淺析海外工程項(xiàng)目信息化建設(shè)思路

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摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)及重工業(yè)的不斷發(fā)展，與國際社會(huì)交流程度的不斷加深，越來越多的中國企業(yè)走出國門，開啟了國際化的交流與合作，更多的施工單位也在此過程中增加了對(duì)外承包工程的比例，提高了自身實(shí)力和國際影響力。本文以“海外工程項(xiàng)目信息化建設(shè)”為主要研究對(duì)象，以中材建設(shè)有限公司2015~2018年在阿爾及利亞開啟的四個(gè)海外工程項(xiàng)目為例，從兩個(gè)層面對(duì)這一話題展開論述。

關(guān)鍵詞：海外工程；項(xiàng)目管理；財(cái)務(wù)管理；信息化建設(shè)

時(shí)至今日，地球已經(jīng)變成一個(gè)徹底的村落，國與國之間的交流、合作越來越深，頻數(shù)也不斷增多。在這樣一種情況下，中國施工企業(yè)走出國門，對(duì)外承包工程項(xiàng)目形成一種趨勢(shì)，也成為無數(shù)企業(yè)用以夯實(shí)基礎(chǔ)、提升口碑、增強(qiáng)品牌國際影響力的重要手段和舉措。2015年~2018年年間，中材建設(shè)有限公司先后與阿爾及利亞SPACILAS公司、BISKRIA水泥公司、GICA水泥集團(tuán)旗下ZAHANA水泥公司、GICA水泥集團(tuán)旗下SSC水泥公司達(dá)成合作協(xié)議，在阿爾及利亞先后開啟四項(xiàng)海外工程。在項(xiàng)目結(jié)束后，筆者對(duì)這四項(xiàng)海外工程的管理情況進(jìn)行了總結(jié)，尤其針對(duì)信息化管理的實(shí)踐，提出自己的觀點(diǎn)和看法，供參考借鑒。

一、海外工程項(xiàng)目管理信息化建設(shè)思路

信息化建設(shè)是如今科技發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)所衍生出的現(xiàn)代化管理方式。海外工程項(xiàng)目管理信息化的實(shí)現(xiàn)離不開穩(wěn)定的硬件運(yùn)行環(huán)境、成熟的信息技術(shù)支撐以及科學(xué)的組織管理體系，具體來說，其包括下面幾方面的要素。

（一）對(duì)管理信息化系統(tǒng)的精準(zhǔn)定位精準(zhǔn)定位主要包括，信息系統(tǒng)的建設(shè)需求、具體建設(shè)模式以及該系統(tǒng)建立之后，具體管理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。中材建設(shè)有限公司所搭建的信息系統(tǒng)主要用于海外項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理、招標(biāo)采購管理、供應(yīng)商管理、合同管理、施工質(zhì)量管理、物流管理等。同時(shí)，該系統(tǒng)具有強(qiáng)烈的共享意識(shí)，可以采取海內(nèi)外同步登錄的方式進(jìn)行管理，便于處在國內(nèi)的公司總部，及時(shí)了解海外工程的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及信息。

（二）管理層對(duì)信息化應(yīng)用的貫徹和落實(shí)海外工程的直屬管理者應(yīng)充分意識(shí)到信息化建設(shè)的重要意義，并且積極推動(dòng)落地，加強(qiáng)推廣和宣傳。其可以幫助管理者同期對(duì)多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，甚至減少了管理者的差旅和管理成本，直接提高管理效率。在中材建設(shè)有限公司推進(jìn)海外項(xiàng)目期間，多個(gè)項(xiàng)目共用一套信息管理系統(tǒng)，其在具備基本的線上審批功能之余，還具有云會(huì)議、遠(yuǎn)程監(jiān)管等作用，大大改善了項(xiàng)目管理的效果。

（三）全過程信息化管理制度的應(yīng)用和分享信息化管理系統(tǒng)必然需要以完備的信息化管理制度作為支撐，其目的在于規(guī)范管理工作，讓系統(tǒng)擁有統(tǒng)一的編碼體系，規(guī)范的信息錄入、收集、審核和共享機(jī)制，以便為其所引導(dǎo)的管理舉措更加程序化、規(guī)范化和科學(xué)化。以此為導(dǎo)向，中材建設(shè)有限公司針對(duì)各海外工程特設(shè)了有關(guān)信息化系統(tǒng)應(yīng)用、管理權(quán)限、系統(tǒng)維護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)防控等一系列硬性制度，要求全體工作人員嚴(yán)格遵守，并進(jìn)行內(nèi)部傳閱和分享。

（四）設(shè)定專職信息管理員在推進(jìn)海外工程期間，必須委派專人對(duì)項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理和運(yùn)營，其不僅需要具備足夠的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，對(duì)軟硬件等也要十分了解。根據(jù)項(xiàng)目所在地的不同，當(dāng)數(shù)個(gè)項(xiàng)目同屬于一個(gè)語系時(shí)，可委派專人進(jìn)行管理；當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目所使用的交流和溝通語言存在差異時(shí)，管理人員要臨時(shí)組建團(tuán)隊(duì)，目的就在于保證溝通無障礙。

二、海外工程財(cái)務(wù)管理及風(fēng)險(xiǎn)防控的信息化建設(shè)思路

在海外工程財(cái)務(wù)管理及風(fēng)險(xiǎn)防控信息化建設(shè)領(lǐng)域，中材建設(shè)有限公司主要是從兩個(gè)層面來展開的。

（一）財(cái)務(wù)管理思路所謂財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，即企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的過程中，充分應(yīng)用現(xiàn)代化的信息科技，在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的信息管理和應(yīng)用系統(tǒng)，讓其財(cái)務(wù)信息得到進(jìn)一步的集成和共享，進(jìn)而達(dá)到提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的目的。而對(duì)于海外工程而言，財(cái)務(wù)管理的難點(diǎn)在于環(huán)境的差異性、跨區(qū)域的共享、人才的復(fù)合性訴求，其要想在真正意義上實(shí)現(xiàn)管理的信息化，需要從下面幾個(gè)角度開展。1.建立一支優(yōu)秀的、能夠?yàn)樾畔⒒瘜?shí)踐服務(wù)的人才隊(duì)伍海外工程財(cái)務(wù)管理有賴于對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，包括對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)、軟件、當(dāng)?shù)囟愂照叩膶W(xué)習(xí)，財(cái)務(wù)管理人員可以相互交流經(jīng)驗(yàn)，也可以向合作方的財(cái)務(wù)管理人員學(xué)習(xí)當(dāng)?shù)囟愂照吆拓?cái)務(wù)管理手段，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。只有成立一支優(yōu)秀的、能夠?yàn)樾畔⒒瘜?shí)踐服務(wù)的財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)，其才能將財(cái)務(wù)管理信息化存在的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值切實(shí)落實(shí)到海外項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的過程中，優(yōu)化管理、節(jié)約管理成本、降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.建立健全內(nèi)部控制制度為了明確財(cái)務(wù)管理信息化的意義和價(jià)值，必須同步建立起完備的內(nèi)控制度，其通過加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量的監(jiān)督、制約，不斷改善財(cái)務(wù)管理的效果，推進(jìn)信息化快而準(zhǔn)地實(shí)現(xiàn)。因?yàn)楹Ｍ忭?xiàng)目終歸離國內(nèi)的企業(yè)總部距離甚遠(yuǎn)，國內(nèi)監(jiān)管不到位的情況時(shí)有發(fā)生，加強(qiáng)海外項(xiàng)目的內(nèi)控管理，才能避免項(xiàng)目建設(shè)過程中遭遇“損失”。3.完善信息化應(yīng)用的安全防護(hù)體系在信息化系統(tǒng)建設(shè)的不同階段，項(xiàng)目組都需要設(shè)立具體的階段性目標(biāo)，并圍繞這個(gè)階段有可能出現(xiàn)的問題、風(fēng)險(xiǎn)和困難，制定相應(yīng)的安全預(yù)案，就其是否真的成立做出可行性論證。具體來說，完整的安全防護(hù)體系包括互聯(lián)網(wǎng)信息安全、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享安全、跨地區(qū)財(cái)務(wù)管理體系安全、資金流入流出安全、稅收籌劃安全等。4.建立完善的財(cái)務(wù)管理一體化流程財(cái)務(wù)管理信息化的實(shí)踐更迭了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理理念，這對(duì)于優(yōu)化海外工程財(cái)務(wù)管理具有顯而易見的作用。當(dāng)出現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)時(shí)，可以根據(jù)財(cái)務(wù)信息的生成規(guī)則，進(jìn)一步生成會(huì)計(jì)憑證，然后將相關(guān)結(jié)果置于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，自動(dòng)輸出財(cái)務(wù)結(jié)果，如此也可以被理解為財(cái)務(wù)管理的一體化實(shí)踐。這樣既削減了財(cái)務(wù)人員的工作量，又能避免人為核算的失誤，尤其面對(duì)海外項(xiàng)目組人員不足的客觀現(xiàn)狀，更有助于提高財(cái)務(wù)管理的精準(zhǔn)度。

（二）風(fēng)險(xiǎn)防控思路對(duì)于海外工程項(xiàng)目而言，其面臨的風(fēng)險(xiǎn)來自多個(gè)方面，除了眾所周知的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)外，還有采購風(fēng)險(xiǎn)、物流風(fēng)險(xiǎn)、建設(shè)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。在這些方面，中材建設(shè)有限公司根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目的建設(shè)情況，總結(jié)了豐富的經(jīng)驗(yàn)。1.集中招標(biāo)采購，確保采購成本的可防可控對(duì)海外工程而言，甲方往往對(duì)項(xiàng)目工期、采購進(jìn)度、施工質(zhì)量有著非?？量痰囊?，很多時(shí)候單純國內(nèi)采購物料的方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)的需求，所以不得不在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行采購，以求壓縮采購周期、規(guī)避進(jìn)口采購風(fēng)險(xiǎn)等。基于此，中材建設(shè)有限公司專門打造了統(tǒng)一且集中的海外招標(biāo)采購平臺(tái)，用以項(xiàng)目所需的設(shè)備、物資的網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)與采購管理。同時(shí)，采取海外多項(xiàng)目聯(lián)動(dòng)的方式，這便于對(duì)區(qū)域內(nèi)的采購成本進(jìn)行橫向比較，對(duì)于實(shí)現(xiàn)成本管控最優(yōu)化，自然意義非凡。2.鎖定優(yōu)質(zhì)合作伙伴，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力通過匯總各風(fēng)險(xiǎn)信息，海外項(xiàng)目組建立了優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的“素材庫”，在有需要進(jìn)行原料采購的過程中，必須從“素材庫”中選取供應(yīng)商。與此同時(shí)，針對(duì)多次合作的效果，總部會(huì)就這些供應(yīng)商的履約情況、成本消耗、供應(yīng)質(zhì)量進(jìn)行綜合分析，采取打分制，評(píng)分高的供應(yīng)商將成為優(yōu)先選擇的合作者。通過保障原料的穩(wěn)定性和品質(zhì)，來降低在施工過程中出現(xiàn)原料風(fēng)險(xiǎn)的可能性。3.遠(yuǎn)程專家會(huì)診，謹(jǐn)防質(zhì)量問題海外工程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要來自施工前期籌備階段、施工過程、竣工驗(yàn)收階段、后續(xù)保養(yǎng)和維護(hù)階段，具體表現(xiàn)在管理失誤導(dǎo)致的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、物資不合格導(dǎo)致的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)以及施工方法及工藝不正確所引發(fā)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。為了應(yīng)對(duì)此類情況，中材建設(shè)有限公司特地建設(shè)了海外項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理系統(tǒng)，其以計(jì)劃為主線、根據(jù)合同要求，梳理各項(xiàng)質(zhì)量控制要素，并由系統(tǒng)推送給相關(guān)人員，只要現(xiàn)場(chǎng)管理需要對(duì)某項(xiàng)質(zhì)量要素進(jìn)行驗(yàn)收，就必須通過PC或者移動(dòng)端拍攝視頻，回傳至企業(yè)總部，由坐鎮(zhèn)總部的專家對(duì)海外項(xiàng)目的施工情況進(jìn)行全面“會(huì)診”，并針對(duì)出現(xiàn)問題的模塊及時(shí)提出整改意見，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。4.全鏈條物流監(jiān)督管理，降低海外物資儲(chǔ)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)海外工程的物流管理所面臨的形勢(shì)頗為嚴(yán)峻，上至采購、下至施工現(xiàn)場(chǎng)，是海外項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)防控當(dāng)中頗為關(guān)鍵的一環(huán)。物流環(huán)節(jié)涉及的細(xì)節(jié)多、周期長、人員需求量大，其有必要形成全鏈條物流監(jiān)督管理，降低海外物資儲(chǔ)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)。中材建設(shè)有限公司憑借信息化手段，充分建立了從工廠到施工現(xiàn)場(chǎng)的“倉庫”到“倉庫”的鏈條式物流體系，依托移動(dòng)終端、物聯(lián)網(wǎng)，將原料、倉庫、物流車輛、現(xiàn)場(chǎng)倉庫、工作人員進(jìn)行全編號(hào)管理，實(shí)現(xiàn)了原料、物流、倉儲(chǔ)管理的有效結(jié)合，徹底改善了海外工程的物資儲(chǔ)運(yùn)和監(jiān)管效果。

三、結(jié)束語

信息化建設(shè)對(duì)海外工程項(xiàng)目管理具有十分重要的作用，其不僅有助于規(guī)范海外項(xiàng)目的管理模式，而且有助于提高風(fēng)險(xiǎn)防控能力和財(cái)務(wù)管理水平，是海外項(xiàng)目管理的最終走向。就實(shí)際情況而言，相關(guān)企業(yè)有必要建立專屬于自己的信息化管理平臺(tái)，提高對(duì)海外項(xiàng)目信息的獲取和管理能力，確保其能夠在激烈的國際化競(jìng)爭(zhēng)中拔得頭籌。

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作者：馮墨池 單位：中國天辰工程有限公司