專業(yè)市場、行業(yè)刊物等。

4.5確定供應商和簽訂合同

采購部門對供應商的選擇，主要參照長期以來的合作情況，以及在詢價環(huán)節(jié)的總體評價，同時，還要參照價格、供貨周期、供貨能力以及供應商信譽等。確定供應商之后，企業(yè)采購部門將與供應商簽訂合同，明確合同類型、材料價格、供貨周期和付款結算情況。需要注意的是，由于采購部門和供貨商的利益需求不同，因此，不同的合同類型，對雙方而言意味著風險的不同。常用的合同類型包括以下三種：(1)成本加酬金合同：主要用于長期的、對技術要求比較高，后期可能發(fā)生變化的情況；(2)固定價格加酬金合同：主要適用于較長期的、價格可能發(fā)生較大變化的合同；(3)固定總價合同：此類合同具有總成本易于控制，采購方風險最小的特點，因此最常用[5]。

4.6對原材料的使用進行全程監(jiān)控

根據(jù)項目的進度計劃，科學組織材料的使用計劃，避免材料的長期堆放；同時，原材料要準確計量，認真檢驗，領用領用、定期盤點，隨時掌握實際消耗和項目進度的對比數(shù)據(jù)，避免浪費。

5結束話

一定意義上來說，工業(yè)企業(yè)生存與壯大的關鍵，就在于選擇合適的供應商，在注重質量的前提下，在適宜的時間，以最優(yōu)的價格，采購準確數(shù)量的商品，用最優(yōu)的成本生產出最高性價比的產品。采購管理作為工業(yè)企業(yè)發(fā)展和提高市場核心競爭力的重要內容之一，在日常管理中的戰(zhàn)略地位受到國內外企業(yè)的強烈關注。一個企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展和不斷壯大，很大程度上取決于其采購管理的優(yōu)劣。企業(yè)只有依據(jù)自身的具體情況，調整企業(yè)采購管理戰(zhàn)略，最大限度地合理利用社會資源，做好采購管理工作，才能在激烈的國際競爭中快速發(fā)展，為我國經濟社會發(fā)展貢獻更大的力量[5-6]。

參考文獻：

[1]包斌.市場化與信息化條件下的采購管理思維[J].城市建設理論研究(電子版),2013,(26):1-4.

[2]趙秀云,孫風娟,王連勝.如何加強企業(yè)的物資管理[J].遼寧經濟,2006,(7):95-95.

[3]程曉華.制造業(yè)庫存控制技巧[M].第三版.北京:中國財富出版社,2013.

[4]李靜芳.零時間競爭的供應商關系管理[M].北京:中國財政經濟出版社,2006.

[5]劉寶紅.供應鏈管理：高成本、高庫存、重資產的解決方案[M].北京:機械工業(yè)出版社,2016.言,孫江,阮笑雷,譯.北京:清華大學出版社,2004.

作者：李晉紅 單位：中電科風華信息裝備股份有限公司