高校圖書資產(chǎn)管理保障探析

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一、高校圖書資產(chǎn)管理機制保障

目前，高校圖書資產(chǎn)分布廣泛，需要在管理機制上進行科學(xué)設(shè)置，達到管理有序，確保圖書資產(chǎn)不遺失，實現(xiàn)高校圖書資產(chǎn)共享，更好發(fā)揮其價值。一般來說，高校圖書資產(chǎn)管理管理機制涵蓋管理體系、管理責(zé)任以及管理方案等方面內(nèi)容。

（一）完善管理體系

針對高校圖書資產(chǎn)的涵蓋范圍，主要包含圖書館圖書資產(chǎn)、院系資料室圖書資產(chǎn)以及由科研經(jīng)費購置的散落于科研人員個人手中的零星圖書資產(chǎn)。當前，部分高校以“總館-分館”模式實現(xiàn)了圖書館與院系資料室之間的整合，但不少高校仍然是相對獨立，圖書館與院系資料室之間缺乏有效合作，不利于高校圖書資產(chǎn)的共建共享，而且存在資源的重復(fù)購置。同時，對于由科研經(jīng)費購置的散落于科研人員個人手中的零星圖書資產(chǎn)，目前缺乏有效的監(jiān)管，處于監(jiān)管失控狀態(tài)。為此，為了對高校圖書資產(chǎn)進行整體性的管理，確保高校圖書資產(chǎn)的保值增值和資源共享，應(yīng)當加快構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)管理體系，使得三部分圖書資產(chǎn)得到科學(xué)管理，做到應(yīng)管盡管，同時明確管理主體。具體來說，可以考慮從三方面構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)管理體系：一是設(shè)立學(xué)校層面由主管校長負責(zé)的高校圖書資產(chǎn)管理委員會，負責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)全校圖書資產(chǎn)管理；二是設(shè)立具體的圖書資產(chǎn)管理管理主體，統(tǒng)一負責(zé)全校圖書資產(chǎn)管理，可以由校圖書館負責(zé)，也可以由校國有資產(chǎn)管理部門負責(zé)；三是進行合理分工，將各類圖書納入管理范圍，由不同主體進行科學(xué)管理，一般來說，圖書館圖書資產(chǎn)由圖書館負責(zé)監(jiān)管，院系資料室及院系教師科研經(jīng)費支出購置圖書資產(chǎn)由院系資料室負責(zé)監(jiān)管。

（二）明確管理責(zé)任

高校圖書館資產(chǎn)范圍廣，類型多，高校不僅需要制定科學(xué)的管理機制，而且需要對各管理主體進行責(zé)任明確，確保管理機制有效運轉(zhuǎn)。為此，我們必須針對高校圖書資產(chǎn)管理體系中的各具體管理主體，制定具有可操作性的管理方案，對各管理主體的管理責(zé)任進行制度化確定，確保責(zé)任明確，保障高校圖書館資產(chǎn)的科學(xué)化管理，充分發(fā)揮圖書資產(chǎn)的效用。學(xué)校圖書資產(chǎn)管理委員會一般由學(xué)校主管（副）校長擔任主任委員，圖書館負責(zé)人、國資委負責(zé)人（或財務(wù)處負責(zé)人或設(shè)備處負責(zé)人）擔任副主任委員，各院系及相關(guān)部處負責(zé)人擔任委員。為了有效運轉(zhuǎn)，該委員會應(yīng)當指定學(xué)校圖書館或國資委等單位作為掛靠單位，同時在掛靠單位設(shè)立辦公室，負責(zé)學(xué)校圖書資產(chǎn)管理委員會的日常工作。一般來說，該委員會主要負責(zé)制定全校性的圖書資產(chǎn)管理原則、年度圖書資產(chǎn)采購計劃、重大圖書資產(chǎn)采購論證、大批量圖書資產(chǎn)采購招標、院系資料室圖書采購計劃的審批、各系統(tǒng)圖書資產(chǎn)的剔舊審批、學(xué)校各系統(tǒng)圖書資產(chǎn)的共享機制等。大學(xué)圖書館圖書資產(chǎn)是高校圖書資產(chǎn)的主體部分，一般由校圖書館按照國有資產(chǎn)管理要求全權(quán)負責(zé)其圖書采購與管理，并通過制定嚴格的采購制度和管理制度建立約束機制；相對獨立的院系資料室圖書由大學(xué)圖書館聯(lián)合校國資管理機構(gòu)進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，院系資料室負責(zé)日常管理；納入學(xué)校圖書館管理系統(tǒng)的院系資料室由大學(xué)圖書館按照“總館-分館”模式進行管理；院系師生通過課題經(jīng)費購置的零星圖書由院系資料室按照學(xué)校圖書資產(chǎn)管理委員會確立的采購規(guī)程與原則進行指導(dǎo)和管理，可考慮納入院系資料室館藏，由在校在職師生個人保存或資料室保存。

（三）制定管理方案

無論是何種管理體制，也無論涉及多少管理主體，均需要制定符合學(xué)校圖書資產(chǎn)現(xiàn)狀和國有資產(chǎn)管理原則且具有可操作性的圖書資產(chǎn)管理方案。該管理方案一般應(yīng)有校圖書資產(chǎn)管理委員會等全校性圖書資產(chǎn)管理機構(gòu)負責(zé)牽頭規(guī)劃制定，主體內(nèi)容由校圖書館負責(zé)制定涵蓋圖書采購程序、圖書管理制度、圖書館崗位職責(zé)等的管理方案，確保圖書館的有效運轉(zhuǎn)和圖書資產(chǎn)的采購、管理等，加強圖書館圖書資產(chǎn)的管理、核算和監(jiān)督，有效防止圖書館圖書資產(chǎn)的流失。

二、高校圖書資產(chǎn)管理制度保障

作為國有資產(chǎn)重要組成部分的高校圖書資產(chǎn)管理，應(yīng)該嚴格遵守相關(guān)法律規(guī)章，通過制定科學(xué)有效的管理制度，使得高校圖書資產(chǎn)管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，確保高校圖書資產(chǎn)的采購、保管、利用、剔舊等圖書資產(chǎn)管理活動有章可循，有法可依。遺憾的是，國內(nèi)“至今沒有一套完整的高等院校圖書資產(chǎn)的管理法規(guī)，使得高校圖書資產(chǎn)管理無章可循，無法可依。管理模式和管理制度還滯后于圖書資產(chǎn)的質(zhì)量、數(shù)量和結(jié)構(gòu)的變化”，各種賬實不符、家底不清、有賬無物、有物無賬等混亂現(xiàn)象較為普遍，難以進行實際評估，不能充分地體現(xiàn)圖書資產(chǎn)的真實價值，迫切需要通過構(gòu)建高校圖書資產(chǎn)制度化管理體系，確保高校圖書資產(chǎn)管理規(guī)范、圖書產(chǎn)權(quán)明晰、資源配置合理。

（一）加強圖書館制度建設(shè)，確保圖書館圖書資產(chǎn)管理制度化

圖書館圖書資產(chǎn)是高校圖書資產(chǎn)的重中之重，確保圖書館圖書資產(chǎn)的規(guī)范管理是實現(xiàn)全校圖書資產(chǎn)規(guī)范管理的前提，為此，必須強化圖書館制度建設(shè)，從圖書資產(chǎn)管理制度化管理視角，健全圖書館規(guī)章制度，減少圖書館圖書資產(chǎn)從采訪、編目到流通這一交接環(huán)節(jié)中的流失，全面實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一編目、統(tǒng)一加工、統(tǒng)一借閱制度,規(guī)范驗收程序，按照國有資產(chǎn)核算制度原則，將館藏圖書固定資產(chǎn)完整地納入國有資產(chǎn)制度化管理軌道。同時，切實加強館藏圖書借閱制度化管理，確保圖書館圖書采購、驗收、典藏、借閱、剔舊、報廢等圖書全程管理規(guī)范化、制度化，進一步完善與健全高校圖書館固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，使設(shè)備購置、驗收入賬、使用、處置、報廢等方面有章可循，有規(guī)可查，違章可究，不斷完善圖書館圖書資產(chǎn)管理體制，建立科學(xué)的圖書館圖書資產(chǎn)管理運行機制，合理配置圖書館館藏圖書資源，保證圖書資料資源的連續(xù)性、完整性、完好性、共享性。

（二）強化對各種不同渠道獲得的圖書資產(chǎn)建立相應(yīng)的管理制度

目前，對高校學(xué)科建設(shè)經(jīng)費、科研項目經(jīng)費以及相關(guān)專項經(jīng)費中購置的大量圖書資產(chǎn)的管理在高校圖書資產(chǎn)管理過程中往往容易被忽視，重視不夠，容易導(dǎo)致這部分圖書資產(chǎn)管理的混亂和造成國有資產(chǎn)的流失，也不利于圖書資源的共建共享，特別是部分用科研經(jīng)費采購的圖書，過去往往長期放在少數(shù)科研人員手里,易造成丟失，應(yīng)制訂一個統(tǒng)一的管理制度,指定專人管理,及時登記,及時處理,既保證科研人員能及時利用，又保證資料不流失。為此，筆者認為，高校國有資產(chǎn)管理部門應(yīng)當在加強圖書館圖書資產(chǎn)制度化管理的同時，協(xié)同學(xué)校設(shè)備處、財務(wù)處、科研處、學(xué)科辦等部處，制定嚴格規(guī)范、科學(xué)有效的高校學(xué)科建設(shè)經(jīng)費、科研項目經(jīng)費等項目經(jīng)費中購買的圖書資產(chǎn)管理制度?？紤]到制度的可操作性，部分高校規(guī)定由本校圖書館負責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)、管理這一部分圖書資產(chǎn)的管理職能，明確其職責(zé)和權(quán)利，將全校各類經(jīng)費所購置的文獻統(tǒng)一納入圖書館的管理系統(tǒng)中，并針對不同的情況分門別類地進行對待和處理。如南京農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，對所有各類經(jīng)費所購置的圖書一律納入計算機管理系統(tǒng)中；建立了相應(yīng)的館藏地,制定了對其館藏地不設(shè)借閱數(shù)量和借閱期限限制的流通規(guī)則；但當借閱者離校和退休時，則必須歸還其所借閱的圖書，這樣既保證了全校范圍內(nèi)圖書資產(chǎn)不會流失，也方便了圖書館對資產(chǎn)的管理，取得了較好的效果。

三、高校圖書資產(chǎn)管理技術(shù)保障

當前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，各高校圖書館也在信息化的推動下大力推進數(shù)字圖書館建設(shè)，圖書資產(chǎn)的入館后管理成果納入圖書管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了信息化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，基本實現(xiàn)了圖書館資產(chǎn)的數(shù)字化管理，使得圖書采購進館后，圖書的編目、典藏、借閱、剔舊等在線處理，使得圖書資產(chǎn)的變動能夠在圖書管理系統(tǒng)中得到及時、有效的揭示。通過技術(shù)手段實現(xiàn)高校圖書資產(chǎn)的科學(xué)管理是未來高校圖書資產(chǎn)管理的必經(jīng)之路。

（一）強化技術(shù)意識，掌握圖書管理系統(tǒng)平臺的應(yīng)用現(xiàn)狀

高校圖書資產(chǎn)管理部門必須要樹立技術(shù)意識，對業(yè)界當前技術(shù)管理動態(tài)具有高度的敏感性，揭示了解國內(nèi)外高校圖書資產(chǎn)信息化管理的最新狀況和發(fā)展趨勢。由于高校圖書資產(chǎn)范圍廣，不僅僅包含高校圖書館圖書資產(chǎn)，而且涉及各類課題經(jīng)費支付獲取的圖書資產(chǎn)，且分布比較分散，散落于各院系資料室（或分館）以及師生個人手中，按照傳統(tǒng)管理手段，難以有效揭示現(xiàn)有圖書資產(chǎn)的分布現(xiàn)狀，更不利于高校圖書資產(chǎn)的共享。為此，為適應(yīng)當前信息網(wǎng)絡(luò)社會的深入發(fā)展以及圖書館網(wǎng)絡(luò)化、自動化管理的趨勢，高校圖書資產(chǎn)的管理應(yīng)該主動順應(yīng)信息發(fā)展趨勢，自覺樹立技術(shù)自覺，及時掌握高校圖書管理系統(tǒng)平臺的應(yīng)用現(xiàn)狀，結(jié)合本校圖書資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀和圖書資產(chǎn)的分布狀況，通過與學(xué)?？蒲胁块T、信息服務(wù)部門、財務(wù)管理部門、國有資產(chǎn)管理部門以及校圖書館、各院系等多部門密切協(xié)作，規(guī)劃出臺符合各學(xué)校自身發(fā)展現(xiàn)狀的具有可操作性的圖書資產(chǎn)技術(shù)管理方案，明確責(zé)任主體及其具體責(zé)任，確保全校在圖書資產(chǎn)技術(shù)管理問題上統(tǒng)一認識與協(xié)作推進。

（二）整合技術(shù)平臺，實現(xiàn)全校圖書資產(chǎn)的統(tǒng)一揭示和管理

隨著我國現(xiàn)代化技術(shù)的不斷提高和普及，各高校也在不斷運用信息化技術(shù)手段提高各部門的管理質(zhì)量，縱觀當前高校圖書資產(chǎn)的管理現(xiàn)狀，各高校圖書館基本上均實現(xiàn)了圖書資產(chǎn)的信息化管理，有的高校利用國內(nèi)相關(guān)圖書信息系統(tǒng)管理平臺，如匯文圖書管理信息系統(tǒng)、金蝶圖書管理信息系統(tǒng)，有的高校利用國際上應(yīng)用較為廣泛的圖書信息系統(tǒng)管理平臺，如Horizon管理信息系統(tǒng)、Aleph管理信息系統(tǒng)等，基本實現(xiàn)了圖書的編目、查詢及讀者信息的管理以及圖書的采購、編目、下架、遺失等圖書管理環(huán)節(jié)的在線化和智能化，有效提高了圖書館圖書管理水平。為了實現(xiàn)當前高校圖書資產(chǎn)的集中統(tǒng)一管理，可以考慮以圖書館圖書管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)管理平臺，充分挖掘圖書館圖書管理平臺的功能，在確保圖書館圖書資產(chǎn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，將大學(xué)院系資料室圖書資產(chǎn)、散存于師生手中的圖書資產(chǎn)等統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)，在科學(xué)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)這類圖書資產(chǎn)的在線揭示，在條件允許的情況下實行統(tǒng)一管理并開放利用，提高高校圖書資產(chǎn)的整體效益。（本文來自于《辦公室業(yè)務(wù)》雜志?！掇k公室業(yè)務(wù)》雜志簡介詳見.）

四、總結(jié)

無論是高校圖書資產(chǎn)的機制保障、制度保障，還是高校圖書資產(chǎn)的技術(shù)保障，這均需要學(xué)校層面對此進行認真調(diào)研、廣泛征求意見，通過系列保障機制的規(guī)劃與實踐，根據(jù)高校資產(chǎn)管理工作實際，構(gòu)建完整的高校資產(chǎn)檔案管理體系和質(zhì)量保障體系，確保高校圖書資產(chǎn)的科學(xué)、規(guī)范管理，做到既符合國有資產(chǎn)管理法規(guī)精神，又使得管理方案具有可操作性，便于師生對圖書資源的利用,充分發(fā)揮圖書資產(chǎn)的社會效益。

作者：崔佳 單位：上海大學(xué)