干部人事檔案專項審核工作實操要點

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摘要:結(jié)合W公司的兩次專審工作實踐，總結(jié)干部人事檔案專項審核工作九大模塊的具體實操要點和相關(guān)注意事項。針對專審過程中出現(xiàn)的比較集中和突出的問題，提出將檔案專審與人力資源信息管理工作相結(jié)合，及時準(zhǔn)確更新干部人事信息，對專審工作實施全流程閉環(huán)管理，關(guān)注問題點的解決處理，充分挖掘?qū)徯畔r值，為企業(yè)人力資源管理與開發(fā)提供重要支撐。

關(guān)鍵詞:人事檔案;專項審核;人力資源管理

一、專審各欄目實操要點

專審的重點是“三齡兩歷一身份”，此外，還包括家庭主要成員及重要社會關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)、學(xué)術(shù)評鑒、獎懲等基本信息?！陡刹咳耸聶n案專項審核情況登記表》中共設(shè)置九個欄目。專審的內(nèi)容覆蓋整本檔案，一般而言，應(yīng)結(jié)合整本檔案的全部內(nèi)容進行綜合分析。但是在實操過程中，每項內(nèi)容需查閱的資料通常相對固定，如果能夠熟悉相關(guān)資料的位置和內(nèi)容、優(yōu)化審核流程，可以極大地提高專審工作效率，同時降低差錯幾率，確保專審質(zhì)量。

(一)出生時間

出生時間幾乎在人事檔案中的每份材料中都有記載。按照檔案專審工作要求，一般來說，無須逐份比對，主要看最早材料與最新《任免表》記載是否一致。從形成時間來看，《入團志愿書》通常產(chǎn)生于初中時期，常常是整本檔案的最早材料。如沒有《入團志愿書》，則最早材料通常為高中/中專畢業(yè)時的登記表、政審材料、體檢材料等，或是《應(yīng)征入伍登記表》《招工審批表》等。審核時，可快速瀏覽檔案目錄，比較每一類的最早材料，從而迅速定位整本檔案的最早材料。出生時間的認(rèn)定是檔案專審中最審慎也最為復(fù)雜的環(huán)節(jié)。在具體實踐中，可能會遇到各種情況:(1)如果檔案中除最早材料以外，其他材料及最新《任免表》記載的出生時間均一致，是否仍然按照最早材料記載認(rèn)定出生時間?只要檔案中的最早材料不存在涂改、造假的情況，就必須遵循“最早最先”原則，根據(jù)最早材料記載認(rèn)定出生時間。如果最早材料真實性存疑，則需結(jié)合整本檔案綜合分析，并設(shè)法聯(lián)系公安機關(guān)、戶籍管理機構(gòu)、早期學(xué)校等，充分調(diào)取資料，對此人的出生時間進行綜合研判并嚴(yán)格按照規(guī)定的流程給出組織認(rèn)定。(2)檔案中出生日期按農(nóng)歷填寫的，如何認(rèn)定?只有當(dāng)檔案中的最早材料在出生時間欄明確標(biāo)注了農(nóng)歷、陰歷等字樣的，才可認(rèn)定為農(nóng)歷記載，并查閱日歷換算為對應(yīng)的公歷日期。如無農(nóng)歷、陰歷等字樣，本人口述當(dāng)時填寫的是農(nóng)歷、陰歷的，不予認(rèn)定。(3)因考學(xué)、入黨、入伍、招工等原因，故意在相關(guān)材料中將年齡填大，后續(xù)又根據(jù)檔案最早記載將年齡改小的，是否仍然按照最早材料記載認(rèn)定出生時間?為避免重復(fù)得利，須認(rèn)定為填大的年齡。(4)如何判斷出生日期是否涉嫌造假?主要通過推斷整本檔案的邏輯性來進行分析，如入學(xué)、工作、入伍、入團入黨等重要事件的年齡是否符合相關(guān)要求和基本邏輯，檔案前后記載是否一致，如按照《黨章》規(guī)定，入黨時要年滿18周歲。還可根據(jù)檔案中記載的家庭成員年齡推算其年齡是否合理。

(二)參加工作時間

參加工作時間通常以檔案中的參加工作材料記載為準(zhǔn)，參加工作材料具體見表1。表1參加工作材料一覽表人員類別參加工作材料高校畢業(yè)生《報到證》《畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級審批表》工人《招工審批表》《報到證》《全民所有制合同制在籍工人登記表》入伍人員《應(yīng)征入伍登記表》知青《上山下鄉(xiāng)定向歸口表》其他《錄(聘)用審批(備案)表》如檔案中未發(fā)現(xiàn)上述材料，則可參考經(jīng)過組織部門認(rèn)定并蓋有公章的《干部履歷表》、《員工登記表》等材料判斷參加工作時間。

(三)入黨時間及入黨材料

入黨時間應(yīng)以第六類的《入黨志愿書》記載為準(zhǔn)。在審核登記入黨時間的同時，還需審查入黨材料是否完整。按照人事檔案整理規(guī)范，應(yīng)將《入黨申請書》《積極分子登記表》《預(yù)備黨員考察表》《轉(zhuǎn)正申請書》等材料放入檔案并歸入第六類。如上述材料不完整，則需聯(lián)系相關(guān)黨組織查找補充。

(四)學(xué)歷學(xué)位

學(xué)歷學(xué)位審核的關(guān)鍵在于材料的完整性。對應(yīng)學(xué)習(xí)經(jīng)歷能夠在檔案中展現(xiàn)出完整的入學(xué)、學(xué)習(xí)過程成績及畢業(yè)等全流程，審核人員才能對學(xué)歷學(xué)位情況進行準(zhǔn)確認(rèn)定。不同學(xué)歷對應(yīng)的材料有所不同，筆者在實踐過程中，總結(jié)出“3456”快速記憶法，能有效幫助審核人員快速記憶并應(yīng)用，除此之外，黨校學(xué)歷應(yīng)有學(xué)歷證明;在國(境)外取得的學(xué)歷學(xué)位應(yīng)有國家學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證機構(gòu)出具的相關(guān)認(rèn)證材料(中文)。上述材料不完整的，應(yīng)設(shè)法聯(lián)系學(xué)?；蛳嚓P(guān)機構(gòu)補充完整并進行認(rèn)定。認(rèn)定途徑包括直接向發(fā)證學(xué)校/教育部留學(xué)服務(wù)中心查證、學(xué)信網(wǎng)查詢等。

(五)工作經(jīng)歷

檔案中反映干部工作經(jīng)歷的材料主要包括第一類的各種履歷表、登記表和第九類的《干部任免審批表》、工資材料等。在審核干部工作經(jīng)歷時，應(yīng)將最新《干部任免審批表》中記載的工作經(jīng)歷與其他各類材料一一印證。如出現(xiàn)不一致情況，除明顯錯誤外，一般應(yīng)以組織依據(jù)為準(zhǔn)。

(六)干部身份

檔案中反映干部身份的材料一般是第九類的轉(zhuǎn)正定級、錄干、聘干或轉(zhuǎn)干等材料。干部身份一般通過以下途徑獲得，每一種途徑應(yīng)具有相應(yīng)的材料。(1)直接就業(yè):《報到(派遣)證》《吸收錄用干部審批表》《轉(zhuǎn)正定級審批表》(2)工轉(zhuǎn)干:《轉(zhuǎn)干審批表》(3)軍轉(zhuǎn)干:《轉(zhuǎn)業(yè)審批表》(七)獎懲情況檔案中記載獎懲情況的材料主要包括第七類的獎勵材料和第八類的處分材料。審核時主要考察《任免表》中是否如實填寫了受處分情況，以及受處分相關(guān)資料是否根據(jù)要求及時入檔。(八)家庭主要成員及重要社會關(guān)系這一部分主要看家庭成員信息是否填寫完整并及時更新，以及檔案中前后記載是否一致。

二、專審工作優(yōu)化措施

(一)將專審與人力資源信息管理工作相結(jié)合，及時準(zhǔn)確更新干部人事信息

整個專審工作的信息審核，都需要以檔案中的最新《任免表》為依據(jù)，比對最新《任免表》與其他檔案材料記載的信息是否一致。由此帶來一個問題，就是并非所有干部都有《任免表》，特別是近些年來招錄的大學(xué)生，畢業(yè)后來到企業(yè)就具有干部身份，如果尚未提拔到更高級別崗位，檔案中往往連一份《任免表》都沒有，這就給專審工作造成了困擾。W公司結(jié)合實際，針對這部分沒有《任免表》的檔案，提出以本單位人力資源信息系統(tǒng)中的對應(yīng)信息替代《任免表》信息，進行審核比對。專審工作完成后，再根據(jù)專審結(jié)果對人力資源信息系統(tǒng)進行及時更新，確保相關(guān)信息準(zhǔn)確有效。

(二)對專審工作實施全流程閉環(huán)管理，關(guān)注問題點的解決處理

對干部人事檔案本身的審核登記只是專審工作的第一步，后續(xù)流程還包括匯總分析、調(diào)查核實、材料補充、審核認(rèn)定、材料歸檔等重要步驟，要切忌“頭重腳輕”，只關(guān)注發(fā)現(xiàn)問題，而忽視解決問題。對于檔案專審過程中查找出的問題點，要根據(jù)不同的情況分別進行處理:(1)對于材料不完整的，要及時聯(lián)系相關(guān)部門查找補充，歸入檔案并做好登記;對于材料不規(guī)范的，如缺少公章，在核實材料真實性后，按規(guī)定流程進行補章。(2)對于檔案中的重要信息前后記載不一致的，組織部門應(yīng)按規(guī)程進行審核確認(rèn)，使干部相關(guān)信息清楚明確，不留問題點。(3)明確檔案造假的，要按規(guī)定進行黨紀(jì)政紀(jì)處理。(4)詳細記錄各問題點的處理過程及結(jié)果，并按照檔案管理要求將應(yīng)歸入檔案的材料及時入檔，這樣后續(xù)因其他需要(如任前審核)再次查閱檔案時，可直接運用專審成果，避免圍繞相同問題點重復(fù)工作、反復(fù)查閱，既浪費人力，也不利于檔案的保存。此外，在材料補充環(huán)節(jié)需要注意的是，入檔材料與本人持有的相關(guān)證書是互為呼應(yīng)、相輔相成的，例如大學(xué)期間的入檔材料，展現(xiàn)的是從入學(xué)到畢業(yè)的完整過程，學(xué)歷學(xué)位證書則強調(diào)展示了順利完成該段學(xué)習(xí)經(jīng)歷后獲得的受到社會廣泛認(rèn)可的結(jié)果，因此，不能簡單以證書復(fù)印件作為補充材料歸檔，可嘗試聯(lián)系學(xué)校，設(shè)法查找學(xué)校檔案館或教務(wù)部門留存的資料。在實操過程中，我們也有成功補充到相關(guān)原件入檔的，雖然比較困難，但是材料的真實性和可信度會更高。

(三)充分挖掘?qū)徯畔r值，為企業(yè)人力資源工作提供重要支撐

檔案專審的結(jié)果性材料———《干部人事檔案專項審核情況登記表》具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，可在此基礎(chǔ)上開發(fā)信息系統(tǒng)，統(tǒng)一抓取數(shù)據(jù)并進行匯總分析，能夠極大地提高專審工作效率。如果企業(yè)具備相關(guān)條件，甚至可以進一步利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，對專審信息進行深度分析，使專審成果能夠充分運用于其他組織人事決策，發(fā)揮其最大價值和效用，為企業(yè)的人才選拔和管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

干部人事檔案專項審核工作，是落實從嚴(yán)治黨與從嚴(yán)治吏現(xiàn)實需求，是選用好干部、提升干部工作公信力的重要保障，是進一步規(guī)范檔案管理工作的迫切需求。做好專審工作，要嚴(yán)肅組織紀(jì)律，熟練掌握方法，并以此為契機，進一步健全和完善干部人事檔案管理機制，從而充分發(fā)揮干部人事檔案在人力資源開發(fā)利用中的作用，不斷激發(fā)檔案工作活力。

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作者：袁小燕 單位：寶鋼股份武漢鋼鐵有限公司