醫(yī)院檔案管理工作中信息技術(shù)的運(yùn)用

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摘要：信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的運(yùn)用剛剛起步，如果想要其可持續(xù)健康地發(fā)展，需要醫(yī)院檔案管理人員扎實(shí)做好每一項(xiàng)工作。本文首先介紹了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的積極作用，并對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用的困境展開探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；醫(yī)院檔案；檔案管理

目前，信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)過不斷磨合，已經(jīng)取得了顯著成效，陳舊的檔案管理方式被打破，新鮮的管理理念正在逐步改善著醫(yī)院檔案管理服務(wù)功能，大大滿足了人們對(duì)醫(yī)院檔案管理的需求。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，我們也遇到了諸多困境，可以說，我們是在摸索中前行，在困境中發(fā)現(xiàn)新機(jī)，信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的運(yùn)用剛剛起步，如果想要其可持續(xù)健康地發(fā)展，需要醫(yī)院檔案管理工作人員扎實(shí)做好每一項(xiàng)工作。筆者在多年從事醫(yī)院檔案管理工作中總結(jié)了一些寶貴經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作的運(yùn)用有幾點(diǎn)看法，愿與同行一起探討。

一、信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用的積極作用

（一）保護(hù)紙質(zhì)檔案。醫(yī)院檔案資源服務(wù)工作一直是醫(yī)院與病患之間溝通的紐帶，患者在借閱病歷檔案時(shí)，就能夠體會(huì)到醫(yī)院檔案管理是否符合人性化、服務(wù)化的全新理念。以往的醫(yī)院病歷檔案調(diào)閱是需要患者到醫(yī)院病案科進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)檔并復(fù)印病歷，這給很多外地患者帶來諸多不便，尤其是在病歷檔案復(fù)印過程中容易造成紙質(zhì)檔案的破損，不利于紙質(zhì)檔案的保存和管理。電子病歷檔案的廣泛運(yùn)用有效緩解了這一個(gè)難題。人們在借閱檔案時(shí)，只需要在網(wǎng)上提交申請即可，后臺(tái)檔案系統(tǒng)客戶服務(wù)專員通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)交接信息，在線發(fā)送用戶所需檔案資源信息，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公方式，從而有力保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性。

（二）提升歸檔效率。醫(yī)院檔案涉及類目較多，在歸檔整理時(shí)，由于檔案管理人員專業(yè)技術(shù)的局限性，容易出現(xiàn)歸檔類目錯(cuò)誤的情況，即便后期核查檔案過程發(fā)現(xiàn)了這個(gè)錯(cuò)誤，糾正起來也十分困難，這也嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案歸檔工作的速度，致使工作效率始終得不到提升。檔案管理信息系統(tǒng)的成功搭建，大力改善了這一弊端，檔案管理人員只需要將檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵詞輸入到檔案信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)識(shí)別出檔案內(nèi)容所歸屬的類目，工作人員不再需要根據(jù)檔案目錄表查找類目，從而解放了管理人員的手工勞動(dòng)，讓檔案管理人員有更多的時(shí)間去鉆研專業(yè)技術(shù)，深度開發(fā)檔案信息資源利用與服務(wù)，在提升檔案歸檔效率的同時(shí)，也進(jìn)一步精確了檔案歸檔編號(hào)，讓醫(yī)院檔案管理工作更趨向規(guī)范化和科學(xué)化。

（三）避免重復(fù)存檔。醫(yī)院的正常運(yùn)營與發(fā)展離不開各個(gè)業(yè)務(wù)科室的鼎力支持，在每一項(xiàng)活動(dòng)的開展中，各業(yè)務(wù)科室都有其不同的特色和相同的環(huán)節(jié)，在檔案信息中就能夠有著明確的體現(xiàn)。那么如何將相同內(nèi)容的檔案資源進(jìn)行整合和總結(jié)，是考驗(yàn)檔案管理人員基本功的地方。傳統(tǒng)的人工檔案資源管理模式下，工作人員往往容易重復(fù)收集相同內(nèi)容的檔案，無法在眾多的檔案資源中迅速甄別出是否為重復(fù)檔案。信息技術(shù)融入到醫(yī)院檔案管理工作后，工作人員將檔案內(nèi)容輸入到篩選系統(tǒng)之中，系統(tǒng)就能夠自動(dòng)識(shí)別出該檔案內(nèi)容是否存檔過，以及上次檔案修改的時(shí)間，有效避免重復(fù)歸檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（四）滿足保管期限。檔案保管期限是依據(jù)檔案管理?xiàng)l例中的相關(guān)要求執(zhí)行，醫(yī)院檔案管理有別于其他行業(yè)的檔案管理工作，因?yàn)閺幕颊叩牡谝淮尉歪t(yī)到最后一次就醫(yī)往往跨度年限十分長，這就使得檔案管理工作量十分巨大。在手工錄入病歷檔案時(shí)，由于醫(yī)院就診患者眾多，難以按照患者每一次就醫(yī)時(shí)間為節(jié)點(diǎn)進(jìn)行存檔。醫(yī)院病歷檔案信息化實(shí)施以來，這一困境得到了有效改善，每一位就醫(yī)患者的身份證號(hào)碼是唯一不變的，檔案管理人員在接收到患者檔案后，可以通過患者的身份證號(hào)碼查詢到患者上一次就診時(shí)間，便于將患者連續(xù)就醫(yī)的檔案資料進(jìn)行存檔，也給醫(yī)生對(duì)就診患者下一步醫(yī)療指導(dǎo)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，尤其是同一病種不同患者的診療情況數(shù)據(jù)分析更是醫(yī)療科學(xué)研究的好幫手。

二、當(dāng)前信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用的困境

（一）管理理念落后。醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步與醫(yī)院檔案管理工作密不可分，然而在很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)眼中，醫(yī)療業(yè)務(wù)技術(shù)的精進(jìn)比檔案管理工作更為重要，經(jīng)常將醫(yī)院檔案管理工作邊緣化，視其為可有可無的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，恰恰是這種落后的檔案管理理念影響了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的腳步，致使檔案管理工作還停留在手工操作的層面上，無法展示出信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的積極作用，浪費(fèi)了珍貴的檔案信息資源利用價(jià)值。

（二）信息傳遞脫節(jié)。檔案信息資料的生成、保存到利用需要經(jīng)歷一個(gè)檔案信息傳遞過程，如果沒有一個(gè)健全的檔案資料交接制度，那就極為容易出現(xiàn)檔案信息傳遞過程的脫節(jié)現(xiàn)象，檔案資料就會(huì)滯留到某一個(gè)環(huán)節(jié)上，傳遞流程不暢、信息錄入滯后等等因素都會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案信息利用造成障礙，甚至在檔案信息傳遞時(shí)存在著人為丟失檔案的情況，難以保障醫(yī)院檔案信息歸檔的完整性和及時(shí)性。

（三）檔案服務(wù)單一。醫(yī)院檔案服務(wù)功能較弱，一般只針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部科研工作和患者病歷檔案調(diào)取，根本沒有真正發(fā)揮出醫(yī)院檔案資源在社會(huì)發(fā)展中的重要價(jià)值，檔案管理工作還處于保管狀態(tài)，且檔案服務(wù)項(xiàng)目較為單一，有關(guān)部門長期忽視檔案資源利用工作。雖然很多醫(yī)院已經(jīng)意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，開始著手構(gòu)建了檔案信息管理系統(tǒng)，但是卻在模塊設(shè)置上考慮不周全，僅僅只有幾種功能，無法滿足人們對(duì)醫(yī)院檔案資源的需求。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施陳舊。醫(yī)院檔案信息化需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、拍攝儀等信息設(shè)備的支持，可是由于檔案部門經(jīng)費(fèi)短缺，信息技術(shù)設(shè)備更新又較快，先進(jìn)設(shè)備還未完全配備，檔案信息化的開展也得不到快速推進(jìn)。硬件設(shè)施不到位、軟件設(shè)備維護(hù)慢等原因也在制約著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程。

三、促進(jìn)信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用的有效策略

（一）規(guī)定管理標(biāo)準(zhǔn)。各醫(yī)院要以戰(zhàn)略眼光，制定適合本醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn)，并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時(shí)，嚴(yán)格要求醫(yī)院各職能處室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在錄入的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視、部門協(xié)作、互相促進(jìn)，共同提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)新局面。

（二）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。檔案信息化管理的最終目的是為了確保檔案的利用，所以醫(yī)院檔案管理人員需要進(jìn)一步提升自身的檔案服務(wù)意識(shí)，樹立良好的服務(wù)理論，對(duì)檔案服務(wù)方式進(jìn)行優(yōu)化，加快醫(yī)院檔案信息服務(wù)的開放度。同時(shí)，醫(yī)院檔案部門在工作中需要加強(qiáng)與其他部門及科室的溝通和聯(lián)系，建立良好的交流平臺(tái)，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)渠道，最大限度地加快對(duì)醫(yī)院檔案資源的開發(fā)和利用，以便于更好地與現(xiàn)代化醫(yī)院管理的現(xiàn)實(shí)需求相適應(yīng)。

（三）維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的安全層次進(jìn)行劃分時(shí)，最好對(duì)各方面因素進(jìn)行全面、系統(tǒng)地考慮，并根據(jù)層級(jí)與管理的不同來設(shè)定針對(duì)性地訪問權(quán)限，并委派專業(yè)的系統(tǒng)管理人員來負(fù)責(zé)對(duì)用戶進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)敏感信息給予適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控，從而將其中常見的安全隱患給予及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和排除。同時(shí)，還可以借助一系列物理手段來確保網(wǎng)絡(luò)安全，如防火墻、身份認(rèn)證與加密技術(shù)等。防火墻技術(shù)被更多地應(yīng)用在被安全隔離的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，其不僅能夠?qū)ν獠烤W(wǎng)主機(jī)或用戶進(jìn)行有效地限制，而且在獲取允許的情況下才可以對(duì)檔案信息進(jìn)行訪問。

（四）提高人員素質(zhì)。在進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程中，為了確保其工作的效率和質(zhì)量，就需要做好管理人員的培訓(xùn)與教育工作，使他們更好地了解和掌握醫(yī)院的基本情況，如部門設(shè)置、工作分工和職能特點(diǎn)等，以便更好地培養(yǎng)復(fù)合型優(yōu)秀人才。同時(shí)，還需要加大管理人員對(duì)醫(yī)院相關(guān)部門業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)活動(dòng)的了解與掌握，并根據(jù)工作的實(shí)際情況來開展醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案的實(shí)際作用。綜上所述，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，越來越多先進(jìn)的技術(shù)手段被應(yīng)用到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)之中，從而有效地提高檔案管理的效率。因此，我們不僅需要清醒地認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息化的重要性，還要對(duì)檔案管理制度進(jìn)一步完善，對(duì)醫(yī)院信息管理設(shè)備進(jìn)行配置，不斷提高檔案服務(wù)的水平。

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作者：袁燕 單位：佳木斯市中心醫(yī)院