高職院校檔案管理下的知識管理論文
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在知識管理中，構(gòu)建知識倉庫是一個非常有效的工作模式。比如，在建立健全各類檔案材料的過程中，在對檔案資料的收集、整理、積累和錄入等環(huán)節(jié)正是知識的獲取、整理和保存的過程，也就是構(gòu)建知識倉庫的過程。在這個過程中各類檔案資料的新增與變更，即是知識管理中的更新與重組；在對檔案信息經(jīng)過不間斷地更新和重組，將有價值的資源進(jìn)行整理、歸納和提升，這些有價值的檔案資源在被查閱和利用的過程中，會直接促進(jìn)高職院校各項(xiàng)工作的發(fā)展，其作用和價值是不可估量的。為了構(gòu)建高水準(zhǔn)的知識倉庫，人的創(chuàng)新精神和集體的智慧需要不斷地加強(qiáng)，如果在知識采集和更新的過程中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)小小的差錯，都會給檔案管理帶來不可估量的損失。因而在構(gòu)建現(xiàn)代化知識倉庫的過程中，既需要有嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理制度做保障，更需要在各級檔案部門中營造一個團(tuán)結(jié)協(xié)作、科學(xué)有序的工作氛圍，唯如此，才能承擔(dān)起構(gòu)建知識倉庫的重任。
二、高職院校的檔案管理在知識管理中強(qiáng)化傳遞知識
在知識管理的過程中，其中知識管理活動包涵了以下幾個內(nèi)容：識別知識、產(chǎn)生（新）知識、存儲知識、傳遞知識和應(yīng)用知識。其中傳遞知識是檔案管理領(lǐng)域里最有價值的工作環(huán)節(jié)。據(jù)考證，目前全國大多數(shù)高職院校雖然有局域網(wǎng)，但是，運(yùn)用局域網(wǎng)傳遞知識實(shí)現(xiàn)檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價值的紙質(zhì)檔案如何迅速轉(zhuǎn)化為電子信息檔案？各種不同級別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實(shí)上，構(gòu)建知識倉庫只是檔案工作的基礎(chǔ)工程，而促進(jìn)知識的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實(shí)踐證明一個檔案部門只有加速知識的傳遞，才能使本院校各部門獲取工作的最大效益。
三、高職院校的檔案管理在知識管理中轉(zhuǎn)化知識形態(tài)
在現(xiàn)實(shí)生活中，知識一般被劃分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指存在于各類文獻(xiàn)中的可識別的信息，比如圖書、情報、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識的范疇。而隱性知識，一般指的是經(jīng)驗(yàn)或觀點(diǎn)，它屬于看不到、摸不著的知識資源，人們可以通過組織學(xué)習(xí)交流，從而把隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，促進(jìn)知識的更新與發(fā)展。此外，促進(jìn)隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化還表現(xiàn)在如何使傳統(tǒng)的紙質(zhì)知識管理逐步過渡到電子知識管理的狀態(tài)。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)管理工作已從單純的手寫辦公到現(xiàn)在的電腦網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公，尤其在現(xiàn)代的知識管理數(shù)據(jù)庫中，除了Excel電子表格，還出現(xiàn)了各種管理軟件。實(shí)踐證明：電子文檔的建立已成為當(dāng)今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。
四、高職院校的檔案管理在知識管理中追求知識應(yīng)用的價值
在檔案管理整個工作過程中，其實(shí)都在為需要者提供各種各樣有價值的信息，這種信息流的管理都只是一個提供信息的手段而已，它的目的就是為了幫助提取信息者通過對信息的分析和利用，從而學(xué)習(xí)和利用所得到的信息知識，以便更快更好地使用信息并采取行動，而達(dá)到所期望的目的。企業(yè)是為了提高生產(chǎn)效益，高校是為了不斷提高教科研的質(zhì)量，為社會培養(yǎng)更多優(yōu)秀的人才，但不管是以什么為目的，知識管理的確都只是個手段，一個服務(wù)于多方面發(fā)展領(lǐng)域的階梯。知識管理最終會對我們社會乃至全球的進(jìn)步都起著不可估量的促進(jìn)作用。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息數(shù)功能也越來越強(qiáng)大，高職院校的檔案管理走信息化的道路已是大勢所趨，特別是在知識經(jīng)濟(jì)的時代，面對浩如煙海的知識信息，一所高職院校能否擁有一支專業(yè)化并具有創(chuàng)新意識的檔案管理隊(duì)伍？是否擁有一個完備的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)系統(tǒng)？是否能為本院校各專業(yè)提高辦學(xué)層次，及時提供有學(xué)術(shù)價值的知識信息？往往是決定一個高職院校能否在瞬息萬變的社會變革中抓住機(jī)遇，采取相應(yīng)措施提高高職院校的辦學(xué)競爭力。由此可見，知識管理在加速高職院?，F(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程中，在創(chuàng)新知識產(chǎn)業(yè)鏈的過程中，在錘煉現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍的過程中，都具有極強(qiáng)的生命力，并更好地達(dá)到知識即檔案材料的收集、傳播、更新與再利用。
作者：孫慧雯 單位：黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院
