醫(yī)院管理制度印章精細化管理體系建設

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［摘要］通過對當前醫(yī)院印章管理工作現(xiàn)狀分析，發(fā)現(xiàn)印章管理存在制度不健全、管理手段落后、受重視度不夠、信息化流程缺乏等問題?；诂F(xiàn)代醫(yī)院管理制度對醫(yī)院內部治理和規(guī)范化管理的要求，嘗試從科學分類、管理范圍、申請流程、審批程序、保管使用、制發(fā)監(jiān)督等角度，對醫(yī)院印章實行系統(tǒng)化管理，探索構建高質量的印章精細化管理體系，提升醫(yī)院內部管理效能。

［關鍵詞］現(xiàn)代醫(yī)院管理；印章管理；精細化管理；體系建設

醫(yī)院印章是本單位對外行使職權、對內施行制度政策及公務活動的重要憑證，具有獨特的法律屬性。印章管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是有效開展醫(yī)院各項工作的前提，是防控用印風險、遏制違規(guī)辦事的重要防線［1］，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的印章精細化管理體系建設有著重要的現(xiàn)實意義。

1當前醫(yī)院印章管理現(xiàn)狀

1.1醫(yī)院印章管理的“先天不足”

印章管理制度不健全，管理手段落后，是目前各級各類醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。醫(yī)院是基層事業(yè)單位，其印章管理人員多為非專職行政管理工作人員兼任，缺乏專業(yè)的知識儲備和系統(tǒng)的業(yè)務培訓，在工作中極易出現(xiàn)管理不規(guī)范的現(xiàn)象［2］。隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的逐步完善，科學、精細的內部治理體系建設對醫(yī)院內部管理規(guī)范化、人員崗位職業(yè)化要求不斷提高，不完善的印章管理制度和不合理的崗位設置成為影響醫(yī)院管理和政策執(zhí)行穩(wěn)定性的重大短板。

1.2印章管理受重視度不夠

醫(yī)院作為以醫(yī)療活動為主的單位，精湛的醫(yī)療技術、優(yōu)質的教學資源、杰出的科研成果是醫(yī)院的核心競爭力，醫(yī)院更為重視學科平臺發(fā)展、人才隊伍建設、科研成果轉化等方面，但對印章管理不規(guī)范可能引發(fā)重大風險、損害醫(yī)院利益缺乏一定的認知度和重視度。

1.3印章管理缺乏系統(tǒng)化、信息化流程

醫(yī)院各類印章使用相對獨立，缺乏綜合、高效的監(jiān)管手段。醫(yī)院在印章的刻制、發(fā)放、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)多依賴手工登記，缺少信息化支持，管理手段單一，效率較低；用印合規(guī)性審批流程模糊，審批追責性差，缺乏嚴格的監(jiān)督檢查機制，且紙質存檔易出現(xiàn)丟失、損毀的現(xiàn)象，給后續(xù)用印材料信息查詢造成困難。

2印章精細化管理的重要性

2.1印章是醫(yī)院經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證

印章是醫(yī)院權力的象征，所有加蓋醫(yī)院印章的文件材料等，都是醫(yī)院管理活動的重要依據(jù)。為確保依法治院，從嚴治院，醫(yī)院各類印章使用須嚴格遵循科學合理的用印審批程序，切實維護醫(yī)院印章的權威性和嚴肅性。

2.2印章使用必須遵循國家法律規(guī)定和有關要求

蓋有醫(yī)院印章的材料，是受法律保護的有效材料，對外具有正式性和官方性，標志著醫(yī)院認可其內容，同時也意味著醫(yī)院必須對蓋章材料承擔相應的法律責任［3］。印章的流失、盜用、冒用、審批不嚴等一系列不規(guī)范的印章管理，可能給醫(yī)院帶來極大風險，甚至影響到醫(yī)院的生存和發(fā)展。因此必須加強印章管理印章使用，確保印章使用符合國家的法律規(guī)定和有關要求。

2.3現(xiàn)行的印章管理制度已經(jīng)不能滿足實際工作需要

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度對醫(yī)院內部治理和規(guī)范化管理提出新的要求。隨著醫(yī)院內部組織機構設置進一步優(yōu)化、調整，醫(yī)院管理逐步轉向科學化、精細化、信息化，印章使用管理權限、審批備案要求等方面應及時適應實際工作需要。因此，為強化醫(yī)院正確履責，優(yōu)化管理職能，加強印章規(guī)范管理尤為重要。

3印章精細化管理體系的構建

3.1科學印章分類，擴大管理范圍

醫(yī)院印章種類較多，不同的業(yè)務范圍形成不同的印章。從印章權限范圍來看，醫(yī)院印章可分為醫(yī)院公章、黨委系列印章、行政系列印章和專項工作組印章。醫(yī)院公章包括黨委印章、行政印章；黨委書記印章及法人印章，黨委系列印章包括各分黨委、黨總支印章；行政系列印章包括各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺、臨床中心及掛靠醫(yī)院等印章；專項工作組印章包括各類領導小組、委員會等印章。以往印章管理范圍僅限醫(yī)院公章，為進一步加強印章精細化管理，現(xiàn)將印章的管理范圍從黨委印章擴大到各分黨委、黨總支等黨委系列印章，進一步落實落地公立醫(yī)院黨的建設相關決策部署，引領醫(yī)院高質量發(fā)展；將行政印章擴大到各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺、臨床中心等行政系列印章，有序推進執(zhí)行現(xiàn)代醫(yī)院管理制度體系建設的各項具體事宜；將各類領導小組、委員會等專項工作組印章納入管理。醫(yī)院印章管理部門按照“多類合一”的管理機制，統(tǒng)籌管理各類印章，形成決策與執(zhí)行一體化的管理模式，確保印章的權威性和使用的合法性。

3.2優(yōu)化申請流程，嚴肅審批程序

基于醫(yī)院電子辦公系統(tǒng)（OA）設計用印審簽表，建立印章使用信息化管理系統(tǒng)，形成醫(yī)院印章管理數(shù)據(jù)庫。用印審簽表須堅持“一事一表單，一單一審批”的原則，申請人應認真填寫申請人信息、用印材料信息、用印類型等。相比紙質材料登記、人工檢索，此流程更便于存檔和日常查詢。在用印審批上，醫(yī)院實行分級審批責任制。按照文件、材料的緊急和重要程度對用印事項進行分類并制定相應的審批流程，做到“下有來源、中有審核、上有所知”，確保審批過程高效、精細。比如涉及醫(yī)院“三重一大”事項及其他重要戰(zhàn)略、合同、協(xié)議等文本資料的用印申請，需以醫(yī)院黨委會、黨委專題會、院長辦公會等形成的會議紀要為依據(jù)，嚴格審校。上報上級部門或平傳至兄弟單位的各類文件、材料用印，需經(jīng)科室和職能部門負責人審核同意后，按照院領導分工審簽用印。以醫(yī)院名義出具的邀請函、證書等用印申請，需提供醫(yī)院集體決策審批的佐證材料或證書清單等集中用印。

3.3嚴格印章保管，規(guī)范印章使用

醫(yī)院各類印章由相關業(yè)務主管部門設立專人保管，明確責任，各行其職，并備案登記［3］。醫(yī)院公章由黨政辦公室印章管理部門設立印章管理人員AB崗，分別負責管理；分黨委、黨總支等黨委系列印章，各職能部門、臨床醫(yī)技科室、研究平臺、臨床中心等行政系列印章由具體履職部門專人管理；各類專項工作組印章由各領導小組、委員會專人負責管理。印章管理人員必須忠于職守、認真負責，嚴格管理手中印章。印章需統(tǒng)一放入保密柜保存，使用一把鑰匙，嚴禁將鑰匙交由他人，確保印章安全。牢固樹立“小印章，大管理”的管理理念，立足工作實際，規(guī)范用印流程。印章管理部門應及時制定可用印范圍清單和禁止用印清單，并全院公開。印章經(jīng)辦人在印章使用的過程中，須嚴格審查需要蓋章的文件或材料，按照醫(yī)院規(guī)定的業(yè)務范圍和批準程序使用印章，做好文件、材料審校核對工作，關注用印環(huán)節(jié)風險并嚴加防范，把好印章使用關。如用印材料內容不符或審批權限不當則不予用印；未經(jīng)醫(yī)院研究，涉及到人事、獎懲、資產(chǎn)、法律糾紛等方面的文件、材料不予用?。慌c具體申請用印部門工作、業(yè)務無關的文件、材料不予用印；空白的紙張、表格、信函、證件或單獨成頁的蓋章頁面，視為空白材料不予用??；用印材料行文不規(guī)范的，字跡潦草、有明顯涂改痕跡、表達不清、落款不明確的，不予用印。

3.4明確制發(fā)流程，加強監(jiān)督管理

印章的制發(fā)管理由印章制發(fā)部門和印章管理部門分工扎口負責，并統(tǒng)一刻制和備案。印章刻制應以醫(yī)院設置有關機構的正式文件為依據(jù)，由部門提出申請，經(jīng)核準后，刻制新的印章。新刻印章的形狀、規(guī)格、印文式樣等，根據(jù)《國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》執(zhí)行。如需更換或停用印章，由印章制發(fā)部門負責做好相關印章更換、停用登記備案工作，并收繳原印章。收繳的印章由印章制發(fā)部門根據(jù)上級部門規(guī)定統(tǒng)一封存或銷毀，不得私自處理。印章管理部門根據(jù)醫(yī)院規(guī)定，從印章的組織領導、制度建設、制發(fā)程序、保管使用、收繳銷毀等環(huán)節(jié)入手，加強對印章的監(jiān)督管理，提高印章管理精細化水平。醫(yī)院各類印章由具體部門（科室）負責人為部門（科室）印章使用管理的第一責任人，負有監(jiān)督管理的職責，若發(fā)生業(yè)務風險，應追究其相關責任。對非法、違規(guī)使用印章的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分、黨紀處分，如違法應移交司法機關處理。

4存在的問題及挑戰(zhàn)

目前，醫(yī)院全面落實關于嚴肅用印管理、嚴格用印審批等要求，完善印章使用管理規(guī)定，妥善保存安放醫(yī)院公章，對各類用印申請分類審批登記備案，并結合實際工作存在的審批風險點和具體用印等問題，不斷優(yōu)化完善醫(yī)院印章使用流程，現(xiàn)已形成較為合理的電子化表單申請系統(tǒng)、逐級審批程序，實現(xiàn)印章使用“一事一表單，一單一審批”，嚴格落實“誰審核誰負責”、“誰用印誰負責”，確保每一枚用印有依據(jù)、有佐證，但印章管理工作也同樣存在一些不足和挑戰(zhàn)。

4.1審批流程較長，滿意度不高

印章使用從備案制向審批制過度，需用印的文件或材料多數(shù)涉及跨部門協(xié)同審批，審批流程的增加導致審批時間增長，不可避免地對業(yè)務科室相關工作運轉造成影響，導致業(yè)務科室體滿意度和接受度不高，在更好地推進和深度優(yōu)化用印審批制度工作中，需要做好流程解釋和工作引導。

4.2管理規(guī)定不完善，解讀深度較低

新修訂的印章使用管理規(guī)定雖已印發(fā)實施，但有些業(yè)務科室未能深度解讀規(guī)定內容，導致用印時出現(xiàn)“來回跑，多次跑”的現(xiàn)象。當前的印章使用管理規(guī)定適用范圍僅限醫(yī)院公章，各職能處室、臨床醫(yī)技各科室、各研究平臺、臨床中心等相應的印章使用參照執(zhí)行，但是各部門印章及專項工作組印章的使用具有材料專用性和履職限定性等屬性，醫(yī)院在更加精準地限定印章使用權限和效力范圍等方面有待進一步探索完善。

4.3電子印章缺乏，信息化程度不夠

建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的印章精細化管理體系，離不開電子印章。目前，醫(yī)院積極推行行政審批制度改革，電子化表單申請系統(tǒng)、逐級審批程序已初具成效，但醫(yī)院尚未推行使用電子印章，印章仍以實物印章為主，蓋章依賴人工操作，在需用印的文件或材料數(shù)量龐大時，效率低下。用印審批是公立醫(yī)院內部行政審批的重要部分，也是全面深化公立醫(yī)院放管服改革的關鍵環(huán)節(jié)。如何在保證審批不缺位，管理不越位的同時，簡化各類審批流程，提升內部管理效能是健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度體系建設的重要命題。高質量的印章精細化管理體系，有賴于在制度流程上持續(xù)優(yōu)化，在面向全院職工及患者的服務需求中不斷推進完善。為此，印章管理工作應以“最多跑一次”為改革發(fā)展目標，從跨部門協(xié)作、流程優(yōu)化、專項審批、督導考核機制、滿意度提升、追責問責機制等方面持續(xù)改進。醫(yī)院將打造一體化的管理模式，各職能處室、臨床醫(yī)技各科室、各研究平臺等參照醫(yī)院印章使用管理規(guī)定，詳細制定其印章的使用權限和效力范圍清單；定期組織印章管理人員業(yè)務培訓，提高印章管理人員對崗位及印章管理重要性的認識，增強應對風險的防控能力；開展電子印章使用試點工作，爭取從印章的申請、審批到用印等過程均在電子辦公系統(tǒng)內完成，實現(xiàn)印章管理與簽章過程的高度信息化，提高工作效率。

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［3］莊素芳.基于內部控制的印章管理探微［J］.科技與創(chuàng)新，2020，46（10）：106-107.

作者：徐未 胡紅巖 唐奇柳 曹紅梅 單位：南京鼓樓醫(yī)院黨政辦公室