物業(yè)管理成本管理控制分析
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摘要：近年來，我國經(jīng)濟繁榮發(fā)展，促進(jìn)城市化進(jìn)程的加快，房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃興起，城市里興建了大量的住宅小區(qū)及辦公等設(shè)施，潛在大量的物業(yè)管理服務(wù)需求，物業(yè)管理服務(wù)行業(yè)將迎來輝煌時期。近段時間內(nèi)部分國內(nèi)外大型物業(yè)管理服務(wù)公司的迅速崛起并占領(lǐng)國內(nèi)的物業(yè)管理市場，為客戶提供專業(yè)優(yōu)質(zhì)的物業(yè)管理服務(wù)。物業(yè)管理企業(yè)是一個以服務(wù)為中心的特殊行業(yè),從表面上看公司管理的是“物”,但是實質(zhì)工作管理的卻是“人”。物業(yè)管理具有管理項目分布分散、管理內(nèi)容復(fù)雜多樣、成本發(fā)生面廣且形成點多，以及監(jiān)控線長、進(jìn)行24小時服務(wù)、監(jiān)管困難等特點。與此同時，物業(yè)管理服務(wù)公司在快速發(fā)展的同時管理服務(wù)成本也逐漸增加，甚至?xí)l(fā)生入不敷出的情況，這已經(jīng)嚴(yán)重的威脅到企業(yè)的生存發(fā)展。如何進(jìn)一步強化物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)的成本管控過程，掌控物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)的成本控制方法，把握收支平衡，實現(xiàn)盈利，必將對物業(yè)管理服務(wù)行業(yè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。要做好物業(yè)公司的成本管控，需要從全流程進(jìn)行控制，包含事前控制、事中控制和事后控制。
關(guān)鍵詞：物業(yè)管理公司；成本管理；成本控制
在物業(yè)管理公司在為客戶提供物業(yè)管理服務(wù)的過程中會發(fā)生人工、設(shè)備維修等各項成本支出，如果不能合理、全面的進(jìn)行控制和管理，必將增加公司的物業(yè)管理成本，降低企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。物業(yè)公司只有在激烈的競爭中選擇合理的方法對成本加強控制,完成控制目標(biāo),最終實現(xiàn)微薄的經(jīng)濟利益。下面本文將針對物業(yè)公司成本管控的事前控制，事中控制，事后控制等三個方面進(jìn)行細(xì)致闡述。
一、事前成本的控制
事前成本控制在物業(yè)管理公司成本管控的整體工作中具有舉足輕重的作用，是物業(yè)管理公司成本管理的重要部分。首先，物業(yè)管理公司在進(jìn)行經(jīng)營決策和成本決策中，需要參考事前項目費用指標(biāo)，為成本管理工作提供明確的奮斗目標(biāo)。具有事前成本控制標(biāo)準(zhǔn)后，后面的工作才會具有很強的針對性，從而減少盲目性，增強預(yù)見性。這樣物業(yè)管理公司在建立成本責(zé)任制后，可使成本控制的工作達(dá)到事半功倍的效果，從而有效做好物業(yè)公司的增收降耗工作。通常情況下物業(yè)管理公司在開展業(yè)務(wù)之前，為使成本費用開支與企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)相適應(yīng)，相關(guān)管理人員需要先分析影響物業(yè)管理成本的各種因素，并在成本控制方面建立有效的年度財務(wù)預(yù)算、水電費的定額管理以及職工薪酬預(yù)算與績效考核管理相結(jié)合的管理控制等一系列內(nèi)部管理制度，保證在成本控制上取得較為卓越的成效。物業(yè)管理公司在完善管理制度的基礎(chǔ)上,為縮減不必要的成本支出，還要結(jié)合各部門功能的不同，對相關(guān)的成本支出項目進(jìn)行摸底調(diào)查，掌握各種材料的實際消耗情況。物業(yè)公司先編制一個費用指南，再制定各個項目的費用指標(biāo)，從整體上控制所有費用的支出，最后將先制定的各個大項目成本支出控制目標(biāo)分解到各個責(zé)任部門。在月初，各站點上級管理部門負(fù)責(zé)人要根據(jù)本月的經(jīng)營情況會同費用的歸口管理部門，依據(jù)季度費用預(yù)算以及各月具體情況，對下屬站點確定不同的費用控制指標(biāo)。同時將所有的成本和期間費用支出納入相關(guān)職能部門的職權(quán)范圍，并制定出一套適應(yīng)公司管理實際情況的分級管理責(zé)任制度。物業(yè)公司在以利、權(quán)、責(zé)相互結(jié)合的原則建立分級責(zé)任制的時候，要給予下屬相關(guān)部門、單位一些經(jīng)濟權(quán)限和利益，這樣能夠促使其有能力做好本單位的責(zé)任成本工作，還能使其擁有一定的自主權(quán)，不會受到其他部門的控制和干涉，讓工作的開展更加符合實際，操作方法更具靈活性。物業(yè)公司還可以給予下屬項目單位壓縮流動資金定額的權(quán)限，使其有效減少利息的支出；給予下屬項目單位上交多余勞動力的權(quán)限，以有效減少本單位的薪資支出；給予下屬項目單位制定獎金分配標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)利，以有效提高員工工作的積極性，也利于費用指標(biāo)的完成,為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。最后，物業(yè)管理公司通過制定出相關(guān)的管理辦法，以激勵制度和獎罰制度作為輔助管理，把硬指標(biāo)和硬任務(wù)都公開化，可以讓廣大的一線員工都參加到物業(yè)的成本管理中。通常情況下物業(yè)公司的下屬項目機構(gòu)都是綜合管理部門，公司的財務(wù)部門要對這些下屬項目機構(gòu)進(jìn)行費用的監(jiān)督和審核，把綜合平衡工作做好。
二、事中的成本控制
事中成本控制是現(xiàn)代企業(yè)成本的核心，在企業(yè)成本控制系統(tǒng)中起著保證、促進(jìn)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)等重要作用。事中成本控制是管理者在基礎(chǔ)管理制度之下對計劃的執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)偏差時及時采取糾偏措施的活動。事中成本控制是完成計劃任務(wù)和實現(xiàn)組織目標(biāo)的有力保證，合理的控制方法是及時解決問題、提高組織效率的重要手段。事中成本控制是落實成本控制的具體關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是物業(yè)管理企業(yè)成本控制的重點內(nèi)容。物業(yè)管理企業(yè)在成本控制過程中，要履行有效的內(nèi)部管理制度，加強規(guī)范管理，通過企業(yè)內(nèi)部管理制度和規(guī)范的約束，提升企業(yè)工作效率，掌控物業(yè)管理企業(yè)的成本控制方法，執(zhí)行有效的控制措施，保障企業(yè)事中成本控制效果。
1.執(zhí)行部門管理責(zé)任措施。物業(yè)管理公司分級的責(zé)任制度就是要明確各歸口職能管理部門成本控制方面的權(quán)限與責(zé)任，充分調(diào)動員工積極性，把成本計劃中所規(guī)定的各個經(jīng)濟指標(biāo)，都按照內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分解，利用分級歸口的方式予以控制。此外，物業(yè)管理公司還要明確相關(guān)單位的責(zé)任，出現(xiàn)問題時能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。做到上述這些方面，物業(yè)公司就能建立上下統(tǒng)一，眾橫交錯的成本控制體系，也就有利于企業(yè)的長久發(fā)展。物業(yè)管理公司在經(jīng)營過程中，每一步都需要進(jìn)行成本控制，而且成本控制目標(biāo)還需要層層落實，下面就以某物業(yè)公司某小區(qū)雙層機械車位成本控制為例進(jìn)行分析（具體詳見表1），希望有一定的參考價值。從上面的列表中可以看出，物業(yè)管理部門進(jìn)行設(shè)備購置、使用之前，提前做好購置、維護(hù)管理計劃，例如列明設(shè)備購置、使用時點，具體的控制措施，同時把責(zé)任和任務(wù)都配給具體負(fù)責(zé)人，實行責(zé)任具體化，從而降低設(shè)備的購入、維保成本。
2.制定成本支出控制方法。
2.1加強材料費用控制。在材料費用的控制方面，物業(yè)公司主要需從以下兩方面進(jìn)行控制：材料消耗量控制和材料價格控制。在材料消耗量的控制方面，要求物業(yè)公司在日常中必須嚴(yán)格控制材料的消耗量，避免濫用材料，材料的供應(yīng)部門必須按照工作項目，專人負(fù)責(zé)材料的使用和領(lǐng)取。為此，物業(yè)公司內(nèi)部首先要制定出內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)材料消耗限額，然后建立限額發(fā)放、使用制度，各站點按照不同限額，在規(guī)定期間內(nèi)領(lǐng)用材料，以此來降低限額消耗量，這樣能有效控制總支出。其次，物業(yè)公司要控制物業(yè)各個站點使用材料的總量，測定各種材料的使用定額，有效降低材料的總使用定額。為達(dá)到控制目標(biāo)，相關(guān)定額制定人一定要到一線收集歷史資料，分析各站點材料使用情況的真實性，由此能夠更好的做出材料總量判斷，避免不必要的浪費，縮減材料使用總量定額。
2.2加強人工成本支出控制。物業(yè)企業(yè)在日常運營中會有很大的資金用在人工成本方面，如果在管理過程中很好的控制住人工成本，在一定程度上就能降低物業(yè)管理費的支出情況。物業(yè)公司想要控制人力資源成本，必須先了解各類工作人員的構(gòu)成明細(xì)，為較好控制公司的成本支出，必須保持服務(wù)品質(zhì)不變的前提下，根據(jù)小區(qū)面積、新舊程度以及入住率合理控制人員編制。通常情況下，物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)的職能部門設(shè)置都較為精干，同時輔以信息化的管理方式來精簡公司部門。物業(yè)管理公司會依據(jù)所管理小區(qū)的實際情況、企業(yè)發(fā)展階段、部門性質(zhì)、業(yè)務(wù)特征、崗位分類、任職能力、工作繁簡度等方面進(jìn)行綜合考量，用以下幾種方法減少人工成本。
（1）對于一些專業(yè)技術(shù)不強的崗位，將管理人員盡量壓縮，比如采取一人多崗的模式，有效減少人員的定編。
（2）通過加強技防改造和配備先進(jìn)設(shè)備等措施來減少人工成本的投入。比如在沒有封閉的小區(qū)新建圍欄、在人流較大的出入口安裝攝像頭等科學(xué)技術(shù)管理替代人工管理，以有效降低秩序維護(hù)人員的數(shù)量。
（3）對專業(yè)性強的技術(shù)工作，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)盡可能的通過委托外包服務(wù)來完成，比如如電梯年檢、空調(diào)的維護(hù)、鍋爐維修、外墻清洗等項目。為合理配備相應(yīng)人員工作范圍、工作量和定編數(shù)量，完善組織形式，不同部門的管理者在年初一定要編制好人工成本的全年預(yù)算,合理降低人力成本，提高人均管理面積及效能。
2.3加強水電費支出控制。在水電費支出控制方面，各個部門要配合上級部門做好材料、能源計量表，對重點部位沒有安裝計量設(shè)備的必須及時安裝計量器，這樣對水電消耗才有客觀的評判。在用電量控制方面，物業(yè)公司如想讓所在轄區(qū)在保障照明不變的前提下調(diào)低用電定額，對于需要24小時開啟的燈具，可安裝具有節(jié)電器的日光燈,對于其他公共照明，則建議大量采用LED照明燈，節(jié)能效果非常明顯；另外，也可以通過升級技術(shù)，比如傳統(tǒng)的供水系統(tǒng)一般是先由市政自來水進(jìn)入地下水箱間，然后變頻輸送到各家各戶，耗能較高。如果利用無負(fù)壓加壓泵技術(shù)對這些供水系統(tǒng)改造，能降低40～70%能耗。
2.4在控制其他直接成本費用方面，由于各項其他費用項目的性質(zhì)不同，處理的方法須也不同，物業(yè)公司需選定合理的控制方法，比如對已有定額的項目可按照定額進(jìn)行監(jiān)督控制，對沒有定額的項目可按照預(yù)算進(jìn)行控制。當(dāng)物業(yè)公司在執(zhí)行節(jié)約各項成本的具體方法過程中，物業(yè)公司還必須要求所有員工嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，如在工作中發(fā)現(xiàn)問題或想到有利于降低成本的舉措，要及時提出并告知上級領(lǐng)導(dǎo)，把企業(yè)當(dāng)做自己的家一樣去經(jīng)營,最終實現(xiàn)合理控制成本的目的。
3.對事中成本支出進(jìn)行全過程監(jiān)督管理。當(dāng)物業(yè)管理公司確定節(jié)約成本的具體方法后，需要對成本支出的全過程進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)問題，確?？刂品椒鋵嵉挠行浴５谝?，要挑選業(yè)務(wù)骨干成立監(jiān)督管理部門，管理成員必須了解各個部門和各個崗位的實際情況，以及目前所存在的問題，清楚在以后的監(jiān)督管理中，掌握監(jiān)督管理的重點。第二，要建立完善的監(jiān)督管理機制，讓監(jiān)督機制具體化，責(zé)任個人化，對每名成員當(dāng)月或本年度的具體工作都分配清楚，設(shè)定的崗位目標(biāo)也要明確，同時事先明確沒有完成任務(wù)的懲罰方式，然后由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督執(zhí)行，提高大家工作的積極性。監(jiān)督管理部門要成為物業(yè)公司降低成本的先鋒，在保證本部門各項成本最低的情況下，對成本管理的各個環(huán)節(jié)都進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立即上報直屬領(lǐng)導(dǎo)，必要時可將問題和責(zé)任人在公司公開，引以為戒，提高每名物業(yè)工作人員對成本管理的重視度。全過程監(jiān)督管理就是把各個環(huán)節(jié)的節(jié)約成本措施具體化，跟蹤落實化，避免出現(xiàn)上有政策下有對策的不利情況。
三、對事后成本的控制
在事后控制中，分析注意力通常集中于結(jié)果上。對執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行成本考核和成本分析,找到實際業(yè)績與控制目標(biāo)的差異，采取相應(yīng)的措施防錯糾偏，是矯正后續(xù)活動的起點。
1.建立正式的成本報告控制系統(tǒng)。編制成本報告對物業(yè)公司的成本控制非常重要，在編制報告的內(nèi)容時，一定要和崗位責(zé)任制以及成本責(zé)任制進(jìn)行掛鉤，管理人員可以對比控制標(biāo)準(zhǔn)和實際消耗量，對責(zé)任人以及責(zé)任單位的工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，從根源上分析問題的原因，這樣才能得到真實的數(shù)據(jù)，有利于以后的工作開展。
2.對成本差異情況進(jìn)行調(diào)查分析處理。當(dāng)設(shè)定成本控制目標(biāo)后，相關(guān)的責(zé)任人看到其現(xiàn)狀和目標(biāo)的差距，卻未能發(fā)現(xiàn)問題的根源，也沒有想到具體的解決辦法，責(zé)任人則應(yīng)及時向上級管理部門匯報。上級管理部門要和下屬具體部門一同進(jìn)行分析和探討，研究、確定解決問題的措施，以便在后續(xù)工作中實施、落實，在措施實施期間公司還需要安排專人予以監(jiān)督，保證解決措施的落實效果。除此之外，在解決措施實施后，物業(yè)公司最后還要分析公司所得到的經(jīng)濟效益，探討其是否達(dá)到有關(guān)的目標(biāo)，并從中吸取教訓(xùn)，為以后解決和控制該問題打下基礎(chǔ)。
3.考核獎懲機制.沒有規(guī)矩不成方圓，獎勵和懲罰機制是激勵員工工作的最好辦法。企業(yè)要把責(zé)任成本指標(biāo)歸入到考核當(dāng)中，不同部門有不同的需求，可結(jié)合需求的不同制定不同的激勵措施。在對一線普通員工進(jìn)行激勵時，可以使用提高或降低工資待遇的辦法；對于中層領(lǐng)導(dǎo)而言，主要進(jìn)行整體的業(yè)績考核，或者予以口頭批評，精神獎勵等，必要情況也要進(jìn)行物質(zhì)獎勵；對于高級領(lǐng)導(dǎo)而言，主要的還是進(jìn)行精神層面的鼓勵和批評。當(dāng)獎勵懲罰機制和每一個員工的工作職責(zé)和工作任務(wù)相互掛鉤后，員工負(fù)責(zé)的工作若出現(xiàn)問題，會在第一時間反饋到本人及時處理。管理人員則需要做好績效記錄，在每個月結(jié)束后，各個部門領(lǐng)導(dǎo)要對所有員工進(jìn)行考核，對出現(xiàn)問題的員工要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐u和懲罰，而工作表現(xiàn)優(yōu)異的員工要及時進(jìn)行精神、物質(zhì)獎勵，從而提高員工的積極性，讓每個員工都有明確的工作目標(biāo)和良好的工作狀態(tài)，為公司打造一個積極向上的團(tuán)隊奠定基礎(chǔ)。
四、結(jié)語
物業(yè)管理公司的全面成本管理十分重要，在物業(yè)管理企業(yè)中，通過加強內(nèi)部管理制度與規(guī)范的建設(shè)，提升全面成本管理控制效果，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)，物業(yè)公司成本控制主要分為事前成本管理、事中成本管理及事后管理管理，這三部分成本管理在企業(yè)成本控制中十分重要。物業(yè)公司通過全面成本管理，讓責(zé)任核算細(xì)致化，準(zhǔn)確化和有效化，完善費用控制核算制度，可以確保各項費用支出的合理性、真實性，降低企業(yè)運營中的成本支出，從而提高物業(yè)管理企業(yè)的成本控制效率，為企業(yè)發(fā)展做出保障。
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作者：朱麗彬 單位：中鐵六局集團(tuán)北京鐵路建設(shè)有限公司
