戶籍檔案數(shù)字化管理推進探析

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紙質檔案越存越多，查找、保存卻存在諸多不便，在城市數(shù)字化轉型和加強軟實力建設的今天，紙質戶籍檔案數(shù)字化勢在必行。今年以來，上海市公安局徐匯分局在市局人口辦、智慧公安辦的指導下，全速推進紙質戶籍檔案數(shù)字化加工，率先完成了全區(qū)13個派出所25萬卷、2000余萬頁戶籍檔案數(shù)字化加工任務，并研發(fā)基于公安網的信息交互、網上調檔實戰(zhàn)應用系統(tǒng)，在實現(xiàn)派出所“綜合窗口”入駐街鎮(zhèn)社區(qū)事務受理中心的基礎上，打通徐匯公安政務服務“最后一公里”，使戶籍檔案資源更好地服務于公安實戰(zhàn)和社會公眾。

一、查閱、保護歷史戶籍檔案，數(shù)字化應用優(yōu)勢明顯

由于轄區(qū)內新中國成立前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務，使得徐匯分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。“傳統(tǒng)紙質檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和準確姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個地址下往往有好幾戶甚至是十幾戶人家，翻閱查找難度就更大了?！惫簿C合窗口民警嚴曉韞說。一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠、被查詢人已經過世、后代又不甚了解詳細地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。而電子檔案是通過前期掃描紙質檔案，產生高清像素圖片，存入存儲設備。電子檔案的應用減輕了窗口工作人員查找等負擔，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率。不僅如此，紙質檔案因保存年代久遠后，不可避免會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。電子檔案并不會隨著時間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復查閱不會受損。

二、貼近實戰(zhàn)研發(fā)數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，民警工作效率成倍提升

徐匯分局全流程把控數(shù)據(jù)錄入質量，嚴守安全底線，優(yōu)先選擇有涉密資質的加工單位并簽訂保密協(xié)議，通過“雙機著錄、一機校驗”全面確保數(shù)據(jù)錄入準確性。而無紙化只是數(shù)字化的第一步，能夠隨時調取這2000余萬頁信息的平臺才是決定工作成敗和服務成效的關鍵。徐匯分局專門研發(fā)了B/S網絡版數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提供檔案檢索、圖像調閱、庫藏統(tǒng)計、數(shù)據(jù)導出、用戶管理等功能服務，實現(xiàn)對原始戶籍檔案的電子調檔查詢。電子檔案查詢軟件共設置了戶口簿冊、遷移證存根、遷入戶口證、死亡證存根、出生證、戶口審批材料等多個檔案類別，在查詢類別不詳?shù)那闆r下，也可通過綜合欄查詢所有檔案類別；設置了檔號、姓名、身份證、詳細地址、死亡時間、出生日期、年代等7項查詢條件，可通過其中一項條件查詢或多項條件組合查詢。針對1984年以后的戶籍檔案都是個人頁的問題，電子檔案查詢系統(tǒng)中還添加了顯示前后各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進行辨認，并增加了打印功能，大大方便了工作人員和民警隨時查檔調閱。通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導致的來回查詢舊檔案的老大難問題；同時也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務中心致使檔案室與窗口分離、民警調檔不便的困擾，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

三、實現(xiàn)警務效能最大化，助力城市數(shù)字化轉型

目前，徐匯分局應群眾申請開具戶籍證明查檔日均350余次，核查戶籍相關材料查檔日均200余次，查詢用時從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以內，大大提升了工作效率。5年前，一位年邁的阿姨來到湖南路派出所開具其祖父母的戶籍證明，她小時候只聽父母提起過祖父母的姓名，并不知道其他信息。當時，戶籍窗口民警嚴曉韞翻了大半天檔案，結果還是一無所獲。心懷歉意的小嚴在工作日志上記了一筆。2020年，湖南路派出所率先啟用電子檔案后，民警又聯(lián)系到了這位阿姨。結果，根據(jù)阿姨提供的姓名，民警5分鐘不到就查到了她祖父母的戶籍檔案，困擾多年的問題終于解決。李女士來到湖南路街道社區(qū)事務受理服務中心，想要辦理過世母親的歷史戶籍證明，綜合窗口工作人員小張通過系統(tǒng)查詢，立刻查到了相關信息，并為李女士打印了相關證明。“我記得以前到派出所開老房子戶籍證明，民警同志要進去翻半天，現(xiàn)在搬到這里，感覺所有東西都升級了，方便，真方便。”李女士感嘆道。除了到場辦理外，“一網通辦”的紅利也延伸到了手機端。市民任先生在手機“隨申辦”內提交了一個開具戶籍證明的申請，要求證明“上世紀60年代武康路某弄某號內，自己報的出生日期以及與父母的親屬關系”。工作人員收到申請后，通過姓名和地址，迅速查出上世紀60年代的戶口登記表，摘抄相關信息填報上傳系統(tǒng)。這樣，任先生在手機端就能收到一張帶有公安機關蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、打印。徐匯警方還將不斷探索完善電子檔案的深入應用，打造一流數(shù)字基礎設施，實現(xiàn)警務效能最大化。在實現(xiàn)“進政府一扇門，辦個人大小事”的同時，助力上海城市數(shù)字化轉型和城市高品質生活。

作者:吳藝 馬凱 單位:人民公安報