高校學(xué)籍檔案管理精選(九篇)

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第1篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-0278（2013）07-215-02

高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程所進(jìn)行的教學(xué)質(zhì)量考核和管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書(shū)發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)話題。

一、學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)學(xué)籍檔案管理工作人員和重視不夠

許多學(xué)籍檔案管理人員只停留在常規(guī)的一般性管理上。使得在管理學(xué)籍檔案時(shí)措施不得力，對(duì)學(xué)生信息的收集更新不及時(shí)、不全面、對(duì)異動(dòng)處理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取Ｈ缭谛W(xué)生經(jīng)常會(huì)遇到休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況。如果在實(shí)際工作中，不能予以高度重視，不能及時(shí)提醒和引導(dǎo)這些學(xué)生，可能會(huì)對(duì)學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和生活造成影響，影響學(xué)生正常的畢業(yè)。而且許多學(xué)校對(duì)于學(xué)籍移動(dòng)檔案的保存和整理沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，部門之間相互推諉，權(quán)責(zé)不清，管理混亂，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的正常進(jìn)行。

（二）學(xué)籍檔案管理中法治意識(shí)淡薄

近年來(lái)，高校與大學(xué)生之間的法律糾紛呈上升趨勢(shì)。在管理過(guò)程中侵犯大學(xué)生權(quán)利的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，多是因?yàn)樵趯?shí)際的管理過(guò)程中管理者法治意識(shí)淡薄，沒(méi)有完整統(tǒng)一的程序機(jī)制，隨意性大，片面強(qiáng)調(diào)學(xué)校的權(quán)利，卻忽視學(xué)生群體的權(quán)利，容易侵害學(xué)生的知情權(quán)，申辯權(quán)等。

（三）學(xué)籍檔案管理政策宣傳不到位

大多數(shù)學(xué)生在入學(xué)時(shí)沒(méi)有或者很少接受學(xué)籍管理等方面的宣傳和教育，對(duì)學(xué)校的管理體制及相關(guān)學(xué)籍檔案管理規(guī)定意識(shí)模糊，缺乏了解。對(duì)校、院兩級(jí)部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問(wèn)題不清楚到哪個(gè)部門解決。而且藝術(shù)類高校學(xué)生的藝術(shù)實(shí)踐活動(dòng)特別多，經(jīng)常因演出等缺席正常學(xué)習(xí)、考試等，也由此帶來(lái)了學(xué)籍檔案管理問(wèn)題，如果對(duì)相關(guān)政策沒(méi)有足夠的了解，將嚴(yán)重影響學(xué)生再到的學(xué)習(xí)。

二、高校學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，在高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。部分教師和相當(dāng)一部分學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的事，與己無(wú)關(guān)；學(xué)生只把自己作為學(xué)籍檔案管理中的一個(gè)被動(dòng)對(duì)象；有些教學(xué)管理人員對(duì)有關(guān)學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度不甚了解，或根本不當(dāng)一回事，這在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果，助長(zhǎng)了各種不良傾向。

三、產(chǎn)生問(wèn)題的原因

（一）入學(xué)教育缺失

很多高校在新生入學(xué)后通過(guò)軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開(kāi)主題班會(huì)等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對(duì)新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時(shí)間才適應(yīng)大學(xué)生活。

（二）學(xué)籍管理手段落后

高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無(wú)法達(dá)到共享，重復(fù)勞動(dòng)多、準(zhǔn)確性低、管理無(wú)序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

（三）學(xué)籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠

高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開(kāi)學(xué)初的學(xué)籍注冊(cè)工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊(cè)工作。

四、高校學(xué)籍管理的對(duì)策

（一）提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專門學(xué)科知識(shí)責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。

（二）規(guī)范管理，樹(shù)立“以服務(wù)為主”的觀念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對(duì)學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實(shí)行過(guò)程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹(shù)立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開(kāi)放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍檔案管理的效率。

（三）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案管理

現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無(wú)法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理庫(kù)，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍檔案管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高學(xué)籍檔案管理人員的自身素質(zhì)

現(xiàn)代高等教育對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

（五）指導(dǎo)學(xué)生參與學(xué)籍檔案管理

讓學(xué)生把學(xué)校當(dāng)成自己的家，主動(dòng)參與學(xué)籍管理制度的制定，充分體現(xiàn)學(xué)校的民主性、同時(shí)讓學(xué)生了解學(xué)籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調(diào)動(dòng)人的積極性，讓人實(shí)現(xiàn)自我管理，可以說(shuō)它的管理目的是為了不管理。應(yīng)用于學(xué)生學(xué)籍檔案管理上，就是要以學(xué)生為本，以感情為主，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該使管理和思想教育相結(jié)合，這樣才能使學(xué)生心悅誠(chéng)服，才能把育人正真體現(xiàn)在管理中也才能使學(xué)籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學(xué)生學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)和學(xué)會(huì)自我管理的動(dòng)力源。

（六）注重學(xué)籍檔案管理人員的培養(yǎng)

提高學(xué)籍檔案管理員對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)給學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)提供機(jī)會(huì)。學(xué)籍檔案管理工作者還應(yīng)該對(duì)學(xué)籍管理的方法、學(xué)籍管理的規(guī)律等進(jìn)行不斷的研究，制定更加合理的學(xué)籍檔案管理規(guī)定，為教學(xué)服務(wù)。

（七）加大對(duì)學(xué)籍檔案管理的投入

隨著現(xiàn)代信息化社會(huì)的到來(lái)，學(xué)校應(yīng)該引進(jìn)新的學(xué)籍管理軟件，借助校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理信息化。學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的知識(shí)。我們的管理只有做到為學(xué)生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現(xiàn)。

（八）堅(jiān)持學(xué)籍檔案管理工作與思想政治教育相結(jié)合

第2篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 學(xué)籍檔案管理

近年來(lái)，隨著我國(guó)職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級(jí)專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競(jìng)爭(zhēng)， 更是各類專業(yè)人才之間的競(jìng)爭(zhēng)， 而在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺(jué)收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹(shù)立正確的人生觀和世界觀，熱愛(ài)檔案事業(yè)，愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級(jí)、考評(píng)、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］ 黃錦旺． 談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［j］． 廣西大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2008（z2）．

［3］ 陶改蘭． 淺談技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理［j］． 數(shù)字與縮微影像，2008（1）．

第3篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案；存在問(wèn)題；管理工作；解決方法

隨著高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長(zhǎng)，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，高校學(xué)籍檔案管理成為學(xué)生管理、教學(xué)管理以及檔案管理的重要組成部分，如何加強(qiáng)和完善，使其規(guī)范化、制度化，科學(xué)化，是當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。

1.學(xué)籍管理存在問(wèn)題：

1.1 學(xué)生對(duì)自己的學(xué)籍檔案不重視

學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)和社會(huì)實(shí)踐等項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的， 對(duì)學(xué)校、社會(huì)和個(gè)人具有保存、證明、使用價(jià)值的歷史真實(shí)記錄。高職院校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、在校生名冊(cè)、學(xué)籍冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)生登記表等原始記錄。

我們?cè)S多學(xué)生對(duì)自己的學(xué)籍檔案不夠重視，滿不在乎， 畢業(yè)時(shí)一走了之現(xiàn)象很多 ，致使許多學(xué)生檔案滯留在校多年。

1.2學(xué)籍管理模式落后

高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)單位都有自己的一套學(xué)籍管理模式，信息無(wú)法達(dá)到共享，很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主，反而增加了工作量，重復(fù)工作多、準(zhǔn)確性低、管理無(wú)序、反饋滯后等，已滿足不了信息化管理發(fā)展的需要了。

1.3 學(xué)籍檔案管理人員建設(shè)問(wèn)題

許多高校領(lǐng)導(dǎo)不太重視學(xué)籍管理各單位沒(méi)有專職檔案人員負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作，只是配有兼職的老師做學(xué)籍檔案管理工作，由于兼職檔案人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)崗位培訓(xùn) ， 檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅靠自身學(xué)習(xí)、實(shí)踐摸索，沒(méi)有專業(yè)能力和管理素質(zhì)，因而在對(duì)學(xué)生檔案處理時(shí)，兼職檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開(kāi)展受到一定的影響。

1.4 學(xué)籍檔案信息存儲(chǔ)不夠規(guī)范

學(xué)生的許多檔案材料都分別來(lái)源于各部門，比如入學(xué)學(xué)籍檔案來(lái)源教務(wù)處、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分等信息來(lái)源學(xué)生處 平時(shí)成績(jī)來(lái)源各系部 等由于各部門對(duì)檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時(shí)地按照檔案工作的要求進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對(duì)檔案資料真實(shí)度核審以及監(jiān)管難度加大。

2.為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施

2.1 提高對(duì)學(xué)籍檔案管理重要性的重視度

首先從高校領(lǐng)導(dǎo)、各系部部門以及學(xué)生本人，都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)和重視，自覺(jué)認(rèn)真收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高校學(xué)籍檔案種類多、構(gòu)成復(fù)雜、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)驗(yàn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物配備上給予支持，挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作，改善辦公、管理環(huán)境， 加大關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高校學(xué)籍檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.2健全檔案管理制度，完善學(xué)籍檔案管理工作

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對(duì)學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，高校檔案部門實(shí)行過(guò)程管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的一系列目標(biāo)管理。最終學(xué)籍檔案歸位與高校檔案部門 并隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不同而變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹(shù)立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開(kāi)放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

2.3加強(qiáng)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)建設(shè)

首先加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)理論學(xué)習(xí) ，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度 ，而且對(duì)工作有一定的積極性，使其在工作中更主動(dòng)、更自如，更好的提高發(fā)揮辦公效率。

2.4充分對(duì)學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用

隨著對(duì)外開(kāi)放的不斷加強(qiáng)， 高校教育改革的逐步深入， 給高校學(xué)籍檔案中信息資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。高校學(xué)籍檔案信息是否得到了社會(huì)、用人單位和畢業(yè)生的廣泛認(rèn)可和高度評(píng)價(jià)， 來(lái)自于是否高校對(duì)學(xué)籍檔案充分的開(kāi)發(fā)利用 服務(wù)學(xué)生服務(wù)社會(huì)。

總之只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，才能使高校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)高校發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。建立健全一整套高校學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

第4篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生學(xué)籍檔案；問(wèn)題；對(duì)策

學(xué)生的學(xué)籍檔案顯得至關(guān)重要，因?yàn)樗庇^的反映出了學(xué)生在校期間德、智、體、美等多方面的總體情況，同時(shí)也直接反映出了學(xué)生在校期間的整體學(xué)習(xí)情況，更是學(xué)生接受了某種教育之后的憑證?？傉w上講，學(xué)生學(xué)籍檔案可以涵蓋以下內(nèi)容：學(xué)籍記錄表、入學(xué)登記冊(cè)、成績(jī)表、學(xué)生變動(dòng)情況表（如退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留學(xué)、留級(jí)）等。

一套完整的學(xué)生學(xué)籍檔案從形成到最終的保管通常要經(jīng)過(guò)檔案收集、檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞以及保存等過(guò)程?？墒请S著現(xiàn)如今各大高校的廣泛擴(kuò)招，再加上學(xué)生的流動(dòng)性極強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，難免出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，如果在這方面稍有不慎，就會(huì)造成嚴(yán)重后果，甚至可能直接影響到學(xué)生將來(lái)就業(yè)以及自身的發(fā)展。所以，每一所高校都應(yīng)當(dāng)切實(shí)提升自己院校學(xué)生學(xué)籍檔案總體質(zhì)量，做到認(rèn)真仔細(xì)，檔案管理者也應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，這對(duì)從學(xué)校內(nèi)部抓好學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作具有十分現(xiàn)實(shí)的重要意義。

一、目前我國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存有的問(wèn)題

（一）目前我國(guó)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理缺少完善的管理體制

就目前而言，我國(guó)大部分學(xué)校從學(xué)生入學(xué)、注冊(cè)以及到最后的頒發(fā)畢業(yè)證期間都沒(méi)有一套科學(xué)、系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理方法，這樣很容易讓重要的學(xué)籍檔案出現(xiàn)混亂，同時(shí)也并沒(méi)有把網(wǎng)絡(luò)化管理充分納入到真正的實(shí)際工作中。與此同時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案也并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)學(xué)校和學(xué)生之間的信息資源共享，因此，怎樣才可以讓學(xué)生學(xué)籍檔案得到更加充分的利用，實(shí)現(xiàn)信息化管理成為了學(xué)籍檔案管理者共同思考的問(wèn)題之一。

（二）對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案缺乏系統(tǒng)性思考

若是要想建立一套完整的學(xué)生學(xué)籍檔案，那么首先就應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)生的個(gè)人信息以及基本情況進(jìn)行收集、歸納和總結(jié)，其中的準(zhǔn)確性、原始性是學(xué)籍檔案建立的關(guān)鍵。對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍檔案而言，應(yīng)當(dāng)做到實(shí)事求是、真實(shí)可信。堅(jiān)決杜絕學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案隨意涂改的現(xiàn)象；除此之外，當(dāng)學(xué)生在填寫(xiě)學(xué)籍檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)保證字跡工整、顏色統(tǒng)一，確保檔案今后方便永久保存，可現(xiàn)在有很多學(xué)生在填寫(xiě)自己的學(xué)籍檔案時(shí)并不重視，在填寫(xiě)過(guò)程中字跡潦草、龍飛鳳舞，這對(duì)今后的學(xué)籍檔案查找和利用造成了極大不便。在細(xì)節(jié)問(wèn)題上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加注意，尤其是很多學(xué)生姓名使用同音字代替，在不同的表格上使用的姓名不同，出生年月日和戶口上面的資料產(chǎn)生了沖突等等。

（三）學(xué)籍檔案管理者缺少責(zé)任心

為了確保學(xué)籍檔案管理工作的完整性，在對(duì)學(xué)籍檔案資料進(jìn)行了收集、分類之后，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔工作。而在這一環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題是管理人員的意識(shí)淡薄，并沒(méi)有按照要求對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，甚至在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)了嚴(yán)重錯(cuò)誤；或者電子檔案數(shù)據(jù)和紙質(zhì)的學(xué)籍檔案材料嚴(yán)重不符；除此之外，在對(duì)學(xué)籍檔案管理過(guò)程中，使用的管理方法老舊，各種設(shè)備以及設(shè)施的老化也是學(xué)籍檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題的關(guān)鍵原因。

（四）學(xué)籍檔案工作缺少專業(yè)的管理人員

在對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行傳遞過(guò)程中，因?yàn)榄h(huán)節(jié)復(fù)雜且人員較多，所以在傳遞過(guò)程中很容易出現(xiàn)學(xué)籍丟失或錯(cuò)投以及誤投等情況。其中最為重要的一點(diǎn)是在學(xué)籍檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，會(huì)經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)，例如首先從學(xué)生本人，再到院校立卷、就業(yè)指導(dǎo)辦直至最后的就業(yè)單位人事部等，在這些環(huán)節(jié)中，學(xué)生的學(xué)籍檔案會(huì)經(jīng)過(guò)多人之手，稍有不慎便很可能使檔案造成遺失或者出現(xiàn)誤投的情況，這將直接影響到學(xué)生的就業(yè)發(fā)展，其嚴(yán)重性不容忽視。

二、提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理的有效措施

（一）學(xué)校應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部建立一個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)新生入學(xué)時(shí)，學(xué)?？梢愿鶕?jù)不同的條件，建立各年級(jí)、各班級(jí)以及各種專業(yè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在這套學(xué)生系統(tǒng)里可以和國(guó)家教委的“學(xué)籍學(xué)歷管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)”相互聯(lián)系。在滿足各種條件的情況下，對(duì)學(xué)生的年級(jí)、專業(yè)以及班級(jí)進(jìn)行排號(hào)，形成統(tǒng)一的編排流水號(hào)，當(dāng)新生的基本信息建立之后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)將新生的學(xué)籍表進(jìn)行打印，改變傳統(tǒng)的手工書(shū)寫(xiě)方法，從而確保新生的學(xué)籍檔案資料可以和其他資源信息進(jìn)行共享，這樣便減少了教研室以及學(xué)籍管理工作人員的勞動(dòng)力。

（二）注意學(xué)籍檔案管理細(xì)節(jié)

學(xué)籍檔案自身存在原始性和真實(shí)性，在對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理過(guò)程中要注重其中的細(xì)節(jié)，在審查過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

1、在收集資料過(guò)程中必須及時(shí)、準(zhǔn)確，尤其是在學(xué)籍檔案核實(shí)過(guò)程中要嚴(yán)加注意。

2、查看學(xué)生在填寫(xiě)學(xué)籍檔案過(guò)程中，是否使用的是同一顏色、統(tǒng)一字體字號(hào)以及紙型大小。

3、對(duì)姓氏同音字要進(jìn)行區(qū)分，在填寫(xiě)籍貫以及出生年月日時(shí)，必須要根據(jù)戶口薄上提供的資料填寫(xiě)，確保學(xué)籍檔案的重要信息和戶口薄一致，嚴(yán)禁填寫(xiě)好之后在學(xué)籍檔案上進(jìn)行涂改修正。

（三）在學(xué)校內(nèi)部建立專門的檔案管理人員

學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的工作范圍，確定一套責(zé)任制，使學(xué)籍檔案管理工作規(guī)范化、制度化。在對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)明確工作程序以及步驟。對(duì)于學(xué)籍檔案的管理應(yīng)當(dāng)制訂出一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，避免各行其責(zé)的局面出現(xiàn)。在日常的學(xué)籍檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)使用嚴(yán)格的規(guī)章制度去進(jìn)行規(guī)范。

參考文獻(xiàn)：

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第5篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】科學(xué)發(fā)展觀;教學(xué)管理;學(xué)分制學(xué)籍管理;應(yīng)變策略

學(xué)分制是相對(duì)于學(xué)年制的一種教學(xué)管理制度，它是以選課制為基礎(chǔ)，以學(xué)分作為計(jì)算學(xué)生學(xué)習(xí)分量的單位，以取得一定數(shù)量的學(xué)分作為學(xué)生升入、畢業(yè)和獲得學(xué)位標(biāo)準(zhǔn)的一種教學(xué)管理制度。［1］高等教育推行學(xué)分制已成為高校教育教學(xué)管理制度改革的一大熱點(diǎn)，它既是我國(guó)高等教育發(fā)展的迫切需要，又是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下高層次人才培養(yǎng)的需要。高等教育推行學(xué)分制已成為高校教育得以迅速發(fā)展并切實(shí)需要解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)課題。

1學(xué)分制學(xué)籍管理給高等教育管理帶來(lái)的轉(zhuǎn)變

與傳統(tǒng)意義上的學(xué)年制相比，學(xué)分制學(xué)籍實(shí)行的是導(dǎo)師指導(dǎo)下的選課制、彈性學(xué)制、免修和重修制、學(xué)分值制。它以學(xué)分代替學(xué)年、以指導(dǎo)性代替指令性、以選課制代替排課制，在很大程度上能激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，解決學(xué)生的工作和學(xué)習(xí)矛盾，增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)的信心和興趣，符合大眾化教育階段個(gè)性化的教育要求。學(xué)分制學(xué)籍給高等教育管理帶來(lái)的變化主要表現(xiàn)在:

1.1更為自由的選課制。選課制是學(xué)分制的核心，廣義地說(shuō)，學(xué)生自主選課包括自主選擇專業(yè)和課程。根據(jù)教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生所學(xué)課程分為必修課和選修課兩類。必修課分為公共必修課、專業(yè)必修課及實(shí)踐性環(huán)節(jié);選修課一般為擴(kuò)大知識(shí)面的課程，學(xué)生可以跨年級(jí)選讀。學(xué)生可以按照自己的專業(yè)和本人條件選擇學(xué)習(xí)課程和上課時(shí)間，自主安排學(xué)習(xí)內(nèi)容和進(jìn)程。［2］

1.2實(shí)行學(xué)分值與平均學(xué)分值制。學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)采用學(xué)分值來(lái)表示，每門課程的學(xué)分值為該門課程的考核成績(jī)乘以該門課程的學(xué)分，如張三《高等數(shù)學(xué)》 的考核成績(jī)?yōu)?5分，學(xué)分為3，則張三《高等數(shù)學(xué)》的學(xué)分值為255分;平均學(xué)分值則是指學(xué)生所學(xué)課程的學(xué)分值之和除以這些課程的學(xué)分之和。學(xué)分值是學(xué)生學(xué)習(xí)一門課程的量和質(zhì)的綜合量化指標(biāo)，平均學(xué)分值則是學(xué)生一個(gè)學(xué)期或某個(gè)學(xué)習(xí)階段或整個(gè)學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)量和質(zhì)的綜合量化指標(biāo)。

1.3實(shí)行彈性學(xué)制。原來(lái)的學(xué)年制是3年，實(shí)行彈性學(xué)制后，標(biāo)準(zhǔn)學(xué)制是2.5年，彈性學(xué)制是2-6年。允許優(yōu)秀學(xué)生在完成培養(yǎng)計(jì)劃規(guī)定的課程及實(shí)踐環(huán)節(jié)后，提前申請(qǐng)進(jìn)行畢業(yè)設(shè)計(jì)，在取得規(guī)定的學(xué)分后提 前畢業(yè)。畢業(yè)不再是同年級(jí)齊步走，而是有早有遲。

1.4實(shí)行重修制實(shí)行學(xué)分制后，對(duì)于培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)規(guī)定的課程，考核不及格者可以補(bǔ)考一次，一次補(bǔ)考后仍不及格的課程必須重修;學(xué)生對(duì)已取得的考核合格成績(jī)不滿意時(shí)，可以重修;凡擅自缺考或考試作弊者，該課程成績(jī)以零分計(jì)，不準(zhǔn)補(bǔ)考，只能重修。

2學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1教學(xué)計(jì)劃彈性不夠，選課制度不夠完善。教學(xué)計(jì)劃彈性不夠主要表現(xiàn)在選修課的數(shù)量不足，質(zhì)量不高。如果沒(méi)有足夠數(shù)量和高質(zhì)量的選修課，學(xué)分制學(xué)籍將失去賴以存在的基礎(chǔ)。因此，要多開(kāi)設(shè)選修課，增加 課程門類，充分照顧學(xué)生的興趣和愛(ài)好，滿足社會(huì)對(duì)各種規(guī)格人才的需求。在增加選修課數(shù)量的同時(shí)，一方面要考慮選修課的門類，另一方面要求選修課的內(nèi)容不斷更新，能夠反映當(dāng)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的最新成果。

2.2管理過(guò)程仍保留著學(xué)年制學(xué)籍的做法。由于專業(yè)教師、學(xué)生及選修課數(shù)量不足， 完全自由的選課制在實(shí)施中也會(huì)產(chǎn)生很多弊病，由有指導(dǎo)、有條件的選課制取而代之，未能做到真正意義上的選課制，教學(xué)管理過(guò)程仍保留著學(xué)年制學(xué)籍的做法。如何加快選修課課程建設(shè)，提高課程質(zhì)量，加強(qiáng)選修課管理，是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。課程實(shí)行重修在目前還無(wú)法完全做到，申請(qǐng)重修課程的學(xué)生，只能等到下一年級(jí)開(kāi)課時(shí)再去旁聽(tīng)(到時(shí)同樣可能因上課時(shí)間沖突而無(wú)法旁聽(tīng))，無(wú)法真正實(shí)行彈性學(xué)制，學(xué)分制的激勵(lì)與制約機(jī)制無(wú)法充分發(fā)揮作用，這樣就會(huì)導(dǎo)致提前修滿學(xué)分的學(xué)生無(wú)法做到“提前畢業(yè)”。

2.3學(xué)籍檔案及教學(xué)管理工作的轉(zhuǎn)變。學(xué)籍檔案管理工作包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、錄取審批、成績(jī)考核、學(xué)籍異動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、畢業(yè)結(jié)業(yè)等原始記錄。學(xué)年制時(shí)的高等教育學(xué)籍檔案及教學(xué)管理模式是學(xué)院統(tǒng)一管理，實(shí)行學(xué)分制后，學(xué)籍檔案及教學(xué)管理模式發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，學(xué)生及學(xué)生的注冊(cè)、選課、教學(xué)、成績(jī)、學(xué)籍表等管理由學(xué)院的集中管理過(guò)渡到各系部的分散管理，3年的學(xué)年制也變?yōu)?-6年的彈性學(xué)制，成績(jī)也由原來(lái)的以班為單位登記變?yōu)榭绨嗫缒甓鹊牡怯?。學(xué)籍檔案及教學(xué)管理工作需要建立新的管理體制，以形成一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制。

2.4學(xué)生素質(zhì)參差不齊。雖然大學(xué)生整體素質(zhì)在提高，但不能否認(rèn)其中也存在著一些素質(zhì)相對(duì)較低的學(xué)生，他們受社會(huì)不良風(fēng)氣的影響，過(guò)分追求物質(zhì)享受，學(xué)習(xí)鉆研精神匱乏;重視個(gè)人成功，但漠視社會(huì)需要，急功近利，缺乏社會(huì)責(zé)任感和承受挫折的能力，道德水平下降等。這些往往使正常情況下的教育管理在他們身上失去作用，部分學(xué)生沒(méi)有明確的學(xué)習(xí)目的，也就沒(méi)有了學(xué)習(xí)動(dòng)力。 3完善教學(xué)制度管理與學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)對(duì)策

學(xué)分制學(xué)籍管理針對(duì)學(xué)生特點(diǎn)制訂了相應(yīng)的管理辦法，但要真正發(fā)揮這些辦法的作用，充分激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)能動(dòng)性，促使學(xué)生成才，還必須加強(qiáng)以下幾方面的工作:

3.1制定相應(yīng)制度，建立順暢的院系二級(jí)學(xué)籍檔案管理的運(yùn)行機(jī)制。在深入研究學(xué)分制學(xué)籍本質(zhì)和特征的基礎(chǔ)上，完善與之相應(yīng)的教學(xué)管理制度，充分體現(xiàn)學(xué)分制學(xué)籍管理的特點(diǎn)，改善運(yùn)行機(jī)制，這是學(xué)分制學(xué)籍能夠順利實(shí)行的保證。學(xué)校必須 堅(jiān)持宏觀調(diào)控、微觀放權(quán)、規(guī)范管理、暢通高效的原則，使學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作中心下移，強(qiáng)化各系職能，使各系按照其自身的學(xué)科特點(diǎn)，逐步建立起適合自身管理和發(fā)展并直接服務(wù)師生的管理方式。學(xué)校制定二級(jí)學(xué)籍檔案管理實(shí)施細(xì)則，制定學(xué)分制學(xué)籍檔案管理及各項(xiàng)工作流程，加強(qiáng)宏觀監(jiān)控，注重目標(biāo)管理。各系按照學(xué)院的學(xué)分制學(xué)籍管理制度，應(yīng)注重過(guò)程管理，加強(qiáng)微觀管理。院系職責(zé)明確，從制度上進(jìn)行改革，建立起順暢的院系二級(jí)學(xué)籍檔案管理體制。

3.2加強(qiáng)教學(xué)與學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。教師及學(xué)籍檔案管理人員是保證教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要生力軍，沒(méi)有一支業(yè)務(wù)熟練、堅(jiān)持原則、積極肯干的教師及管理隊(duì)伍，是很難做好教學(xué)及學(xué)籍管理工作的。特別在實(shí)施學(xué)分制管理過(guò)程中，要求高校教師及學(xué)籍管理人員不僅要具有一定的專業(yè)知識(shí)，能夠使用現(xiàn)代化管理手段，更要了解學(xué)分制教學(xué)和管理工作規(guī)律，因此，加強(qiáng)教師及學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)就顯得十分重要。學(xué)校應(yīng)采取定期或不定期方式對(duì)教師和學(xué)籍管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使教師及管理人員學(xué)習(xí)新的教育政策法規(guī)和文件，研究學(xué)分制學(xué)籍管理特點(diǎn)，提高教師及學(xué)籍管理人員隊(duì)伍的整體水平。［5］

3.3創(chuàng)設(shè)學(xué)分制學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。學(xué)分制學(xué)籍作為高等教育發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，其順利實(shí)施迫切需要配套的現(xiàn)代化管理設(shè)施。在學(xué)分制學(xué)籍檔案管理中，單選課一項(xiàng)就十分繁雜，不但有大量的選課表要處理，而且要接受學(xué)生的改選、退選等工作，以往陳舊的手工操作而已 難適應(yīng)新形勢(shì)下的教學(xué)、管理工作。所以，要全面放開(kāi)選修限制，便于學(xué)生、教師、教學(xué)、學(xué)籍檔案管理人員間的互動(dòng)和交流，就必須進(jìn)一步優(yōu)化程序功能，建立學(xué)分制學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，借助校園互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)全校的教學(xué)、學(xué)籍檔案管理信息化。

根據(jù)教學(xué)管理的內(nèi)容，學(xué)分制學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)可設(shè)計(jì)成三個(gè)模塊和一個(gè)信息交流服務(wù)平臺(tái):學(xué)生管理模塊、成績(jī)管理模塊、畢業(yè)生管理模塊、WEB網(wǎng)頁(yè)服務(wù)平臺(tái)。學(xué)生管理模塊要按照大眾化教育、素質(zhì)教育和學(xué)分制學(xué)籍管理的要求，高效而快捷地進(jìn)行按大類招生、學(xué)分收費(fèi)注冊(cè)管理，在校生基本信息的管理，如各種學(xué)籍異動(dòng)、轉(zhuǎn)專業(yè)和基本信息查詢、統(tǒng)計(jì)工作。成績(jī)管理模塊要充分適應(yīng)學(xué)分制學(xué)籍改革的要求，以學(xué)生所在系管理為主，減少成績(jī)管理中間環(huán)節(jié)。畢業(yè)生管理模塊要能準(zhǔn)確而快捷地進(jìn)行學(xué)生畢業(yè)、學(xué)位資格審查工作以及畢業(yè)生報(bào)表的統(tǒng)計(jì)、打印，并能將畢業(yè)生信息轉(zhuǎn)入歷史庫(kù)，以便長(zhǎng)期保存。WEB網(wǎng)頁(yè)服務(wù)平臺(tái)作為一個(gè)教師、學(xué)生、學(xué)籍檔案管理人員間的信息交流平臺(tái)，應(yīng)為教師網(wǎng)上錄入成績(jī)、學(xué)生網(wǎng)上查成績(jī)以及學(xué)生個(gè)人信息的核查、選課、各種報(bào)名工作提供便捷。［6］

綜上所述，學(xué)分制學(xué)籍作為一種靈活、彈性的教學(xué)管理制度，較之學(xué)年制學(xué)籍，學(xué)生有了更多、更大的自主權(quán)，在學(xué)習(xí)年限、課程設(shè)置及對(duì)課程、對(duì)老師的選擇等方面有了更大的彈性，這些都會(huì)給原來(lái)的學(xué)年制教學(xué)管理帶來(lái)沖擊。實(shí)行完全意義上的學(xué)分制學(xué)籍，是一場(chǎng)教育教學(xué)管理領(lǐng)域的革命，在新的形勢(shì)下，需要極大地推動(dòng)教育教學(xué)改革的全面深入發(fā)展，以開(kāi)創(chuàng)高等教育新的局面，促進(jìn)高等教育持續(xù)健康快速協(xié)調(diào)發(fā)展。參考文獻(xiàn)

［1］劉軍紅，趙香棉.在學(xué)分制學(xué)籍管理中充分發(fā)揮過(guò)程管理的作用.《中國(guó)電力教育》，2007，(3)

［2］李麗，顏萍.推動(dòng)和完善我校學(xué)分制改革下學(xué)籍管理的思考.《高等理科教育》，2007，(2)

［3］梁紅玉.提高高校學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平的思考［J］.《黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào)》，2006（6）

［4］王麗娜，王猛. 高校學(xué)生學(xué)籍管理工作的幾點(diǎn)思考［J］. 《中國(guó)校外教育》(，2007，(1)

第6篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

現(xiàn)階段隨著我國(guó)教育改革進(jìn)一步深化，對(duì)高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來(lái)很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

3.結(jié)語(yǔ)

總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。

作者：戴雷雷 單位：應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（23）.

第7篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標(biāo)來(lái)看，學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理

高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時(shí)，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時(shí)的成績(jī)考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動(dòng)情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評(píng)價(jià)等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個(gè)用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會(huì)能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國(guó)家利益的維護(hù)以及教育質(zhì)量的保障。

一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵

1.學(xué)籍，實(shí)際上也可以說(shuō)是對(duì)學(xué)生在校時(shí)期的整個(gè)過(guò)程的記錄。而學(xué)籍管理的過(guò)程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過(guò)程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過(guò)程：第一，招生、學(xué)生報(bào)到、新生注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績(jī)和其補(bǔ)考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎(jiǎng)勵(lì)以及處分，進(jìn)行畢業(yè)證書(shū)的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個(gè)過(guò)程會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，但這個(gè)過(guò)程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時(shí)的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。

2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性

首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績(jī)考核記錄下來(lái)，還要記載學(xué)生的黨、團(tuán)材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來(lái)看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點(diǎn)，這一點(diǎn)是尤為重要的。

其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來(lái)自省外各個(gè)地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。

最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時(shí)，又會(huì)有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動(dòng)性強(qiáng)、穩(wěn)定性差的特點(diǎn)，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。

二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性

1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級(jí)考證、入黨、資助等時(shí)候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個(gè)工作的重中之重。從某種程度來(lái)看， 高等院校教育也可以說(shuō)是就業(yè)教育，對(duì)學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。

2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個(gè)過(guò)程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進(jìn)行教育當(dāng)高等院校教育的陽(yáng)光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時(shí)還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過(guò)學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過(guò)程記載下來(lái)?？梢?jiàn)，學(xué)籍檔案管理對(duì)于教學(xué)評(píng)估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。

3.學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對(duì)于促進(jìn)高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個(gè)高度，用人單位對(duì)人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會(huì)參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過(guò)重重考核。

三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足

隨著高等院校的擴(kuò)招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問(wèn)題也越顯得重要。但是遇到的問(wèn)題也越來(lái)越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真

學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時(shí)的考慮因素。但在學(xué)籍管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫(xiě)太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評(píng)價(jià)不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實(shí)性與完整性，實(shí)現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。

2.學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的意識(shí)性不強(qiáng)

學(xué)生沒(méi)有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，對(duì)待個(gè)人檔案不認(rèn)真，在填寫(xiě)自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言兩語(yǔ)地應(yīng)付完，典型的是在寫(xiě)思想與生活表現(xiàn)時(shí)，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問(wèn)題，甚至還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會(huì)造成檔案丟失。

3.電子檔案管理不到位

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對(duì)于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對(duì)于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。

四、加強(qiáng)高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施

學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項(xiàng)工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識(shí)管理這“五化”對(duì)策，從而促進(jìn)高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。

1.深刻體會(huì)學(xué)籍檔案的重要性。

學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識(shí)到其重要性。一方面，對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價(jià)值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動(dòng)其它各個(gè)部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。

2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化

學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，要求這個(gè)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的價(jià)值，確保學(xué)生身心健康成長(zhǎng)，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來(lái)規(guī)范整個(gè)工作過(guò)程。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化。

如今，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)幾乎已經(jīng)進(jìn)入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來(lái)越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對(duì)學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強(qiáng)力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)創(chuàng)建一個(gè)信息平臺(tái)，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺(tái)上，為個(gè)人或單位查詢資料提供方便。

4.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。

一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的工作能力，不僅要擅長(zhǎng)實(shí)踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識(shí)，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛(ài)崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹(shù)立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ?、踏?shí)的工作，還需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)

目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進(jìn)行得有些雜亂無(wú)章。學(xué)生在即將離校時(shí)，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)進(jìn)檔案，此時(shí)工作會(huì)顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來(lái)規(guī)范學(xué)籍檔案的流動(dòng)，并不能隨意轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時(shí)就安排好檔案的進(jìn)出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)行，學(xué)校辦學(xué)離不開(kāi)學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過(guò)查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對(duì)性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個(gè)臺(tái)階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會(huì)對(duì)其給予的評(píng)價(jià)等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實(shí)施招生計(jì)劃時(shí)，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會(huì)經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：

一是辦理繼續(xù)深造時(shí) 如今，就業(yè)難問(wèn)題愈演愈烈，因此，專科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請(qǐng)報(bào)名時(shí)往往需要用到學(xué)籍檔案，因?yàn)闊o(wú)論你申請(qǐng)的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績(jī)和大學(xué)時(shí)期的成績(jī)，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國(guó)留學(xué)，國(guó)外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。

二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會(huì)出國(guó)深造，而在國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會(huì)與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時(shí)的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請(qǐng)免修課程，而申請(qǐng)免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績(jī)證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。

三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書(shū)。

部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時(shí)，需要進(jìn)行重新辦理，而補(bǔ)辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績(jī)單、畢業(yè)證號(hào)。

另外學(xué)籍檔案要為社會(huì)服務(wù)。一方面，社會(huì)往往會(huì)從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來(lái)考察他們，而這些考察因素都要通過(guò)查詢學(xué)籍檔案來(lái)了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無(wú)所遁形，因此，通過(guò)學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對(duì)于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會(huì)推薦自己。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項(xiàng)工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性，從而充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確工作職責(zé)，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

第8篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

關(guān)鍵詞： 學(xué)籍檔案管理工作 質(zhì)量意識(shí) 價(jià)值 認(rèn)識(shí)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實(shí)施的相關(guān)規(guī)章制度，是結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況對(duì)學(xué)生自入學(xué)之日起到畢業(yè)而構(gòu)建的一套完整工作體系，包括學(xué)生入學(xué)注冊(cè)情況、成績(jī)考核情況及在校紀(jì)律情況等諸方面。誠(chéng)然，學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他工作沒(méi)有可比性，但是，其細(xì)致及復(fù)雜程度不亞于學(xué)校其他任何業(yè)務(wù)管理工作，我們只有不斷經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提高管理層次，才能使學(xué)籍檔案在人才培養(yǎng)過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結(jié)合自身工作實(shí)踐，談?wù)剬?duì)高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

一、高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重要性及特點(diǎn)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案客觀反映著學(xué)生在學(xué)校求學(xué)期間各方面的表現(xiàn)情況，因此，它無(wú)論對(duì)于學(xué)生、學(xué)校還是用人單位都有著重要的參考價(jià)值。同時(shí)，高等師范學(xué)校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)有一段相對(duì)漫長(zhǎng)的時(shí)間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學(xué)籍檔案管理工作必須客觀地反映學(xué)生的發(fā)展和變化。

1.學(xué)籍檔案管理工作的重要性

長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)僅僅趨向于對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)層面的狹隘關(guān)注，事實(shí)上，從學(xué)籍檔案的生成及發(fā)展過(guò)程看，它如實(shí)反映著學(xué)校教育工作、管理工作、后勤服務(wù)等與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活緊密聯(lián)系的方方面面，反映著學(xué)生在求學(xué)期間點(diǎn)點(diǎn)滴滴的進(jìn)步過(guò)程，因而學(xué)籍檔案在教育、引領(lǐng)、塑造學(xué)生品格過(guò)程中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個(gè)方面：首先，學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性規(guī)范著學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活，為學(xué)生健康成長(zhǎng)指明了正確的方向，因此，它兼具引領(lǐng)與指向等綜合性特征?？梢韵胂?，學(xué)生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進(jìn)行學(xué)習(xí)和生活，那么回饋學(xué)生的必然是良好的學(xué)習(xí)及生活環(huán)境，從而有利于學(xué)生積極情感的培養(yǎng)。其次，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)政策性、原則性極強(qiáng)的工作，其結(jié)果如何將影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，并對(duì)學(xué)校校風(fēng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此我們只有做好學(xué)籍檔案管理工作才能實(shí)現(xiàn)檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的目的。最后，在社會(huì)廣泛尊重知識(shí)、敬重人才的今天，通過(guò)學(xué)籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，基層學(xué)校對(duì)優(yōu)秀師范生的選擇途徑無(wú)疑包含著對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的考量。因此，高等師范學(xué)校必須對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理，確保嚴(yán)格、規(guī)范前提下做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，提升學(xué)校學(xué)籍檔案的可信度，從而實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。

2.學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作雖然千頭萬(wàn)緒，但不是無(wú)章可循。事實(shí)上，通過(guò)分析與對(duì)比，我們基本上可以將學(xué)籍檔案管理工作分為如下幾個(gè)部分。第一，新生入學(xué)期間材料的收集與整理。此項(xiàng)工作應(yīng)該與學(xué)生入學(xué)同步進(jìn)行，這樣可以避免由于時(shí)間的推移而造成檔案管理工作的被動(dòng)或者失誤。第二，學(xué)生求學(xué)期間材料的收集與整理。這是學(xué)籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，檔案管理者必須確保學(xué)生求學(xué)期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊(cè)。除此之外，還應(yīng)該客觀反映學(xué)生參與各種社團(tuán)活動(dòng)的表現(xiàn)。第三，學(xué)生畢業(yè)階段材料整理工作。此項(xiàng)工作顯然是建立在之前兩項(xiàng)工作基礎(chǔ)之上的更深層次的工作，具有總結(jié)性特征。誠(chéng)然，與學(xué)生表現(xiàn)相關(guān)的各類材料是上述三項(xiàng)工作的支撐，并呈現(xiàn)著兩大特點(diǎn)：一是材料來(lái)源的多向性，即檔案材料來(lái)源于學(xué)校的不同部門；二是檔案材料來(lái)源的時(shí)效性，即，材料來(lái)自于學(xué)生入學(xué)起至學(xué)生畢業(yè)一個(gè)相對(duì)較長(zhǎng)的時(shí)間段。誠(chéng)然，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)時(shí)間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認(rèn)識(shí)，即，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的學(xué)校事務(wù)性工作，而是一項(xiàng)系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財(cái)力上給予保證，在制度上給予規(guī)范，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、高等師范學(xué)校各組成體對(duì)學(xué)籍檔案應(yīng)有的認(rèn)知

學(xué)籍檔案管理工作有效開(kāi)展的制約性因素很多，其中人的認(rèn)知因素起著不可低估的作用，這既包括學(xué)籍檔案管理人員對(duì)本職工作的態(tài)度，又與學(xué)生、教師甚至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)本工作的認(rèn)識(shí)密切聯(lián)系。因此，只有與學(xué)籍檔案管理工作沾邊的組成體都對(duì)學(xué)籍檔案形成正確的認(rèn)知才能達(dá)成良好的工作效果。

1.學(xué)生的正確理解

學(xué)生既是教育的對(duì)象，又是學(xué)習(xí)與各種活動(dòng)的主體，對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)一直都很片面，即僅僅把自己視為一個(gè)被動(dòng)管理對(duì)象，事實(shí)上，學(xué)生應(yīng)該把自己看成學(xué)籍檔案的中心，即在平時(shí)學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)該以學(xué)籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進(jìn)的動(dòng)力，以此審視和反思自己存在的不足，發(fā)揮學(xué)籍檔案對(duì)自己成長(zhǎng)的促進(jìn)作用。由于諸多因素的影響，學(xué)生往往到畢業(yè)時(shí)，才可能在檔案移交過(guò)程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程，對(duì)于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對(duì)，但是，對(duì)于諸多不如意的記載，也許無(wú)能為力，悔之晚矣。因此，為了使學(xué)生同步知道自己的發(fā)展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實(shí)現(xiàn)檔案與學(xué)生的適時(shí)見(jiàn)面，使學(xué)生樹(shù)立正確的檔案觀。

2.教師的密切配合

毋庸諱言，不乏有教師對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門，這種認(rèn)識(shí)是片面和錯(cuò)誤的。尊重學(xué)生個(gè)性，把學(xué)生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的人是學(xué)校工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，教師要通過(guò)對(duì)學(xué)生的客觀評(píng)價(jià)提升檔案的可信度；要通過(guò)對(duì)檔案的分析，探尋學(xué)生的成長(zhǎng)足跡，并以此作為對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育的依據(jù)，提高教育教學(xué)工作的針對(duì)性，發(fā)揮學(xué)籍檔案的警示作用。因此，教師要從對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學(xué)生情況，做到不隨意更改學(xué)生學(xué)業(yè)情況，確保考核成績(jī)等基本數(shù)據(jù)的真實(shí)性；不庇護(hù)學(xué)生的短處，諸如各種違紀(jì)行為等，確保檔案對(duì)學(xué)生激勵(lì)和震懾作用的正常發(fā)揮，維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)活動(dòng)。

3.領(lǐng)導(dǎo)的長(zhǎng)效規(guī)劃

學(xué)校行政部門是學(xué)籍檔案工作的直接領(lǐng)導(dǎo)單位，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要真正認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校全面教育體系中的價(jià)值和地位，切實(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理思想，與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化學(xué)校學(xué)籍檔案管理意識(shí)，完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中；要通過(guò)建立統(tǒng)一的學(xué)籍信息管理平臺(tái)，確保學(xué)校各職能部門對(duì)與學(xué)生有關(guān)的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準(zhǔn)確地理解，實(shí)現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的直接管理，確保學(xué)籍檔案管理工作落到實(shí)處。只有將學(xué)籍檔案管理工作列入學(xué)校工作日常安排，主管領(lǐng)導(dǎo)親自組織并帶頭宣傳學(xué)籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學(xué)籍檔案管理工作，產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢(shì)。

4.檔案管理者的應(yīng)有認(rèn)知

學(xué)籍檔案管理部門作為以學(xué)籍工作為中心的職能部門擔(dān)負(fù)著學(xué)籍檔案管理工作的重任，管理人員應(yīng)該提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。一方面，檔案管理人員要以學(xué)籍管理人員的崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己工作，體現(xiàn)強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)和領(lǐng)悟出自于自己手中的檔案代表著學(xué)校的辦學(xué)水平、體現(xiàn)著學(xué)生的成長(zhǎng)。只有對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識(shí)提高到一個(gè)新的高度，才能切實(shí)做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時(shí)工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的研究，從過(guò)去單一的收集、整理工作向研究、開(kāi)發(fā)縱深方向發(fā)展，確保學(xué)籍檔案工作的動(dòng)態(tài)發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學(xué)生個(gè)體、學(xué)校形象等諸多方面緊密聯(lián)系，因此，只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術(shù)先進(jìn)化、理念前衛(wèi)化，才能適應(yīng)學(xué)籍檔案管理工作的要求，確保學(xué)籍檔案管理工作再上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝靜.新形勢(shì)下的學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè).龍巖學(xué)院學(xué)報(bào)，2006.

[2]林秀蘭，朱艷.新形勢(shì)下高校學(xué)籍管理探索與實(shí)踐.黑龍江教育，2006.

[3]殷濤.如何提高高校學(xué)籍管理工作水平.重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2010.

第9篇：高校學(xué)籍檔案管理范文

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；檔案管理；手段；內(nèi)容；理念

學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[1]

1 學(xué)生檔案管理的重要性

學(xué)生檔案系統(tǒng)是一個(gè)教育單位必不可少的組成部分，它對(duì)于學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。在這個(gè)科學(xué)技術(shù)的不斷提高，且講究高效率的社會(huì)，人工管理檔案的方式就顯得效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難，這已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校和學(xué)生的需求。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，具有著手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率。

對(duì)于高校學(xué)生檔案來(lái)說(shuō)，一般應(yīng)包括中學(xué)階段的學(xué)籍卡、中學(xué)畢業(yè)登記表、高考招生報(bào)名表、高考招生體檢表等，以及大學(xué)階段的學(xué)籍卡、成績(jī)單、體檢表、學(xué)年鑒定表、高校畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等。當(dāng)然，還可以有其他內(nèi)容，如學(xué)生心理檔案、學(xué)生活動(dòng)的視頻檔案等各種形式與內(nèi)容。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二條指出：本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

由此可見(jiàn)，高校檔案管理過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件。在手工管理時(shí)代，對(duì)于此類多媒體檔案文件的保管主要是通過(guò)磁帶、照片、錄像等形式進(jìn)行，此類載體存在壽命低，操作復(fù)雜等缺點(diǎn)，因此，許多高校都會(huì)將此類檔案信息束之高閣，長(zhǎng)年都很少理會(huì)，造成了大量原始信息的缺損與遺失，更不用說(shuō)對(duì)其進(jìn)行合理、有效的利用了。

在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，存儲(chǔ)技術(shù)與檢索手段的多樣化，使得保存和利用各種多媒體信息變得簡(jiǎn)單、易行，從而實(shí)現(xiàn)了有效保存和充分利用，最大限度的發(fā)揮了檔案信息的傳承與查閱功能。

2 管理手段變革的必要性分析

隨著社會(huì)的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已完全不能適應(yīng)，具體表現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息處于零散的狀態(tài)，系統(tǒng)化程度較低，同時(shí)，由于手工操作較多的依賴于管理人員的細(xì)心與經(jīng)驗(yàn)，因此，對(duì)于一些初期進(jìn)行檔案管理的管理人員來(lái)說(shuō)，容易在檔案整理、歸檔等過(guò)程中產(chǎn)生一定的差錯(cuò)，在發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)的時(shí)候，如果要對(duì)這些差錯(cuò)進(jìn)行修正也是相當(dāng)困難的，需要在大量的原始信息中進(jìn)行搜索，如果原始信息缺失，則修復(fù)基本是無(wú)法完成的。這勢(shì)必造成了檔案管理的低效率與可能存在一定的錯(cuò)誤率。

2.2 易損、毀或遺失

由于紙質(zhì)文本天生存在的缺陷，使得其對(duì)保存環(huán)境的要求較高，如對(duì)溫度、溫度的要求，空間大小的要求等，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，就極有可能造成檔案原始材料的損、毀或遺失，造成無(wú)法挽回的損失。

2.3 查閱與使用不便

由于傳統(tǒng)檔案管理是基于人工管理，或者雖然實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但只是基于單機(jī)管理模式。當(dāng)用戶需要對(duì)某一信息進(jìn)行查詢或使用時(shí)，就不得不必須到現(xiàn)場(chǎng)，通過(guò)檔案管理人員從大量的信息中手工查閱，有時(shí)，只是一個(gè)小小的查閱要求，卻可能需要?jiǎng)佑么罅康娜肆?、物力，還不能保證查閱成功，效率極低。

為了克服以上缺陷，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)展的當(dāng)代，我們完全可以采用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，變手工管理為計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理，將各類檔案信息采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，進(jìn)行數(shù)字化處理，使之能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的需要，同時(shí)，也便于保存與查閱，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢，完全不必親自到現(xiàn)場(chǎng)、不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行在授予的相應(yīng)權(quán)限內(nèi)進(jìn)行查詢。

3 管理內(nèi)容的變化

傳統(tǒng)管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各類表格、各種小結(jié)等，再輔以各種復(fù)印件，如各類證書(shū)的復(fù)印件等，還有就是一些磁帶、磁盤、錄像等原始資料。管理內(nèi)容形式單一，并且管理內(nèi)容很難全面，同時(shí)，對(duì)于其真實(shí)性的驗(yàn)證存在一定的困難，如獲獎(jiǎng)證書(shū)，由于原件必須交由學(xué)生本人保管，而復(fù)印件由于各種各樣的原因，可能存在造假的行為，這就要求管理人員必須具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任心與專業(yè)能力，能夠鑒別與剔除各種虛假信息。而到了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，所有的信息都進(jìn)行數(shù)字化處理，由于數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息已完全能夠作為有效檔案信息同步存儲(chǔ)，而無(wú)需在查閱時(shí)從其他途徑進(jìn)行多媒體信息的查詢。檔案信息由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向的發(fā)展，必將有力的促進(jìn)檔案信息管理內(nèi)容的進(jìn)一步豐富與完善，使得檔案的內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)經(jīng)歷，這一方面，許多的電子檔案都已經(jīng)能夠完美的實(shí)現(xiàn)，使得檔案信息不光是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的記錄，也成為學(xué)生成長(zhǎng)的一個(gè)有效的添加劑，使得學(xué)生在與他人的交流與評(píng)價(jià)中促進(jìn)自身的不斷反思，從而促進(jìn)學(xué)生更加全面的發(fā)展。這一點(diǎn)在《條例》的第十五條中也反映出來(lái)了。

4 管理理念的變化

光有管理手段的變革，管理內(nèi)容的變化，對(duì)于檔案管理而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理是人的管理，這就要求我們的檔案管理人員必須在管理理念上發(fā)生根本的變化。

傳統(tǒng)思想中，檔案信息是非常神秘的，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的教育功能，學(xué)生對(duì)自己檔案中的內(nèi)容知之甚少甚至是一無(wú)所知的，因此，檔案對(duì)學(xué)生發(fā)展的促進(jìn)作用也就發(fā)揮得極其有限。而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，我們完全可以讓學(xué)生自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當(dāng)守門人的角色，這樣，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了學(xué)生的參與積極性，使得他們?cè)诠芾碜约簷n案的過(guò)程中，不斷的進(jìn)行反思，不斷的提高自己。檔案管理人員在充當(dāng)守門人的角色時(shí)，其實(shí)也有著非常高的要求，如對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行把關(guān)、建立檔案的索引機(jī)制，這就要求我們的檔案管理人員不光要精通檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，還要熟悉計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

5 檔案應(yīng)用方式的變革

前面提到，傳統(tǒng)的手工管理時(shí)代，檔案應(yīng)用率很低，特別是大學(xué)生的檔案信息，基本都是無(wú)人問(wèn)津的，這主要是由于手工管理本身的特征決定的，在手工管理時(shí)代，檔案查閱時(shí)，用戶需要直接接觸有關(guān)的原始文件，而一旦原始文件被惡意篡改，那將是災(zāi)難性的，為了保證檔案文件的原始性，許多的高校對(duì)檔案信息的查閱都進(jìn)行了極其嚴(yán)格的限制，使得不光學(xué)生等普通用戶無(wú)法接觸，有時(shí)課任老師甚至班主任都無(wú)法按需查詢相關(guān)學(xué)生的有關(guān)檔案信息，使得檔案的教育功能無(wú)法發(fā)揮。

應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數(shù)字化形式，而對(duì)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，可以通過(guò)多種途徑進(jìn)行保護(hù)，從而確保了信息的完整性、原始性與真實(shí)性，同時(shí)，可以根據(jù)各類不同人群設(shè)置不同的查詢權(quán)限，使得用戶只能在自己規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱到相關(guān)檔案信息，從而保護(hù)了檔案信息的機(jī)密性。

6 學(xué)生檔案獲取方式的改進(jìn)

運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)生檔案信息的管理，就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，使得學(xué)生檔案信息的獲取方式發(fā)生了一定的變化，由紙質(zhì)信息向各種媒體信息發(fā)展。對(duì)于紙質(zhì)信息，可以通過(guò)掃描、拍照等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，在接收檔案時(shí)，可以要求檔案提供者直接提供電子版的信息，同時(shí)，將其與原始的紙質(zhì)版信息進(jìn)行一一比對(duì)，確保其真實(shí)性。為了防止電子信息被惡意篡改，可以通過(guò)諸如數(shù)字水印、數(shù)字加密等方式對(duì)各種多媒體信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密?？傊?，需要通過(guò)各種技術(shù)手段確保電子檔案信息的真實(shí)性。

當(dāng)然，檔案管理的內(nèi)涵還是內(nèi)容即信息的管理，充分使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案的管理，只是為了最大限度的簡(jiǎn)化管理和使用的復(fù)雜度，其最終目的仍然是檔案內(nèi)容的管理，不能本末倒置。