貿(mào)易企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題探討

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摘要:合同是企業(yè)對(duì)外交易的門(mén)戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗。必須采取有效措施，加強(qiáng)貿(mào)易企業(yè)合同管理，確保簽約合同的實(shí)施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐對(duì)貿(mào)易企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題及其解決措施做了簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞:貿(mào)易企業(yè)；合同管理；對(duì)策

一、引言

貿(mào)易合同是一種契約或合約，是買(mǎi)賣(mài)雙方當(dāng)事人依照法律通過(guò)協(xié)商就各自的在貿(mào)易上的權(quán)利和義務(wù)所達(dá)成的具有法律約束力的協(xié)議。合同作為雙方業(yè)務(wù)意向的表現(xiàn)形式，在具體的操作過(guò)程中起到維系市場(chǎng)主體，規(guī)范、約束市場(chǎng)交易行為，優(yōu)化資源配置，維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的重要作用。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，貿(mào)易企業(yè)之間的業(yè)務(wù)開(kāi)展，主要是以文本合同形式進(jìn)行的。合同管理是煤炭貿(mào)易企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有采取有效措施，加強(qiáng)煤炭貿(mào)易企業(yè)合同管理，確保簽約合同的實(shí)施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平，為煤炭貿(mào)易的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、貿(mào)易企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題

合同是企業(yè)對(duì)外交易的門(mén)戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗，對(duì)于煤炭貿(mào)易公司來(lái)說(shuō)直接關(guān)系到企業(yè)的安全、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及企業(yè)的信譽(yù)等問(wèn)題。因此，在推進(jìn)國(guó)有煤炭企業(yè)改革、建立現(xiàn)代企業(yè)制度過(guò)程中，必須高度重視企業(yè)的合同管理。然而貿(mào)易企業(yè)當(dāng)前合同管理中仍存在以下主要問(wèn)題。第一，公司合同管理制度不健全。煤炭貿(mào)易企業(yè)往往在其合同管理方面缺乏一整套符合自己的合同管理辦法，或者雖然有自己的合同管理辦法，但由于種種原因很多相關(guān)制度都不能落實(shí)到實(shí)處。第二，業(yè)務(wù)部門(mén)合同管理理念落后。煤炭貿(mào)易企業(yè)中很多業(yè)務(wù)人員只注重合同的簽訂，而忽略了合作方執(zhí)行合同的能力。業(yè)務(wù)部門(mén)合同管理理念的錯(cuò)誤往往會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在合作中出現(xiàn)無(wú)法履行合同的結(jié)果，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)造成不利影響。第三，合同管理部門(mén)審核的不嚴(yán)格。合同管理部門(mén)人員對(duì)合同內(nèi)容的審核環(huán)節(jié)是開(kāi)展合同管理工作的重點(diǎn)，是關(guān)系到合同簽訂成敗的關(guān)鍵。合同審核方面的三點(diǎn)不足要極力避免：一是資質(zhì)審核不嚴(yán)格，主要體現(xiàn)在不能準(zhǔn)確認(rèn)定對(duì)方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴(yán)而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。二是合同條款審核不嚴(yán)格，主要體現(xiàn)在對(duì)合同條款中的詳細(xì)內(nèi)容的審核不嚴(yán)格。三是缺少對(duì)合同的后續(xù)管理，合同的后續(xù)管理工作往往容易被企業(yè)所忽視，如對(duì)合同履約情況的跟蹤管理都是一些需在后續(xù)管理工作中具體開(kāi)展的工作。

三、提高貿(mào)易企業(yè)合同管理水平的具體措施

第一，健全機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)培訓(xùn)建立貿(mào)易企業(yè)合同專管部門(mén)——法律事務(wù)部，制定適合煤炭貿(mào)易企業(yè)的合同示范文本，優(yōu)化合同管理流程。合同管理人員要認(rèn)真、嚴(yán)格履行職責(zé)，把握好合同簽訂的每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)重大合同的調(diào)查、談判、起草、簽約等環(huán)節(jié)，要積極主動(dòng)地參與，及時(shí)提供法律咨詢和法律服務(wù)及合同把關(guān)。對(duì)有損于企業(yè)利益的情況要及時(shí)果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發(fā)生。對(duì)已經(jīng)發(fā)生糾紛的合同，應(yīng)在有效訴訟期間內(nèi)督促相關(guān)當(dāng)事人按照法律程序解決，通過(guò)法律手段積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)在合同產(chǎn)生糾紛時(shí)造成的經(jīng)濟(jì)損失。另外，要加強(qiáng)相關(guān)人員的教育與培訓(xùn)。合同管理人員與業(yè)務(wù)部門(mén)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和法律知識(shí)的高低，直接影響到企業(yè)合同管理的質(zhì)量，貿(mào)易企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視合同管理人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)考核工作。企業(yè)可以通過(guò)定期為合同管理人員提供外出培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會(huì)，提高合同管理人員的法律意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)定期給企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行合同簽約的培訓(xùn)，使其明確合同管理的流程，掌握相應(yīng)的合同法律知識(shí)和簽約技巧，提高業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，最終提高企業(yè)合同管理工作的質(zhì)量。第二，合同簽訂以及合同內(nèi)容的規(guī)范物資貿(mào)易企業(yè)，頻繁的經(jīng)濟(jì)行為，風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，合同管理成為物資貿(mào)易企業(yè)防控風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)之一。有效的合同管理除了能夠防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)合法權(quán)益，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，還有助于控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率。合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買(mǎi)賣(mài)合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、等級(jí)等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對(duì)合同標(biāo)的無(wú)法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。合同應(yīng)采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位約定標(biāo)的物數(shù)量。對(duì)于長(zhǎng)期合作合同無(wú)法約定確切數(shù)量的，應(yīng)約定數(shù)量的確定方式(如訂貨單、送貨單、分合同等)。質(zhì)量條款符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、部門(mén)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并約定所采用的標(biāo)準(zhǔn)代碼。若履行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，必須與供需雙方同時(shí)簽訂技術(shù)協(xié)議。運(yùn)輸方式、交(提)貨時(shí)間、地點(diǎn)、收貨人應(yīng)具體明確，約定運(yùn)輸?shù)呢?zé)任方，運(yùn)費(fèi)、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)方。驗(yàn)收方法應(yīng)明確約定驗(yàn)收期限、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確。采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的支付方式如支票、匯款、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限約定應(yīng)當(dāng)明確可行。要想有效地避免國(guó)際貿(mào)易貨款拖欠，有兩方面是關(guān)鍵，一是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，二是準(zhǔn)確調(diào)查資信狀況。尤其是付款方式，盡量不要選擇遠(yuǎn)期付款交單、承兌交單等風(fēng)險(xiǎn)較高的形式，一旦選擇了這種方式，務(wù)必要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的評(píng)審，并由相關(guān)部門(mén)出示的資信調(diào)查。從實(shí)際經(jīng)驗(yàn)看，堅(jiān)持對(duì)新客戶先進(jìn)行資信調(diào)查后成交，對(duì)老客戶定期進(jìn)行調(diào)查或發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)及時(shí)調(diào)查，可使拖欠案件大幅度下降，從而有效避免拖欠案件的發(fā)生。第三，注意合同履行中的問(wèn)題合同的履行是一個(gè)合同管理、防范風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的過(guò)程，合同履行過(guò)程中管理過(guò)程的好壞直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于物質(zhì)貿(mào)易企業(yè)而言，其合同涉及面廣，品種繁多、領(lǐng)域廣、風(fēng)險(xiǎn)控制的難度也較大。管理實(shí)踐中要建立必要的合同電子臺(tái)賬，臺(tái)賬的內(nèi)容要信息完整，準(zhǔn)確記錄時(shí)間、金額、運(yùn)輸、貨運(yùn)等信息，便于快速查找業(yè)務(wù)信息，也便于動(dòng)態(tài)跟蹤合同進(jìn)展情況，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)。二是要留存好合同履行過(guò)程中的重要紙質(zhì)材料，信函、文書(shū)、收條、收據(jù)，注意留存記錄合同履行情況的證據(jù)材料，對(duì)于履行周期長(zhǎng)，分期分批履行的合同，更要注意證據(jù)的留存；三是履行合同的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題必須及時(shí)報(bào)告，比如對(duì)方經(jīng)營(yíng)情況惡化，存在喪失信譽(yù)、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，躲避債務(wù)，抽逃資金、喪失履行債務(wù)能力等情形，必須及時(shí)匯報(bào)。四要關(guān)注合同的變更以及糾紛問(wèn)題，個(gè)人不得擅自在對(duì)方出具的違約、索賠報(bào)告等文書(shū)上簽字蓋章，確需確認(rèn)的，必須由單位同意授權(quán)。如確有糾紛存在必須及時(shí)求助于公司法務(wù)部門(mén)，獲取法律方面的咨詢和保護(hù)。五是要加強(qiáng)檔案管理，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。保存合同相關(guān)的證據(jù)材料。合同履行完畢后，要對(duì)電子臺(tái)賬進(jìn)行歸納分類，形成報(bào)告歸檔保存；合同文本方面的材料無(wú)疑也是保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的重要資料，必須保證營(yíng)運(yùn)安全，控制風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保護(hù)企業(yè)利益不受侵犯，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。第四，提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)，強(qiáng)化法律意識(shí)對(duì)有關(guān)部門(mén)來(lái)說(shuō)，應(yīng)加大對(duì)國(guó)際貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)研究的力度，從而能夠獲得更多更詳細(xì)的信息，以便實(shí)施有效地對(duì)整體有所掌握；對(duì)企業(yè)而言，尤其是煤炭貿(mào)易企業(yè)，應(yīng)展開(kāi)相關(guān)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)人員靈活面對(duì)貨款拖欠的能力，使之在工作實(shí)際中遇到棘手問(wèn)題時(shí)，能夠靈活應(yīng)對(duì)。當(dāng)今社會(huì)是法治社會(huì)，在處理問(wèn)題時(shí)既可以用來(lái)保護(hù)自己，同時(shí)又不能憑主觀去盲目地解決。所以，必須大力普及國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易法律宣傳知識(shí)，強(qiáng)化企業(yè)管理人員的法律意識(shí)，在遇到不法競(jìng)爭(zhēng)或行為時(shí)，使其學(xué)會(huì)合理運(yùn)用法律手段進(jìn)行處理。貿(mào)易活動(dòng)本身就比較復(fù)雜，尤其是煤炭大宗貿(mào)易涉及的法律范圍也十分廣泛，交易的每一種方式、每一個(gè)環(huán)節(jié)以及合同的每一個(gè)條款，涉及各種權(quán)利與義務(wù)，都從不同程度體現(xiàn)著法律的細(xì)節(jié)。在煤炭貿(mào)易活動(dòng)中，必須依法辦事，嚴(yán)格遵守合同，注重發(fā)揮法律及慣例的作用，這是被長(zhǎng)期貿(mào)易實(shí)踐證明了的成功經(jīng)驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)

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作者:石利波 單位:山西西山煤電貿(mào)易有限責(zé)任公司