企業(yè)安全問題檔案管理論文

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一、檔案安全管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用

對于檔案安全管理，還沒有發(fā)現(xiàn)完整的定義或者描述。借助危機管理的定義，筆者認為理解檔案安全管理是企業(yè)或者企業(yè)檔案管理機構為避免或者減輕安全威脅給企業(yè)檔案帶來損害、損壞甚至毀滅，而有計劃、有組織地學習、制定和實施一系列安全管理措施和策略。認識到企業(yè)檔案安全管理在企業(yè)檔案管理工作中的重要性是進一步開展企業(yè)檔案安全管理工作的先決條件，作為企業(yè)檔案工作者必須認識到這一點，其他管理人員對此也必須要有相當?shù)睦斫夂驼J識。

二、企業(yè)如何開展檔案安全管理工作

（一）樹立檔案安全管理意識

檔案安全意識是做好檔案安全管理、確保檔案安全的前提。不論是檔案管理人員，還是企業(yè)領導、員工，都必須具有檔案安全意識，才能確保檔案安全。檔案安全意識淡泊是個普遍存在的問題。為保證企業(yè)利益和企業(yè)檔案安全，企業(yè)需要樹立檔案安全管理理念和安全管理意識。當前樹立檔案管理安全意識顯得非常緊迫和重要，通過安全管理教育和培訓可以提高檔案管理工作人員和相關人員的檔案安全管理意識。企業(yè)可以充分利用企業(yè)電視、內(nèi)部報刊、門戶網(wǎng)站、企業(yè)通告通知、企業(yè)會議等多種途徑，開展檔案安全管理敦育，樹立和增強檔案安全管理意識。在開展安全管理意識教育和培訓的同時，還可以通過積極開展規(guī)范化、制度化的實戰(zhàn)演練，提高安全管理技能和安全管理效率。

（二）加強檔案安全日常管理

首先必須建立一套完整的檔案安全日常管理制度，包括檔案安全管理責任制、庫房保管制度、庫房溫濕度管理制度、檔案出入庫制度、檔案利用制度、檔案保密制度、值班制度等，并嚴格按制度執(zhí)行。其次，建立完善的檔案安全管理工作臺帳，包括保管情況檢查記錄、環(huán)境安全檢查記錄、防火安全檢查記錄、庫內(nèi)外溫濕度記錄、檔案移交登記、檔案出入庫登記、檔案借閱登記、值班記錄等原始臺帳，并對各種原始臺帳進行統(tǒng)計分析，總結規(guī)律，再用于指導檔案安全管理工作，提高檔案安全管理工作水平。第三，進行檔案安全的全過程管理，將檔案安全管理從保管環(huán)節(jié)，延伸到形成、積累、收集、整理、鑒定、利用等環(huán)節(jié)，將檔案安全管理落實到檔案管理工作的全過程。第四，加強檔案庫房日常管理，定時開關設備、電源、門窗，定期檢查電源線路、設備、消防器材、防蟲藥品，做好各項檢查記錄，保持庫內(nèi)外環(huán)境清潔，及時消除檔案安全隱患。

（三）建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企業(yè)檔案安全管理的制度保證。為保證企業(yè)檔案安全管理工作的順利進行，制定相應的企業(yè)檔案安全管理制定非常必要。企業(yè)工作人員尤其是檔案管理工作人員應該熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指導下有序開展安全管理工作。

（四）建立和健全安全管理預案

建立和完善企業(yè)檔案安全管理制度后，還應該建立企業(yè)安全管理預案。安全管理預案是安全管理制度的延伸、細化和具體化。企業(yè)檔案工作應該根據(jù)可能出現(xiàn)的不同類型的安全威脅制訂相應的安全管理計劃和應對預案，從而形成檔案工作安全管理計劃和應對預案，并和企業(yè)其他的安全管理預案共同形成企業(yè)安全管理預案。檔案安全管理預案首先應該明確怎樣防止安全威脅爆發(fā)；其次應該明確安全威脅爆發(fā)后，如何立即做出針對性的反應等等。在安全管理計劃和安全應對預案中需要重點體現(xiàn)安全信息的傳播途徑并確保它正常運行，同時要重點體現(xiàn)安全的解決辦法。

（五）安全管理應對機制

企業(yè)和企業(yè)檔案管理部門應該掌握宣傳報道的主動權，統(tǒng)一信息公布源和公布部門，通過召開新聞會等方式，向公眾告知安全威脅發(fā)生的具體情況、企業(yè)解決問題的措施等內(nèi)容，的信息應該具體、準確。避免給政府、企業(yè)、公眾錯誤的信息，導致無端猜疑。第一，對安全威脅處理進行總結。對安全威脅發(fā)生的原因、事件處理的組織、安全處理計劃、安全管理決策等方面的工作進行回顧和總結，吸取經(jīng)驗教訓．“吃一塹，長一智”，不斷積累安全威脅處理的技能、提高處理安全威脅的能力、完善安全管理計劃。第二，要對存在的安全問題進行整頓。多數(shù)安全威脅的出現(xiàn)都與管理不善有關，通過安全檢查和安全評估等方法。針對存在的安全問題提出整改措施，責成有關部門限時逐項落實，完善安全管理工作。