企業(yè)安全制度檔案管理論文

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一、檔案安全管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

企業(yè)檔案面臨多種安全威脅：地震、洪水、火災(zāi)、雪災(zāi)、盜竊等，這些天災(zāi)人禍都是正在面臨或者有可能將要面臨的顯性安全威脅或者隱性安全威脅。檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史記憶和寶貴財富，是企業(yè)檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。多數(shù)的檔案具有唯一的特點(diǎn)，一旦損毀．將給企業(yè)造成不可彌補(bǔ)的損失。積極開展檔案安全管理工作，可以把一些潛在的安全威脅消滅在萌芽狀態(tài)，把必然發(fā)生的安全威聃損失減少到最低程度。因此，企業(yè)開展檔寨安全管理是必要的。無情的天災(zāi)人禍和嚴(yán)峻的現(xiàn)實給了企業(yè)檔案工作者深刻的教訓(xùn)，讓企業(yè)檔案工作者認(rèn)識到企業(yè)檔案安全管理的重要性。那么什么是企業(yè)檔案安全管理呢？對于檔案安全管理，筆者還沒有發(fā)現(xiàn)完整的定義或者描述。借助危機(jī)管理的定義，筆者認(rèn)為理解檔案安全管理是企業(yè)或者企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)為避免或者減輕安全威脅給企業(yè)檔案帶來損害、損壞甚至毀滅，而有計劃、有組織地學(xué)習(xí)、制定和實施一系列安全管理措施和策略。認(rèn)識到企業(yè)檔案安全管理在企業(yè)檔案管理工作中的重要性是進(jìn)一步開展企業(yè)檔案安全管理工作的先決條件，作為企業(yè)檔案工作者必須認(rèn)識到這一點(diǎn)，其他管理人員對此也必須要有相當(dāng)?shù)睦斫夂驼J(rèn)識。

二、企業(yè)如何開展檔案安全管理工作

（一）樹立檔案安全管理意識

檔案安全意識是做好檔案安全管理、確保檔案安全的前提。不論是檔案管理人員，還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工，都必須具有檔案安全意識，才能確保檔案安全。檔案安全意識淡泊是個普遍存在的問題。為保證企業(yè)利益和企業(yè)檔案安全，企業(yè)需要樹立檔案安全管理理念和安全管理意識。當(dāng)前樹立檔案管理安全意識顯得非常緊迫和重要，通過安全管理教育和培訓(xùn)可以提高檔案管理工作人員和相關(guān)人員的檔案安全管理意識。企業(yè)可以充分利用企業(yè)電視、內(nèi)部報刊、門戶網(wǎng)站、企業(yè)通告通知、企業(yè)會議等多種途徑，開展檔案安全管理敦育，樹立和增強(qiáng)檔案安全管理意識。在開展安全管理意識教育和培訓(xùn)的同時，還可以通過積極開展規(guī)范化、制度化的實戰(zhàn)演練，提高安全管理技能和安全管理效率。

（二）加強(qiáng)檔案安全日常管理

首先必須建立一套完整的檔案安全日常管理制度，包括檔案安全管理責(zé)任制、庫房保管制度、庫房溫濕度管理制度、檔案出入庫制度、檔案利用制度、檔案保密制度、值班制度等，并嚴(yán)格按制度執(zhí)行。其次，建立完善的檔案安全管理工作臺帳，包括保管情況檢查記錄、環(huán)境安全檢查記錄、防火安全檢查記錄、庫內(nèi)外溫濕度記錄、檔案移交登記、檔案出入庫登記、檔案借閱登記、值班記錄等原始臺帳，并對各種原始臺帳進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)規(guī)律，再用于指導(dǎo)檔案安全管理工作，提高檔案安全管理工作水平。第三，進(jìn)行檔案安全的全過程管理，將檔案安全管理從保管環(huán)節(jié)，延伸到形成、積累、收集、整理、鑒定、利用等環(huán)節(jié)，將檔案安全管理落實到檔案管理工作的全過程。第四，加強(qiáng)檔案庫房日常管理，定時開關(guān)設(shè)備、電源、門窗，定期檢查電源線路、設(shè)備、消防器材、防蟲藥品，做好各項檢查記錄，保持庫內(nèi)外環(huán)境清潔，及時消除檔案安全隱患。

（三）建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企業(yè)檔案安全管理的制度保證。為保證企業(yè)檔案安全管理工作的順利進(jìn)行，制定相應(yīng)的企業(yè)檔案安全管理制定非常必要。企業(yè)工作人員尤其是檔案管理工作人員應(yīng)該熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指導(dǎo)下有序開展安全管理工作。

（四）建立和健全安全管理預(yù)案

建立和完善企業(yè)檔案安全管理制度后，還應(yīng)該建立企業(yè)安全管理預(yù)案。安全管理預(yù)案是安全管理制度的延伸、細(xì)化和具體化。企業(yè)檔案工作應(yīng)該根據(jù)可能出現(xiàn)的不同類型的安全威脅制訂相應(yīng)的安全管理計劃和應(yīng)對預(yù)案，從而形成檔案工作安全管理計劃和應(yīng)對預(yù)案，并和企業(yè)其他的安全管理預(yù)案共同形成企業(yè)安全管理預(yù)案。檔案安全管理預(yù)案首先應(yīng)該明確怎樣防止安全威脅爆發(fā)；其次應(yīng)該明確安全威脅爆發(fā)后，如何立即做出針對性的反應(yīng)等等。在安全管理計劃和安全應(yīng)對預(yù)案中需要重點(diǎn)體現(xiàn)安全信息的傳播途徑并確保它正常運(yùn)行，同時要重點(diǎn)體現(xiàn)安全的解決辦法。

（五）安全管理應(yīng)對機(jī)制

在檔案安全威脅出現(xiàn)后，首先要做的就是迅速有效控制安全威脅，努力避免安全威脅進(jìn)一步蔓延和擴(kuò)展。在檔案安全威脅發(fā)生后，管理機(jī)構(gòu)要快速調(diào)查事件原因，弄清事情真相。速度是安全威脅控制階段的關(guān)鍵，決策要快速，行動要果斷，力度要到位。其次是迅速拿出切實可行的解決方案。根據(jù)安全威脅發(fā)生的具體類型，快速準(zhǔn)確地啟動安全處理計劃和應(yīng)急預(yù)案。針對具體問題，隨時修正和充實安全處理對策。尤其是處理沒有預(yù)期到的安全威脅，一定要沉著冷靜．果敢應(yīng)對，根據(jù)收集到信息，快速整理、積極分析、準(zhǔn)確鑒別，應(yīng)該在最短的時問內(nèi)拿出切實可行的安全威脅解決方案。再次是做好安全威脅發(fā)生后的宣傳報道工作。企業(yè)和企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該掌握宣傳報道的主動權(quán)，統(tǒng)一信息公布源和公布部門，通過召開新聞會等方式，向公眾告知安全威脅發(fā)生的具體情況、企業(yè)解決問題的措施等內(nèi)容，的信息應(yīng)該具體、準(zhǔn)確。避免給政府、企業(yè)、公眾錯誤的信息，導(dǎo)致無端猜疑。最后是做好安全威脅的善后工作。企業(yè)和企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)要積極做好安全威脅的善后工作。此項工作的主要任務(wù)是消除安全威脅處理后遺留問題和挽回安全威脅給企業(yè)帶來的負(fù)面影響。安全威脅發(fā)生后，企業(yè)形象肯定會受到影響，公眾對企業(yè)會非常敏感，要靠一系列善后管理工作來挽圓影響。第一，對安全威脅處理進(jìn)行總結(jié)。對安全威脅發(fā)生的原因、事件處理的組織、安全處理計劃、安全管理決策等方面的工作進(jìn)行回顧和總結(jié)，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)．“吃一塹，長一智”，不斷積累安全威脅處理的技能、提高處理安全威脅的能力、完善安全管理計劃。第二，要對存在的安全問題進(jìn)行整頓。多數(shù)安全威脅的出現(xiàn)都與管理不善有關(guān)，通過安全檢查和安全評估等方法。針對存在的安全問題提出整改措施，責(zé)成有關(guān)部門限時逐項落實，完善安全管理工作。