企業(yè)合同管理模式與體系建設(shè)研究

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【摘要】隨著我國法律制度的不斷健全與完善，合同的法律屬性也得到越來越多的企業(yè)的認(rèn)可，因為合同作為商品交換的法律形式而存在。另外由于我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對于企業(yè)合同管理問題越來越重視。企業(yè)的發(fā)展離不開合理有效的合同管理模式與體系的建設(shè)。本文從影響我國企業(yè)財富增長的合同管理模式進(jìn)行剖析，找到適合我國社會主義國情下的企業(yè)發(fā)展的合同管理體系。幫助企業(yè)能夠在市場經(jīng)濟(jì)中規(guī)避風(fēng)險的同時加強(qiáng)企業(yè)誠信建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；合同管理模式；體系建設(shè)

引言

合同在我們當(dāng)前的社會生活以及社會經(jīng)濟(jì)活動中扮演著重要角色。在我國當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，幾乎所有與財富分配相關(guān)的法律規(guī)則均可在合同中得以體現(xiàn)。企業(yè)合同的合理管理模式與體系能夠保證甲乙雙方的利益，另外能夠為企業(yè)的誠信建設(shè)與企業(yè)的財富增長提供準(zhǔn)則。企業(yè)的正確管理理念、完善的管理制度、圍繞合同而進(jìn)行的工作、縱橫聯(lián)動的組織保障、合同風(fēng)險管理的指標(biāo)體系以及合同管理的培訓(xùn)考核構(gòu)成了合理的合同管理體系。

1當(dāng)前我國企業(yè)的合同管理存在的問題

對于一般人來說，財富的創(chuàng)造一般都以合同為載體。對于企業(yè)可以說企業(yè)的全部財富創(chuàng)造幾乎全部來自合同。所以在企業(yè)中如果忽視合同的重要性則會為企業(yè)的財富創(chuàng)造帶來麻煩。當(dāng)前我國企業(yè)在合同管理上存在較多問題，具體可分為以下幾種：

1.1法律觀念淡薄

當(dāng)前我國律師費用并不低廉，企業(yè)如果聘用法律顧問則需要一部分支出。一些企業(yè)只看眼前利益，并不長久打算，所以為求節(jié)省企業(yè)開支，既不聘請專業(yè)法律人員也不愿在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置法務(wù)崗位，所以往往在陷入法律糾紛之后才重視企業(yè)合同管理。另外一些企業(yè)雖說意識上已經(jīng)有了法律意識，但是在業(yè)務(wù)往來過程中輕信他人，在尋求法律援助上貪圖小便宜，所簽訂的合同條款法理不明，語句不通順，這樣一來在陷入法律糾紛時必定難以全身而退。另一方面，管理意識淡薄。合同管理部門人員配備不足。導(dǎo)致合同管理部門形同虛設(shè)，工作人員只重視合同的簽訂，管理工作到此便結(jié)束了，卻忽視了對供應(yīng)商執(zhí)行合同能力的動態(tài)監(jiān)測，往往會出現(xiàn)功用上由于經(jīng)營不善等原因無利執(zhí)行合同的現(xiàn)象，對煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成嚴(yán)重的影響。

1.2不重視合同管理部門建設(shè)

當(dāng)前我國不少企業(yè)并沒有設(shè)置專門的合同管理部門而是將合同管理歸為行政類別。這是由于行政部門大都管理企業(yè)的材料，負(fù)責(zé)檔案、文件、印章等。所以在其看來企業(yè)合同也是材料，是需要企業(yè)進(jìn)行蓋章。所以合同管理被歸到行政管理中去。持有此觀點的企業(yè)不在少數(shù)，都是只見樹木不見森林。合同的管理應(yīng)該是包括調(diào)查、談判、文本設(shè)計、審批、簽署、履行、監(jiān)督、資料歸檔以及解決糾紛等環(huán)節(jié)在內(nèi)的動態(tài)的過程。將這樣一個復(fù)雜且繁瑣的動態(tài)過程歸于行政管理部門不僅對于合同的科學(xué)管理沒有保障。同時加重行政管理部門的壓力，有時遇到合同糾紛。行政部門管理人員會分身乏術(shù)。（1）合同管理制度不健全。由于缺乏嚴(yán)謹(jǐn)明確的規(guī)章制度，導(dǎo)致合同的審查、簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督十分混亂，具體表現(xiàn)為缺乏對供應(yīng)商資格的審查，缺乏對供應(yīng)商事前考核，造成采購合同無效或是無法執(zhí)行；合同簽訂程序不規(guī)范，缺乏行之有效的監(jiān)督機(jī)制。（2）在合同簽訂的過程中，對合同條款的審查不到位，合同簽訂行為不規(guī)范。一方面，對合同條款中合同執(zhí)行過程中責(zé)任和權(quán)利的約定不明確，存在表述不清的問題，一旦發(fā)生合同糾紛很難保障自身利益。另一方面，部分交易操作不規(guī)范，僅憑口頭約定即實現(xiàn)交易，未簽訂書面合同。

1.3忽視合同的履行與維護(hù)

當(dāng)前我國不少企業(yè)在合同管理方面忽視合同的履行和維護(hù)。在合同的擬定與簽署階段煞費苦心，聘請專業(yè)法律顧問對其進(jìn)行謹(jǐn)慎的擬定。簽署階段也是大張旗鼓進(jìn)行簽署。但是在后續(xù)合同的跟緊管理上卻不再過問。認(rèn)為簽上了合同就萬事大吉，不需要再勞心勞力。其實合同后續(xù)履行和維護(hù)與合同的擬定、簽署同樣重要甚至要更重要。這是由于在合同生效期間，有需要變更的條款要及時進(jìn)行變更，需要解除的關(guān)系要及時進(jìn)行解除。但是往往企業(yè)認(rèn)識不到這一點，從而在身陷糾紛時喪失了維護(hù)自己權(quán)利的時機(jī)，最后得不償失。很多煤炭企業(yè)認(rèn)為合同簽訂完成及代表著合同管理工作完成，卻忽視了對合同履行的監(jiān)控。一方面，受到信息溝通不暢的影響，保證金退還延誤會為企業(yè)帶來違約責(zé)任。另一方面，缺乏對供應(yīng)商履約能力的動態(tài)監(jiān)管機(jī)制，供應(yīng)商經(jīng)營不利的風(fēng)險將轉(zhuǎn)嫁到企業(yè)方面。此外，一旦出現(xiàn)合同糾紛，不能通過有效的渠道維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

1.4忽視企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險防范意識

也有一些企業(yè)因法律意識較強(qiáng)愿意聘請法律顧問，但是卻把控制企業(yè)法律風(fēng)險的重任全部交給法律顧問。這樣一來忽視了企業(yè)本身的法律風(fēng)險控制能力的培養(yǎng)。企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險防范體系應(yīng)該作為企業(yè)管理中的一項重要內(nèi)容。任何風(fēng)險都應(yīng)該從根源進(jìn)行控制，如果將企業(yè)中的法律風(fēng)險任務(wù)全權(quán)交給法律顧問，法律顧問如果在不熟悉企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及運行機(jī)制的前提下進(jìn)行合同的起草，這樣難免會出現(xiàn)較大紕漏，不利于企業(yè)發(fā)展。同時由于律師不能只為一個企業(yè)服務(wù)，所以在投入的精力上十分有限。為解決這樣的問題，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該重視建立自身的法律風(fēng)險防范體系，只有將自身的法律意識提上去，配合外部的法律幫助，只有這樣才能掌控住企業(yè)發(fā)展過程中的風(fēng)險。

2有效促進(jìn)企業(yè)財富增長的合同管理體系

2.1樹立正確的合同管理理念

企業(yè)的合同管理水平直接反映了企業(yè)的整體管理水平。想要使企業(yè)的利潤最大化首先要對管理人員樹立正確的合同管理理念。企業(yè)財富創(chuàng)造的依據(jù)是合同，企業(yè)財富的創(chuàng)造由合同進(jìn)行保障。一個企業(yè)如果不設(shè)置完善的合同管理體系而是想要通過冒險的手段尋求企業(yè)財富的創(chuàng)造，那么當(dāng)這種可供冒險的條件消失的時候企業(yè)將會一無所獲。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過科學(xué)有效的合同管理，在企業(yè)創(chuàng)造財富與規(guī)避風(fēng)險之間尋求平衡點與結(jié)合點，這樣才能保證企業(yè)的良性運營。構(gòu)建科學(xué)的合同管理首先要樹立正確的合同管理理念，從企業(yè)的上級領(lǐng)導(dǎo)到下級工作人員進(jìn)行合同意識的灌輸，這樣對于工作人員在工作進(jìn)行的過程中對于自身行為有所依據(jù)。

2.2加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部整合

企業(yè)合同管理體系的建立不是依靠法律顧問一個人就能建立的。如果沒有其他部門工作人員的參與，在企業(yè)合同管理上是一定不能有效進(jìn)行的，這樣一來對于法律風(fēng)險的防范也更加無從談起。首先要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的聯(lián)系，圍繞著企業(yè)合同管理將企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行整合，將企業(yè)合同管理的責(zé)任分發(fā)到每一個部門，這樣一來不但能夠加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系，同時能夠?qū)⒎稚⒌娜藛T力量進(jìn)行整合。這樣一來，企業(yè)的優(yōu)勢會得以全部實現(xiàn)。

2.3制定科學(xué)合理的合同管理制度與模式

如果僅僅依靠合同管理制度是不能形成有效的合同管理體系的。但是如果沒有科學(xué)的合同管理制度一定不能形成合同管理體系。完善的合同管理制度需要配套相關(guān)的制度保障。其中包括如下內(nèi)容：授權(quán)委托書的管理制度、合同用章管理制度、合同檔案管理制度、合同糾紛處理制度等等。想要建立健全的合同管理制度是需要更多且更細(xì)致的制度文本作為支撐同時需要多方面考量。對于合同管理制度的確立是繁瑣且復(fù)雜的，所以，在企業(yè)內(nèi)部建立專門的合同管理部門也是十分必要的。

2.4加強(qiáng)建立企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險防范體系

在企業(yè)合同管理體系建設(shè)的過程中，如何有效的創(chuàng)建一套科學(xué)且完善的法律風(fēng)險防范體系成為企業(yè)應(yīng)該重點思考的問題。風(fēng)險的有效控制能夠幫助企業(yè)平穩(wěn)且順利的發(fā)展，也是保證企業(yè)合同管理模式與體系建設(shè)的重點內(nèi)容之一。控制風(fēng)險的前提是認(rèn)識風(fēng)險，包括如何識別風(fēng)險、如何測評風(fēng)險與如何分析風(fēng)險。要對企業(yè)內(nèi)部工作的風(fēng)險進(jìn)行逐一排查，盡可能找出擬定的合同中疏漏的問題并進(jìn)行及時補(bǔ)救。依照不同類型對風(fēng)險進(jìn)行評估，將重大風(fēng)險首先進(jìn)行解決，分析其成因的同時找出應(yīng)對措施。制定企業(yè)內(nèi)部的法律風(fēng)險防范體系需要企業(yè)內(nèi)部各部門人員的共同參與。同時需要立足于企業(yè)內(nèi)部實際情況進(jìn)行長期的堅持與完善。

3結(jié)束語

企業(yè)合同管理模式與體系建設(shè)不是一朝一夕的事情，我國當(dāng)前中小型企業(yè)占據(jù)市場的主導(dǎo)。中小型企業(yè)內(nèi)部人員的素質(zhì)也是參差不齊。這樣一來對于取得企業(yè)內(nèi)部人員的共識上難度較大，但只有加強(qiáng)合同管理并且重視企業(yè)內(nèi)部以市場外部的風(fēng)險管理，才能夠保證企業(yè)少犯錯誤、不犯錯誤。這樣才能幫助企業(yè)財富增長。這就需要企業(yè)根據(jù)實際情況進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整、市場考察等行動來幫助建立更加科學(xué)且完善的企業(yè)合同管理模式從而建立體系。

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作者:高娜 單位:榆林神華能源有限責(zé)任公司