知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式研究

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一、知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式存在的問題

（一）思想重視不足

知識(shí)管理背景下，構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理模式除了需要足夠的物質(zhì)保障和技術(shù)支持外，更離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此的關(guān)注和重視。隨著企業(yè)檔案工作的日益繁雜，企業(yè)的檔案管理和使用者大多能夠準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，但在一些企業(yè)中，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于創(chuàng)新檔案管理模式的認(rèn)知不足，往往關(guān)注企業(yè)的中心工作，而忽略了在知識(shí)管理背景下加快檔案管理信息化建設(shè)的重要性，常以經(jīng)費(fèi)不足、時(shí)間不允許等借口推脫或擱置企業(yè)檔案管理模式的重構(gòu)工作。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，一些企業(yè)的檔案管理工作仍局限于傳統(tǒng)的人工模式，總體效率低下。

（二）資金投入短缺

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)的推進(jìn)需要良好的軟硬件環(huán)境支撐，而這就需要一定的資金投入?？v觀當(dāng)前企業(yè)現(xiàn)狀，其資金僅限于維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，很難再抽調(diào)人力、物力去投入檔案管理建設(shè)。受制于經(jīng)費(fèi)緊張，企業(yè)無法承擔(dān)檔案管理信息化建設(shè)過程中的人員開支和技術(shù)投入，從而使得檔案管理信息化建設(shè)流于形式。

（三）相關(guān)軟件缺失

在知識(shí)管理背景下，智能化、信息化成為檔案管理工作不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，也是企業(yè)構(gòu)建新興檔案管理模式的風(fēng)向標(biāo)。企業(yè)在改進(jìn)和完善檔案管理模式進(jìn)程中，只有及時(shí)引用和合理應(yīng)用相關(guān)管理軟件，才能切實(shí)提升檔案管理工作效率，避免人工操作造成的錯(cuò)誤，優(yōu)化管理成果。但實(shí)踐中，盡管一些企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性并適時(shí)引進(jìn)了相關(guān)軟件，但軟件的整體運(yùn)用效率不高。同時(shí)，受制于資金因素，一些企業(yè)尚未引入配套設(shè)施，缺乏功能完善、操作簡易便捷的應(yīng)用軟件，無法通過高科技帶動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的前行，從而滯緩了企業(yè)整體的信息化進(jìn)程。

二、知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建

（一）提高思想認(rèn)識(shí)

較之于傳統(tǒng)的檔案管理模式，知識(shí)管理背景下的大難管理工作引進(jìn)了知識(shí)管理的理念和方法，要求檔案工作人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工操作思維，自覺站到企業(yè)發(fā)展的價(jià)值鏈條上，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的突破與創(chuàng)新。一方面，要改變對(duì)傳統(tǒng)檔案的認(rèn)知，明確檔案的憑證和參考價(jià)值，切實(shí)扭轉(zhuǎn)檔案管理工作邊緣化的局面，重塑檔案管理工作的地位。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，走出傳統(tǒng)的重管理、輕利用的局面，認(rèn)識(shí)到推進(jìn)檔案管理改革的重要性，規(guī)劃出檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制和管理模式，建立全流程的制度體系，確保檔案管理各環(huán)節(jié)的順利銜接，真正實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的高效服務(wù)。

（二）加大資金投入

推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)，需要加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，并及時(shí)引進(jìn)相關(guān)軟件，通過科學(xué)的管理舉措打開企業(yè)檔案管理的新局面。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)資金方面匱乏的問題，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起高度重視，在保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的同時(shí)盡可能地傾向部分支持資金，幫助企業(yè)構(gòu)建信息化管理模式。同時(shí)，企業(yè)自身也應(yīng)自覺縮減開支，為檔案管理信息化建設(shè)工作預(yù)留一定的資金，不斷完善檔案管理信息化建設(shè)所需的軟硬件環(huán)境，為基于知識(shí)管理的檔案管理模式的建立提供保障。

（三）加大人才培養(yǎng)

知識(shí)管理背景下，檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)的人才來操作，通過對(duì)管理軟件和管理系統(tǒng)的利用來實(shí)現(xiàn)高效管理的目的。企業(yè)要強(qiáng)化對(duì)信息化檔案管理人員的培訓(xùn)，設(shè)立專門的管理部門，適當(dāng)調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，定期開展培訓(xùn)工作，提升人員的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和管理能力，保證檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、操作技能、道德素質(zhì)能夠適應(yīng)和匹配日臻嚴(yán)格的崗位需求，通過人才隊(duì)伍的壯大推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展向前。

（四）合理引入軟件

當(dāng)前，軟件的缺乏和使用不善是制約企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一大桎梏。為此，企業(yè)要在立足自身工作和人員實(shí)際的基礎(chǔ)上，全面分析檔案管理工作的需求，合理引入相關(guān)管理軟件，并切實(shí)應(yīng)用到管理工作中去。與此同時(shí)，要強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)與考核，使之能夠快速熟悉并梳理操作管理系統(tǒng)，盡快投入到新的工作模式中來，全面實(shí)現(xiàn)和不斷完善位企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)水平。

三、結(jié)語

知識(shí)管理背景下的檔案管理模式是立足當(dāng)前信息化發(fā)展現(xiàn)實(shí)，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀提出的新興管理模式。這一模式的建立不僅為知識(shí)管理提供了實(shí)踐的土壤和契機(jī)，也拓展和完善了現(xiàn)有的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了二者的雙贏。同時(shí)，二者的結(jié)合也將打開檔案管理和知識(shí)管理的新局面，促使企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)突破。

作者：薛蓉 單位：中鐵八局