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一、合同風險管控制度建設(shè)的現(xiàn)狀
近年來,煤炭企業(yè)合同管理工作越來越受重視,企業(yè)法制建設(shè)工作取得較大進展,合同風險管控制度建設(shè)初建成效,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
一是合同風險管控機構(gòu)持續(xù)完善。自改革開放以來,煤炭企業(yè)合同風險管控機構(gòu)幾經(jīng)變革,逐步從合署辦公向獨立運作轉(zhuǎn)變,職能管理由單一向多項功能發(fā)展,合同風險管控重心有事中、向事前防范和事后監(jiān)督轉(zhuǎn)變,形成了多方位多層次立體合同風險管控體制。二是合同風險管控管理人才隊伍不斷壯大。不僅煤炭企業(yè)總部配備合同風險管控人員,而且分支機構(gòu)或部門也配備了合同風險管控人員;并引進了人才競爭管理機制,由原來的合同風險管控人員的調(diào)任制到現(xiàn)在的競聘制的轉(zhuǎn)變,形成了優(yōu)勝劣汰的競爭機制。三是合同風險管控制度體系逐步構(gòu)建。合同風險管控程序、權(quán)限、內(nèi)容等要素不斷規(guī)范,實現(xiàn)了制度化、規(guī)范化、程序化制度體系。四是合同風險管控工作作用日益突出。積極向收購兼并、改革重組、重大投融資、項目建設(shè)等重大決策和重大經(jīng)濟活動滲透,全程參與重大項目合同談判,法律論證審核,為企業(yè)重大決策和重大經(jīng)營活動提供了法律保障,規(guī)避了法律風險。
二、風險管控工作存在的風險源
當下,煤炭企業(yè)傳統(tǒng)經(jīng)濟管理模式工作存在的風險問題還沒有解決好,新的經(jīng)濟管理風險問題接踵而至,表現(xiàn)最突出并亟待解決的是合同管理中出現(xiàn)的風險問題:
一是煤炭部分企業(yè)不按法律法規(guī)辦事,對合同風險管控工作的重要性認識不足,依法經(jīng)營、依法管理的意識相對薄弱,存在“經(jīng)營不問法、需法不懂法、涉險不知險、出險無對策”等問題,導致在項目開發(fā)、經(jīng)營活動等方面存在一定合同風險。
二是部分煤炭企業(yè)合同風險管控人員未持證上崗,總法律顧問制度尚未全面推開 。
三是合同管理具體工作存在的風險問題:
(一)重大經(jīng)濟合同立項未經(jīng)合同風險管控機構(gòu)或合同風險管控人員事先參與調(diào)查
煤炭企業(yè)對外簽訂重大經(jīng)濟合同是具有一定的商業(yè)風險和法律風險的,在立項前,承辦部門或單位要向煤炭企業(yè)提出申請并得到批準后才能實施;立項后,要經(jīng)合同風險管控機構(gòu)或合同風險管控人員事先參與,調(diào)查了解合同對方當事人主體資格、資信狀況和履約能力后,才能做合同風險管控的下一步工作。僅憑一張名片、幾個電話或者熟人介紹,就盲目簽約,致使合同出現(xiàn)糾紛后找不到對方當事人,或者對方當事人根本就沒有履約能力,最終蒙受不應有的損失。因此,合同風險管控機構(gòu)或合同風險管控人員事先參與介入十分重要。
(二)重大經(jīng)濟合同立項未盡職調(diào)查
承辦部門或單位對經(jīng)合同風險管控機構(gòu)或合同風險管控人員事先參與的重大經(jīng)濟合同立項,要寫出詳盡的盡職調(diào)查報告,向企業(yè)負責人和合同風險管控機構(gòu)或合同風險管控人員提交報告審查后,才能做合同風險管控的下一步工作。承辦部門或單位未盡職調(diào)查的情況下,僅靠對方是好朋友、其他重要關(guān)系單位等因素,和對方簽訂人情合同、關(guān)系合同,這樣的合同往往得不到履行的風險。
(三)重大經(jīng)濟合同未實行招投標制度
部分承辦部門或單位不重視經(jīng)濟合同的招投標工作,簽合同只不過走形式,思想中更沒有招投標這個概念,往往產(chǎn)生經(jīng)濟合同糾紛,為煤炭企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、安全等方面埋下了很大的隱患和風險。還可能滋生腐敗,走上犯罪道路。
(四)經(jīng)濟合同未實行協(xié)商會簽制度
部分承辦部門或單位對經(jīng)濟合同簽訂不夠重視,不協(xié)商、不會簽、不按法定條件、法定期限和法定形式辦理,打個電話或口頭打個招呼,簡單了事。甚至不簽書面合同,為經(jīng)濟合同糾紛埋下了隱患和風險。
(五)事后合同不斷出現(xiàn)
由于煤炭行業(yè)不景氣出現(xiàn)了產(chǎn)品供大于求的現(xiàn)象,部分承辦部門或單位為了急于銷售產(chǎn)品 ,不顧對方提出的苛刻條件,降低價格和同行競爭銷售,或為生產(chǎn)緊急需要,不顧對方漫天要價,先銷售或購買完再補書面合同,欠款或商品質(zhì)量問題往往得不到解決,造成經(jīng)濟合同糾紛不斷,為煤炭企業(yè)帶來較大法律風險,和造成不應有的經(jīng)濟損失。
(六)合同風險管控規(guī)章制度亟待解決可操作問題
煤炭企業(yè)在合同風險管控方面雖然有一整套規(guī)章制度,但有很多制度不能落實至實處。有的規(guī)定過于原則,缺乏可操作性;有的缺乏執(zhí)行保障,實際工作上不容易執(zhí)行等等。
(七)合同條款審驗不嚴
合同審驗環(huán)節(jié)是開展合同風險管控工作的重點,是關(guān)系到合同簽訂成敗的關(guān)鍵。但在煤炭企業(yè)現(xiàn)實工作中,合同風險管控人員卻存在著條款把關(guān)審驗不嚴問題。首先,沒有規(guī)定明確的質(zhì)量標準條款,因質(zhì)量標準不明確易產(chǎn)生糾紛。其次,體現(xiàn)在對合同條款中的易產(chǎn)生歧義和誤解文字審核不嚴格,對違約條款敘述不明確,如果出現(xiàn)單方的違約行為而進行訴訟,合同文字的歧義就會給企業(yè)造成很多不必要的麻煩。如:在買賣合同中我們常見的定金和訂金兩個詞語雖只一字之差,但其所產(chǎn)生的法律后果是完全不一樣的,交付定金的協(xié)議屬從合同,依照約定應交而未付定金的,不構(gòu)成對主合同的違約;而交付訂金的協(xié)議屬主合同中的一部分,依約定應交付而未交付訂金的,就構(gòu)成了對主合同的違約,可見對合同條款尤其是文字的逐一審驗是十分必要的,要避免這類風險的發(fā)生。
(八)缺少對合同的后續(xù)監(jiān)管
合同的后續(xù)風險管控工作往往容易被企業(yè)所忽視,如:對合同履約情況的監(jiān)督管理、對合同簽訂前期中期的風險評價、對合同簽訂過程一些具有法律效力的相關(guān)資料的歸案保管及糾紛處理不及時等。這些都是一些需在后續(xù)管理工作中具體開展的工作,往往存在潛在法律風險。
上述合同風險管控中產(chǎn)生的風險,有其形成的內(nèi)外原因,有各自的特性和危害性,探索認清各種法律風險源,目的是好有的放矢,摸清其規(guī)律,及時應對和管控,防止煤炭企業(yè)經(jīng)濟事故的發(fā)生,減少煤炭企業(yè)不應有經(jīng)濟損失。
三、加強煤炭企業(yè)經(jīng)濟合同風險管控的對策
(一)提升煤炭企業(yè)經(jīng)營管理者和員工的經(jīng)濟合同風險管控意識,培育煤炭企業(yè)風險文化
首先,煤炭企業(yè)經(jīng)營管理者和員工的經(jīng)濟合同風險意識對建立企業(yè)經(jīng)濟合同風險管控機制起著重要作用,是培育煤炭企業(yè)風險文化的關(guān)鍵。其次,建立企業(yè)經(jīng)濟合同風險管控機制,培育煤炭企業(yè)風險文化,要從根本上消除經(jīng)營管理中的合同管理風險,使煤炭企業(yè)經(jīng)營管理達到顯著的經(jīng)濟效果、社會效果、法律效果,實現(xiàn)煤炭企業(yè)經(jīng)濟利益最大化。在次,煤炭企業(yè)經(jīng)營管理者和員工特別是風險管控機構(gòu)或人員帶頭學習風險防控法律法規(guī),樹立合同風險防范意識、合規(guī)意識、法律意識,帶頭遵守上級和本單位的制度流程,像重視安全生產(chǎn)一樣重視經(jīng)營管理中的風險,努力營造企業(yè)文化氛圍,打造具有行業(yè)特色的風險文化系統(tǒng)工程。
(二)建立、健全經(jīng)濟合同風險管控機構(gòu)、制度體系
一是煤炭企業(yè)要進一步推進總部總法律顧問制度,法律顧問機構(gòu)專業(yè)化、專職化改革,建立健全各級合同風險管控機構(gòu)和專職或兼職合同風險管理員,形成專兼職結(jié)合,條塊相連的合同風險管理體系,使煤炭企業(yè)在各個方面、各個部門、各個層次上的合同都有人把關(guān),使各類合同處在有序的風險監(jiān)控管理范圍內(nèi)。二是煤炭企業(yè)要對分支機構(gòu)或部門專職或兼職合同風險管理人員有條件推行法律顧問制度。并加大總部和分支機構(gòu)或部門法律顧問人員(兼職合同風險管理人員)的培訓力度,提高從業(yè)人員素質(zhì),提升服務煤炭企業(yè)發(fā)展的水平和能力。三是建立、健全合同風險管理規(guī)章制度,制定煤炭企業(yè)與各分支機構(gòu)或部門單位之間協(xié)調(diào)運行機制和監(jiān)督考核力度,提升煤炭企業(yè)合同風險管理運行質(zhì)量,實現(xiàn)重大經(jīng)濟合同審查率、簽約率、履約率重大提升,防止事后合同的出現(xiàn),降低經(jīng)濟合同訴訟糾紛風險的發(fā)生。
(三)動態(tài)監(jiān)督與定期監(jiān)督檢查相結(jié)合,合同風險管控全面覆蓋到企業(yè)各分支機構(gòu)或部門
制定風險管控監(jiān)督檢查考核辦法,定期或不定期對煤炭企業(yè)各分支機構(gòu)或部門進行動態(tài)全覆蓋監(jiān)督檢查。通過監(jiān)督檢查,對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,及時總結(jié)、分析,找差距、吸教訓,并對經(jīng)濟合同風險管控情況進行了通報。通過檢查,全面推動經(jīng)濟合同風險管控的合法、有效、穩(wěn)定、健康發(fā)展,同時提升煤炭企業(yè)的經(jīng)濟合同風險管控能力。
(四)加大合同糾紛案件處理力度及問責制,使企業(yè)經(jīng)濟管理風險到達可控范圍
【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟合同 市場經(jīng)濟 經(jīng)濟效益
一、前言
在市場經(jīng)濟中合同管理是經(jīng)濟手段法律化的形式之一,是商品交換的法律表現(xiàn)形式,因此,實行合同管理應成為企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心與關(guān)鍵所在。企業(yè)經(jīng)濟合同管理,是指企業(yè)內(nèi)部為了保證合同得以完全實現(xiàn)的、貫穿于從簽約開始全過程的控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。它是微觀管理,但確實又是調(diào)節(jié)社會主義市場經(jīng)濟,保證國民經(jīng)濟順利運轉(zhuǎn)和有序發(fā)展的重要手段。因為任何一個經(jīng)濟合同對于當事人來說,都有一個約定權(quán)利和義務-履行義務-取得權(quán)利,即簽約-生產(chǎn)(作為、服務)-清結(jié)的過程。只要這個過程的任何一鏈出了問題,又不能及時發(fā)現(xiàn)和解決,就不可避免地要發(fā)生糾紛。
二、企業(yè)經(jīng)濟合同管理中存在的主要問題和原因
1、主要問題
(1)經(jīng)濟合同管理機構(gòu)、人員、制度不落實。主要是流于形式,應付檢查,并沒有把經(jīng)濟合同管理工作落到實處,也沒有把經(jīng)濟合同管理作為一項重要的企業(yè)管理工作來抓,致使經(jīng)濟合同管理工作無法滲透到企業(yè)生產(chǎn)――銷售全過程中去。
(2)經(jīng)濟合同簽約率不高。有的認為是老關(guān)系,礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”,而不簽訂書面經(jīng)濟合同;有的怕麻煩,圖簡單或只簽內(nèi)容條款不全的合同;有的則為偷逃國稅(如印花稅),故意不簽書面合同。
(3)經(jīng)濟合同簽訂把關(guān)不嚴,簽約隨便,解約自由。視經(jīng)濟合同為兒戲,不依法簽訂經(jīng)濟合同,高興就履約,不高興就不履約。需要變更或解除的經(jīng)濟合同,不按法定條件、法定期限和法定形式辦理,打個電話或口頭打個招呼,簡單了事。經(jīng)濟合同糾紛的隱患很大。
(4)不懂法,不依法辦事,違約不究,自我保護能力差。
2、原因
存在的上述問題,究其原因主要是:(1)企業(yè)領(lǐng)導對經(jīng)濟合同管理的重要性認識不足,經(jīng)濟合同法律意識淡化。只關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟效益,忽視了市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟、合同經(jīng)濟,忽視了經(jīng)濟合同管理的重要性。尤其對市場與合同、合同與合同管理、合同與合同法律這三對關(guān)系缺乏認識。(2)外部經(jīng)濟、法制環(huán)境不完善,影響企業(yè)經(jīng)濟合同管理工作的開展。長期的計劃價格制度使得不少企業(yè)時至今日仍對市場銷勢、市場價格缺乏應有的敏感與準確判斷,不適應突然出現(xiàn)在經(jīng)濟關(guān)系中的市場價格波動與變化,更難形成根據(jù)市價變動而及時調(diào)整經(jīng)營計劃的能力。這就導致經(jīng)濟合同的訂立、履行受制于市場銷勢和價格,合同糾紛大量產(chǎn)生,合同管理難度大。我國原先計劃經(jīng)濟體制下的生產(chǎn)力結(jié)構(gòu),使得有些領(lǐng)域形成了人為的行業(yè)壟斷。不少大中型企業(yè)對某些行業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營存在著實際上的封鎖、壟斷,支配著其他企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營,壟斷的結(jié)果必然導致地區(qū)封鎖,商品流通不暢,經(jīng)濟合同無法簽訂、履行,糾紛難于解決。
合同仲裁委員會和法院在處理契約糾紛時,普遍存在兩種傾向:一是在計算違約金與賠償金時忽視間接損失,違約方只承擔有限的直接損失責任:二是過份強調(diào)調(diào)解結(jié)案,而大量的調(diào)解是以和稀泥式的折衷調(diào)和為特點,其后果不僅是使一方的合法權(quán)益得不到保護嚴重的是使違約人的違約心理得不到應有的警醒,進而產(chǎn)生敢于進一步違約的潛在僥幸心理,有時候,即便是公平合理的判決書、調(diào)解書,其實際執(zhí)行也是多費周折,極不容易。這些有法不依,有法難依的現(xiàn)象,無疑挫傷了企業(yè)合同管理的積極性。另外,印花稅的實施也給企業(yè)的簽約率帶來一定的影響。三是多層次的經(jīng)濟合同管理網(wǎng)絡尚未形成,使企業(yè)經(jīng)濟合同管理缺乏推動力。工商行政管理部門、業(yè)務主管部門、金融機構(gòu)還沒有形成在各司其職的同時又相互配合的多層次經(jīng)濟合同管理網(wǎng)絡,使企業(yè)缺乏外部推動力。四是企業(yè)經(jīng)濟合同管理缺乏激勵機制。現(xiàn)在除了工商行政管理機關(guān)大面積推行“重合同、守信用”活動以外,基本上沒有什么明確有力的獎懲措施。
三、加強企業(yè)合同管理的必要性和重要性
1、加強企業(yè)合同管理是維護企業(yè)正常經(jīng)營秩序的重要保證
在市場經(jīng)濟新形勢下,國際競爭國內(nèi)化、國內(nèi)經(jīng)濟國際化的趨勢更加明顯,國內(nèi)企業(yè)發(fā)展需要融于世界經(jīng)濟一體化的大環(huán)境,企業(yè)經(jīng)營的各個要素資源的重組流動也更多、范圍更廣。根據(jù)新制度經(jīng)濟學理論,在市場經(jīng)濟框架下,企業(yè)主體之間以及內(nèi)部要素之問的合作都要處于某種契約網(wǎng)架之中,并依靠契約各方誠信履約來維持和維護市場經(jīng)濟體制的整體平穩(wěn)運行。加強企業(yè)合同管理可以使企業(yè)經(jīng)濟合同行為的全過程都處于動態(tài)的控制之下,使合同的簽訂履行更加適應企業(yè)與內(nèi)外環(huán)境的互動需求,條款更加嚴密,權(quán)責更加相稱,履行更好操作和到位,推動企業(yè)經(jīng)營良好運行。
2、加強合同管理有助于維護企業(yè)權(quán)利與利益
一方面合同管理為維護企業(yè)權(quán)利和利益提供了依據(jù)和保障;另一方面,合同管理有利于完善合同條款和對合同履行進行實時控制,一旦對方違約,可以及時把握并對對方違約責任進行及時追究和處理,做到盡可能減少損失。
3、加強合同管理有助于提高企業(yè)發(fā)展的預見性
合同管理的過程,也是充分利用企業(yè)自身和外部環(huán)境各種優(yōu)勢的過程。加強合同管理,必然要求企業(yè)合同管理的參與者和責任人員不斷地研究和調(diào)查企業(yè)的優(yōu)勢所在,外部環(huán)境可利用的政策、機遇或有利條件所在,并在合同履行過程中不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓,不斷地對企業(yè)合同行為進行校正和完善,起到為企業(yè)經(jīng)營超前預測和探索的作用。
4、加強合同管理有助于減少企業(yè)經(jīng)濟糾紛
糾紛的產(chǎn)生主要源于三個方面的原因,一是合同簽訂不公平;二是違約處理不及時;三是合同修正溝通不一致。加強合同管理可以很好地解決上述三個問題,有助于提高全員合同意識、合同的合法性和完整性,保證合同簽訂的公平。一旦合同訂立基礎(chǔ)或環(huán)境發(fā)生變化,能夠及時溝通,對合同進行修訂,并可以及時處理違約行為,防止擴大,從而有效地減少合同糾紛。
四、加強經(jīng)濟合同管理的策略
合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系,因此合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理合同管理應做好以下幾方面的工作。
1、建立健全經(jīng)濟合同管理制度
要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化。首先要從完善制度入手,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括:合同的歸口管理、合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案、法人授權(quán)委托辦法、合同示范文本管理、合同專用章管理、合同履行與糾紛處理、合同定期統(tǒng)計與考核檢查、合同管理人員培訓、合同管理獎懲與掛鉤考核等。建立和健全單位的合同管理制度,必須根據(jù)我國的《合同法》和相關(guān)的法規(guī),同時結(jié)合單位的實際情況。
2、加強合同管理人員的繼續(xù)教育工作
合同管理人員的業(yè)務素質(zhì)的高低直接影響著合同管理的質(zhì)量。首先要加強對各級管理人員合同法規(guī)的宣傳教育,促進各級管理人員特別是領(lǐng)導者和決策者轉(zhuǎn)變不合時宜的思維和模糊認識,增強法制觀念和風險意識。然后依照合同管理人員應具有的素質(zhì)條件,選擇本單位的優(yōu)秀人才擔任合同管理人員,也可以通過公開考評和競爭招聘方式選拔人員,堅持優(yōu)勝劣汰的原則,把優(yōu)秀人才放在這個崗位上。人員確定之后,要加強合同管理人員的繼續(xù)教育工作,可根據(jù)本單位與市場的實際情況, 參加短期培訓或進相關(guān)高校深造。同時從經(jīng)濟角度出發(fā),對合同管理人員實行崗位責任制,明確他們的責、權(quán)、利建立競爭機制,對有貢獻的單位領(lǐng)域和合同管理人員給予獎勵。通過以上措施,促進合同管理人員的思想水平、法制水平和業(yè)務能力的不斷提高。
3、違約糾紛的及時處理
合同關(guān)系是一種法律關(guān)系,違約行為是一種違法行為,要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得很重要,一旦發(fā)生違約情形,法律顧問要區(qū)別情況,及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式積極維護單位的合法權(quán)益,減少單位的經(jīng)濟損失。
4、加強監(jiān)控,防范合同履行中存在的風險
加強對本單位經(jīng)濟合同簽訂授權(quán)的管理與控制,落實執(zhí)行好授權(quán)制度,完善對合同履約情況的考核制度,加強合同簽訂后的監(jiān)督和管理,促使相關(guān)人員隨時了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,對造成合同不能履行或不能完全履行的 追究有關(guān)人員的責任強化合同履行的有效控制。
關(guān)鍵詞:合同 規(guī)范化 管理
在市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的,明確相互權(quán)利義務關(guān)系就要簽訂合同,企業(yè)的一切行為都是由合同體現(xiàn)著,它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容,而是一種全過程、全方位、科學的管理,所以,一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同管理有密切關(guān)系,現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理,將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力,促進企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。
1.合同管理
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。
2.合同管理的規(guī)范化
2.1規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風險
合同既是企業(yè)從事經(jīng)濟活動、取得經(jīng)濟效益的紐帶,也是產(chǎn)生糾紛的根源。企業(yè)經(jīng)營中的風險有許多是在合同的立項、訂立和履行中發(fā)生的。合同管理首先要盡可能的發(fā)現(xiàn)簽訂某宗合同隱藏的風險。通過規(guī)范的合同管理,加強合同中立項的審查以慎重決策減少無利益投資;加強合同訂立的管理可以減少合同訂立過程中因個人疏漏產(chǎn)生的風險;加強合同履行中的控制可以保障合同利益得以更為及時、安全的實現(xiàn);加強合同的備案與存檔可以督促有關(guān)機構(gòu)與人員更謹慎執(zhí)行合同事務,防止風險。通過這一系列的措施,最大范圍內(nèi)確保收益的實現(xiàn)。
2.2 提升企業(yè)形象
現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭,不僅僅是產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭,更重要的是企業(yè)信用,企業(yè)形象競爭。規(guī)范的合同管理毫無疑問的將使接觸企業(yè)的人感受到合同管理中體現(xiàn)出的企業(yè)管理的規(guī)范與秩序,工作的嚴謹與守信,較高的法律意識和員工素質(zhì)。從而提高企業(yè)的知名度和美譽度,提高競爭力,贏得市場,健康持久地發(fā)展下去。通過在合同管理制度中規(guī)定合同變更、解除的程序及合同履行、變更、解除應注意的問題,有助于企業(yè)員工樹立良好的信用意識,嚴格履行已生效的合同,從而樹立企業(yè)良好的商業(yè)信用及形象。
2.3 創(chuàng)造經(jīng)濟效益
企業(yè)的首要目的就是創(chuàng)造經(jīng)濟利益,一次重大的交易失敗、頻發(fā)的交易失誤會造成企業(yè)的直接經(jīng)濟損失,甚至一蹶不振。合同管理通過控制隨意的決策,通過對合對方的準確分析判斷,通過科學的談判對策,通過對合同條款的的合理設(shè)計,通過對履行過程中集體問題的妥善處理,通過合法合理的糾紛解決程序,可以最大限度的降低成本,促進企業(yè)提高誠信經(jīng)營的意識,提高企業(yè)誠信的知名度、信譽度,創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益。在市場競爭日趨激烈的當今,加強合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟效益的最佳途徑。
3.加強規(guī)范化合同管理的途徑
3.1 強化法律風險意識,規(guī)范合同管理。
合同糾紛的大量增加是對企業(yè)合同管理體系的重大考驗。要進一步強化合同規(guī)范化管理,規(guī)范合同審查標準,提高合同審查質(zhì)量。就要提高企業(yè)強烈的法律風險意識,但法律風險事前是可防可控的,要抓緊強化防范工作。以合同管理作為企業(yè)防范內(nèi)部法律風險的重點和突破口,利用“合同管理”防范和控制法律風險,有效地化解企業(yè)經(jīng)營風險、規(guī)范并凈化企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境。針對合同履行可能發(fā)生或已發(fā)生的違約糾紛事件,及時采取要求對方提供抵押擔保、第三人保證、提高客戶保證金等多種保全手段,盡量減少因違約造成的企業(yè)損失。
3.2 建立完善的管理體制,規(guī)范合同管理。
建立、健全完備的合同管理制度,使企業(yè)合同管理活動定型化、條文化、制度化,明確各部門的分工和責任,使之在合同管理中互相支持和配合,這樣,可以減少不必要扯皮或失誤,提高合同管理水平。合同管理體制應當從整體上進行規(guī)范,明確管理的范圍、管理的部門、管理的人員、管理的職責、管理的程序和管理的具體要求、處罰獎勵標準。
(1)企業(yè)要就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié),從合同簽訂到履行完畢的全過程,制訂一套比較完善而嚴密的切實可行的合同管理制度,使合同管理有章可循,這些環(huán)節(jié)包括:合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。例如,在簽訂合同時,嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲,防止發(fā)生歧義和誤解,對資金數(shù)額巨大、工程承包、產(chǎn)權(quán)交易等重要的抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關(guān)法律規(guī)定及時辦理抵押登記手續(xù),以保證合同的合法性、嚴密性和完備性。
(2)企業(yè)合同管理要覆蓋企業(yè)的每個層次,延伸到各個角落。企業(yè)應當獨立設(shè)置總法律顧問和法律事務機構(gòu),全權(quán)負責單位的法律事務,根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本單位的實際情況,制定各種制度。例如,合同歸口管理制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度、合同糾紛調(diào)處制度、合同歸檔制度等一整套以事前防范、事中控制為主,事后補救為輔的合同管理制度。配合合同專項管理部門,起到法律咨詢、合同評審、履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。
3.3 配備專職合同管理人員,規(guī)范合同管理。
促進企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展合同管理面廣線長,法律要求嚴格,專業(yè)性強,因此要求企業(yè)要根據(jù)自己的規(guī)模和需要,建立相應的合同管理機構(gòu)或配備一定的專、兼職合同管理人員。目前,大部分企業(yè)合同管理由企業(yè)法律顧問室負責,中小型企業(yè)一般由財務、審計或供銷部門指定專人兼管,由專人分門別類建立檔案,集中保管,才能保證合同的嚴肅性、完整性。這樣使企業(yè)合同訂立、履行整個過程有人專管,并經(jīng)常進行檢查、過問及把關(guān)。同時制訂合同管理制度、崗位職責,并定期檢查合同管理執(zhí)行情況,對違反合同管理要求的人員進行處罰,對執(zhí)行合同好的人員進行獎勵。這是保證企業(yè)合同管理目標化、規(guī)范化、制度化的重要條件。也是提高企業(yè)合同管理逐步科學化、法制化的重要保證。
4結(jié)束語
合同管理作為企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容,其規(guī)范化、制度化是企業(yè)管理規(guī)范化、制度化的相應要求。完善、規(guī)范的合同管理,能夠使企業(yè)形成一種自然的工作機制,形成程序化的制度管理,各負其責,提高企業(yè)的管理水平和運營效率,使企業(yè)在激烈的市場競爭中穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻:
[1] 吳俊培.公共經(jīng)濟學[M].武漢大學出版社.
當前,在企業(yè)經(jīng)濟活動中的合同管理主要存在這些風險:
(1)書面經(jīng)濟合同未正式簽訂。在現(xiàn)代經(jīng)濟活動中,書面經(jīng)濟合同極為重要,是利益相關(guān)方約定的重要憑證。然而,一部分企業(yè)對合同簽訂不夠重視,僅僅通過口頭協(xié)議、電話或清單予以交易,給合同履行帶來。風險。
(2)經(jīng)濟合同簽訂不規(guī)范。一些企業(yè)雖然能認識到經(jīng)濟合同的重要性,但對合同內(nèi)容、簽訂要求及規(guī)范性認識不到位,進而出現(xiàn)約束不明確、條款不全、責任不清等情況,易引起相關(guān)利益方的糾紛,給企業(yè)帶來損失。(3)經(jīng)濟合同履行監(jiān)管不到位。在市場經(jīng)濟環(huán)境下,合同是企業(yè)經(jīng)營和管理的重要方式。但是,諸多企業(yè)并未做好合同履行監(jiān)管工作,沒有建立經(jīng)濟合同管理的專門制度及機構(gòu),很難規(guī)范合同簽訂,也無法有效監(jiān)管合同的履行[1]。
二、企業(yè)經(jīng)濟合同管理風險的防范對策
1.強化培訓,提升認識
為提高企業(yè)對經(jīng)濟合同管理的重視度,應對企業(yè)相關(guān)人員,尤其是管理者進行系統(tǒng)、全面的合同業(yè)務知識培訓,以提高他們的認識度。對于從業(yè)人員而言,應積極學習經(jīng)濟合同相關(guān)的法律法規(guī)、制度等知識,認真研讀上級管理部門制定的措施和方法。在合同簽訂、管理中做到合法合規(guī),以避免合同糾紛發(fā)生。對于經(jīng)濟合同管理人員而言,應在業(yè)務培訓基礎(chǔ)上,加強風險管理和防范意識。應積極學習經(jīng)濟合同風險的管理和防范知識,包括風險產(chǎn)生機制、風險類型等,并掌握規(guī)避風險的措施,通過理論和技能提升自己的業(yè)務素質(zhì),進而提升經(jīng)濟合同管理水平。此外,從業(yè)人員還應積極借鑒和學習他人優(yōu)秀經(jīng)驗,擴充自己的思路[2]。
2.健全機制,明確任務
在企業(yè)經(jīng)濟合同管理中,應明確各部門責任,并督促業(yè)務部門積極做好自身各項工作,并加強合作一同防范合同風險[3]。首先,企業(yè)應建立專門的經(jīng)濟合同管理機構(gòu),并配置專業(yè)人員,讓其擔負經(jīng)濟合同管理的工作,同時還應明確該部門的職責。其次,應將企業(yè)經(jīng)濟合同管理工作根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和實際情況具體細化到各業(yè)務部門。在簽訂和履行經(jīng)濟合同中,應協(xié)調(diào)和組織好各部門參與進來,完善和規(guī)范合同,以形成多部門參與的經(jīng)濟合同風險防范及管控機制。
3.完善制度,規(guī)范管理
因企業(yè)所在行業(yè)的差異,使得業(yè)務合同內(nèi)容也不盡相同,進而也使經(jīng)濟合同管理的方式和方法存在差異。為確保企業(yè)經(jīng)濟合同管理的規(guī)范性和合法合規(guī)性,應做好這幾點:一是企業(yè)應建立和完善經(jīng)濟活動相關(guān)制度,需要根據(jù)自身發(fā)展實際,嚴格按照《合同法》及相關(guān)政府部門制定的經(jīng)濟合同管理制度和方法,制定適合自身經(jīng)濟合同管理的制度,通過這種制度來明確人員配置、人員職責及相關(guān)部門的權(quán)責。二是應強化合同用章管理。經(jīng)濟合同用章是企業(yè)簽訂合同中最為重要的一個具體憑證,應設(shè)專人專管,實現(xiàn)專章專用,以規(guī)避合同用章濫用而引起的合同糾紛。三是應制定企業(yè)對外合同簽訂的授權(quán)和審批制度。對于此方面的工作,應嚴格按照相關(guān)制度規(guī)范授權(quán)及審批等行為,以有效防范合同風險。
4.加強審核,強化監(jiān)管
在合同的簽訂過程中,必須對合同的內(nèi)容進行細致、全面的審核。首先,應對合同簽訂中對方資質(zhì)和實際狀況進行詳細調(diào)查,包括經(jīng)營業(yè)務、經(jīng)營狀況、簽約資質(zhì)等方面。其次,應對經(jīng)濟合同的文本格式進行有效審查,以確保合同符合《合同法》規(guī)定的標準,保證基本內(nèi)容、條款完備。再次,應對經(jīng)濟合同的具體內(nèi)容進行細致審查,應保證合同條款無違法違規(guī)的情況,各條款間不存在矛盾,且語句要清晰無其他語義,標點符號應用規(guī)范和準確等。最后,應加強對外合同簽訂依據(jù)審查,以保證合同符合企業(yè)內(nèi)部管理需要,確保合同的立項、資金構(gòu)成等有足夠依據(jù)。另外,還應對加強合同履行監(jiān)管,應定期檢查合同履行的實際狀況,及時有效掌握合同履行中出現(xiàn)問題或不足,并采取補救措施予以解決,以保證合同如期合法有效履行,可有效避免合同風險的發(fā)生。
三、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】合同管理;風險防范;經(jīng)濟效益
合同是兩個或兩個以上當事人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟利益而達成一致的協(xié)議。市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟,合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物,是商品交換的法律表現(xiàn)形式?,F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來,主要是通過合同形式進行的,在市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的,明確相互權(quán)利義務關(guān)系而簽訂的合同,企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系,是一種受法律保護的民事法律關(guān)系,所以通過簽訂合同建立民事法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為,是企業(yè)經(jīng)營活動過程不可避免的行為,因此,合同管理對企業(yè)的成敗非常重要,是防范企業(yè)法律風險的基礎(chǔ)性工作。合同糾紛是企業(yè)在經(jīng)營過程存在法律風險的重要表現(xiàn),法律風險是指企業(yè)所承擔的發(fā)生潛在經(jīng)濟損失或其它損害的風險,防止出現(xiàn)合同糾紛,防范企業(yè)法律風險,就要建立科學的合同管理制度。
一、企業(yè)的合同管理機構(gòu)
合同應由企業(yè)的專門機構(gòu)來執(zhí)行,即由企業(yè)法律顧問部門管理。既然企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系,是一種受法律保護的民事法律關(guān)系,訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見,由于合同本身的特征,決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財務等管理工作,已超越了企業(yè)自身的界限,使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系,涉及大量的法律專業(yè)問題,所以合同應由企業(yè)法律顧問部門管理,企業(yè)法律顧問具備專業(yè)的法律知識。一方面,企業(yè)法律顧問注意學習法律,同時關(guān)注市場法律環(huán)境的變化,研究法律適用對本企業(yè)產(chǎn)生的影響,在學習中培養(yǎng)并不斷增強法律意識。另一方面,熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動,認真總結(jié)企業(yè)經(jīng)營管理實踐中正確適用法律手段的經(jīng)驗和不依法辦事造成損失的教訓,學習其他企業(yè)依法經(jīng)營管理好的做法,具有適用法律思考問題、處理問題的能力。設(shè)立專門的法律機構(gòu)來管理合同是企業(yè)合同管理的基本條件。
二、企業(yè)的合同管理模式
企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和企業(yè)的組織機構(gòu)不同,企業(yè)選擇合同的管理模式也不盡相同,但大中型以上的企業(yè),合同管理的模式應采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式,因為其部門分工不同,業(yè)務不同。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門,對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體操作上,對合同實行分級、劃塊管理,各業(yè)務部門(主要有供應、銷售、研發(fā)、投資等)和所屬各單位(主要有分公司、駐外機構(gòu)等)作為合同二級管理單位,由他們負責本部門、本單位的合同簽訂和履行,向企業(yè)法律顧問部門備案,并定期匯報有關(guān)合同的執(zhí)行情況,法律顧問部門隨時檢查和監(jiān)督。這樣,企業(yè)和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構(gòu)、人員、制度三落實,形成完善的合同管理體系。同時,應加強對合同管理人員的培訓教育。合同管理人員的業(yè)務素質(zhì)的高低,直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學習培訓,使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧,建立合同管理人員持證上崗和年檢考核制度,這不但增強了合同管理人員的責任感,也提高了合同法律意識。
三、合同管理制度的內(nèi)容
要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化,首先要從完善制度入手,建立規(guī)章制度,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括:合同的歸口管理制度,合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、保存,法人授權(quán)委托辦法,合同檔案管理,合同專用章管理,合同履行情況登記,合同糾紛處理機制,合同定期統(tǒng)計與考核檢查辦法,合同管理人員培訓制度,合同管理獎懲與績效考核等。企業(yè)通過建立一整套規(guī)范、科學的合同管理制度,同時,落實各項制度,做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
四、合同管理的具體方法
合同關(guān)系自始至終是一種法律關(guān)系,所以企業(yè)的合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分,合同管理分為:合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段,并且是以合同事前防范、事中控制為主,事后應對處理為輔的合同管理方式。
(一)合同管理的事前防范
做好企業(yè)合同管理的事前防范工作,首先,應當從調(diào)查客戶的資信情況開始,即了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營情況、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等,對客戶的資信進行調(diào)查是事前預防的一項重要工作,調(diào)查客戶的資信狀況主要是通過查閱其財務資料、參觀其經(jīng)營場所和訪談其管理人員,核實和驗證各種信息的真實性和準確性。同時,通過對客戶以外的單位和個人進行調(diào)查,間接了解客戶信息,如:向工商行政管理部門調(diào)查客戶的注冊登記和年檢情況,了解客戶的企業(yè)性質(zhì)、股東構(gòu)成、經(jīng)營范圍和經(jīng)營期限等;向稅務管理部門了解客戶的納稅情況;向房地產(chǎn)管理部門調(diào)查作為客戶經(jīng)營場所的房地產(chǎn)的權(quán)屬狀況;向行業(yè)協(xié)會、消費者組織、與客戶有經(jīng)濟交往的其它企業(yè)等調(diào)查客戶的行業(yè)地位和商業(yè)信譽;等等。另外客戶的資信狀況不是一成不變的,而是隨著時間的推移而不斷變化,也不能將客戶以往的資信狀況視為當前的資信狀況并以此作為決策的依據(jù),要及時更新資料,或重新調(diào)查后才能對客戶當前的資信狀況做出準確(下轉(zhuǎn)第63頁)(上接第57頁)的評價。將客戶的各種資料,認真地歸檔保存,建立客戶檔案管理。其次,對合同文本的審查,在對當事人資信調(diào)查后進行合同談判,然后起草合同文本,都由企業(yè)設(shè)立法律顧問辦事機構(gòu)或通過聘請律師擔任企業(yè)的法律顧問參與,建立合同簽訂前的審核制度,因為律師和企業(yè)聘請的法律顧問擁有豐富的法律知識和法律專業(yè)業(yè)務能力,在合同簽訂之前由他們對合同進行審核,企業(yè)法律顧問從了解客戶的商業(yè)信用、經(jīng)營情況、資本結(jié)構(gòu)和償債能力等基礎(chǔ)上,對合同條款、法律風險等方面提出法律意見和建議,決定選擇適用何種方式,預防合同糾紛的發(fā)生,有效維護企業(yè)合法權(quán)益。
(二)合同管理的事中控制
合同管理的事中控制就是對合同履行過程監(jiān)督和管理,合同簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行,防止違約行為的發(fā)生,所以;企業(yè)法律顧問對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況,及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因,以便隨時向各部門反饋,排除阻礙,防止違約的發(fā)生。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權(quán)利和履行義務,也促使對方嚴格按合同履行義務。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄,跟蹤合同履行過程,把好合同的結(jié)算關(guān)。如,在合同履行過程還會出現(xiàn)合同變更的情況,對此,應對合同變更的協(xié)商過程和協(xié)商結(jié)果進行評估和記錄,在協(xié)商不成或沒有就變更結(jié)果達成一致意見時,應繼續(xù)按原合同履行,以免出現(xiàn)違約的情況。因此,事中的管理工作非常關(guān)鍵,為了保護合同得以切實履行,需要法律顧問部門同財務部門、供應、銷售等相關(guān)部門密切配合,實施有效的管理,才能得以實現(xiàn)。當合同履行過程出現(xiàn)異常,可能導致合同無法繼續(xù)履行或出現(xiàn)履行與合同的約定不符時,業(yè)務部門應當及時把情況反饋到法律顧問部門,法律顧問部門根據(jù)情況進行分析處理或提出法律建議等,如,要求對方提供合同擔保或行使抗辯權(quán)等。
(三)合同管理的事后應對處理
合同關(guān)系是一種法律關(guān)系,違約行為是一種違法行為,要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。合同事后補救主要是合同履行出現(xiàn)問題,也就是合同的一方當事人出現(xiàn)違約行為后的應對措施,一旦發(fā)生違約情形,法律顧問要區(qū)別情況,及時采用協(xié)商,仲裁或訴訟等方式,如要求對方繼續(xù)履行或承擔違約金以及解除合同,以及采取合同保全、訴訟保全等措施。事后應對處理是在事前防范和事中控制沒有奏效的情況下,為減少企業(yè)的經(jīng)濟損失,維護企業(yè)的合法權(quán)益不得已的措施之一,但也是合同管理的最后保障。
合同管理是企業(yè)法律顧問事務中的一項重要工作,它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容;而是一種全過程、全方位、科學的管理,總之,事前采取周密的防范,事中采取有效的管理,事后進行妥善的補救是做好合同管理,避免產(chǎn)生損失,實現(xiàn)企業(yè)效益的指導原則,在當前信用體系有待健全、法院民事執(zhí)行力度疲弱的社會環(huán)境之下,企業(yè)更應加強自我保護意識,充分運用現(xiàn)有的法律規(guī)則來管理合同,企業(yè)若能對合同實施有效管理,將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。
參考文獻
隨著“走出去”戰(zhàn)略的加快實施,以及企業(yè)參與國際競爭、追求高起點的發(fā)展,對外勞務合作的這種能動性越來越強,外派勞務人數(shù)越來越多。但當前國際社會各種政治、經(jīng)濟矛盾錯綜復雜。部分地區(qū)和國家政局動蕩,社會治安狀況惡化、國際恐怖活動日益加劇。因此,企業(yè)走上國際經(jīng)濟舞臺的風險日益加大。從全國來看,勞務人員生命和財產(chǎn)安全受到傷害的案件時有發(fā)生。建立對外勞務合作風險防范和應急處置機制亟需擺上政府和企業(yè)的議事日程。
一、對外勞務合作的風險類型及成因
對外勞務合作風險多種多樣。按發(fā)生地域有境內(nèi)風險和境外風險之分;按危害程度有一般風險和重大風險之分;按形成原因又可歸納為操作風險、合同糾紛、政治風險、交通風險、職業(yè)風險、金融風險和自然災害等。操作風險和合同糾紛是發(fā)生最多、處理起來較復雜的風險。這兩種風險的形成大多與企業(yè)經(jīng)營的內(nèi)在原因有關(guān),常常成為測量企業(yè)經(jīng)營水平的寒暑表。政治風險、交通風險、職業(yè)風險、金融風險和自然災難等風險是企業(yè)經(jīng)營的外在原因造成的,相對前述兩種風險,有些處理起來較為簡單。
現(xiàn)按形成原因區(qū)分的風險類型及危害分述如下:
(一)操作風險
1.違規(guī)操作或冒險開拓。這種操作受錯誤指導思想支配,其根本原因是無視國家的政策法規(guī),為謀求企業(yè)利益而不擇手段。例如,本世紀初,國內(nèi)數(shù)家對外勞務合作企業(yè)為美國客戶在中國招募大量農(nóng)業(yè)工、護理工,投入大量人力和財力。但這種做法不符合美國移民法規(guī),所以大多不成功。此外,商務部曾多次提醒,馬來西亞嚴格限制外籍勞務進入,除政府批準項目外,未對我國開放普通勞務市場。但有的地方仍不斷有一些勞務人員在不法中介幫助下持旅游或商務簽證,甚至是偽造簽證入境。入境后不是待遇低、條件差,無法適應,就是無勞可務,非法滯留。2004年4月,馬來西亞一次遣送61名中國勞工回國,遣返旅費由勞務人員所在地政府代經(jīng)營企業(yè)墊付。
2.咨詢客戶資信不到位。有些企業(yè)向政府報審項目前,輕信客戶提供的資信資料,缺乏認真的可行性研究,與不合適的客戶合作,或選擇了不合適的項目,從而造成損失。2002年底,一家經(jīng)營企業(yè)派出的9名人員被用人單位拖欠或挪用工資約合人民幣116萬元。履約期滿回國前,企業(yè)突然宣布破產(chǎn)。經(jīng)交涉未能獲得補償,最后由國內(nèi)派遣企業(yè)給予了適當補償。
3.境內(nèi)合作者缺乏資質(zhì)。這類合作者大多未經(jīng)所在地政府批準,非法從事勞務中介,而且經(jīng)營水平低,無管理協(xié)調(diào)能力。這類合作或多或少會帶來一些不良后果:選送勞務人員素質(zhì)差;向報名或擬派勞務人員亂收費;為勞務人員提供證件時做手腳,甚至提供偽造證件;不能配合經(jīng)營企業(yè)做好勞務人員的境外管理。
4.服務質(zhì)量不達標。對外勞務合作企業(yè)對境外客戶的服務質(zhì)量主要體現(xiàn)于選派勞務的素質(zhì)及后續(xù)配合管理。服務質(zhì)量問題除牽涉到國內(nèi)經(jīng)營企業(yè)的資質(zhì)外,還與下列因素有關(guān):選審勞務人員缺少必要的程序和手續(xù),把關(guān)不嚴;外派勞務人員培訓走過場;委托國內(nèi)合作者收費,收費失控;申辦護照、送審項目、申請簽證、勞務人員出入境接送等環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏;疏于境外管理,甚至只派不管;應對勞務人員突發(fā)事件缺乏控制、協(xié)調(diào)機制;企業(yè)領(lǐng)導及其員工缺乏必要培訓,操作管理水平低。
由于服務質(zhì)量不合格,可能出現(xiàn)以下風險與危害:勞務人員不能安心履約,項目難以為繼;勞務人員不堪重負,引發(fā)境內(nèi)或境外糾紛;個別人違法違規(guī),甚至持假證出境,導致企業(yè)乃至整個地方勞務外派受阻;對境外事故苗頭失察,或發(fā)現(xiàn)后不能妥善處置,釀成群體性突發(fā)事件。
(二)合同糾紛
作為操作風險的一種特例,合同糾紛是合同當事人為維護自身權(quán)益與其他當事人發(fā)生的爭議。合同糾紛既可按發(fā)生地歸類,也可按合同權(quán)益主張人歸類。圍繞外派勞務人員的合同糾紛主要表現(xiàn)為:因本人或非本人原因不能正常出境履約;憑短期簽證出境后未能轉(zhuǎn)為長期簽證,沒有合法的工作、居住身份;違反當?shù)貒曳ㄒ?guī),或違反雇主規(guī)章制度、或違反合同其他規(guī)定,損害當事人權(quán)益;無法適應環(huán)境、管理或人身權(quán)利受到侵害;對工資標準、工資晉升、加班費以及醫(yī)療、保險、假期等待遇及住宿條件不滿意;履約期間自行脫崗、中止履約,或被提前解雇;因雇方企業(yè)破產(chǎn)或其他原因無法繼續(xù)履約;拖欠經(jīng)營公司的職業(yè)介紹費或服務費;回國后債權(quán)、債務不能了結(jié),傷殘撫恤得不到滿意解決。
這些問題大多能按合同調(diào)解解決。少量的調(diào)解失敗后,進入法律訴訟程序。極個別的導致反復上訪,甚至引發(fā)。
此外,經(jīng)營企業(yè)與境外雇主、中介商、境內(nèi)合作者也會發(fā)生爭議。這些爭議因當事人對權(quán)益的主張而暴露出來,大多通過協(xié)商,少數(shù)通過訴訟得到解決,一般不會引起突發(fā)事件。
(三)政治風險
政治風險包括:勞務合作國關(guān)系變化,拒發(fā)中國勞務人員入境簽證,遣反正在履約的勞務人員等;當?shù)貒艺植环€(wěn),發(fā)生或戰(zhàn)爭;恐怖活動頻繁,內(nèi)部治安混亂,危及外籍勞務人員安全;當?shù)貒曳烧{(diào)整,就業(yè)矛盾加劇,為保護本國人就業(yè),對外藉勞務設(shè)置障礙;世貿(mào)規(guī)則變化,相關(guān)國家調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu),勞務合作隨之動蕩;因民族隔閡、文化差異引發(fā)群體性沖突,有時矛盾激化,甚至會導致罷工、示威等活動。
(四)職業(yè)風險
接觸易燃、易爆、有害氣體、放射幅射物質(zhì),從事采礦、海洋地質(zhì)勘探、海上運輸、遠洋捕撈、空中服務、高空作業(yè)等高危職業(yè),都會給外派勞務人員造成傷害。
(五)金融風險
受外派國當?shù)刎泿刨H值的影響,企業(yè)的經(jīng)營效益和勞務人員的收入受到影響。通常,普通勞務人員對金融危機造成的匯率損失很難承受。
(六)交通風險
旅行有較高的風險概率,空難、海難、陸上交通事故有可能造成群體性傷害。外派勞務人員在當?shù)亟煌ㄊ鹿手械膫鋈藬?shù)在勞務人員境外傷亡總數(shù)中占有一定比例。
(七)自然災害
地震、山體滑坡、地表坍塌、泥石流等地質(zhì)災害;洪澇、臺風、雨雪、雷電等氣象災害;風暴潮、海嘯等海洋災害;瘟疫等生物災害;森林火災以及其他險惡境遇隨時威脅勞務人員的安全。
二、防范勞務合作風險的原則和措施
經(jīng)營企業(yè)要把有效防范對外勞務合作風險作為衡量本企業(yè)經(jīng)營管理的標尺。要用科學發(fā)展觀指導企業(yè)建設(shè),從端正經(jīng)營指導思想出發(fā),依法經(jīng)營,規(guī)范操作,落實防范措施。通過標本兼治的途徑,防患于未然。
(一)用科學發(fā)展觀指導,切實端正經(jīng)營思想。
企業(yè)“走出去”尋求發(fā)展,要求員工特別是經(jīng)營者加強學習,以科學發(fā)展觀為指導,端正經(jīng)營思想,提高經(jīng)營水平。應該做到:不得無視政府預警而盲目“開拓”,要增強政策觀念和風險意識;不單純追求企業(yè)的經(jīng)濟效益,要有社會責任感,處理好國家、企業(yè)和勞務個人三者關(guān)系,把維護外派勞務人員合法權(quán)益作為經(jīng)營的出發(fā)點和歸宿,在實現(xiàn)社會效益過程中獲取企業(yè)經(jīng)營利潤;不能在違避政府管理、變通行業(yè)規(guī)則上費苦心,要在改進服務質(zhì)量,提高企業(yè)信譽上下功夫;不得采取不正當競爭手段,損害國家利益或其他企業(yè)的合法權(quán)益,要本著公平競爭的原則開展對外勞務合作業(yè)務;不能就事論事地總結(jié)經(jīng)驗教訓,要著眼于練好企業(yè)內(nèi)功,加強職工隊伍建設(shè),切實提高企業(yè)管理水平。
(二)遵守有關(guān)政策法規(guī),切實依法有序經(jīng)營。
嚴格遵守我國有關(guān)法律、法規(guī),不得危害國家安全、損害社會公共利益和公民合法權(quán)利;遵守項目所在國家(地區(qū))的法律、法規(guī),尊重當?shù)氐娘L俗習慣;平等互利,守約保質(zhì);推動國家友好合作關(guān)系的發(fā)展。這是經(jīng)營對外勞務合作必須遵循的基本原則。
依法經(jīng)營還要熟悉并遵守下列具體政策和規(guī)則:經(jīng)營對外勞務合作業(yè)務,需經(jīng)政府主管部門核準、工商管理部門注冊登記;管理勞務市場的國別政策、勞務工資標準、服務收費標準,以及禁止外派工種的規(guī)定;商務、公安、外事有關(guān)管理勞務人員外派的辦法;人事、勞動部門管理人力流動的政策;海關(guān)、邊防、檢疫、外匯等部門相關(guān)的管理政策;行業(yè)自律的各項規(guī)范性規(guī)則,包括各市場的管理辦法;政府部門和行業(yè)組織有關(guān)違規(guī)處罰的規(guī)定。
企業(yè)的規(guī)章制度中要有執(zhí)行政策,依法經(jīng)營的要求,明確對違反政策、損害企業(yè)利益的人和事的處理原則。除接受商務部、地方外經(jīng)貿(mào)委領(lǐng)導外,還須接受中國對外承包工程商會和地方外經(jīng)協(xié)會的協(xié)調(diào),遵守有關(guān)協(xié)調(diào)規(guī)則,自覺維護行業(yè)經(jīng)營秩序。
(三)做好項目前期工作,切實規(guī)范外派操作。
1.招攬勞務合作項目。不得為獲取項目而采取不正當競爭手段,損害勞務人員利益或其他企業(yè)利益。對目標項目進行可靠性、可行性調(diào)研和風險評估。絕不認可或默許境外企業(yè)、自然人及駐華機構(gòu)在中國境內(nèi)開展招收出境勞務人員的活動;絕不為其招募人員辦理出國勞務手續(xù)。按規(guī)范要求對外簽訂勞務合作合同。
2.建立國內(nèi)合作關(guān)系。建立國內(nèi)合作網(wǎng)絡,共同防范風險,分散風險責任。國內(nèi)合作包括委托其他企業(yè)或單位代為招收、培訓外派勞務人員或選送本單位職工出國勞務。在確定合作關(guān)系時,可根據(jù)《合同法》的規(guī)定,與受托企業(yè)或單位簽訂《委托招收外派勞務人員協(xié)議》,并向其出具《授權(quán)書》,報外經(jīng)貿(mào)委備案。合作伙伴必須是企業(yè)法人或事業(yè)法人。不得與自然人建立合作關(guān)系,特別是不得委托個人招收外派勞務人員。不得與非法勞務中介組織發(fā)生合作關(guān)系。合作伙伴不能同時兼外方雇主或中介機構(gòu)的代表。明確合作方法和形式。如果要求所派人員必須在職的項目,需選擇適合外方條件的企業(yè)負責實施選派事務。從外省市直接招收勞務人員,須將本地外經(jīng)貿(mào)委出具的項目審查意見(具有自辦簽證權(quán)的企業(yè)自行出具項目審查意見)報勞務人員所在地的地方商務主管部門備案。按委托權(quán)限確定合作伙伴的職責,用委托書確定合作伙伴的權(quán)利,不得為其他企業(yè)、單位或個人外派勞務業(yè)務,也不得接受其他企業(yè)、單位或個人“掛靠”經(jīng)營或承包經(jīng)營外派勞務業(yè)務。
3.選審外派勞務人員。無論委托協(xié)作單位招募出國勞務人員,還是向社會廣告招募,介紹勞務項目情況必須真實,不得以虛假廣告、虛假承諾欺騙合作伙伴及勞務人員。選派出境勞務的對象必須持有真實的身份證件,具備許可出入境勞務的資格,符合客戶所需的各種條件。經(jīng)營企業(yè)要經(jīng)過必要程序,給予認真核對,保證正確無誤。須在勞務人員出境前,根據(jù)與境外雇主簽訂的《對外勞務合作合同》,直接與勞務人員簽訂《外派勞務合同》,明確雙方的權(quán)利與義務,切實維護外派勞務人員的合法權(quán)益。企業(yè)不得以開展對外勞務合作為名,進行或協(xié)助他人從事非法移民、等活動。
4.統(tǒng)一通過外事部門申請簽證。經(jīng)營企業(yè)按規(guī)定的程序和手續(xù)統(tǒng)一委托外事機構(gòu)為勞務人員辦理前往國入境簽證。經(jīng)營企業(yè)對國內(nèi)合作單位提供的有關(guān)申請簽證的材料,必須嚴格審核把關(guān),以免造成被動。
5.規(guī)范收費。要把控制公民出境勞務成本視為經(jīng)營企業(yè)的社會責任,作為降低經(jīng)營風險的重要措施。嚴格控制勞務招募機構(gòu)(或所在單位)對報名費、考工費和出境后的檔案管理費的收取金額,不允許巧立名目亂收費。
6.組織勞務人員出境。只能在勞務人員取得符合當?shù)胤梢?guī)定的入境手續(xù)后方可派出,不得以旅游、商務考察等非工作簽證派出勞務人員。經(jīng)營企業(yè)的項目經(jīng)辦人須赴機場或碼頭審核出境人員身份,目送出境,防止人、證偷換調(diào)包,杜絕偷渡事件發(fā)生。
7.支付國外中介費。在允許中介從事外籍勞務經(jīng)營活動的國家,經(jīng)營企業(yè)從境外勞務中介商獲得項目,可支付中介費。中介費包括在向勞務人員收取的服務費之內(nèi),不得另外收取。嚴禁境外勞務中介機構(gòu)直接向勞務人員本人收取。中介費應在中介商為勞務人員辦妥簽證后分期支付,最終付清宜在勞務人員出境上崗三個月之后。
(四)加強勞務人員培訓,切實提高勞務素質(zhì)。
必須在出國前對外派勞務人員進行適應性培訓。培訓時要加強安全教育,包括風險防范和反恐、生產(chǎn)、交通安全、疾病預防等內(nèi)容。通過培訓教育,切實提高外派勞務人員素質(zhì),增強安全防范意識和自防自救的能力。
(五)嚴格項目境外管理,切實落實防范措施。
必須按政府和行業(yè)組織規(guī)定,加強項目跟蹤管理,包括在勞務人員出境后,協(xié)助勞務人員與雇主簽訂《雇傭合同》,并承擔境外管理責任,及時掌握雇主經(jīng)營情況和外派勞務人員的動態(tài),維系合作紐帶,及時妥善處理勞務糾紛或突發(fā)事件,保護外派勞務人員的合法權(quán)益。
(六)建立風險防范機制,切實加強企業(yè)建設(shè)。
必須建立、健全管理制度,不斷提高對外勞務合作的經(jīng)營管理水平。近期需要落實的制度包括:
1.從業(yè)人員的職業(yè)培訓制度。企業(yè)自行組織員工培訓,組織員工參加政府、行業(yè)組織或社會教育機構(gòu)舉辦的培訓。中高級經(jīng)營管理人員須按規(guī)定接受承包商會舉辦的外經(jīng)貿(mào)業(yè)務培訓,取得國際經(jīng)濟合作企業(yè)中高級經(jīng)營管理人員培訓資格證書。
2.ISO 9000質(zhì)量體系認證。督促企業(yè)通過ISO 9000質(zhì)量管理體系認證,并切實按此體系運作。
3.落實各項保險措施。組織出境勞務人員為自己投保短期健康、意外傷害等保險;購買國際旅途的航空或航運人身安全保險。與外方簽訂的合同中要包含雇主為勞務人員辦理保險的條款。海運企業(yè)要為自己的船舶和船員辦理相關(guān)的國際通行保險。
4.執(zhí)行對外勞務合作備用金制度。開展對外勞務合作業(yè)務,繳納備用金,用于解決突發(fā)事件所需款項,提高風險抵御能力。
5.建立風險預警機制。包括風險信息的搜集、分析、報告;防范風險決策的形成、實施;處置突發(fā)事件的原則、程序等。
三、政府防范勞務合作風險的主要措施
政府在規(guī)范對外勞務合作管理時,有兩項十分緊要的任務:一是從行政管理的角度防范對外勞務合作風險;二是應急處置境外勞務糾紛和突發(fā)事件。建立對外勞務合作風險防范和應急處置機制,就是為了實現(xiàn)規(guī)范管理所要達到的目標。在這個機制中,風險防范部分須由以下內(nèi)容組成:
(一)明確主管協(xié)管部門職責,完善齊抓共管合作機制。
1.明確主管協(xié)管部門職責。地方商務部門負責本地對外勞務合作業(yè)務的管理與協(xié)調(diào),主動加強同有關(guān)部門的協(xié)調(diào)與合作,建立和完善對外勞務合作齊抓共管的長期協(xié)作機制。地方外事辦公室、發(fā)展改革委、公安局、勞動和社會保障部、建委、海關(guān)、工商行政管理局、外匯管理局等部門從各自分管業(yè)務角度出發(fā),負責管理外派勞務所涉及的事務。協(xié)助商務主管部門打擊違法違規(guī)行為,共同維護經(jīng)營秩序,防范風險,處置突發(fā)事件。行業(yè)協(xié)會從行業(yè)規(guī)范角度對防范外派勞務風險事務進行指導、協(xié)調(diào)、服務、監(jiān)督。
2.建立齊抓共管聯(lián)絡制度。每個部門指定一名聯(lián)絡員,負責日常信息搜集,并隨時和相關(guān)單位進行交流。在正常情況下,由外經(jīng)貿(mào)委負責每年召集一次年會,回顧情況,協(xié)商工作。
3.爭取駐外使(領(lǐng))館和承包商會的配合。商務部門和外經(jīng)協(xié)會要主動報告需要配合的事項;高度重視駐外使(領(lǐng))館和承包商會通報的事項,快速反應;出訪團組主動拜訪駐當?shù)厥梗I(lǐng))館,聽取有關(guān)勞務人員的情況反映和工作意見。
4.取締非法經(jīng)營。對未取得對外勞務合作經(jīng)營資格,未依法辦理工商登記,或未經(jīng)經(jīng)營公司授權(quán)并與之簽訂《委托招收外派勞務人員協(xié)議》,擅自招收或外派勞務人員的企業(yè)、單位或個人,由外經(jīng)貿(mào)委和工商行政管理機關(guān)依法查處,構(gòu)成犯罪的,轉(zhuǎn)有關(guān)機關(guān)依法追究刑事責任。
5.打擊違法經(jīng)營。對違法經(jīng)營,已不具備經(jīng)營對外勞務合作規(guī)定條件的企業(yè),報請商務部撤銷其經(jīng)營資格。對違反政策,造成惡劣影響的責任人,由所在企業(yè)給予外罰,直到解除勞動合同,并由行業(yè)協(xié)會予以通告。在一定期限內(nèi),任何企業(yè)不得聘用其從事對外勞務合作業(yè)務。
(二)規(guī)范管理做到依法行政,強化行政管理監(jiān)督機制。
1.實行規(guī)范化管理。加強調(diào)查研究,根據(jù)國家有關(guān)政策,制訂本地防范對外勞務合作風險的政策,以供行政機關(guān)、行業(yè)組織、經(jīng)營企業(yè)共同遵照;嚴格執(zhí)行現(xiàn)行法規(guī),督促企業(yè)依法經(jīng)營,為企業(yè)防范風險把關(guān);認真查處違法違規(guī)行為,對違規(guī)導致的突發(fā)事件,追究責任人的責任。
2.嚴格執(zhí)行IS0 9000質(zhì)量管理系的貫標辦法。提升企業(yè)管理水平,確保外派服務質(zhì)量,降低因勞務素質(zhì)引發(fā)的風險。
3.執(zhí)行對外勞務合作備用金制度。備用金由經(jīng)營企業(yè)按規(guī)定交納,作為應急處置突發(fā)事件的備用資金。交納備用金表明了經(jīng)營企業(yè)具有抵御風險,維護外派勞務人員合法權(quán)益的經(jīng)營能力。
4.執(zhí)行項目審查、管理制度。對經(jīng)營企業(yè)的外派勞務項目進行審查,對企業(yè)防范風險加設(shè)關(guān)口。項目審查主要核驗:項目的可行性、真實性是否向我國駐項目所在國使(領(lǐng))館征詢了意見;與外方簽訂的勞務合作合同、與勞務人員簽訂的外派合同等是否符合規(guī)范要求;外派勞務人員是否經(jīng)過培訓,考試合格。嚴格審查向安全狀況欠佳的國家派遣勞務人員的申請,并提醒經(jīng)營公司充分考慮安全形勢,緩派或不派勞務人員,或者督促企業(yè)采取切實有效的風險防范措施。在經(jīng)營企業(yè)派往某國家或地區(qū)的勞務人員較多(100人以上)時,督促經(jīng)營企業(yè)派遣專職管理人員或設(shè)立代表處,切實做好勞務人員出境后的安全管理和服務工作。
5.實行企業(yè)信用等級評定制度。按誠信等級分級分類管理企業(yè),運用市場機制規(guī)范企業(yè)行為,優(yōu)勝劣汰。
6.執(zhí)行《對外勞務合作經(jīng)營資格證書》年審制度。在商務部指導和監(jiān)督下,每年對《資格證書》進行審核,對不符合規(guī)定條件的企業(yè)給予相應處罰,直至報請商務部注銷其經(jīng)營資格。
(三)發(fā)揮行業(yè)組織功能作用,建立行業(yè)發(fā)展自律機制。
要充分發(fā)揮國際經(jīng)濟合作協(xié)會對外派勞務行業(yè)進行指導、協(xié)調(diào)、服務和監(jiān)督的職能,提高行業(yè)整體素質(zhì),樹立行業(yè)良好形象,從根本上增強行業(yè)規(guī)避風險的能力。應該利用網(wǎng)站、內(nèi)部刊物、研討活動、接待咨詢等渠道和方式,為會員企業(yè)防范風險提供業(yè)務指導和咨詢服務。開展從業(yè)人員培訓,提高業(yè)內(nèi)員工隊伍素質(zhì)。修訂對外勞務合作行業(yè)行為規(guī)范,促進行業(yè)健康、有序發(fā)展。督促會員企業(yè)執(zhí)行政策、規(guī)范操作、公平競爭。協(xié)助政府查處會員違規(guī)行為。完善對外勞務合作的社會保障體系,發(fā)揮社會保險機制的功能作用,增強經(jīng)營企業(yè)及其外派勞務人員安全保障。
(四)創(chuàng)高素質(zhì)勞務品牌,健全勞務培訓考核機制。
制訂高素質(zhì)的勞務品牌標準,向企業(yè)公示,使之成為企業(yè)追求的經(jīng)營目標。監(jiān)督和檢查經(jīng)營企業(yè)開展外派勞務培訓情況,包括培訓設(shè)施、師資、教材配置;教育大綱的實施;培訓質(zhì)量和效果。監(jiān)督和檢查外派勞務考試中心的考試工作情況。
(五)運用社會商業(yè)保險功能,構(gòu)建風險防范保險機制。
要求企業(yè)在簽訂對外勞務合作合同時,必須在合同中包含雇主為勞務人員辦理保險的條款,并要求雇主在勞務人員的工作和生活場所采取必要的安全防范措施,共同保障勞務人員的安全。在此基礎(chǔ)上,要引導企業(yè)投保各類商業(yè)保險。要求行業(yè)協(xié)會引導經(jīng)營企業(yè)出資或部分出資為外派勞務人員投保人身意外傷害險及相關(guān)附加保險,并進一步促進開發(fā)新的險種,利用社會保險機制,提高風險防范和善后救助水平。
(六)用各種手段和信息渠道,構(gòu)建防范風險預警機制。
在市場經(jīng)濟條件下,“重合同、守信用”是一個企業(yè)樹立良好形象的重要方面,也是企業(yè)長久發(fā)展的生命之源。
凡是成功的企業(yè)都很重視合同的管理工作,從某種意義上講,合同的規(guī)范程度是企業(yè)是否走向成熟的標志。一份合法、規(guī)范而富有技巧的合同,不僅可以為企業(yè)談好的生意加一把鎖,也可以為日后己方履行合同提供便利,同時,還可以為將來可能發(fā)生的訴訟贏得先機。
可以說簽訂任何一份合同都不只是涉及《合同法》,都必然涉及相關(guān)的法律法規(guī),但也并不是說沒有共性的法律問題的注意事項。
在簽訂合同中注意一些常見的法律問題。也可以盡可能地維護自己地權(quán)益降低合同風險。
審查當事人
根據(jù)《中華人民共和國合同法》規(guī)定,可以作為合同簽約主體的有自然人、法人和其他組織。
簽約對方為自然人時,法律要求必須是完全民事行為能力人,審查當事人的身份證、詳細的家庭地址、聯(lián)系方法及個人的其他情況都是細微而有必要的。
簽約對方為法人時,主要看對方的營業(yè)執(zhí)照,依據(jù)營業(yè)執(zhí)照中記載的情況,對公司的辦公地點、人員、固定資產(chǎn)等進行實地考察和確認。
看對方經(jīng)營期限是否過期,是否通過了工商部門的年度檢查,如果沒有,應避免與這類“企業(yè)”交易。
注意對方的注冊資本,是否與擬簽合同標的數(shù)額相稱,如差別較大,則可能風險也較大,應加以注意。
企業(yè)經(jīng)營范圍,擬簽合同業(yè)務是否在經(jīng)營范圍內(nèi),以免超越經(jīng)營范圍而訂立對己方不利的合同,因為最高法院司法解釋規(guī)定:“當事人超越經(jīng)營范圍訂立的合同,人民法院不應因此認定合同無效。但違反國家限制經(jīng)營、特許經(jīng)營及法律、行政法規(guī)禁止經(jīng)營規(guī)定的除外?!?/p>
簽約對方為非法人組織時,非法人組織雖然不具備法人資格,但依法可以取得營業(yè)執(zhí)照,可以作為經(jīng)濟合同的主體。
對于未經(jīng)過核準登記、未領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的非法人組織,而以組織的名義簽約的不能與之簽約,而要與有簽約主體資格的人員或者籌辦單位簽約。
另外,我們還應對對方合同簽字人進行審核。一般而言,合同上會要求有企業(yè)法定代表人的簽字,如果不是法定代表人,則應特別注意該人員是否有公司或法定代表人的授權(quán)委托書,并且應把授權(quán)委托書、合同書及個人的身份證明放在一起保管,以保證簽訂合同的有效性。
合同的形式與內(nèi)容
合同的形式是當事人意思表示一致,達成協(xié)議的外部表現(xiàn)形式,是合同內(nèi)容的載體?!逗贤ā芬笃髽I(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中,按法律規(guī)定或者雙方約定采用書面形式的,無論數(shù)額大小,都必須采用書面形式訂立合同,這不僅是留存?zhèn)洳榈男枰?,更是遇到訴訟時的必要證據(jù)。其中,不是以正式合同書形式的文件,包括有關(guān)的信件、電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等都要保存好,最好是轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件,并要求對方負責人在上面簽字并加蓋對方單位公章。
合同的內(nèi)容要嚴密,不要在合同中用含糊不清,模棱兩可的詞句或多義詞,而且要注意合同的條款有無重復,或者前后是否自相矛盾,以免使對方鉆了空子。
例如,某合同條款“合同生效后不得超過45天,乙方應向甲方繳納××萬元的履約保證金?!^兩個月如未能如期繳納,則合同自動失效。”這里“兩個月”究竟從哪一天開始算起,是合同生效之日開始算起?還是合同生效45天以后算起,寫得不明確。
約定明確的違約責任
很多合同,忘記約定違約責任,或是在簽訂時礙于面子或者認為是君子之約,不好意思約定違約責任,或是大家認為很簡單的事情沒有必要約定違約責任,這都存在很大的違約風險。
當沒有明確具體的懲罰措施時候,實際上是在給對方提供違約的機會,一旦對方真的違約,守約方缺乏補救措施,尋求救濟時缺乏依據(jù),后悔為時已晚。
我們重視合同、講求信用與在簽合同時要有違約的意識是不矛盾的。
這里的違約意識包含兩方面的內(nèi)容。其一是多想想一旦對方違反了某一條,我們該怎么辦,有沒有可以約束對方的條款或是措施,要讓對方違約的成本大于遵守合同所應當提供的義務,以最大限度地降低對方違約的可能性。
其二,要盡可能在己方的違約責任方面附加一定的條件,做到己方由于某種原因不能及時履行合同,給己方違約保留一定的空間以及必要的補救措施。
另外,雖然規(guī)定一方違約,另一方可以向其追索違約金和賠償金,但條款如果寫得十分含糊籠統(tǒng),沒有明確的數(shù)額或者違約金的計算方式,也不利于發(fā)生爭議以后迅速確定違約和賠償?shù)慕痤~。所以,一定要明確違約金和賠償金的數(shù)額或計算方法。
約定明確具體的合同糾紛解決方式
在合同中一般約定,若本合同發(fā)生糾紛,雙方應協(xié)商解決,協(xié)商不成,通過訴訟(仲裁)方式解決。若選擇仲裁方式解決合同糾紛,不能只是籠統(tǒng)的寫一旦發(fā)生糾紛在甲方(或乙方)所在地仲裁部門解決,而應寫具體的名稱,如鄭州市仲裁委員會。
1 “全員全過程精細化合同管理”內(nèi)涵
全員,是指企業(yè)及其全體員工參與,強化全員風險防范意識、提高全員合同知識素養(yǎng)、營造全員合同信用文化,將與員工職務行為有關(guān)的合同風險預防與控制變成為員工自覺行為。
全過程,是指合同管理是一個系統(tǒng)管理,它既包括合同形式的確定、主體資信審查、合同談判、審核會簽、合同履行、合同變更、立卷歸檔、合同評價等過程,還包含著公司對于各式各樣合同的整體梳理和規(guī)范以及不同部門和員工的分工和職責。
精細化,是指在合同管理中建立科學合理的管理流程,力爭在管理的每一個執(zhí)行細節(jié)上都可以做到數(shù)據(jù)化、精確化,建立標準化的管理模式,并且持續(xù)不斷地創(chuàng)新和改進。
2 “全員全過程精細化合同管理”主要做法
(1)通過對合同風險進行識別、分析和監(jiān)控,全面認識面臨的合同風險。對公司涉及到的各種類型的合同進行梳理,逐項分析各環(huán)節(jié)可能遭遇的風險,找出潛在的風險因素并進行風險分析,根據(jù)不同的風險,采取風險承擔、風險規(guī)避、風險轉(zhuǎn)移、風險控制等不同的風險管理策略,提出風險管理解決方案并持續(xù)不斷的監(jiān)督和改進。
(2)加強對潛在簽約人資格的審查。合同主體問題決定著合同的成立和效力問題,主要看潛在簽約人是否具有主體資格、是否依法成立、有無營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照是否已年檢,合同簽署人的資格是否具備等。特別注意從事建筑活動的建筑施工企業(yè)、勘察單位、設(shè)計單位和工程監(jiān)理單位,應當持有依法取得的資質(zhì)證書,并在資質(zhì)等級許可的業(yè)務范圍內(nèi)承攬工程,重要工業(yè)產(chǎn)品要有生產(chǎn)許可證制度,壓力容器、鍋爐、電梯等特種設(shè)備的制造、安裝、改造、維修、使用實行特別許可。
(3)加強潛在簽約人履約能力的調(diào)查。主要對財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營能力等內(nèi)容進行調(diào)查,而且對確需與分公司簽訂合同時,還就分公司的上級公司(能獨立承擔民事責任的履約能力)的情況進行審查,因為在分支機構(gòu)無力承擔責任的情況下,其上級公司還應承擔補充責任。
(4)建立符合公司特點合同系列范本。合同條款是合同雙方權(quán)利義務關(guān)系具體體現(xiàn)、合同履行的依據(jù)、合同管理的核心。在參考國家示范文本的基礎(chǔ)上制定了合同系列示范文本,做到合同內(nèi)容明確,條款準確清楚。示范文本涵蓋了目前公司涉及的合同類型,業(yè)務部門簽訂合同時,以該示范文本為基礎(chǔ),依據(jù)具體的情況進行調(diào)整,大大減少了合同簽定過程中的隨意性,對減少合同糾紛,維護公司合法權(quán)益,提高合同審查效率,降低簽約風險起到了重要的作用。
(5)實施合同審核會簽,把風險堵在源頭。將合同的審核會簽作為合同生效的必經(jīng)程序和主要環(huán)節(jié),,從合同初稿的擬定到最終合同的簽訂,形成以合同承辦部門和財務、審計、合同、法律部門以及公司領(lǐng)導三級合同審核會簽網(wǎng)絡。審核會簽人依照各自的職責權(quán)限,對合同的可行性、經(jīng)濟性、技術(shù)性、嚴密性等進行把關(guān),凡是對合同條款存在異議的情況都會及時溝通,集中評審,或重新修改,把風險堵在源頭。當各方在合同評審過程中出現(xiàn)不同意見時,公司會召集相關(guān)人員對合同條款和業(yè)務風險進行梳理分析,掌控風險和收益的平衡,并制定流程控制措施,要求各層面人員在執(zhí)行過程中落實
(6)實施重要合同交底制度,實現(xiàn)全員參與。對于重要的合同,在合同正式生效后,組織相關(guān)部門人員實施合同交底,使合同相關(guān)人熟悉合同的全部內(nèi)容,并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認識,進一步了解自己權(quán)利的界限和義務的范圍、工作的程序和法律后果,擺正自己在合同中的地位,有效防止由于權(quán)利義務的界限不清引起的內(nèi)部職責爭議和外部合同責任爭議的發(fā)生,提高合同管理的效率。
(7)加強合同動態(tài)監(jiān)控,掌握合同履行情況。我們在實際管理中,進一步規(guī)范存檔合同臺帳,對合同編號、名稱、對方單位名稱、金額、簽訂時間、承辦人和履行情況進行登記。加強合同動態(tài)管理,定期或不定期對合同進行清理,要求合同承辦部門要向合同綜合管理部門通報合同履行情況,對合同進行全過程動態(tài)監(jiān)控,掌握履行情況,使得能夠及時發(fā)現(xiàn)影響合同履行的原因,以便隨時向各部門反饋,排除阻礙,防止違約的發(fā)生。對于已經(jīng)履行完畢的合同制作履約報告書歸檔,形成管理閉環(huán)。
3 取得的效果
“全員全過程精細化合同管理”在公司的應用,破解了合同管理的難題,不但減少了合同糾紛,降低企業(yè)運營和交易成本,實現(xiàn)公司經(jīng)濟利益的最大化,而且強化全員風險防范意識,營造全員合同信用文化,增強了全員依法維權(quán)的意識,提高了公司正確認識、判斷和化解企業(yè)經(jīng)營管理中法律風險能力以及企業(yè)應對法律糾紛能力。經(jīng)過多年的探索和實踐,取得顯著成效。
3.1 構(gòu)筑起事前預防和事中控制為主、事后補救為輔的合同風險防范體系
對合同管理實現(xiàn)了全過程動態(tài)監(jiān)控,形成了合同綜合管理部門統(tǒng)一歸口管理、承辦部門各負其責、相關(guān)職能部門分別把關(guān)的閉環(huán)管理的體系。
3.2 提高了合同精細化管理水平,有效化解了合同糾紛的發(fā)生
在合同管理中建立科學合理的管理流程,在管理的每一個執(zhí)行細節(jié)上都可以做到數(shù)據(jù)化、精確化,堵塞了管理漏洞,建立標準化的管理模式,并且持續(xù)不斷地創(chuàng)新和改進,有效化解了合同糾紛的發(fā)生。
3.3 全員合同素養(yǎng)和風險防范的意識逐步提高
全員的合同風險防范意識逐步提高,自覺遵守合同的約束,按照合同要求規(guī)范自身的經(jīng)營管理,依照企業(yè)內(nèi)部制度辦事、誠實守信的契約意識,依合同維護自身權(quán)益意識均得到了加強。
1合同風險識別
根據(jù)合同涉及的業(yè)務流程,依次在合同招投標、合同訂立和合同履行三個主要的環(huán)節(jié)識別了16個風險點。
2合同管理存在的問題
2.1合同管理往往僅限于合同審查,缺乏全過程管理
合同審查只是合同管理工作中的一部分,雖然在實際工作中占據(jù)著合同管理工作的大部分時間,但合同管理并不等于合同審查。但在大部分企業(yè)里合同管理往往只局限于合同審查,缺乏對合同的全過程管理。如,對所簽訂合同涉及的相對方的信用評估,缺乏有效事前管控;對已簽訂合同的履行情況,缺乏有效地過程監(jiān)控。在激烈的市場競爭中,為了搶得訂單存在著大量的先干后簽的現(xiàn)象,對于此類合同,合同審查就形同虛設(shè),無法起到合同審查的事前監(jiān)督作用,無法有效地防控其存在的法律風險,無法使企業(yè)的經(jīng)營行為納入到有效的風險管體系中來,加大了企業(yè)的法律風險系數(shù)。合同管理中存在的法律風險不僅存在于書面的合同中,也存在于合同之外,如合同相對方履約能力的降低、合同履行過程中主體和內(nèi)容的變更及合同欺詐行為都會給企業(yè)的經(jīng)營管理帶來法律風險。
2.2對合同管理缺乏深刻認識,部門、人員配備不合理
當前,有些企業(yè)還不能從戰(zhàn)略的高度分析和認識合同管理對企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義,缺乏對合同管理職能的重視,沒有建立完善的合同管理機構(gòu),甚至有些企業(yè)對于有關(guān)合同管理工作往往會放到企業(yè)中的綜合辦公室或企管計劃部中由一個人來負責;沒有建立嚴格的合同管理制度和規(guī)范工作程序,沒有認識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。許多企業(yè)的法務部門在合同管理工作中處于比較尷尬的境地,其主要表現(xiàn)有:首先,無法介入日常業(yè)務和管理活動,找不到從“救火”到預防的有效途徑;其次,在合同審查中提出的問題和審查的周期往往被業(yè)務部門視為迅速完成業(yè)務的絆腳石;最后,內(nèi)部法務工作的深層次價值受到質(zhì)疑,法務部門不斷地被事務化、被動化。由于對合同管理部門的設(shè)置和人員配備的不合理,合同管理最終就僅僅成為了合同審查,被動地成為流于形式審查。
2.3合同管理的信息化程度不高
在合同管理過程中還沒有充分利用好信息網(wǎng)絡資源,相互協(xié)調(diào)、配合機制也不完善,對于合同履行中的進度控制、問題解決等都產(chǎn)生了不利影響。由于日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撐,已嚴重制約合同管理工作的精細化,其主要表現(xiàn)為:
(1)由于每年簽署的合同類型多、數(shù)量大,對合同簽訂、審核和履行情況進行跟蹤控制的難度較大。
(2)由于合同管理缺乏信息化手段的有利支撐,對合同相關(guān)的統(tǒng)計分析效率低下,無法對各類合同建立風險評估機制,難以提前采取應對措施,防范法律風險的發(fā)生。
3合同管理實踐
A公司是一家國際化大型國有控股上市公司,涉足軌道交通、風電、工程塑料、絕緣材料、環(huán)保水處理、汽車等行業(yè),預計“十二五”末銷售過百億,該公司采用事業(yè)部制管理方式,其中主營軌道交通減振和風電減振行業(yè)的甲事業(yè)部歷年來在營業(yè)收入、回款、利潤等方面都是公司的排頭兵,在經(jīng)營管理方面業(yè)績顯著。該事業(yè)部約有300家客戶和320家供應商,客戶、供應商規(guī)模參差不齊,屬性各異,即有大型國有企業(yè),有小型商企業(yè),也有個體戶,但歷年來合同糾紛甚少。甲事業(yè)部的合同管理模式如下。
3.1建立合同管理的組織保障
設(shè)置專門的部門和人員牽頭對合同進行全過程、綜合管理,使合同管理逐步向合同審查前、審查后延伸,把合同管理與企業(yè)的綜合計劃、績效考核、各部門間職責協(xié)調(diào)結(jié)合起來,該部門需履行以下職能:
(1)制定合同管理制度,對合同管理工作進行評估獎懲。
(2)參與合同的談判、起草、審查和審批,規(guī)范合同文本,制定示范合同文本庫。
(3)定期對合同履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查,處理合同糾紛。
(4)開展合同簽訂、履行、協(xié)商、聯(lián)絡等環(huán)節(jié)證據(jù)的留存與收集工作。
(5)定期分析和提煉合同法律風險點,撰寫合同管理年度報告。
(6)進行合同風險管理策略和危機預案的制定工作。
3.2建立合同管理的信息化系統(tǒng)
信息技術(shù)是加強合同管理工作的重要手段,其快速的數(shù)據(jù)傳送、準確的分析統(tǒng)計和全面的跟蹤功能可以在日常的合同管理工作中發(fā)揮極其重要的作用。因此,借助網(wǎng)絡信息技術(shù),加強對合同的動態(tài)控制管理、提高履約率是合同管理工作的當務之急。公司按照“集權(quán)決策、分權(quán)管理”的原則,建立了一整套合同管理部門統(tǒng)管、各職能部門分管、具體承辦人專管、上下成線、縱橫成網(wǎng)、相互協(xié)調(diào)配合的公司內(nèi)部合同管理體系,使合同管理工作各司其職、各盡其責,落到實處。合同管理系統(tǒng)的主要功能包括:
(1)簽約相對方管理。在對方當事人信息中,把對方當事人的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)情況,許可證、履約能力等背景資料一并納入程序管理,為談判、合同簽訂等提供依據(jù),以防止詐騙合同,合同主體不規(guī)范等情況發(fā)生。
(2)合同流轉(zhuǎn)功能。合同流轉(zhuǎn)功能自動地將合同處理事務傳遞給有關(guān)職能部門實施工作流管理,使審查人員能隨時簽批合同文件,獲得有關(guān)合同信息和背景資料。合同審查審批簽轉(zhuǎn)表詳細記錄項目編號、合同編號、名稱、基本情況、類別、價款、談判成員等合同基本信息以及審查審批各個環(huán)節(jié)對合同文件提出的修改意見,由合同經(jīng)辦人實施修改,便于日后查詢,理清責任。
(3)合同履行過程展現(xiàn)功能??蓪⒑贤瑢陌l(fā)貨信息、開具發(fā)票、收回款項、對方簽收、合同變更、相對方評價等以合同編號為維度進行展現(xiàn),提供了全流程監(jiān)督功能。
(4)合同統(tǒng)計、分析功能??砂春贤修k部門、合同性質(zhì)、合同編號進行合同數(shù)量和合同金額的分類統(tǒng)計,并可按月、季、年來統(tǒng)計。每個合同都有唯一編號,查詢方便,為做好合同管理工作提供了有效工具。
(5)合同標準文本庫功能。為方便管理人員快速編寫合同而設(shè)置的常用合同范本,包括公司常用合同標準化文本和國家、行業(yè)的合同示范文本。范本門類齊全,規(guī)范有效,即最大程度地減輕了經(jīng)辦人員錄入的工作量,又降低了法律風險。
(6)轉(zhuǎn)授權(quán)功能。人員職位、授權(quán)權(quán)限變化和人員調(diào)動、出差等情況,都可以通過轉(zhuǎn)授權(quán)功能予以解決。
(7)合同歸檔、查詢功能。有關(guān)人員可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同相關(guān)資料。
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