機關(guān)檔案管理中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用

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摘要:伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，新時期計算機信息技術(shù)在各行各業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。在機關(guān)檔案管理工作中加強計算機信息技術(shù)的應(yīng)用具有重要的積極意義，但是也要看到計算機信息技術(shù)在檔案管理方面應(yīng)用也存在一些局限性。本文首先探究了計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中應(yīng)用的意義，然后分析了目前在機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面存在的不足，最后針對如何加強機關(guān)檔案管理中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用提出了相關(guān)的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞:檔案管理;計算機信息技術(shù);機關(guān);應(yīng)用;意義;對策

在機關(guān)檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理模式主要是以人工統(tǒng)計管理為主，隨著機關(guān)事業(yè)單位等發(fā)展規(guī)模不斷擴大，時間不斷延長，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷擴充，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的新要求。借助計算機信息技術(shù)可以在檔案管理方面不斷提高自動化和系統(tǒng)化管理水平，同時也要看到加強機關(guān)檔案管理中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用也應(yīng)當(dāng)從保密性、安全性等角度進行不斷升級完善，這樣才能有效發(fā)揮計算機信息技術(shù)的價值。加強計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中的應(yīng)用情況與優(yōu)化對策探究，具有重要的意義。

一、機關(guān)檔案管理中加強計算機信息技術(shù)引入的意義分析

在機關(guān)事務(wù)管理工作中檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)工作，加強檔案管理，借助計算機信息技術(shù)等強化信息化建設(shè)，有利于不斷提高檔案管理科學(xué)化水平，具體意義表現(xiàn)在以下幾個方面。

(一)加強檔案管理與計算機信息技術(shù)的融合應(yīng)用，有利于不斷擴充檔案管理范圍傳統(tǒng)的檔案管理模式僅僅是在一定的范圍獲得相關(guān)的信息，且未能實現(xiàn)信息的共享，可以利用計算機信息技術(shù)等加強檔案管理信息資源的不斷搜集和完善，進而進行檔案信息的分類整理，這樣可以實現(xiàn)信息資源的有效共享，提高檔案管理全面化水平。

(二)加強檔案管理與計算機信息技術(shù)的融合應(yīng)用，有利于不斷提高檔案管理系統(tǒng)化水平借助計算機信息技術(shù)可以不斷落實檔案管理各個環(huán)節(jié)的精準(zhǔn)要求，并加強系統(tǒng)化整合，在保證基礎(chǔ)階段檔案資源完善的基礎(chǔ)上，有助于更好地體現(xiàn)檔案信息的完整性和統(tǒng)一性，進而更好地提高信息的利用價值。

(三)加強檔案管理與計算機信息技術(shù)的融合應(yīng)用，有助于提高檔案管理人員的綜合規(guī)劃能力通過在機關(guān)檔案管理工作中引入計算機信息技術(shù)，可以引導(dǎo)廣大檔案管理人員加強相關(guān)技術(shù)的研究探索，并充分利用信息技術(shù)等對檔案資源進行快速整合和利用，及時予以保存，也為后續(xù)的查閱等提供更多的便利。檔案管理人員不僅可以提高內(nèi)部檔案系統(tǒng)的完備性，也有助于從精細化的角度加強資源的深度開發(fā)與應(yīng)用，從而更好地推動檔案信息資源成果的有效轉(zhuǎn)化。

二、目前機關(guān)檔案管理中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

當(dāng)前在機關(guān)檔案管理工作重計算機信息技術(shù)逐漸引入，且發(fā)揮了一定的成效，檔案管理信息化水平不斷提高。但是總體上分析在檔案管理信息化建設(shè)方面依然還存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

(一)檔案信息資源真實性面臨挑戰(zhàn)對于檔案管理體系而言，最重要的是保證信息資源的完整性和真實性。如果檔案信息不夠真實，來源缺乏依據(jù)，那么將不利于維護檔案的權(quán)威性。在進行檔案整理的過程中，借助計算機技術(shù)可以提高檔案信息的電子化水平，但是也會導(dǎo)致一些保存的信息資源的丟失，且難以找到相關(guān)的原始資源的痕跡，那么導(dǎo)致一些檔案信息無跡可尋。這樣會導(dǎo)致檔案信息資源的真實性受到很大的挑戰(zhàn)。

(二)檔案管理保密性有待加強加強檔案管理信息化建設(shè)，要切實遵循基本的原則，最大限度保障檔案信息的保密度，這樣才能避免信息泄露導(dǎo)致一些不良損失。借助計算機信息技術(shù)等可以不斷提高檔案信息的整合效率。但是也要看到在利用網(wǎng)絡(luò)終端進行文件信息獲取的同時，也有可能由于計算機系統(tǒng)的風(fēng)險等進而導(dǎo)致文件信息出現(xiàn)病毒侵襲等，進而導(dǎo)致資源泄露，難以維護檔案信息資源的保密性。

(三)檔案信息利用力度有待加強在進行機關(guān)檔案信息化建設(shè)過程中需要廣大檔案管理人員熟練掌握相關(guān)的計算機技術(shù)，并融入檔案管理工作中，這樣才能確保工作成效。但是這種信息化模式也會帶來一些問題，比如在信息資源錄入的過程中一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷或者病毒攻擊，就會導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，信息資源丟失。檔案管理人員如果對相關(guān)的計算機技術(shù)掌握不全面、不扎實，那么也將導(dǎo)致檔案信息資源難以有效保存。此外檔案信息資源并不是束之高閣，應(yīng)當(dāng)加強深度開發(fā)與應(yīng)用，與組織人事管理以及其他方面的工作緊密融合，才能更好地提高信息資源的應(yīng)用價值，目前這方面的工作深度不夠，需要強化。

三、加強計算機信息技術(shù)在機關(guān)檔案管理中應(yīng)用的具體對策

為了進一步提高機關(guān)檔案管理水平，進一步發(fā)揮計算機信息技術(shù)的價值，建議從以下幾個方面予以完善優(yōu)化。

(一)加強檔案管理理念創(chuàng)新，構(gòu)建系統(tǒng)化管理體系檔案管理工作的開展需要加強統(tǒng)籌設(shè)計，在信息化建設(shè)的過程中需要不斷加強理念的轉(zhuǎn)變，這樣才能更好地結(jié)合時代的發(fā)展要求不斷進行檔案管理資源的深度開發(fā)利用。所以應(yīng)當(dāng)首先轉(zhuǎn)變思想觀念，認真學(xué)習(xí)最新的檔案管理方面的政策等，堅持與時俱進，從系統(tǒng)化的角度對檔案管理信息化建設(shè)予以統(tǒng)籌安排，完善相關(guān)的軟件配置機制，加強科學(xué)規(guī)劃管理，從而確保信息化體系有序建立與運營。

(二)加強技術(shù)升級，不斷提高檔案管理安全化水平一方面要圍繞檔案管理的目標(biāo)要求，在信息化建設(shè)方面不斷拓展其深度與廣度。要對檔案信息資源加強從采集到整合、利用、共享等方面的一體化建設(shè)，不斷進行信息的重組與歸檔，從而確保信息有效管理。另一方面要不斷提高檔案管理安全化水平，對過程中的檔案信息資源等進行全面密封保存，加強層層防護設(shè)置與驗證，做好備份管理，從而確保信息及時保存。此外還應(yīng)當(dāng)建立機關(guān)檔案電子信息檔案安全評估體系，對各類風(fēng)險等加強防護管理，密切監(jiān)控可能存在的問題并加強風(fēng)險識別與精準(zhǔn)判斷處置，切實保障電子檔案信息完整安全有效。此外還應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)的檔案管理信息化管理制度，對檔案管理信息化建設(shè)過程中各個崗位的權(quán)責(zé)明確，優(yōu)化流程，加強全過程質(zhì)量管理，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)能力、計算機技術(shù)水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及安全意識和服務(wù)意識，從而引導(dǎo)他們圍繞檔案管理信息化建設(shè)以及檔案資源的開發(fā)應(yīng)用等進行深度研究，形成更多的建設(shè)性建議，推動檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理工作緊密融合起來，最大限度發(fā)揮檔案信息的價值。

(三)加強檔案管理技術(shù)升級要圍繞檔案管理信息化建設(shè)，結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位自身的職能等，對檔案管理技術(shù)進行不斷升級，加大資金保障力度，全面加強全員檔案管理技術(shù)和方法的培訓(xùn)，注重檔案管理信息化技術(shù)的不斷升級，學(xué)習(xí)和借鑒更先進的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)等，從而更好地提高檔案管理信息化系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)等之間的兼容性和融合性，實現(xiàn)信息資源全面共享，減少信息的重復(fù)統(tǒng)計等。

四、結(jié)語

總之，機關(guān)檔案管理工作開展過程中計算機信息技術(shù)的應(yīng)用是一項重要的輔助工具，檔案管理工作本身具有動態(tài)性和系統(tǒng)性的特征。所以在具體實踐過程中還需要加強信息化體系建設(shè)，加強風(fēng)險防控與隊伍培訓(xùn)，這樣才能全面提高機關(guān)檔案信息化管理的規(guī)范性、科學(xué)性和安全性，實現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)與利用。

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作者：烏蘭圖雅 單位：興安盟氣象局