物業(yè)公司房產檔案管理的具體現(xiàn)狀
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1.1專業(yè)性
房產檔案屬于專業(yè)檔案，專業(yè)性較強，是重要的查詢依據(jù)和法律依據(jù)。在進行房產交易及產權登記、房產抵押與處理房產糾紛、城市拆遷規(guī)劃時房產專業(yè)檔案會成為重要依據(jù)和參考。房產檔案主要包括房屋建筑年代的主要數(shù)據(jù)、圖形及證據(jù)記載、業(yè)主的信息資料、配套設施設備（電梯、水暖等）。當前，物業(yè)公司的房產檔案多是紙質載體檔案，電子檔案相對較少，管理手段相對單一，尚未完全實現(xiàn)信息化管理。
1.2私密性
物業(yè)公司房產檔案中記載著業(yè)主與用戶的個人信息，這些是購房者在購房后向物業(yè)公司提供的個人信息數(shù)據(jù)，在法律方面具有保密性，是公民的個人隱私。物業(yè)公司不得泄露購房者任何相關信息，一旦購房者信息被泄露，物業(yè)公司將承擔一切法律責任。在現(xiàn)實工作中，在這方面已經發(fā)生過諸多事件，應引起相關部門有關人員的高度重視。
1.3動態(tài)性
在房產交易不斷活躍以及產權變更頻繁等現(xiàn)實情況下，物業(yè)公司房產檔案的及時更新成為當前必須加以關注的問題，尤其是一些特殊房產，需要尤為關注房產檔案信息及時更新工作，因為這涉及購房者的物權及經濟利益的問題。
2物業(yè)公司房產檔案管理的現(xiàn)狀
2.1管理不規(guī)范，人員專業(yè)性不強
由于物業(yè)公司更重視對物業(yè)的管理，往往把很多精力放在一些日?，嵤律?，對房產檔案管理投入不夠，配備的檔案管理人員由于有效工作的時間較短，多依靠經驗和實踐摸索，使得他們專業(yè)素質不夠高，于是房產檔案管理工作良莠不齊，影響了下一個環(huán)節(jié)工作的順利進行。加之人員新、流動大，并且不受重視等原因，造成檔案管理工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準確、歸檔不及時、收集不完整等問題。
2.2服務意識亟待提高
由于檔案管理人員流動性大，有熟練技能的人員有限，加上對房產檔案管理的重要性認識不足，常常會造成業(yè)主對房產檔案管理人員產生誤解。例如，原有房屋的沿革和現(xiàn)狀，存在信息不完整以及資料非人為缺失，導致出現(xiàn)偏差。此時，檔案管理人員需要有足夠的耐心，需要及時幫助業(yè)主處理相關事務。但是在實踐中，許多檔案管理人員因為多種原因不能很好地處理這類事情，缺少足夠的服務意識，從而影響了工作的有效開展。
2.3缺乏監(jiān)管機制和體制
由于物業(yè)公司忙于物業(yè)管理，無暇他顧，對房產檔案管理往往存在納入日程、不夠重視的問題，同時各項管理制度也不夠健全，從而導致物業(yè)公司領導和負責人對房產檔案管理工作缺乏相關的監(jiān)管機制和體制疏于監(jiān)管或監(jiān)管不到位。沒有在內部建立合理有效的管理和監(jiān)督機制，必然使物業(yè)公司房產檔案管理工作做不到位，應付了事，無法做到規(guī)范化、制度化。
3做好物業(yè)公司房產檔案管理的建議
3.1結合物業(yè)公司特點制訂科學有效的管理措施
根據(jù)每個物業(yè)公司的具體情況，在充分調查、科學分析、合理布局的基礎上，結合房產檔案的規(guī)律性和特殊性，以數(shù)據(jù)化和信息化的有機結合，根據(jù)購房者需求將房產檔案管理與小區(qū)其他項目有效兼顧、科學管控，制訂合理、科學、有效的管理措施，切實把這項工作落到實處。
3.2充分利用信息化技術手段開展工作
實現(xiàn)信息化管理，需要進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)化統(tǒng)計分析和評定。建議各物業(yè)公司使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫或軟件，采用房產交易中心的管理方式，將數(shù)據(jù)和基本信息系統(tǒng)化輸入，便于歸檔、查檔和數(shù)據(jù)變更。同時增加專人進行管理，利用秘鑰或者指紋輸入系統(tǒng)，增強保密性。建議相應數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用簡潔的單窗口方式，人性化設計人機交互界面，易于檔案管理人員準確地掌握，并快速查詢。
3.3依法管檔，強化監(jiān)督檢查
要求檔案管理人員“依法管檔”，加大執(zhí)行制度的力度。要求檔案管理人員要熟悉《中華人民共和國檔案法》的內容，并精通其他相關法律，加強法律意識，增強合法性和保密性。依法制定嚴格的監(jiān)督機制，定期檢查，并指導檔案管理人員不斷進行知識更新，有效為購房者提供檔案服務。
作者：馬慶霞 單位：黑龍江農墾勘測設計研究院