企業(yè)庫存管理體系創(chuàng)建

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1系統(tǒng)需求分析

1.1入庫管理

系統(tǒng)的入庫管理主要包括：1）還貨入庫。指車間歸還刀具和原材料。涉及到的倉庫為原材料庫。流程為生產(chǎn)人員根據(jù)退還原材料的實際情況錄入還貨入庫單。還貨入庫單由生產(chǎn)部門錄入，入庫時可以只由在產(chǎn)員輸入而不經(jīng)過車間主任審核，但是車間主任有權(quán)查看。審核通過后倉管員驗收貨品時增加庫存相應(yīng)產(chǎn)品的數(shù)量。如發(fā)生貨數(shù)不一致的情況倉管員要拒絕驗收入庫。2）換刀入庫。換刀入庫指生產(chǎn)人員更換刀具時憑廢舊刀具到刀具庫領(lǐng)取新刀具。涉及到的倉庫為刀具庫和刀具廢品庫。換刀入庫流程為：車間在產(chǎn)員錄入換刀單。換刀單須分解為換刀領(lǐng)料單和換刀還刀單。換刀領(lǐng)料單和換刀還刀單上要標(biāo)明換刀單的單號以供查明。換刀領(lǐng)料單相當(dāng)于領(lǐng)料單，換刀還刀單相當(dāng)于還貨入庫單。車間主任審核換刀單時還須審核換刀領(lǐng)料單和換刀還刀單，領(lǐng)料人員憑廢舊刀具到倉管員處申請換刀。倉管員需要首先查看庫存中是否有備用刀具，沒有備用刀具換刀單無效。領(lǐng)料員回車間后需立即通知車間主任換刀失敗，車間主任須將換刀單棄審以防止倉管員私自審批換刀單，并且由相關(guān)人員填寫相應(yīng)的采購申請單。3）刀具回用入庫。刀具回用庫存放從車間中淘汰下來但是仍可以再使用的廢舊刀具。刀具回用入庫流程為：技術(shù)小組錄入刀具回用單，刀具回用單須分解為刀具回用入庫單和刀具回用出庫單并在這兩張單據(jù)上標(biāo)明刀具回用單號以供查明。刀具回用單由技術(shù)小組審核。審核通過以后倉管員須將可回用刀具轉(zhuǎn)存于刀具回用庫。倉管員驗收刀具回用單同時驗收刀具回用入庫單和刀具回用出庫單。4）成品入庫。指生產(chǎn)部門將生產(chǎn)好的成品入庫等待銷售。成品入庫的流程為：生產(chǎn)部門錄入產(chǎn)品入庫單及每一臺產(chǎn)品的流水號。倉管員驗收產(chǎn)品入庫單時需根據(jù)流水號按臺驗收產(chǎn)品。5）產(chǎn)品退貨入庫。指銷售部門授理產(chǎn)品退貨服務(wù)后經(jīng)檢驗將產(chǎn)品退回成品庫。具體流程為：銷售人員錄入退貨產(chǎn)品入庫單，檢驗部門檢驗產(chǎn)品并在每一臺產(chǎn)品后注明產(chǎn)品是否合格后審核。倉管員驗收產(chǎn)品入庫單。6）采購入庫。指由采購業(yè)務(wù)員采購原材料、外協(xié)件、配套件以及外委加工后的材料或刀具入原材料庫或成品庫。

1.2出庫管理

1）領(lǐng)料出庫。指生產(chǎn)部門根據(jù)加工或者裝配需要領(lǐng)取原材料或者刀具。具體流程為：生產(chǎn)部門錄入領(lǐng)料單（領(lǐng)料單是指除裝配車間以外的車間在產(chǎn)員根據(jù)生產(chǎn)需要錄入領(lǐng)料需要，包括領(lǐng)料零件圖號、數(shù)量等）。領(lǐng)料單錄入后車間主任審核后由倉管員審批出庫。如果領(lǐng)料員領(lǐng)料時庫存中沒有相應(yīng)的原材料，領(lǐng)料員需回車間立即告知車間主任棄審領(lǐng)料單以防止倉管員私自審批領(lǐng)料單。領(lǐng)料單審批后庫存相應(yīng)產(chǎn)品的數(shù)量減少。2）產(chǎn)品出庫。指銷售部門銷售成品從成品庫領(lǐng)貨出庫。倉管員根據(jù)銷售部門填寫的產(chǎn)品出庫單審批出庫產(chǎn)品。倉管員需要錄入出庫產(chǎn)品的流水號然后審批產(chǎn)品出庫單，同時系統(tǒng)將自動審批產(chǎn)品發(fā)貨單并且自動減少庫存數(shù)量。3）退貨出庫。指銷售部門退回成品庫的不合格產(chǎn)品退回車間拆解。具體流程為：技術(shù)部門檢驗產(chǎn)品時，倉管員按產(chǎn)品流水號整理得出退貨產(chǎn)品退車間單。退貨產(chǎn)品退車間單有技術(shù)部門審核，審核后方可由倉管員審批出庫。退車間時領(lǐng)料人根據(jù)退貨產(chǎn)品退車間單上的產(chǎn)品流水號將不合格產(chǎn)品領(lǐng)走供技術(shù)部門檢驗。檢驗部門根據(jù)檢驗結(jié)果填寫返修計劃后又生產(chǎn)部長審核可以生成采購申請單，采購返修所需物料。4）平庫。平庫指財務(wù)盤點時盤點數(shù)量與計算庫存數(shù)量不一致時對庫存進行整理。流程為：財務(wù)部門填寫平庫單，由財務(wù)主管和總經(jīng)理審批。平庫單生成以后自動影響庫存，不經(jīng)倉管員審批。5）外委加工出庫。將原材料庫中部分產(chǎn)品出庫以委托外廠加工。6）退貨出庫。指原材料采購入庫后因質(zhì)量或其他原因要求退貨出原材料庫。7）換刀出庫。換刀出庫流程參見前面換刀入庫。

2庫存管理模塊設(shè)計及數(shù)據(jù)流圖

本系統(tǒng)的庫存管理包括原材料庫、成品庫倉庫管理員的驗收入庫、審批出庫，在倉庫管理員驗收入庫單據(jù)的時候可以修改物料的庫位情況，也包括財務(wù)人員的盤點、平庫業(yè)務(wù)。原材料庫的基本業(yè)務(wù)主要是來自于采購部門和車間，所以原材料庫的主要數(shù)據(jù)流也來自采購業(yè)務(wù)和生產(chǎn)業(yè)務(wù)，采購業(yè)務(wù)員和車間在產(chǎn)員將相應(yīng)的數(shù)據(jù)和單據(jù)提供到庫存中，倉庫管理員就可以根據(jù)實際情況判斷驗收、審批是否可以進行。原材料庫庫存管理數(shù)據(jù)流圖如圖2所示。原材料庫采購相關(guān)的庫存管理主要表現(xiàn)在采購入庫，但是多方面的出庫也在體現(xiàn)，包括退貨出庫、外委加工出庫等等。原材料庫采購相關(guān)庫存管理數(shù)據(jù)流圖如圖3所示。成品庫的基本業(yè)務(wù)主要是來自于銷售部門和車間，所以成品庫的主要數(shù)據(jù)流也來自銷售業(yè)務(wù)和生產(chǎn)業(yè)務(wù)，銷售業(yè)務(wù)員和車間在產(chǎn)員將相應(yīng)的較穩(wěn)定的因素，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也比較信任財務(wù)部門人員，而財務(wù)人員也不直接與倉庫日常業(yè)務(wù)發(fā)生關(guān)系，所以盤點和平庫工作由財務(wù)人員來實現(xiàn)。庫存盤點平庫管理數(shù)據(jù)流圖如圖6所示。

3系統(tǒng)運行結(jié)果

系統(tǒng)主要開發(fā)工具為VB.NET和SQLServer2000[4~6]，采用了ADO.NET技術(shù)，是一個C/S架構(gòu)的應(yīng)用程序，可以穩(wěn)定高效的運行在各種平臺上。庫存管理系統(tǒng)運行結(jié)果如圖7所示。點擊“庫存信息查詢”，下拉菜單中包括了庫存信息查詢的全部內(nèi)容，如圖8所示。圖9所示的入庫單查詢結(jié)果顯現(xiàn)的就是在2005年8月2日的全部入庫單據(jù)，操作區(qū)中的查看按鈕可以用來查看單據(jù)的詳細(xì)內(nèi)容，系統(tǒng)提供打印、刷新等輔助操作，以方便庫存管理的日常業(yè)務(wù)。企業(yè)在生產(chǎn)產(chǎn)品的同時應(yīng)在每一個數(shù)據(jù)和單據(jù)提供到庫存中，倉庫管理員就可以根據(jù)實際情況判斷驗收、審批是否可以進行，這里的驗收要比原材料庫的驗收要注意的就是流水號的準(zhǔn)確性，因為準(zhǔn)確的流水號是企業(yè)跟蹤產(chǎn)品的基礎(chǔ)，是企業(yè)確保三包服務(wù)、銷售服務(wù)更有效率的基礎(chǔ)。成品庫庫存管理數(shù)據(jù)流圖如圖4所示。成品庫的庫存管理主要涉及到的是銷售部分，銷售部分有銷售出庫、三包出庫、退回入庫這些種，而成品庫管理最重要的就是要記錄下來入庫物料的流水號，然后根據(jù)物料流水號判斷物料去向，這是企業(yè)跟蹤服務(wù)的基礎(chǔ)，也是企業(yè)掌握自己銷售信息準(zhǔn)確內(nèi)容的基礎(chǔ)。成品庫銷售相關(guān)庫存管理數(shù)據(jù)流圖如圖5所示。盤點是對企業(yè)庫存數(shù)據(jù)進行確認(rèn)、調(diào)整的過程，也是企業(yè)進行物料管理，對倉庫管理員進行監(jiān)督的關(guān)鍵方案措施。，鑒于財務(wù)人員是中小制造企業(yè)中相對比產(chǎn)品上打上流水號。本系統(tǒng)提供了流水號所有入庫出庫記錄的查詢，如圖10所示。這種查詢的意義在于讓企業(yè)從生產(chǎn)產(chǎn)品到銷售到有可能的退貨、返修，跟蹤整個產(chǎn)品可能發(fā)生的流程，這樣也提供給了企業(yè)一個計算產(chǎn)品質(zhì)量合格比率的方式。流水號產(chǎn)品有四種狀態(tài)，生產(chǎn)入庫是全新在庫狀態(tài)，銷售出庫是銷售在外，退貨入庫是退貨或者三包入庫的產(chǎn)品，可能是合格的，就可以再次銷售，不合格的就需要等待返修，系統(tǒng)會記錄產(chǎn)品的返修時間。除了產(chǎn)品，企業(yè)的其他物料也需要跟蹤查詢，即物料的所有入庫出庫記錄，這一種查詢記錄的是按照物料查詢進行的，查詢某一種物料在一段時間內(nèi)的所有入庫出庫記錄，并且根據(jù)所有記錄匯總計算出結(jié)果。所研發(fā)系統(tǒng)的另外一項重要業(yè)務(wù)就是盤點。在盤點前，系統(tǒng)可以根據(jù)選定的盤點倉庫打印空白盤點單，空白盤點單上記錄有該倉庫所有的物料編碼、名稱，財務(wù)人員進行盤點錄入。

4結(jié)束語

有效的庫存管理是中小企業(yè)了解自身庫存狀況，實施企業(yè)信息化管理的前提和基礎(chǔ)，本文結(jié)合遼寧某制造企業(yè)，通過軟件和管理相結(jié)合的方式解決了中小制造企業(yè)庫存管理混亂的問題，開發(fā)了一種面向中小制造企業(yè)的庫存管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)能及時反映企業(yè)庫存情況，保證了庫存信息傳遞的準(zhǔn)確、快捷，可有效提高企業(yè)的工作效率和管理水平，為中小制造企業(yè)庫存管理提出了一套可行的參考方案。