醫(yī)院病歷檔案精細(xì)化管理應(yīng)用研究

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摘要：精細(xì)化管理應(yīng)用在醫(yī)院病歷檔案管理中，可提高檔案質(zhì)量和管理水平，實(shí)現(xiàn)病歷檔案的現(xiàn)代化管理，有利于醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行，為醫(yī)療服務(wù)提供有力保障。本文對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理的重要性及精細(xì)化管理應(yīng)用于檔案管理的意義進(jìn)行了分析，找出了醫(yī)院病歷檔案管理現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，列舉了幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；精細(xì)化管理；應(yīng)用

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院歷史和進(jìn)程的文檔信息資料，是醫(yī)院傳承文化、服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)及可持續(xù)發(fā)展的信息資源保障，為醫(yī)院的整體發(fā)展服務(wù)［1］。隨著醫(yī)改政策推進(jìn)，醫(yī)院病歷檔案信息劇增，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展下改進(jìn)醫(yī)院病歷檔案管理工作，需找出現(xiàn)狀問(wèn)題，樹(shù)立全新管理理念，不斷完善檔案管理工作，形成制度化、規(guī)范化的管理。

1精細(xì)化管理的意義

1.1促進(jìn)醫(yī)療水平、降低醫(yī)患糾紛

病歷檔案管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，可為醫(yī)療工作提供精準(zhǔn)的參考標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。尤其是對(duì)患者的臨床資料檔案管理中，醫(yī)院研究團(tuán)隊(duì)可對(duì)完整連續(xù)的患者檔案進(jìn)行分析，為各種醫(yī)療研究的提升提供有力依據(jù)，促使醫(yī)療工作實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐的結(jié)合。當(dāng)前醫(yī)院中的醫(yī)患糾紛多是因?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療能力有限，對(duì)患者進(jìn)院就醫(yī)的資料檔案管理不規(guī)范，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，難以解釋清楚，無(wú)法追尋根源，責(zé)任劃分不清，互相推諉。精細(xì)化管理應(yīng)用于病歷檔案管理工作中，能在精細(xì)化管理理念的引導(dǎo)下，建立檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案流程，使檔案管理更加詳細(xì)和科學(xué)合理化，避免了常規(guī)檔案中管理制度不全、管理不規(guī)范、醫(yī)療數(shù)據(jù)不全、信息未及時(shí)更新等諸多問(wèn)題，進(jìn)而有效地緩解醫(yī)患爭(zhēng)論及矛盾，降低醫(yī)患糾紛，有利于打造良好健康的醫(yī)療環(huán)境。

1.2提升檔案價(jià)值

隨著人們健康意識(shí)的提升，醫(yī)院就醫(yī)人數(shù)上漲，病歷信息量增大，病歷檔案管理工作的工作量及難度都有所增加。在病歷檔案管理中引入精細(xì)化管理，有利于各環(huán)節(jié)工作的順利開(kāi)展，精細(xì)化管理會(huì)對(duì)病歷檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化，對(duì)患者信息上會(huì)做到細(xì)致篩選，確保信息的準(zhǔn)確，為臨床治療方案制定提供精準(zhǔn)的參考，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展。

2醫(yī)院病歷檔案管理存在的問(wèn)題

2.1缺乏管理制度

隨著醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展，醫(yī)院行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，部分醫(yī)院為提高市場(chǎng)占有率，以效益考慮為先，忽略了對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理的價(jià)值。導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案分類(lèi)不清、缺失嚴(yán)重。這些問(wèn)題對(duì)醫(yī)院各部門(mén)的運(yùn)行均產(chǎn)生了不同程度的影響，只有加強(qiáng)病歷檔案制度的管理建設(shè)，才能確保完整的檔案資料信息，為醫(yī)院運(yùn)行及發(fā)展提供有效保障。

2.2收集率不高

檔案收集對(duì)醫(yī)院檔案管理工作較為重要，但大多醫(yī)院的管理模式與醫(yī)院發(fā)展的總體趨勢(shì)不匹配，管理模式落后，與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況不符，無(wú)完善的病歷醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)對(duì)檔案歸檔不及時(shí)，檔案分類(lèi)混亂，交接不清，規(guī)范化較低，導(dǎo)致檔案管理整體質(zhì)量不高，有效利用率較低。

2.3檔案管理人員素質(zhì)不高

大多醫(yī)院認(rèn)為病歷檔案管理工作屬于后勤范圍，對(duì)其崗位人員要求不高，在人員選擇上多選擇年齡較大或退休的老職工，極少?gòu)耐庹衅笇I(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致病歷檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高，無(wú)法有效地進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的管理，無(wú)法對(duì)醫(yī)院發(fā)展提供有力服務(wù)。

3精細(xì)化管理在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1提高管理意識(shí)、完善管理制度

首先，醫(yī)院管理者要提高檔案管理意識(shí)，明確病歷檔案管理的建設(shè)方向和目標(biāo)。制定管理目標(biāo)時(shí)要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，以規(guī)劃出符合自身檔案建設(shè)發(fā)展的計(jì)劃。其次，病歷檔案管理者要完善檔案管理體系，健全管理各項(xiàng)制度，為管理工作的開(kāi)展提供便利。尤其是在新時(shí)期下，要重視細(xì)化管理制度，規(guī)范檔案工作人員，做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管，確保各項(xiàng)工作規(guī)劃科學(xué)合理，以促進(jìn)檔案管理提升整體質(zhì)量。再次，可實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，以進(jìn)一步約束及規(guī)范病歷檔案工作人員行為，引導(dǎo)其建立正確的工作價(jià)值觀，實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲［2］。

3.2應(yīng)用6S精細(xì)化管理

此理念是經(jīng)5S管理理念而來(lái)的，具體是指把企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中的人員、材料及機(jī)械等因素實(shí)施協(xié)調(diào)管理，以提高工作質(zhì)量及效率［3］。把6S應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案精細(xì)化管理，可創(chuàng)新檔案管理理念，提高工作的指導(dǎo)性，針對(duì)檔案管理粗放問(wèn)題進(jìn)行有效的優(yōu)化。主要包括6方面：

3.2.1整理。是指首先整理好工作環(huán)境，按工作需求及工作內(nèi)容把物品分類(lèi)，確保工作環(huán)境內(nèi)的物品均有用，清除無(wú)用品，提高工作環(huán)境的簡(jiǎn)潔感，為精細(xì)化管理營(yíng)造良好的工作環(huán)境［4］。在醫(yī)院病歷檔案管理中，就是將檔案分類(lèi)，存儲(chǔ)保留有價(jià)值的檔案資料，刪除無(wú)價(jià)值的資料，簡(jiǎn)潔化檔案，規(guī)范有序地進(jìn)行檔案管理，提高其用房空間。醫(yī)院病歷檔案類(lèi)型多、數(shù)量大，較分散和凌亂，檔案管理工作人員可根據(jù)價(jià)值鑒定明確檔案的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，留取精華，以提高檔案后期利用率。

3.2.2整頓。是把物品做好標(biāo)識(shí)，按規(guī)定擺放，確保工作環(huán)境整齊，以方便物品使用，進(jìn)而提高工作效率［5］。將醫(yī)院病歷檔案資料進(jìn)行合理歸置和標(biāo)識(shí)，以方便檔案資料的后期查找和利用。醫(yī)院病歷檔案應(yīng)根據(jù)不同的專科部門(mén)由不同的部門(mén)負(fù)責(zé)和存放。做好各科室部門(mén)的病歷檔案收集、整理，交于后勤部門(mén)存于檔案室，并做好交接手續(xù)，便于后期查找。檔案管理工作人員應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)，標(biāo)識(shí)好檔案，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字歸檔。

3.2.3清掃。是指清掃工作環(huán)境，以營(yíng)造舒適的工作氛圍，減少物品的損壞。醫(yī)院病歷檔案管理中，清掃是對(duì)存檔區(qū)的清潔。病歷檔案管理者可制定相應(yīng)的衛(wèi)生管理制度，明確清潔和保護(hù)職責(zé)。如每周進(jìn)行清掃；每月進(jìn)行大掃除和紫外線消毒；調(diào)整好溫度、濕度，保持通風(fēng)；地面無(wú)雜物，無(wú)衛(wèi)生死角。

3.2.4清潔。是指前3項(xiàng)工作的落實(shí)和制度呈現(xiàn)，以保證工作環(huán)境清潔狀態(tài)的維持。醫(yī)院病歷檔案管理中主要是明確檔案管理工作人員的職責(zé)，為規(guī)范化管理提供支持。如：檔案管理者依據(jù)功能將檔案室劃分為不同子檔案室，制定不同的人員負(fù)責(zé)；制定責(zé)任制，落實(shí)人員對(duì)檔案整理、整頓和清掃的責(zé)任，做好雨季的檔案檢查，排除不良環(huán)境影響因素，放假前關(guān)好電源、門(mén)窗，避免安全隱患，依據(jù)其工作成效給予獎(jiǎng)懲；增設(shè)檔案室消防設(shè)施、防盜窗、滅蟲(chóng)器、文件掃描儀等硬件設(shè)備，以更好地為檔案管理服務(wù)。

3.2.5素養(yǎng)。是指崗位工作人員所需的素養(yǎng)，以便其按規(guī)程工作，養(yǎng)成良好工作習(xí)慣。應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案管理工作中，首先要認(rèn)清檔案管理工作開(kāi)展主體是工作人員，所以，要做好人員的的素養(yǎng)提升，使其正確落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，以促進(jìn)病歷檔案管理工作的規(guī)范化和精細(xì)化。如進(jìn)行定期培訓(xùn)，或招聘專業(yè)檔案管理人員，以其先進(jìn)的管理理念推動(dòng)檔案管理。也可邀請(qǐng)檔案局業(yè)務(wù)科進(jìn)行指導(dǎo)，內(nèi)容包括：病歷檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性；檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)及政策；檔案收集、分類(lèi)、保管方法；不同類(lèi)型檔案分類(lèi)技巧。

3.2.6安全。是指把安全放在第一位，避免安全隱患引發(fā)安全事故，以保障企業(yè)效益。醫(yī)院病歷檔案管理隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料向電子檔案發(fā)展，所以，對(duì)其安全性要求更高。醫(yī)院要根據(jù)檔案類(lèi)型特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的管理，避免檔案資料丟失和被盜。對(duì)需要存放原件的紙質(zhì)檔案，應(yīng)明確其存放區(qū)域，做好防蟲(chóng)、防火、防潮的環(huán)境保護(hù)，定期檢查檔案，避免出現(xiàn)霉變或損壞。若醫(yī)院條件允許，可備份檔案資料，以防意外。對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的電子檔案，應(yīng)在計(jì)算機(jī)中安裝360或獵豹防護(hù)軟件，避免被盜［6］。病歷檔案管理系統(tǒng)中也應(yīng)配置防火墻，以防病毒。最好使用U盤(pán)或硬盤(pán)備份，以防網(wǎng)絡(luò)崩潰丟失電子資料。

4總結(jié)

通過(guò)綜述可知，大部分醫(yī)院對(duì)病歷檔案管理工作都較粗放化，在管理理念、管理制度、管理方式上存在諸多問(wèn)題，不利于檔案的有效利用，阻滯了醫(yī)療水平及服務(wù)發(fā)展。針對(duì)這些問(wèn)題，首先要完善和健全病歷檔案管理制度，再引入6S精細(xì)化管理理念和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，為醫(yī)院病歷檔案管理工作提供細(xì)致的指導(dǎo)，從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等方面細(xì)化檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理影響要素，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)下規(guī)范科學(xué)的精細(xì)化檔案管理，為醫(yī)院穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和醫(yī)療服務(wù)發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

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作者：勞文泯 單位：廣西靈山縣人民醫(yī)院