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一、知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式存在的問題
(一)思想重視不足
知識(shí)管理背景下,構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理模式除了需要足夠的物質(zhì)保障和技術(shù)支持外,更離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此的關(guān)注和重視。隨著企業(yè)檔案工作的日益繁雜,企業(yè)的檔案管理和使用者大多能夠準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性,但在一些企業(yè)中,部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于創(chuàng)新檔案管理模式的認(rèn)知不足,往往關(guān)注企業(yè)的中心工作,而忽略了在知識(shí)管理背景下加快檔案管理信息化建設(shè)的重要性,常以經(jīng)費(fèi)不足、時(shí)間不允許等借口推脫或擱置企業(yè)檔案管理模式的重構(gòu)工作。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,一些企業(yè)的檔案管理工作仍局限于傳統(tǒng)的人工模式,總體效率低下。
(二)資金投入短缺
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)的推進(jìn)需要良好的軟硬件環(huán)境支撐,而這就需要一定的資金投入??v觀當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)狀,其資金僅限于維持正常運(yùn)轉(zhuǎn),很難再抽調(diào)人力、物力去投入檔案管理建設(shè)。受制于經(jīng)費(fèi)緊張,企業(yè)無法承擔(dān)檔案管理信息化建設(shè)過程中的人員開支和技術(shù)投入,從而使得檔案管理信息化建設(shè)流于形式。
(三)相關(guān)軟件缺失
在知識(shí)管理背景下,智能化、信息化成為檔案管理工作不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì),也是企業(yè)構(gòu)建新興檔案管理模式的風(fēng)向標(biāo)。企業(yè)在改進(jìn)和完善檔案管理模式進(jìn)程中,只有及時(shí)引用和合理應(yīng)用相關(guān)管理軟件,才能切實(shí)提升檔案管理工作效率,避免人工操作造成的錯(cuò)誤,優(yōu)化管理成果。但實(shí)踐中,盡管一些企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性并適時(shí)引進(jìn)了相關(guān)軟件,但軟件的整體運(yùn)用效率不高。同時(shí),受制于資金因素,一些企業(yè)尚未引入配套設(shè)施,缺乏功能完善、操作簡易便捷的應(yīng)用軟件,無法通過高科技帶動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的前行,從而滯緩了企業(yè)整體的信息化進(jìn)程。
二、知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建
(一)提高思想認(rèn)識(shí)
較之于傳統(tǒng)的檔案管理模式,知識(shí)管理背景下的大難管理工作引進(jìn)了知識(shí)管理的理念和方法,要求檔案工作人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工操作思維,自覺站到企業(yè)發(fā)展的價(jià)值鏈條上,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的突破與創(chuàng)新。一方面,要改變對(duì)傳統(tǒng)檔案的認(rèn)知,明確檔案的憑證和參考價(jià)值,切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作邊緣化的局面,重塑檔案管理工作的地位。另一方面,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度,走出傳統(tǒng)的重管理、輕利用的局面,認(rèn)識(shí)到推進(jìn)檔案管理改革的重要性,規(guī)劃出檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo),構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制和管理模式,建立全流程的制度體系,確保檔案管理各環(huán)節(jié)的順利銜接,真正實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的高效服務(wù)。
(二)加大資金投入
推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè),需要加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn),并及時(shí)引進(jìn)相關(guān)軟件,通過科學(xué)的管理舉措打開企業(yè)檔案管理的新局面。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)資金方面匱乏的問題,相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起高度重視,在保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)盡可能地傾向部分支持資金,幫助企業(yè)構(gòu)建信息化管理模式。同時(shí),企業(yè)自身也應(yīng)自覺縮減開支,為檔案管理信息化建設(shè)工作預(yù)留一定的資金,不斷完善檔案管理信息化建設(shè)所需的軟硬件環(huán)境,為基于知識(shí)管理的檔案管理模式的建立提供保障。
(三)加大人才培養(yǎng)
知識(shí)管理背景下,檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)的人才來操作,通過對(duì)管理軟件和管理系統(tǒng)的利用來實(shí)現(xiàn)高效管理的目的。企業(yè)要強(qiáng)化對(duì)信息化檔案管理人員的培訓(xùn),設(shè)立專門的管理部門,適當(dāng)調(diào)整人員結(jié)構(gòu),定期開展培訓(xùn)工作,提升人員的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和管理能力,保證檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、操作技能、道德素質(zhì)能夠適應(yīng)和匹配日臻嚴(yán)格的崗位需求,通過人才隊(duì)伍的壯大推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展向前。
(四)合理引入軟件
當(dāng)前,軟件的缺乏和使用不善是制約企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一大桎梏。為此,企業(yè)要在立足自身工作和人員實(shí)際的基礎(chǔ)上,全面分析檔案管理工作的需求,合理引入相關(guān)管理軟件,并切實(shí)應(yīng)用到管理工作中去。與此同時(shí),要強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)與考核,使之能夠快速熟悉并梳理操作管理系統(tǒng),盡快投入到新的工作模式中來,全面實(shí)現(xiàn)和不斷完善位企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)水平。
三、結(jié)語
知識(shí)管理背景下的檔案管理模式是立足當(dāng)前信息化發(fā)展現(xiàn)實(shí),結(jié)合企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀提出的新興管理模式。這一模式的建立不僅為知識(shí)管理提供了實(shí)踐的土壤和契機(jī),也拓展和完善了現(xiàn)有的檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)了二者的雙贏。同時(shí),二者的結(jié)合也將打開檔案管理和知識(shí)管理的新局面,促使企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)突破。
作者:薛蓉 單位:中鐵八局