公路工程檔案管理規(guī)范化探討

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【摘要】公路工程是中國社會主義經(jīng)濟建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，其檔案資料的整理與歸檔事關(guān)公路工程的建設(shè)進程與質(zhì)量。本文針對公路工程檔案管理問題的分析，找出規(guī)范改善檔案管理的建議性措施。

【關(guān)鍵詞】公路工程；檔案；管理

一、檔案資料管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作不重視。在我國的施工單位中，普遍存在著“重外輕內(nèi)”的思想，就是說重視工程的施工現(xiàn)場而忽略了工程的檔案管理。管理人員大多沒有認識到檔案管理的重要性，只是簡單整理，并沒有理清其中的邏輯順序，這就導致了檔案資料中存在許多錯誤，從而影響工程的正常施工。其次，施工隊伍調(diào)動頻繁造成資料缺失、重復整理檔案資料現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）對檔案管理要求不統(tǒng)一。在公路工程施工項目中存在著檔案管理要求不統(tǒng)一的情況。不同的監(jiān)管機構(gòu)都有各自的標準形式，對同一個項目的要求也不同，其差別主要表現(xiàn)在表格的形式和填寫要求不一致。監(jiān)理單位、施工單位以及上級主管部門對此不重視，沒有統(tǒng)一的標準。這大大增加了工程檔案規(guī)范管理的難度，不利于公路工程檔案管理水平的提高。

（三）管理人員水平有待提高。我國公路工程業(yè)內(nèi)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，多存在兼職情況。其對檔案管理工作的認識不夠清醒，對檔案資料的標準規(guī)范也不夠熟悉。未經(jīng)受培訓的工作人員極易出現(xiàn)資料填寫錯誤、檔案分類不當、檔案資料缺失等問題，甚至會影響公路工程的施工質(zhì)量和進程。

（四）管理系統(tǒng)程序不夠科學。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)已被運用到公路工程施工中，但在我國公路工程管理中，自動化、程序化水平不高。僅利用計算機進行歸檔、制表，這還遠遠不夠。為提高檔案管理工作效率，在表格形式和填寫要求統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，應盡快實現(xiàn)檔案管理的科學化、系統(tǒng)化。

二、工程檔案的特點

工程檔案與一般的文書檔案在形成和管理上有很大的不同，主要有以下幾個特點：

（一）檔案來源廣，綜合性強。從檔案形成單位來看，有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位文件；從形成過程看，有立項、勘測、設(shè)計、招投標、施工、竣工、驗收等各階段的文件；從工程本身看，有各分部、分項工程文件；從文件類型看，有文書檔案內(nèi)容，如計劃、總結(jié)、請示、報告，有科技檔案內(nèi)容，如新技術(shù)、新材料的實驗鑒定，還有財會檔案內(nèi)容，如預算、決算、合同等。

（二）時間跨度大，系統(tǒng)性強。一條公路從立項、規(guī)劃、決策等前期準備工作，到施工、竣工驗收要經(jīng)過一年甚至幾年的時間，每一個階段形成的文件材料共同組成相互聯(lián)系的有機整體。在不同建設(shè)階段形成的檔案材料盡管有所區(qū)分，但其內(nèi)在聯(lián)系是相互配套的，其全面系統(tǒng)地反映出一條公路建設(shè)的各階段活動過程，為今后的公路管理提供了保證。

（三）涉及部門多，社會性強。公路交通是社會公益性設(shè)施，公路建設(shè)必須堅持社會效益第一的原則，這就決定了公路工程檔案的社會性。從公路工程的外部來看，它涉及到政府的規(guī)劃、郵電、土管、金融、電力、環(huán)衛(wèi)、園林、公安等部門，具有廣泛的社會性。從內(nèi)部看，它涉及到公路系統(tǒng)設(shè)計、工程、財務、機械等許多部門。從檔案管理的角度，這樣涉及多部門、多層次的檔案管理難度比較大。

三、加強工程檔案管理規(guī)范化的有效措施

基于工程檔案的內(nèi)容和特點，在項目實施過程中，檔案管理往往落后于主體工程的進展，必須采取有力措施，對檔案管理實施全過程管理，才能保證檔案材料收集得完整、及時，管理更加科學、規(guī)范。

（一）抓好組織落實，建立有效的檔案管理網(wǎng)絡。實行檔案管理領(lǐng)導人責任制，建立綜合檔案室。根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，要求各相關(guān)單位都配備專業(yè)技術(shù)人員負責檔案管理工作，并落實分管領(lǐng)導，每個項目都形成檔案管理的工作網(wǎng)絡。在工程實施過程中，盡管工程和檔案管理人員會發(fā)生變動，但要保證管理網(wǎng)絡不變，確保檔案管理的連續(xù)性。

（二）確保統(tǒng)一標準，完善細化檔案管理要求。各項目建設(shè)管理單位應根據(jù)上級有關(guān)文件編制符合各項目管理模式的可操作性編制辦法。要明確案卷格式和填寫要求，細化檔案資料的整理范圍，細化組卷要求，特別是各類施工用表的排序，以便于專業(yè)技術(shù)人員操作。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務指導和培訓力度。有關(guān)單位應積極組織檔案管理培訓活動，詳細講解《工程檔案編制辦法》，貫徹各項檔案管理要求。建設(shè)過程中應到各單位檢查，根據(jù)施工階段的不同特點，不定期舉辦培訓班，針對發(fā)現(xiàn)的問題和易出現(xiàn)的錯誤進行集中講解，及時整改。交工驗收前，應組織各單位管理人員集中對檔案資料進行立卷、歸檔，保證統(tǒng)一要求和標準。

（四）將檔案管理工作納入招標合同管理。在文件中明確提出檔案管理的職責分工、費用和質(zhì)量標準，以經(jīng)濟措施保證檔案管理質(zhì)量。并對完成檔案材料整理的時限提出要求，且在合同中注明若不能按合同要求按時完成工程檔案，則不予進行竣工決算。公路工程檔案的管理是一項具有長遠意義的基礎(chǔ)工作，管理好檔案不僅是檔案工作人員義不容辭的責任，也是公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要。所以，我們要緊密聯(lián)系實際，正確理解和規(guī)范檔案管理，更好地為公路建設(shè)服務，實現(xiàn)工程檔案的最大價值。

【參考文獻】

[1]黃明玉.淺談公路工程內(nèi)業(yè)資料的管理[J].民營科技.2011（06）：34.

[2]楊華.如何做好公路工程內(nèi)業(yè)資料管理[J].交通世界.2012（11）.

作者：朱莉 單位：濱州市沾化區(qū)交通運輸局