進(jìn)口儀器設(shè)備采購合同管理模式思考

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一、合同管理現(xiàn)狀

1.合同審核。一般需要對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)資格進(jìn)行審查，尤其是進(jìn)口儀器設(shè)備，需要對(duì)國(guó)內(nèi)商的資質(zhì)及其商業(yè)信譽(yù)進(jìn)行調(diào)查評(píng)價(jià)。我校有專門的審計(jì)部門對(duì)合同對(duì)象的法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件進(jìn)行審查，評(píng)估合同簽訂對(duì)方的信用狀況以及履約能力，并在其合同履約過程中關(guān)注資質(zhì)、信用有無變化。2.合同簽訂。進(jìn)口設(shè)備的簽訂大多是與國(guó)內(nèi)的商簽訂，為了規(guī)避匯率變動(dòng)，結(jié)算方式主要為人民幣包死價(jià)。但也有少量簽訂條款中涉及外匯結(jié)算，進(jìn)口儀器設(shè)備簽訂合同后免稅辦理、清關(guān)等程序，到貨周期較長(zhǎng)，一般為3到6個(gè)月，匯率波動(dòng)較大，出現(xiàn)結(jié)算付款與預(yù)算相差甚遠(yuǎn)，從而導(dǎo)致用戶部門預(yù)算不夠的現(xiàn)象。從而導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)把控不嚴(yán)，違約處理風(fēng)險(xiǎn)增加。3.合同履行。合同簽訂后，合同雙方應(yīng)一起遵循合同約定條款，根據(jù)合同的內(nèi)容、性質(zhì)和目的履行義務(wù)。尤其進(jìn)口儀器設(shè)備，要進(jìn)行設(shè)備性能測(cè)試、分析，確保合同全面有效履行。4.合同簽訂后的驗(yàn)收、結(jié)算。合同簽訂后，進(jìn)口儀器設(shè)備需要相關(guān)免稅辦理，清關(guān)到貨后的驗(yàn)收工作一般由職能部門、用戶部門以及供應(yīng)商參與，如果涉及商檢的設(shè)備，還需要海關(guān)等校外單位參與。進(jìn)口儀器設(shè)備由于指標(biāo)的復(fù)雜性、專業(yè)要求，驗(yàn)收有時(shí)會(huì)需要專業(yè)的場(chǎng)地和條件進(jìn)行設(shè)備性能調(diào)試。并且嚴(yán)格按照合同的標(biāo)的物條款進(jìn)行履約驗(yàn)收。合同結(jié)算是合同履約過程的重要環(huán)節(jié)，既是對(duì)合同履約的監(jiān)督，也是對(duì)合同條款的審查，一般由用戶部門辦理入庫、財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)。

二、匯率變動(dòng)對(duì)進(jìn)口設(shè)備采購合同的影響

高校的年度預(yù)算是對(duì)一年的采購計(jì)劃的總體規(guī)劃。其中進(jìn)口儀器設(shè)備的采購計(jì)劃是年度采購總預(yù)算中較為重要的部分，對(duì)年度整體采購預(yù)算計(jì)劃有重要的影響。人民幣匯率的變動(dòng)不僅會(huì)影響采購預(yù)算的執(zhí)行情況，而且對(duì)進(jìn)口儀器設(shè)備采購合同的內(nèi)容也會(huì)有一定的影響。我校目前采用的一般結(jié)算方式為人民幣包死價(jià)，這樣就最大限度地避免了匯率變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。但也有少部分進(jìn)口設(shè)備是采用外匯結(jié)算，采購合同條款一般會(huì)注明付款結(jié)算的方式、時(shí)間等，合同結(jié)算的時(shí)間段不同所對(duì)應(yīng)的人民幣匯率就不同，所支付的金額就會(huì)隨著匯率的上升或者下降而變化。

三、進(jìn)口儀器設(shè)備采購合同流程管理

目前進(jìn)口儀器設(shè)備普遍金額較高，結(jié)合我校的實(shí)際工作，超過10萬元人民幣的采購項(xiàng)目需要進(jìn)行論證、招標(biāo)采購。大部分的進(jìn)口儀器設(shè)備都需要通過招標(biāo)方式進(jìn)行采購。由于進(jìn)口儀器設(shè)備合同簽訂后采購周期較長(zhǎng)，流程中涉及單位較多，因而在實(shí)際工作中可能會(huì)遇到更多的問題。合同管理體現(xiàn)了采購合同過程的閉環(huán)管理，包含合同的簽署、辦理免稅、清關(guān)、商檢、資料歸檔等環(huán)節(jié)。

四、進(jìn)口儀器設(shè)備采購合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控

作為政府采購的其中一員，高校進(jìn)口儀器設(shè)備采購活動(dòng)，也具有商業(yè)性質(zhì)，同樣需要在相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范下開展。學(xué)校通過建立完善的經(jīng)濟(jì)合同管理制度，用制度法規(guī)約束，施以監(jiān)督，將合同管理工作推向規(guī)范化、法制化，使其更加完善。尤其對(duì)于進(jìn)口儀器設(shè)備采購合同，通過規(guī)范合同的標(biāo)的物產(chǎn)地、型號(hào)、價(jià)格、到貨時(shí)間等具有重要意義。通過對(duì)進(jìn)口貨物采購合同的準(zhǔn)備、訂立以及履行階段進(jìn)行合法、規(guī)范管理，我們能夠做到保護(hù)學(xué)校資金、維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，進(jìn)而有效提高進(jìn)口儀器設(shè)備采購效率。

五、合同管理的信息化建設(shè)

我校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)集中采購合同統(tǒng)一管理模式，并且已初步建立了合同規(guī)范管理的采購合同管理辦法以及合同章管理辦法，但仍然停留在傳統(tǒng)的手工模式。信息化合同管理系統(tǒng)的缺乏，導(dǎo)致用戶在查閱采購合同時(shí)效率低下，也為學(xué)校采購合同整體管理增加潛在風(fēng)險(xiǎn)。合同管理信息化的建設(shè)是合同管理效率提升的重要保障，合同是否及時(shí)歸檔、合同檔案分類是否便利、科學(xué)，使得合同管理信息化建設(shè)具有重要的指導(dǎo)意義。

六、結(jié)語

隨著高?？茖W(xué)研究、人才培養(yǎng)的快速建設(shè)和發(fā)展，進(jìn)口儀器設(shè)備的采購成為學(xué)校采購中不可或缺的部分，進(jìn)而相關(guān)合同管理的工作尤為重要。采購主管部門通過對(duì)進(jìn)口儀器設(shè)備采購全程管控，以合同管理為基礎(chǔ)，公開、公正、透明的進(jìn)行物資采購工作，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，自覺維護(hù)學(xué)校利益，促進(jìn)教育教學(xué)、人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的穩(wěn)步發(fā)展。

作者：徐芹 單位：徐州醫(yī)科大學(xué)招投標(biāo)工作辦公室