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論文摘要:本文通過對單位人事檔案管理現(xiàn)狀進行分析,指出人事管理與利用中存在的問題,并提出幾點解決措施,以更好地發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢。
安徽省長江河道管理局成立于1961年,隸屬安徽省水利廳,負(fù)責(zé)省境內(nèi)416公里長江干流河道的統(tǒng)一管理工作。2005年安徽省長江河道管理體制調(diào)整后,現(xiàn)有在職職工人事檔案784份,離退休職工人事檔案357份,死亡人事檔案77份。
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案是黨政軍群機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案,是全面地歷史地考察和了解一個人的依據(jù),是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此,加強人事檔案管理,充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢,更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料,就顯得更為重要。
二、人事檔案管理與利用存在的問題
(一)歷史遺留問題多,升級達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重。
體制調(diào)整前,局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理,由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一,質(zhì)量參差不齊等問題。如人事檔案盒(袋)破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒有進行規(guī)范整理,歸檔材料規(guī)格不一,有的甚至沒有進行科學(xué)的分類和裝訂。體制調(diào)整后,我局面臨1218份人事檔案的重新整理,升級達(dá)標(biāo)工作,除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外,僅技術(shù)加工,規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。
(二)人事檔案管理硬件不足。
我局由于辦公條件限制,雖然管理1218份人事檔案,但沒有實現(xiàn)“三室”分開,即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開,人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。
(三)專職檔案管理人員缺乏。
我局主要是由人事部門配備兼職人員兼管人事檔案管理工作,這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展,而且這種管理模式,缺乏對人事檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高,使我局人事檔案管理工作的理論探討與深化,自身改革與發(fā)展受到限制。
(四)局直單位人事部門檔案意識不強。
為規(guī)范我局人事檔案管理工作,我局印發(fā)了《省長江河道管理局檔案材料收集歸檔制度》和《省長江河道管理局檔案材料借(調(diào))閱制度和傳遞制度》,可是有些單位仍不能認(rèn)真對照制度,及時將需要歸檔的人事檔案材料報送省局,借(調(diào))閱人事檔案時也不能認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。這樣,不利于檔案資料的不斷更新,從而影響人事檔案材料的利用效果。
(五)信息開發(fā)利用率差,發(fā)揮服務(wù)作用程度低。
人事檔案管理絕不僅僅是單純保管,而是有一系列服務(wù)內(nèi)容,包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前,我局人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面,人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高,往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面,未能真正起到應(yīng)有的作用。
(六)檔案管理手段落后。
現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計算機在人事檔案管理中,只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用,人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。
三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視,組織得力。
單位領(lǐng)導(dǎo),尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)進一步增強檔案意識,充分認(rèn)識到人事檔案工作在我局人事管理工作中的重要地位和作用,重視人事檔案管理工作,要將人事檔案工作列入議事日程,定期聽取工作匯報,切實解決人事檔案工作中的實際問題;要對人事檔案工作定期研究、部署,制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實施方案,做到有計劃,有部署,有檢查,有落實;要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活,當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時,主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚和認(rèn)可,同時還要讓他們享受同等的升遷機會,這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。
(二)為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。
要將人事檔案工作所需經(jīng)費列入單位財務(wù)計劃,保證經(jīng)費落實;要利用單位辦公樓即將拆遷的機會,改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施,實現(xiàn)“三室”分開,即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開;要為人事檔案庫房配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表、復(fù)印機等硬件設(shè)備。
(三)要配備專職檔案管理人員,提高檔案管理人員素質(zhì)。
為切實做好“三齡一歷”審核工作,順利實現(xiàn)人事檔案升級達(dá)標(biāo)任務(wù),應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員,這樣可以保證人事檔案工作的長效性,促進人事檔案管理上水平;要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì),對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識,用檔案方面的新理論知識武裝頭腦,開闊眼界,指導(dǎo)工作,以適應(yīng)新時期長江河道管理事業(yè)發(fā)展對人事檔案管理的新要求;同時,也要加強人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育,教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞,甘于奉獻。
(四)完善、落實人事檔案管理制度。
在我局現(xiàn)有收集歸檔制度、借(查)閱制度的基礎(chǔ)上,根據(jù)單位人事檔案工作實際情況,繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度,努力形成一個完整的規(guī)章制度體系。
在制定制度的基礎(chǔ)上,更要關(guān)注制度的貫徹落實情況。要按照規(guī)章制度要求,定期檢查監(jiān)督局直單位對檔案制度的落實執(zhí)行情況,督促局直單位按照制度要求,及時將歸檔文件報送我局,對收集檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精練,觀點是否明確等方面進行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實,保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化,真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。
一、強化學(xué)習(xí)意識。努力提高自身綜合素質(zhì)。
一是加深對中央、自治區(qū)黨委、自治區(qū)黨委組織部、黨委的重要會議精神和重大決定決策的學(xué)習(xí)和理解,特別是系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨的十七大精神,及時了解掌握新精神、新要求,使自身的政治理論水平得到新的提高。二是掌握組織工作和干部工作業(yè)務(wù)上狠下功夫,認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的組織路線和組織工作政策,系統(tǒng)學(xué)習(xí)了黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用條例》干部人事制度改革“5+1文件等有關(guān)組織、干部工作的方針政策,把學(xué)習(xí)作為一種提高自身綜合素質(zhì)的內(nèi)在需要來切實加強。堅持向書本學(xué)習(xí),向?qū)嵺`學(xué)習(xí),向身邊和周圍的同志學(xué)習(xí),把學(xué)習(xí)知識和改進工作有機地結(jié)合起來,學(xué)以致用。
二、認(rèn)真履行崗位職責(zé)
多年來受組織部門大環(huán)境的影響,作為一名臨時在組織部門工作的組工干部。牢固樹立了組織工作無小事的思想,始終堅持良好的精神狀態(tài)和高度的政治責(zé)任感,認(rèn)真遵守組織人事工作紀(jì)律,時時處處嚴(yán)格要求自己,做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍。部里先后承擔(dān)過文書收發(fā)、干部人事檔案、干部統(tǒng)計、干部信息化管理、干部提案的準(zhǔn)備等基礎(chǔ)性工作,承當(dāng)?shù)墓ぷ魅蝿?wù)比較繁雜瑣碎,能夠堅決服從組織的布置,堅持從細(xì)節(jié)入手,從小處著眼,力爭把每一件事做細(xì)、做實、做好。
(一)認(rèn)真做好干部日常工作
曾多次抽調(diào)參與干部的日??疾?、年度考核和換屆考察工作,根據(jù)部里的統(tǒng)一布置??疾旃ぷ髦?,能夠做到思想上高度重視,堅持原則,嚴(yán)格按程序辦事,嚴(yán)格遵守職業(yè)道德和工作紀(jì)律,嚴(yán)守失密紀(jì)律,維護考察工作的嚴(yán)肅性、公正性,認(rèn)真落實考察的每個環(huán)節(jié),依照考察組的統(tǒng)一要求及時形成考察資料、提案和相關(guān)表格,沒有出現(xiàn)任何泄密和跑風(fēng)漏氣現(xiàn)象。負(fù)責(zé)干部人事檔案工作期間,依照上級組織部門對干部檔案工作提出的新要求,組織人員,加班加點,對全縣級干部檔案進行了規(guī)范化整理,得到上級部門的好評。干部一科工作期間,曾多次參與干部提案的準(zhǔn)備、任免文件的起草、干部化名冊的制作、后備干部數(shù)據(jù)庫的維護等日常工作,無論任務(wù)多重,都能盡心盡力、保質(zhì)保量完成交辦的工作。
嚴(yán)格執(zhí)行《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》和《公務(wù)員法》等有關(guān)法規(guī),依照科學(xué)發(fā)展觀的要求。進一步規(guī)范直單位科級干部的選拔任用工作,尤其是嚴(yán) 把“順序關(guān)”資格審查關(guān)”制定了直單位科級干部任免指導(dǎo)手冊》年內(nèi)較好地完成了對全190余名科級干部的任職資格審查,有效地防止了違反《條例》公務(wù)員法》情況的發(fā)生,維護了干部工作的嚴(yán)肅性。
(二)認(rèn)真做好黨群口公務(wù)員登記、參照單位申報和建立公務(wù)員信息數(shù)據(jù)庫工作
依照部里的布置,公務(wù)員法》出臺以后。抽調(diào)我負(fù)責(zé)全黨群口貫徹實施公務(wù)員法的具體工作。為切實做好這項工作,根據(jù)自治區(qū)貫徹實施公務(wù)員法工作的統(tǒng)一部署,依照“黨管干部,依法辦事,實事求是平穩(wěn)推進,層層把關(guān),逐級負(fù)責(zé)”指導(dǎo)原則,嚴(yán)格依照政策,精心組織布置,周密安排,根據(jù)實際情況設(shè)計各類工作流程、統(tǒng)計表格,工作人員少、工作量大的情況下,加班加點完成了對黨群系統(tǒng)公務(wù)員的登記審核審批工作和申報參照單位的審核上報工作。對直單位人員進行了公務(wù)信息系統(tǒng)軟件的培訓(xùn),并順利完成了全黨群口公務(wù)員和參照公務(wù)員的信息錄入審核和上報工作,確保公務(wù)員法實施工作規(guī)范有序進行。
((三)認(rèn)真做好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部有關(guān)工作
耐心細(xì)致地做好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部來信來訪工作,熱情接待來訪群眾,想方設(shè)法化解矛盾,特別是努力為國有企業(yè)退休領(lǐng)導(dǎo)干部解決和落實生活待遇的工作中,依照政策規(guī)定,反復(fù)調(diào)查、認(rèn)真核實,耐心解釋,著眼于構(gòu)建和諧社會的需要。及時操持了來信來訪事項。加深了對一些不同行業(yè)有關(guān)政策、業(yè)務(wù)的解,學(xué)到新知識,拓寬了知識面。
(四)認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作
根據(jù)部里布置,參與指導(dǎo)了局部直單位的民主生活會,有重點地了解了局部直單位領(lǐng)導(dǎo)班子運作情況、領(lǐng)導(dǎo)干部的思想動態(tài)和工作表現(xiàn)、存在問題的整改情況,能夠積極配合其他科室開展工作。