知識(shí)管理下企業(yè)檔案管理模式研究

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摘要:在當(dāng)今時(shí)代，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，知識(shí)和信息也隨之凸顯出它們的重要性。在現(xiàn)在這樣的形勢(shì)下，企業(yè)檔案實(shí)際意義就在于可以真實(shí)地記錄企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)。企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，它是一種基礎(chǔ)性信息資源，這對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義，對(duì)企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。

關(guān)鍵詞:標(biāo)準(zhǔn)化;科學(xué)化;企業(yè)管理;檔案

一、現(xiàn)階段傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式正面臨的挑戰(zhàn)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)多元化趨勢(shì)正在不斷加深，在這樣的社會(huì)背景之下，對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展進(jìn)程而言，檔案所起到的信息資源作用正在逐年遞增。對(duì)于我國(guó)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展過程而言，檔案不僅僅具有將歷史記錄下來的作用，同時(shí)，對(duì)于新時(shí)代的企業(yè)檔案數(shù)字化管理新模式具有服務(wù)作用。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與利用，不但對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索與瀏覽具有促進(jìn)作用，并且，也是推動(dòng)信息化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的一大進(jìn)步。盡管就社會(huì)主義發(fā)展的現(xiàn)階段而言，關(guān)于企業(yè)的檔案信息化建設(shè)力度還并不足夠，仍有一定的缺陷有待進(jìn)一步發(fā)展與改進(jìn)。譬如，很多情況下，企業(yè)檔案工作往往是被忽略的，大多數(shù)時(shí)候只是將檔案信息做一個(gè)簡(jiǎn)單的目錄，從而方便網(wǎng)上進(jìn)行檢索。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，由此可見，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)逐步發(fā)展成為現(xiàn)代化社會(huì)的必要發(fā)展趨勢(shì)，。因此，改革傳統(tǒng)檔案管理模式的首要任務(wù)就是轉(zhuǎn)變觀念。要想將檔案管理逐漸擺脫當(dāng)前的困境，就一定要認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性。

(一)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的地位每況日下

由分析很多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)實(shí)例可知，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由于不了解檔案工作，并不重視檔案工作。就現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顟B(tài)而言，許多國(guó)有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與檔案工作人員正呈現(xiàn)大幅度的下降趨勢(shì)。長(zhǎng)時(shí)間以來，服務(wù)于檔案機(jī)構(gòu)的工作人員以及相關(guān)檔案保管設(shè)施都處于相對(duì)落后的發(fā)展局面，大多數(shù)企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)工作條件難以得到真正地改善與進(jìn)步。甚至在大多數(shù)情況下，檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)常都會(huì)首先或重點(diǎn)被清理。另外，檔案管理還有另一大問題就是業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)不足，這嚴(yán)重阻礙了檔案工作的正常進(jìn)行。相比其他部門的工作人員而言，檔案部門工作人員的工資水平非常低。同時(shí)，在日常企業(yè)組織體系構(gòu)建過程中，檔案機(jī)構(gòu)的地位正呈現(xiàn)出一種逐年遞減的趨勢(shì)，這使得多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)的工作人員的工作積極性和職業(yè)自豪感收到嚴(yán)重打擊，很多人才因此流失，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理工作的正常發(fā)展。

(二)企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展不完善

當(dāng)檔案機(jī)構(gòu)管理過程出現(xiàn)了信息化的電子文件之時(shí)，很多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員常常會(huì)選擇回避。但傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下信息化發(fā)展的需要，如果過度的依賴傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式而不積極地尋求改變，一方面，難以適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，另一方面，還會(huì)使得電子文件與電子檔案難以得到真正的、有效的管理，還會(huì)誘發(fā)管理不當(dāng)?shù)葐栴}出現(xiàn)，從而帶來難以避免的工作失誤與麻煩。

(三)企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)化的管理

隨著企業(yè)的大規(guī)模重組與企業(yè)合并趨勢(shì)的不斷深化與加強(qiáng)，很多檔案材料被分散保管到各個(gè)部門，沒有辦法集中且統(tǒng)一地管理檔案，由此極易為檔案機(jī)構(gòu)的工作人員帶來短時(shí)間內(nèi)難以適應(yīng)的陌生期，一方面大大減低了工作人員的工作效率。另一方面，還極易誘發(fā)工作失誤現(xiàn)象的發(fā)生，從而帶來難以挽回的損失。甚至有的企業(yè)在檔案機(jī)構(gòu)工作過程當(dāng)中，由于管理出現(xiàn)問題出現(xiàn)了檔案材料被盜的事件。由此可見，根本性的檔案機(jī)構(gòu)變革是企業(yè)檔案部的得以發(fā)展與壯大的必要手段。

二、知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理間存在的必然聯(lián)系

(一)知識(shí)管理理念概述

隨著近年來科技革命的日益發(fā)展與進(jìn)步，知識(shí)經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，知識(shí)管理研究也隨之掀起了一番研究熱潮。知識(shí)管理作用于知識(shí)，其目的主要在于對(duì)知識(shí)的靈活運(yùn)用。在現(xiàn)階段的知識(shí)管理經(jīng)營(yíng)模式下，如何培養(yǎng)企業(yè)組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力是現(xiàn)階段的主要任務(wù)，只有加強(qiáng)了企業(yè)的適應(yīng)能力才能使得資金和自然資源不再成為企業(yè)發(fā)展的阻礙因素，從而有效地提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)下，知識(shí)資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著非比尋常的作用，它的生命力是非常強(qiáng)大的，它的發(fā)展前途是無限的。簡(jiǎn)言之，知識(shí)管理理念的具體思想內(nèi)涵在于，通過采取獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、傳播、共享等方式，產(chǎn)生管理企業(yè)的相關(guān)知識(shí)，然后使得這些知識(shí)積極地為企業(yè)的各項(xiàng)管理工作提供服務(wù)功能。在知識(shí)人才地位日益提高的今天，知識(shí)管理亦可以看作是企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展的新動(dòng)力，可以讓每個(gè)員工都可以接觸并將企業(yè)的知識(shí)進(jìn)行有效地利用，真正地實(shí)現(xiàn)將合適的知識(shí)在合適的時(shí)間交給合適的人去做。真正的做到在每時(shí)每刻可以找到最需要的知識(shí)。企業(yè)的優(yōu)勢(shì)就在于借助知識(shí)來獲得的，使之真正地做到用最少的錢，得到最大的收益。

(二)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案起到的作用

企業(yè)檔案的主要作用在于客觀且真切地記錄企業(yè)活動(dòng)。企業(yè)知識(shí)資源的主體已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為企業(yè)中的隱性知識(shí)，并成為其中的最核心的部分。同時(shí)，企業(yè)檔案還可以記載了企業(yè)員工在生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)工作時(shí)的真實(shí)情況。運(yùn)用企業(yè)檔案，可以結(jié)合以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，將其進(jìn)行分析處理，從而逐漸形成很多的企業(yè)顯性知識(shí)。所謂知識(shí)共享，主要是通過信息交流和傳遞來實(shí)現(xiàn)的，而企業(yè)檔案對(duì)實(shí)現(xiàn)它有重大意義。俗話說得好，能熟練掌握的才是真知識(shí)。常見的知識(shí)信息交流與信息傳遞的方式主要有語言和書面這兩種方式。從概念意義上解釋來說是，所謂書面交流主要是依托于文件、檔案等方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)于知識(shí)的利用以及交流。一旦知識(shí)的應(yīng)用范圍得到了一定的擴(kuò)大，那么，價(jià)值實(shí)現(xiàn)也會(huì)隨之得到等同力度的擴(kuò)大。企業(yè)檔案是維護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并且避免知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到不法侵害的重要舉措，并且，還可以對(duì)企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)時(shí)的每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行客觀并真實(shí)地記錄。在現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展過程中，它起到著至關(guān)重要的作用，它是知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬于某一企業(yè)的法律憑證，具有著證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬者的重要作用，這一作用在對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)糾紛問題案件的處理上，得到了充分的體現(xiàn)。除此以外，企業(yè)檔案的作用還體現(xiàn)在尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业倪^程當(dāng)中，不僅僅可以為其提供線索，更是為企業(yè)員工培訓(xùn)提供了有效的、科學(xué)的教材。在一些企業(yè)規(guī)模龐大、企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、企業(yè)員工數(shù)量巨大的問題處理上時(shí)，知識(shí)管理的作用也能得到有效的發(fā)揮，它以系統(tǒng)化的結(jié)構(gòu)對(duì)同企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)律性的記錄，而企業(yè)外部知識(shí)培訓(xùn)也可以加快企業(yè)新員工的適應(yīng)能力，可以使得員工以最快的速度投身于工作崗位，并有利于加快員工學(xué)習(xí)并遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度的進(jìn)程。由此可見，企業(yè)檔案不僅僅是企業(yè)自身的文化一種體現(xiàn)，并且，它也是企業(yè)家和企業(yè)員工在各項(xiàng)企業(yè)活動(dòng)的運(yùn)行過程所形成的一種理念，知識(shí)管理不但是一項(xiàng)管理活動(dòng)，亦可以稱之為是一種管理理念。

(三)知識(shí)管理是檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的必然走向

隨著信息化時(shí)代的不斷進(jìn)步，加之知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的日趨進(jìn)步，知識(shí)管理這一理念也隨之誕生了。知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中都處于主導(dǎo)地位，其生產(chǎn)的根本目的在于令知識(shí)的價(jià)值化為現(xiàn)實(shí)，從而使得企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力得到增加與退稿。企業(yè)的戰(zhàn)略資源是知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)，而其基本活動(dòng)是知識(shí)結(jié)構(gòu)再整理，包括知識(shí)的組織、傳遞、應(yīng)用、創(chuàng)新。它不但起到了加深人們對(duì)企業(yè)檔案的價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度的作用，并且可以將企業(yè)檔案管理工作的根本目的得到重新的審視與發(fā)展，從而使得企業(yè)檔案管理的基本活動(dòng)得到進(jìn)一步的革新與進(jìn)步，也可以令企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法得到新的審視與提高。創(chuàng)新型的企業(yè)檔案管理模式，首先要將改變傳統(tǒng)手工操作方式的任務(wù)置于首要地位，以知識(shí)管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，來發(fā)掘出企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，也可以采用用現(xiàn)代社會(huì)最為先進(jìn)、最為推崇的信息化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中來，從而使得企業(yè)價(jià)值得以更大化成熟的實(shí)現(xiàn)，從根本上替身企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與文化價(jià)值。

(四)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案管理的要求

知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)，需要依賴于拓展和完善企業(yè)檔案管理職能才能得以實(shí)現(xiàn)。想要使得企業(yè)生產(chǎn)力的開發(fā)得到加強(qiáng)，以及使得企業(yè)檔案知識(shí)得以充分利用，則需要從檔案管理的智能化服務(wù)變革入手，自始至終將檔案管理的任務(wù)置于企業(yè)知識(shí)管理中的核心地位，才能使得知識(shí)管理的作用效果達(dá)到最佳。這一檔案管理機(jī)構(gòu)的變革使得檔案人員已不再僅僅是檔案實(shí)體保管員，他們可以說是檔案知識(shí)的管理者，更是屬于檔案知識(shí)的提供者以及決策咨詢者，對(duì)于檔案管理工作起到著更為重要的作用。除此以外，企業(yè)完善并優(yōu)化館藏也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)施管理的重要舉措。檔案機(jī)構(gòu)的工作人員不但需要為電子文件的產(chǎn)生與控制注入大量的工作精力與耐心，并且還需要將完善和優(yōu)化館藏資源置于檔案工作的基礎(chǔ)重點(diǎn)任務(wù)當(dāng)中來。數(shù)字化資源的高效利用，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)的基礎(chǔ)工作，也是促進(jìn)知識(shí)管理得以實(shí)現(xiàn)的第一步，現(xiàn)代化的信息技術(shù)的利用也是數(shù)字化檔案館建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)性因素。想要使得知識(shí)管理得以付諸實(shí)踐，一方面，企業(yè)還需要通過不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步來使得自身檔案管理技術(shù)得以提高。另一方面，還需要結(jié)合時(shí)展的特點(diǎn)，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于實(shí)踐管理活動(dòng)當(dāng)中來。當(dāng)下，檔案信息化和企業(yè)信息化之間的關(guān)系是不可區(qū)分的，要想使得檔案信息資得以深度的開發(fā)與利用，還需要將建立完整化、信息化的電子文件置于首要地位，并幾何建立企業(yè)的知識(shí)庫、提供知識(shí)導(dǎo)航等方式，提升企業(yè)檔案的管理水平。

三、知識(shí)管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式

在當(dāng)前這個(gè)機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的背景下，檔案事業(yè)要想實(shí)現(xiàn)飛速的發(fā)展，就一定要主動(dòng)去適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的積極性。這樣做，才可以使得檔案工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的作用發(fā)揮到最佳效果。要想提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，就必須要企業(yè)檔案實(shí)施知識(shí)管理。

(一)構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理模式的目標(biāo)

當(dāng)下，正處于信息化發(fā)展日益強(qiáng)大的趨勢(shì)，我國(guó)企業(yè)管理的思想已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，這也為檔案管理帶來了巨大的改變。使檔案知識(shí)最大化的實(shí)現(xiàn)資源化、信息化是當(dāng)前檔案管理建設(shè)的主要目標(biāo)，依據(jù)信息管理的不同方式不同來進(jìn)行相關(guān)的分類保存，為今后的搜索和查詢工作提供了便利條件，也對(duì)知識(shí)型文檔，設(shè)計(jì)、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板建設(shè)與實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)建設(shè)的作用。還要擁護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的決策，充分了解并分析領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行管理決策的事項(xiàng)和過程，也是必不可少的。

(二)構(gòu)建檔案知識(shí)資源管理模式的方法

一般來說，可以依據(jù)組織結(jié)構(gòu)的不同將知識(shí)資源管理組織建設(shè)方案的分為兩項(xiàng)，一項(xiàng)是屬于知識(shí)資源管理團(tuán)隊(duì)，另一項(xiàng)則屬于知識(shí)資源管理中心。在實(shí)施檔案知識(shí)資源管理方案的前期階段，首先要進(jìn)行一系列的調(diào)查和研究。譬如，研究調(diào)查管理制度方面、硬件方面、技術(shù)方面、人才方面等方面的相關(guān)知識(shí)。這個(gè)方案的主體要素就是研究并制定出實(shí)施目標(biāo)。明確方案的實(shí)施要素，再建立保障系統(tǒng)，最后實(shí)施要素。綜上可知，必須要將原有觀念徹底推翻，打造出一種全新的工作方法，壯大檔案知識(shí)資源管理的隊(duì)伍，提高其工作人員的自身素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理逐漸趨向數(shù)字化建設(shè)，從而促進(jìn)檔案知識(shí)資源管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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作者:范海斌 單位:神東煤炭集團(tuán)公司檔案室