石油企業(yè)采辦合同管理論文
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采辦合同注重效率，節(jié)約成本采辦合同可以選擇多種不同的采辦方式達成，采辦合同要在確保采辦質(zhì)量的同時，努力降低采辦成本。采取競價的方式獲得較低的采辦價格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物。也可以應(yīng)用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質(zhì)量，控制采辦成本。制定嚴密的合同條款，改進貨物的采辦、運輸、收發(fā)、保管等方面的工作，減少各個環(huán)節(jié)的損耗，節(jié)約采辦費用，減少合同執(zhí)行成本。
2石油企業(yè)采辦合同管理中存在的問題
采辦合同的管理涉及:合同的起草、審查、談判、會簽、批準、簽署、履行、編號、備案、統(tǒng)計、歸檔等全過程及相關(guān)的供應(yīng)商管理、招投標管理等。我們把該過程分為采辦合同簽訂前、簽訂過程中及簽訂之后三個階段來探討。在這三個階段中存在著諸多問題:
2.1采辦合同簽訂前的階段
對合同相對方資質(zhì)的審查不嚴格，存在相對方根本沒有從事該項業(yè)務(wù)的資質(zhì)，或者資質(zhì)等級不符合要求;合同文本起草未征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，技術(shù)條款缺失或者不完善;合同條款的設(shè)置不完整等。
2.2采辦合同簽訂階段
對招評標過程的把控不嚴格、合同談判的過程安排不當，沒有最大化的實現(xiàn)公司利益;合同文本談判完成后，沒有組織專業(yè)人員，如財務(wù)、稅收、法律、安全環(huán)保等人員進行審查和會簽，造成各種潛在風(fēng)險的存在;合同簽署時合同相對方的合同簽字人并沒有獲得相應(yīng)的法人授權(quán);合同專用章管理不嚴格，沒有經(jīng)過審查會簽的合同，加蓋了公司合同專用章。
2.3采辦合同簽訂后的階段
這個階段的問題主要在于對已簽署合同編號、歸檔工作的缺失。合同編號是為了查閱方便，合同的歸檔工作也很有必要，既可以作為合同執(zhí)行的依據(jù)又可以作為合同糾紛證據(jù)留存，而且還可以滿足企業(yè)內(nèi)外部審計需求。
3石油企業(yè)采辦合同管理中的對策
3.1加強制度建設(shè)
解決采辦合同管理中各個環(huán)節(jié)的問題，重點在于不斷完善和優(yōu)化采辦合同管理制度。小平同志講“制度好，可以使壞人無法任意橫行;制度不好，可以使好人無法充分地做好事，甚至?xí)呦蚍疵妗?。要想使采辦合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，根本上要從制度建設(shè)入手，制定切實可行的合同管理制度，從制度層面規(guī)范和完善采辦合同管理各個環(huán)節(jié)。
3.2在合同管理的全流程中設(shè)置關(guān)鍵控制點
(1)根據(jù)采辦合同的特點，抓好供應(yīng)商管理，把好資格審查關(guān)及事后供應(yīng)商評價關(guān)，保障合同相對方主體資格合格的前提下，獲得優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，提高采辦效率。加強供應(yīng)商管理理念和監(jiān)控力度，完善供應(yīng)商的評選體系及數(shù)據(jù)庫，與優(yōu)秀的供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標策略選擇最適合項目的優(yōu)秀供應(yīng)商。在項目的采辦工作中，優(yōu)秀的供應(yīng)商是采辦工作順利開展的保障。
(2)在招評標過程中，審查相關(guān)法律文件，規(guī)范招評標過程，實現(xiàn)招評標過程的公平、公正，獲取優(yōu)質(zhì)服務(wù)。根據(jù)采辦對象的特點，選擇合適的采辦方式，當采辦的金額較大，技術(shù)要求高，或者所要求的是勘探、開發(fā)、生產(chǎn)所需的各種專業(yè)性服務(wù)時，多采用招標方式進行采辦。對于金額小，技術(shù)規(guī)格比較單一的采辦對象，可采用詢價的采辦方式。并以公平公正高效的原則組織和進行招投標工作，組織相關(guān)專家進行技術(shù)和商務(wù)方面的綜合評審，最終確定中標供應(yīng)商及簽署采辦合同。
(3)合同的起草及談判中的要求:合同要靠準確明細的文字作為載體，起草合同文本時要準確體現(xiàn)雙方的真實意思。合同要包含《合同法》規(guī)定的基本條款，如合同主體的名稱或者姓名和住所;標的;數(shù)量;質(zhì)量;對價;履行期限、地點和方式;合同主體的其他權(quán)利和義務(wù);違約責(zé)任;適用法律和爭議解決方式等。另外，石油企業(yè)的采辦合同專業(yè)化程度高，交易類型、交易方式和交易條件有共同規(guī)律，分散制作文本的風(fēng)險大、效率低。實行采辦合同文本的標準化既有助于提高合同簽訂的效率，也有利于整合石油企業(yè)的資源、減少關(guān)聯(lián)交易矛盾、防范法律風(fēng)險。在采辦合同的談判過程中，應(yīng)成立技術(shù)談判小組，負責(zé)對技術(shù)需求進行有效澄清，避免因技術(shù)要求不清楚，不規(guī)范，在合同簽訂后而進行變更。
(4)合同的審查及簽署中要注意:應(yīng)組織專業(yè)人員對合同初稿及其修改進行商務(wù)、技術(shù)、財務(wù)、資金、質(zhì)量健康安全環(huán)保、法律等審查，防范風(fēng)險;合同的簽署，要審查合同簽字人的授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍的人不得簽署合同。
(5)合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意:在合同簽署和履行過程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關(guān)規(guī)定;加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。
3.3提高采辦合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)
(1)加強合同法律知識培訓(xùn)。合同管理工作的水平與合同管理人員和簽約談判人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低有直接關(guān)系?？梢酝ㄟ^組織實施合同管理法律知識技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使合同管理人員和簽約談判人員掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的簽約能力，培養(yǎng)他們能夠運用相關(guān)法律知識實現(xiàn)對合同的管理。
(2)參與技術(shù)澄清工作，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。采辦合同的特點決定了采辦合同經(jīng)辦人員，除了具有商務(wù)、法律知識，還必須熟悉油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)的業(yè)務(wù)流程，掌握一些常規(guī)專業(yè)技術(shù)知識。采辦合同人員要積極參與到業(yè)務(wù)流程中去，不斷地熟悉石油行業(yè)的行業(yè)特色及運作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實的為油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)工作服務(wù)。
(3)優(yōu)化工作考核指標，鼓勵采辦合同人員的工作積極性?？梢愿鶕?jù)企業(yè)實際情況，設(shè)立相關(guān)的持證上崗和績效考核制度，這不但能調(diào)動從事采辦、合同管理人員的工作積極性，也可以防止采辦工作中的非職業(yè)行為，杜絕腐敗。
作者：翟芳 單位：中海石油( 中國)有限公司
